采購(gòu)管理體系

襄陽(yáng)鷹牌榮華軸承有限公司采購(gòu)管理體系

1．鷹牌榮華軸承有限公司采購(gòu)管理的基本原則

1．1．物資采購(gòu)：實(shí)行質(zhì)量?jī)?yōu)先、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)、相對(duì)集中、服務(wù)及時(shí)的原則；

1．2．供應(yīng)商的選擇：實(shí)行從企業(yè)的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)能力、工藝制造、質(zhì)量管理水平、

供貨服務(wù)和財(cái)務(wù)狀況等方面進(jìn)行擇優(yōu)選擇的原則；

1．3．供應(yīng)商關(guān)系：為戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實(shí)行利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)的原則；

1．4．供應(yīng)商管理：實(shí)行年度評(píng)價(jià)、動(dòng)態(tài)管理、優(yōu)勝劣汰（5%-10%）的原則；

1．5．供貨質(zhì)量：實(shí)行質(zhì)量賠償和激勵(lì)的原則；

1．6．采購(gòu)過(guò)程：實(shí)行規(guī)范、公平、公正、公開(kāi)的原則；

2．采購(gòu)管理體系

2．1供應(yīng)商管理組織機(jī)購(gòu)

2．1．1 采 購(gòu) 部--------------供貨部門(mén)

2．1．2 質(zhì) 量 管 理 部--------------質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)

2．1．3 技 術(shù) 中 心--------------技術(shù)部門(mén)

2．1．4 財(cái) 務(wù) 部--------------價(jià)格審定及貨款支付部門(mén)

2．1．5 人 力 資 源 部--------------監(jiān)督部門(mén)

2．2．采購(gòu)管理職責(zé)

2．2．1．采購(gòu)部門(mén)

(1)負(fù)責(zé)潛在供應(yīng)商的推薦、資格認(rèn)可以及合格供應(yīng)商確定的組織工作，提供潛在供應(yīng)商所有的相關(guān)資料；

（2）編制物資采購(gòu)計(jì)劃，按確定的合格供應(yīng)商及采購(gòu)流程實(shí)施相應(yīng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)；

（3）組織物資采購(gòu)招投標(biāo)、議標(biāo)工作；

（4）組織對(duì)供應(yīng)商的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定和資源分配；

（5）負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理；

（6）負(fù)責(zé)付款計(jì)劃的制定；

2．2．2．質(zhì)量管理部門(mén)

（1）參與供應(yīng)商資格的評(píng)定，參與確定合格的供應(yīng)商；

（2）負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商所供商品質(zhì)量的檢驗(yàn)、質(zhì)量跟蹤管理；

（3）參與采購(gòu)物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；

（4）負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商質(zhì)量業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)和考核，參與供應(yīng)商的年度評(píng)價(jià)和整合工作；

（5）負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商的質(zhì)量改進(jìn)和培訓(xùn)；

（6）負(fù)責(zé)供應(yīng)商供貨質(zhì)量的索賠；

（7）負(fù)責(zé)與合格供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；

2．2．3．技術(shù)部門(mén)

（1）參與供應(yīng)商資格的評(píng)審；

（2）負(fù)責(zé)提供外購(gòu)主材及輔材的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)；

（3）參與采購(gòu)物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；

（4）參與供應(yīng)商的年度評(píng)價(jià)和整合工作；

（5）負(fù)責(zé)與合格供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議，并向合格供應(yīng)商提供產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品接收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件；

（6）對(duì)供應(yīng)商供貨樣品的鑒定；

（7）負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商的技術(shù)培訓(xùn)；

2．2．4．財(cái)務(wù)部

（1）參與供應(yīng)商資格的評(píng)審；

（2）負(fù)責(zé)采購(gòu)結(jié)算價(jià)格的審定及貨款結(jié)算；

（3）參與采購(gòu)物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；

（4）參與商供貨質(zhì)量的索賠工作；

2．2．5．監(jiān)督部門(mén)

負(fù)責(zé)對(duì)公司采購(gòu)管理全過(guò)程實(shí)施監(jiān)督；

3．采購(gòu)業(yè)務(wù)管理

3．1．采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的依據(jù)：依據(jù)采購(gòu)控制程序?qū)嵤�，確定合格供應(yīng)商名錄和供應(yīng)商A、

B、C管理方案

3．2．采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單的管理：采購(gòu)部根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)制訂的年、季、月度銷(xiāo)售計(jì)劃及追加計(jì)劃和物控部門(mén)提供的緊急采購(gòu)計(jì)劃，編制年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃和緊急采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)與合格供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的采購(gòu)合同，合同的簽訂要遵守國(guó)家相關(guān)法規(guī)和本公司的相關(guān)規(guī)定，并在每月15日前向供應(yīng)商提供下月采購(gòu)計(jì)劃，要求供應(yīng)商按具體的時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量要求供貨，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)的材質(zhì)報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告和供貨產(chǎn)品清單；

3．3．采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)技術(shù)要求管理：技術(shù)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)部、采購(gòu)部、物控部、銷(xiāo)售部

的信息，制訂并下達(dá)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，與合格供應(yīng)商簽訂《技術(shù)協(xié)議》、發(fā)放產(chǎn)品接收準(zhǔn)則、檢驗(yàn)規(guī)范、技術(shù)文件，并與其簽訂保密協(xié)議。

3．4．采購(gòu)價(jià)格管理:

3.4.1．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定物資采購(gòu)詢價(jià)、比價(jià)、審價(jià)的程序；

3.4.2．總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)本公司所有物資采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行審批；

3.4.3．財(cái)務(wù)部對(duì)本公司所有物資采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行審核；

3.4.4．采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的詢價(jià)、比價(jià)、談價(jià)及簽訂購(gòu)貨合同或協(xié)議；

（1）詢價(jià)：物資采購(gòu)均應(yīng)采取3家以上的競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)，采購(gòu)員應(yīng)通知供應(yīng)商提供經(jīng)簽字或蓋章確認(rèn)的書(shū)面報(bào)價(jià)；采購(gòu)員負(fù)責(zé)詢價(jià)資料的準(zhǔn)備工作，并保證詢價(jià)資料的完整性和準(zhǔn)確性，采購(gòu)員要隨時(shí)做好詢價(jià)記錄，按一定的方法歸入供應(yīng)商檔案，便于跟蹤；采購(gòu)員接到供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，要評(píng)審報(bào)價(jià)的完整性和準(zhǔn)確性。

（2）比價(jià)：采購(gòu)部采購(gòu)物資必須采用比質(zhì)、比價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)采購(gòu)的方式，要求參加競(jìng)價(jià)的供應(yīng)商不少于3家，并在競(jìng)價(jià)的基礎(chǔ)上與供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判，每輪談判后目標(biāo)價(jià)格重新確定，采購(gòu)員要做好書(shū)面記錄，并存檔。

（3）審價(jià)：采購(gòu)部將貨比三家的供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料報(bào)財(cái)務(wù)部，,財(cái)務(wù)部在3日內(nèi)根據(jù)自己的信息渠道收集的市場(chǎng)價(jià)格信息對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格進(jìn)行審核，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；采購(gòu)部根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)的價(jià)格與供應(yīng)商簽訂合同；合同簽訂后采購(gòu)部將合同復(fù)印件交財(cái)務(wù)部，作為財(cái)務(wù)支付貨款依據(jù)。經(jīng)過(guò)審核未被批準(zhǔn)的價(jià)格，采購(gòu)部重新按原程序進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、審價(jià)；當(dāng)供應(yīng)商提出調(diào)價(jià)時(shí)采購(gòu)部要求供應(yīng)商重新提供報(bào)價(jià)單，采購(gòu)部按原程序進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、審價(jià)；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)所有購(gòu)進(jìn)物資和外協(xié)加工價(jià)格的審核，一是總經(jīng)理審定價(jià)格之前對(duì)所采購(gòu)物資的價(jià)格進(jìn)行審核；審核依據(jù):供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料；采購(gòu)部提供的比價(jià)資料；收集的市場(chǎng)信息；二是采購(gòu)員報(bào)價(jià)之前對(duì)發(fā)票價(jià)格進(jìn)行審核；審核發(fā)票價(jià)格的依據(jù)是公司已審定的物資采購(gòu)價(jià)格目錄及所簽訂的合同。

采購(gòu)部必須按采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，并對(duì)所購(gòu)物資的質(zhì)量和價(jià)格負(fù)責(zé)。所購(gòu)物資價(jià)格明顯高于現(xiàn)行市場(chǎng)價(jià)格并沒(méi)有理由的,財(cái)務(wù)部發(fā)現(xiàn)后不予上帳。

詢價(jià)、比價(jià)、審價(jià)資料由采購(gòu)部及時(shí)歸入供應(yīng)商檔案，為便于對(duì)采購(gòu)價(jià)格的事后監(jiān)督，每一筆采購(gòu)業(yè)務(wù)都要登記備案，登記的內(nèi)容包括單位名稱、商品名稱、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)以及付款方式等。

財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立物價(jià)信息收集網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)獲得國(guó)內(nèi)外產(chǎn)品價(jià)格信息資料，為全公司提供信息服務(wù)，公司內(nèi)部建立部門(mén)之間信息交換、溝通和反饋制度，保證物資采購(gòu)價(jià)格管理過(guò)程

中得到及時(shí)的信息支持。在市場(chǎng)價(jià)格不穩(wěn)定時(shí)期，每月或者不定期提出市場(chǎng)價(jià)格預(yù)計(jì)情況和分析資料；監(jiān)督和指導(dǎo)采購(gòu)部調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。

3.5.5．采購(gòu)物資質(zhì)量管理：質(zhì)量管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)部門(mén)的信息與合格供應(yīng)商簽訂《質(zhì)量保證協(xié)議》；供應(yīng)商所供貨物數(shù)量的驗(yàn)收由物控部倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)；所供貨物的質(zhì)量驗(yàn)收由質(zhì)量管理部門(mén)按簽訂合同中約定的技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)；對(duì)由于供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題造成的損失，由質(zhì)量管理部門(mén)按雙方簽訂的《質(zhì)量保證協(xié)方議》進(jìn)行質(zhì)量索賠。

3.5.6．供應(yīng)商發(fā)票管理：供應(yīng)商開(kāi)具稅務(wù)發(fā)票必須符合國(guó)家稅務(wù)部門(mén)和本公司的相關(guān)規(guī)定。供應(yīng)商對(duì)已使用的物資必須及時(shí)開(kāi)具發(fā)票，采購(gòu)人員、 財(cái)務(wù)人員收到票后須及時(shí)核對(duì)發(fā)票，辦理財(cái)務(wù)掛帳或退票手續(xù)，收到的發(fā)票須在當(dāng)月處理完畢，特殊情況不得超出稅務(wù)部門(mén)規(guī)定的期限。

4.供應(yīng)商的管理

4.1.1．供應(yīng)商資源信息獲取的途徑

（1）現(xiàn)有供應(yīng)商；

（2）供應(yīng)商自薦；

（3）通過(guò)媒體可網(wǎng)上收集相關(guān)供應(yīng)商信息；

（4）公司相關(guān)部門(mén)或員工推薦；

（5）顧客指定或其他途徑獲得；

4.1.2．供應(yīng)商應(yīng)具備的條件

（1）產(chǎn)品工藝技術(shù)先進(jìn),具備國(guó)家相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，生產(chǎn)檢驗(yàn)設(shè)備齊全，

生產(chǎn)能力可滿足批量生產(chǎn)的需求；

（2）具有較強(qiáng)的質(zhì)量保證能力；

（3）具有較強(qiáng)的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)能力；

（4）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及財(cái)務(wù)狀況良好，具有良性發(fā)展的潛力；

（5）產(chǎn)品價(jià)格合理；

（6）售后服務(wù)優(yōu)秀；

4．1．3．供應(yīng)商選擇的步驟

（1）采購(gòu)部通過(guò)各種渠道收集符合本公司需求的相關(guān)供應(yīng)商信息；

（2）采購(gòu)部對(duì)收集的供應(yīng)商信息進(jìn)行篩選、比較、確認(rèn)，對(duì)基本滿足公司需求的供應(yīng)商發(fā)給《供應(yīng)商基本情況調(diào)查表》，供應(yīng)商返回調(diào)查表后，要進(jìn)行進(jìn)一步的分析、確認(rèn)，并邀請(qǐng)質(zhì)量、技術(shù)部門(mén)等單位對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查。

根據(jù)所掌握的供應(yīng)商信息，對(duì)達(dá)到滿足公司要求的供應(yīng)商由采購(gòu)部填寫(xiě)《合格供應(yīng)商評(píng)審表》，提交公司質(zhì)量管理部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等單位進(jìn)行評(píng)價(jià)，必要時(shí)要求供應(yīng)商提交產(chǎn)品樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。經(jīng)評(píng)審合格的供應(yīng)商報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后納入《合格供應(yīng)商名錄》。

4．2．合格供應(yīng)商的管理

4．2．1．合格供應(yīng)商的業(yè)績(jī)考評(píng)

合格供應(yīng)商的日常業(yè)績(jī)由采購(gòu)部、質(zhì)量部門(mén)從物品質(zhì)量、交貨期、整改、服務(wù)及額外運(yùn)費(fèi)等幾方面考核，每月或每季進(jìn)行一次評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)合格供應(yīng)商按優(yōu)秀（A級(jí)）、合格（B級(jí)）、基本合格（C級(jí)）、不合格（D級(jí)）進(jìn)行分級(jí)排序，實(shí)行等級(jí)管理。

（1）對(duì)A級(jí)供應(yīng)商給予表彰并從供貨比例、財(cái)務(wù)結(jié)算等方面給予優(yōu)先；

（2）對(duì)B級(jí)供應(yīng)商應(yīng)限量采購(gòu)；

（3）對(duì)C級(jí)供應(yīng)商，暫停采購(gòu)；向其提出整改建議，整改后若不能通過(guò)新供應(yīng)商評(píng)審程序，取消其供應(yīng)商資格，通過(guò)評(píng)審的保留其合格供應(yīng)商資格；

（4）對(duì)D級(jí)供應(yīng)商取消其供貨資格；

5．供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量賠償和激勵(lì)機(jī)制

為提高產(chǎn)品質(zhì)量，落實(shí)產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任，保證供需雙方和公司用戶的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》和《中華人民共和國(guó)消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》的有關(guān)規(guī)定，本公司將制訂產(chǎn)品質(zhì)量賠償和激勵(lì)的管理辦法，對(duì)供應(yīng)商所供的產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任、質(zhì)量賠償原則、質(zhì)量賠償程序、質(zhì)量賠償項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)、質(zhì)量損失的計(jì)算方法、質(zhì)量賠償?shù)纳暝V、質(zhì)量懲戒和激勵(lì)方面作出明確規(guī)定。

供應(yīng)商在與本公司簽訂供貨協(xié)議或合同的同進(jìn)必須簽訂《質(zhì)量保證協(xié)議》和《技術(shù)協(xié)議》。協(xié)議中應(yīng)明確規(guī)定產(chǎn)品質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、抽樣方法和標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)設(shè)備和手段、接收準(zhǔn)則和拒收內(nèi)容。

對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、信譽(yù)高、售后服務(wù)周到、顧客調(diào)查滿意度高的優(yōu)秀供應(yīng)商，本公司將從供貨份額、貨款結(jié)算等方面予以優(yōu)先辦理。

6．供應(yīng)商健儲(chǔ)管理

本公司逐步實(shí)行物資零庫(kù)存管理，并與供應(yīng)商協(xié)商和簽訂有關(guān)協(xié)議，推行物資零庫(kù)存財(cái)務(wù)結(jié)算方式。所為物資零庫(kù)存結(jié)算，就是供應(yīng)商結(jié)算以我公司已用商品為結(jié)算依據(jù)，沒(méi)用產(chǎn)品作代儲(chǔ)商品管理，代儲(chǔ)商品不作為結(jié)算的依據(jù)，貨款結(jié)算為當(dāng)月貨款除一定比例的質(zhì)量保證金外，下月予以滾動(dòng)結(jié)算。

7．采購(gòu)控制程序

7．1．采購(gòu)輸入：產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃活動(dòng)時(shí)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)提供材料消耗定額，技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)提供產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)部負(fù)責(zé)提供生產(chǎn)計(jì)劃。

7．2．供方調(diào)查：采購(gòu)部根據(jù)產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范及質(zhì)量要求，在國(guó)內(nèi)外同行業(yè)廠家或主要原材料生產(chǎn)廠家中，選擇至少三個(gè)以上具有良好信譽(yù)及質(zhì)量保證的廠家進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：供方基本情況、生產(chǎn)能力、檢驗(yàn)和質(zhì)量保證能力、交付能力等。公司大宗物資采購(gòu)必須采取招標(biāo)、競(jìng)標(biāo)方式，由相關(guān)部門(mén)組成招標(biāo)小組實(shí)施。

7．3．采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)部根據(jù)實(shí)際庫(kù)存量和銷(xiāo)售部編制的年度銷(xiāo)售計(jì)劃及生產(chǎn)部編制的生產(chǎn)計(jì)劃，編制采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。銷(xiāo)售部應(yīng)于每年的１２月３１日前制訂出下一年度的銷(xiāo)售總計(jì)劃，應(yīng)于每月的３１日前制訂出配套和市場(chǎng)的月度銷(xiāo)售計(jì)劃，

7．4．采購(gòu)信息控制：采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單中應(yīng)列明所購(gòu)物品的名稱、型號(hào)、規(guī)格、類(lèi)別、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期 。

7．5交期跟蹤：為保證交貨期，采購(gòu)部必須要求合格供應(yīng)商具有100%的交貨能力，列明交貨期要求，訂單數(shù)量，產(chǎn)品資料，以使合格供應(yīng)方能滿足此期望。采購(gòu)員應(yīng)跟蹤交貨期進(jìn)度，確保存按期采購(gòu)入庫(kù)，要求采購(gòu)員提前以電話、傳真、信函或親自到廠商處跟催，以確保采購(gòu)產(chǎn)品按時(shí)供應(yīng)。采購(gòu)物品入庫(kù)按規(guī)定辦理入庫(kù)報(bào)檢手續(xù)。

7．6．采購(gòu)產(chǎn)品檢驗(yàn)：采購(gòu)物品進(jìn)廠入庫(kù)由倉(cāng)庫(kù)管理員驗(yàn)證物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等項(xiàng)目，并報(bào)檢；質(zhì)量管理部門(mén)根據(jù)有關(guān)進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)范的要求，對(duì)物品進(jìn)行必要的進(jìn)貨檢驗(yàn)；必要時(shí)，質(zhì)量管理部門(mén)派檢驗(yàn)員前往供貨方現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行采購(gòu)物資驗(yàn)證或要求供方檢驗(yàn)部門(mén)提供質(zhì)量證明資料。質(zhì)量管理部門(mén)按照相關(guān)檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行采購(gòu)物品檢驗(yàn)并開(kāi)具相關(guān)檢驗(yàn)單。

對(duì)日常進(jìn)貨進(jìn)貨檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的批量不合格或嚴(yán)重不合格項(xiàng)目時(shí)，由采購(gòu)部書(shū)面通知合格供方，提出糾正和預(yù)防措施要求并限期改正。

采購(gòu)合同管理辦法

合同作為明確合同雙方權(quán)利的義務(wù)的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)的，應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同，合同均采用書(shū)面形式。

一、 采購(gòu)合同的內(nèi)容： 采購(gòu)合同的條款構(gòu)成了采購(gòu)合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免發(fā)生糾紛的前下，具備以下主要條款：

１．商品的品種、規(guī)格和數(shù)量： 商品采購(gòu)分材料采購(gòu)和成品采購(gòu)，商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國(guó)家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí)，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。如：鍛件采購(gòu)應(yīng)列明所用軸承鋼型號(hào)、毛坯流量、是退火件還是淬火件等。

２．商品的質(zhì)量和包裝： 合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國(guó)家或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無(wú)國(guó)家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對(duì)實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫(xiě)明具體條款；對(duì)商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。

３．商品的價(jià)格和結(jié)算方式： 合同中對(duì)商品和價(jià)格的規(guī)定要

http://http://www.lotusphilosophies.com/news/55D1ED0615999B6A.Html 具體，規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等，規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。

４．交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式： 交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí)，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式（送貨、代運(yùn)、自提）。

５．商品驗(yàn)收辦法： 合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。

６．違約責(zé)任： 簽約一方不履行合同，違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對(duì)方遭受的損失。在簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金：

（１）未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品； （２）未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨； （３）逾期發(fā)送商品。

７．合同的變更和解除條件： 在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過(guò)什么手續(xù)來(lái)變更或解除合同等情況，都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。

除此之外，采購(gòu)合同應(yīng)視實(shí)際情況，增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定，使簽訂的合同更切實(shí)際，更有效力。

二、采購(gòu)合同的簽訂

１．簽訂采購(gòu)合同的原則： （１）合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里的法人，是指有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨(dú)立支配財(cái)產(chǎn)，能夠獨(dú)立從事商品流通活動(dòng)或其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。 （２）合同必須合法。也就是必須遵照國(guó)家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。 （３）必須堅(jiān)持平等互利，充分協(xié)商的原則簽訂合同。 （４）當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。 （５）采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式。

２．簽訂采購(gòu)合同的程序： 簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見(jiàn)，并簽署書(shū)面協(xié)議的過(guò)程。一般有以下五個(gè)步驟：

(1) 訂約提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤�的要求或建議，也稱要約。公司采購(gòu)部根據(jù)所需采購(gòu)的物品制定初始采購(gòu)合同，合同中列明采購(gòu)物品的規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、付款期限、交貨日期、結(jié)算方式等，采購(gòu)部將合同傳真至供應(yīng)商手中。

(2) 接受提議。接受提議是指被對(duì)方接受，雙方對(duì)合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過(guò)雙方簽署書(shū)面契約，合同即可成立，也稱承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人，就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過(guò)程，就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過(guò)程。 供應(yīng)商確認(rèn)些合同所列內(nèi)容后，字后將此合同傳回公司采購(gòu)部。采購(gòu)部將此件作為合同附件存檔。

(3) 填寫(xiě)合同文本。 采購(gòu)部根據(jù)初始合同填寫(xiě)正式合同一式二份,將加蓋本公司合同章的正式合同以郵寄或傳真的方式傳入合格供應(yīng)方手中,合格供應(yīng)方將加蓋合同章的完整合同寄回或傳回本公司,合同簽訂完畢。

(4) 履行簽約手續(xù)。 按合同規(guī)定的內(nèi)容跟蹤交期、質(zhì)量和結(jié)算貨款。保證采購(gòu)任務(wù)的順利完成。

有的經(jīng)濟(jì)合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門(mén)的批準(zhǔn)或工商行政管理部門(mén)的簽證。對(duì)沒(méi)有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。

三、采購(gòu)合同的管理 采購(gòu)合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作：

１．加強(qiáng)采購(gòu)合同簽訂的管理 加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同簽訂的管理，一是要對(duì)簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理。在簽訂合同之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場(chǎng)需要的和貨源情況，掌握公司的經(jīng)營(yíng)情況、庫(kù)存情況和合同對(duì)方單位的情況，依據(jù)本公司的購(gòu)銷(xiāo)任務(wù)，收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)；二是對(duì)簽訂合同過(guò)程加強(qiáng)管理，在簽訂合同時(shí)，要按

照有關(guān)的合同法規(guī)定的要求，嚴(yán)格審查，使簽訂的合同合理合法。

２．建立合同管理機(jī)制和管理制度，以保證合同的履行 建立合同登記、匯報(bào)檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取措施，解決糾紛，保證合同的履行。同時(shí)，可以加強(qiáng)與合同對(duì)方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的順利實(shí)現(xiàn)。有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件等均視為合同的組成部分，合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，并及時(shí)按機(jī)密程度專門(mén)歸檔合同正本一份存財(cái)務(wù)部，一份存辦分室，只有一份正本的，正本存財(cái)務(wù)，復(fù)印件存辦公室。

各有關(guān)人員應(yīng)按合同妥善保管與合同有關(guān)的資料，包括與有關(guān)的文書(shū)、圖表、傳真件以及合流轉(zhuǎn)單等。

3．每一合同履行完畢或長(zhǎng)期合同的每一階段完成，各有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將上述有關(guān)資料整理清楚，交檔案整理清楚，交檔案管理人員存檔。以上資料不得隨意得置、銷(xiāo)毀、

4．處理好合同糾紛 當(dāng)經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時(shí)，雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成，可以向國(guó)家工商行政管理部門(mén)申請(qǐng)調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。

５．信守合同 合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，而且也關(guān)系本公司的聲譽(yù)和形象。

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