國(guó)有企業(yè)辦公室工作的創(chuàng)新與思考
辦公室是國(guó)有企業(yè)主要辦事與決策執(zhí)行部門(mén)，對(duì)企業(yè)當(dāng)下生產(chǎn)安排以及未來(lái)發(fā)展都有著重要影響。本文分析當(dāng)前國(guó)有企業(yè)辦公室工作存在的問(wèn)題，進(jìn)而探討國(guó)有企業(yè)的辦公室工作創(chuàng)新改革方向。
一、目前國(guó)有企業(yè)辦公室工作存在的問(wèn)題
盡管?chē)?guó)有企業(yè)辦公室工作一直受到管理層的重視，但隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，企業(yè)體制改革深入，傳統(tǒng)的國(guó)有企業(yè)辦公室工作存在的缺陷日益顯現(xiàn)。主要可以概括如下：
（一）工作內(nèi)容瑣碎、雜亂無(wú)章。國(guó)有企業(yè)辦公室主要是在企業(yè)管理中充當(dāng)著服務(wù)、助手、參謀、協(xié)調(diào)的角色，所以辦公室工作涉及的內(nèi)容較多，職能很亂。每天要負(fù)責(zé)企業(yè)相關(guān)文件處理、會(huì)議安排、企業(yè)各部門(mén)生產(chǎn)安排與統(tǒng)計(jì)、負(fù)責(zé)接待外來(lái)賓客等等。加上國(guó)有企業(yè)改革，機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)，大量的工作又落到企業(yè)的辦公室，像人員招聘管理、考勤、薪酬發(fā)放、社保福利工作、安全保衛(wèi)等等甚至包括企業(yè)會(huì)計(jì)審計(jì)工作都由國(guó)有企業(yè)辦公室來(lái)兼辦。這不僅造成了國(guó)有企業(yè)辦公室工作量過(guò)大，人員工作壓力大，而且因?yàn)楣ぷ鬏^為繁瑣雜亂，經(jīng)常失誤，降低了企業(yè)辦公室工作效率，影響企業(yè)整體管理水平。
（二）企業(yè)辦公室地位較低。辦公室工作人員作為領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助者、參謀者，理應(yīng)在企業(yè)擁有一定的地位，但實(shí)際上企業(yè)辦公室人員的工作地位往往較低。辦公室工作對(duì)企業(yè)管理與運(yùn)營(yíng)相當(dāng)重要，所以在人員聘用時(shí)，把關(guān)較嚴(yán)。選擇的企業(yè)辦公室人員都是文化素質(zhì)較高、管理能力強(qiáng)、思維敏捷，可以處理辦公室各類(lèi)事項(xiàng)，為企業(yè)發(fā)展與進(jìn)步能作出重要貢獻(xiàn)的人員。但其待遇與地位卻沒(méi)有得到的相應(yīng)對(duì)待，辦公室工作在管理者與領(lǐng)導(dǎo)層看來(lái)可有可無(wú)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性。不看重辦公室工作與人員，影響了辦公室工作人員的積極性，最終影響企業(yè)管理工作效率與企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)。
（三）企業(yè)辦公室權(quán)力小。辦公室工作涵蓋了企業(yè)管理各方面，但是企業(yè)辦公室的實(shí)際權(quán)力較小，只是擁有企業(yè)辦事權(quán)力，負(fù)責(zé)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策等的執(zhí)行。在企業(yè)重大事項(xiàng)上缺乏討論與決策的權(quán)力，在企業(yè)制度制定、人員任免、薪酬增減等事項(xiàng)上沒(méi)有發(fā)言權(quán)，在企業(yè)生產(chǎn)安排、企業(yè)生產(chǎn)監(jiān)督管理上的權(quán)力也較小。所以，企業(yè)辦公室人員往往是發(fā)揮“傳話(huà)筒”作用，由于缺少權(quán)力，在執(zhí)行政策、辦事時(shí)效率較低，企業(yè)員工對(duì)于辦公室人員的管理也難以服從，無(wú)法貫徹相關(guān)政策與制度，給企業(yè)的管理與可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)很多隱患。
（四）企業(yè)辦公室發(fā)揮實(shí)際效能較低。國(guó)有企業(yè)辦公室效能低是目前的普遍現(xiàn)象，除了以上提到的企業(yè)辦公室工作繁瑣、地位低、權(quán)力小之外，還因?yàn)槠髽I(yè)辦公室人員工作心態(tài)與水平。企業(yè)辦公室人員由于缺乏專(zhuān)業(yè)支撐，加上工作主要是輔助性，沒(méi)有實(shí)際權(quán)力，所以企業(yè)辦公室工作人員失落感以及被替代的危機(jī)感較大。工作心態(tài)也會(huì)出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致企業(yè)管理存在隱患。
二、實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)辦公室工作改革創(chuàng)新的途徑
國(guó)有企業(yè)辦公室作為行政樞紐中心，對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理、日常工作安排以及企業(yè)可持續(xù)發(fā)展都有著相當(dāng)重要的作用。隨著國(guó)有企業(yè)改革，以及社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展，國(guó)有企業(yè)的辦公室應(yīng)該進(jìn)行改革創(chuàng)新，更新辦公室工作理念，順應(yīng)信息時(shí)代的步伐，采用信息化的辦公手段，將工作職責(zé)明確到個(gè)人，提高辦公室工作效率，為企業(yè)注入新鮮的血液。以順應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，為企業(yè)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)。
（一）創(chuàng)新辦公室工作理念。進(jìn)行辦公室工作改革創(chuàng)新，企業(yè)首先應(yīng)該創(chuàng)新辦公室工作理念，將企業(yè)發(fā)展、為員工服務(wù)作為新時(shí)期企業(yè)辦公室工作的奮斗目標(biāo)。以往企業(yè)辦公室工作都是由上級(jí)指示，按照要求去執(zhí)行。當(dāng)下，企業(yè)辦公室人員應(yīng)該樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，經(jīng)常深入企業(yè)基層中，了解員工需求，研究企業(yè)發(fā)展的.戰(zhàn)略目標(biāo)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)與員工切身利益需求，作出工作安排，主動(dòng)、切實(shí)為企業(yè)、為員工的共同發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。
（二）合理分配辦公室工作，實(shí)行責(zé)任化。辦公室工作比較繁多，辦公室人員每天需要處理的事情多，影響工作效率。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)辦公室工作現(xiàn)狀，配備充足的優(yōu)秀的工作人員，減少工作人員的壓力，在人員選擇上應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，確保辦公室人員的素質(zhì)，從而確保企業(yè)辦公室工作質(zhì)量。將工作內(nèi)容進(jìn)行合理劃分，這樣可以保證辦公室工作井井有條，并且將責(zé)任明確到個(gè)人，比如說(shuō)，文件處理、會(huì)議召開(kāi)、決策參謀與協(xié)助這些工作可以分配給不同的工作人員。因?yàn)檗k公室工作關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部政策傳達(dá)與執(zhí)行，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，會(huì)影響企業(yè)整體發(fā)展與運(yùn)營(yíng)效率，嚴(yán)重的會(huì)帶來(lái)重大經(jīng)濟(jì)損失。責(zé)任制可以督促辦公室人員認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)處理企業(yè)日常工作，避免出現(xiàn)工作失誤時(shí)，大家互相推脫責(zé)任。達(dá)到有效提高國(guó)有企業(yè)辦公室工作效率的目的，為企業(yè)發(fā)展打下基礎(chǔ)。
（三）構(gòu)建完善的企業(yè)辦公室運(yùn)行機(jī)制。企業(yè)辦公室工作關(guān)乎到企業(yè)的未來(lái)與發(fā)展，也關(guān)系到企業(yè)對(duì)外的形象，由于缺乏統(tǒng)一完善的運(yùn)行機(jī)制，導(dǎo)致辦公室工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，會(huì)給發(fā)展帶來(lái)很多隱患。企業(yè)應(yīng)該完善統(tǒng)一的辦公室運(yùn)行機(jī)制，確定人員選用標(biāo)準(zhǔn)，確保企業(yè)辦公室人員素質(zhì)達(dá)標(biāo)；明確日常工作考核制度，有效督促工作人員日常工作效率：明確工作分配以及工作義務(wù)與責(zé)任，保證工作人員端正工作態(tài)度，并認(rèn)真執(zhí)行工作職責(zé)，提高工作效率。明確文件處理標(biāo)準(zhǔn)要求、會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、內(nèi)容規(guī)定、對(duì)外交流與溝通的要求等等，這些都是關(guān)乎辦公室企業(yè)運(yùn)行效率的重要內(nèi)容。
（四）提高辦公室工作人員綜合素質(zhì)。辦公室工作人員的素質(zhì)往往決定了企業(yè)辦公室工作質(zhì)量與效率，所以企業(yè)除了在人員招聘時(shí)要嚴(yán)格要求，在員工正式工作后，要經(jīng)常組織相關(guān)培訓(xùn)。比如說(shuō)：自我國(guó)加入世貿(mào)組織后，國(guó)有企業(yè)對(duì)外交流溝通機(jī)會(huì)增多，企業(yè)辦公室人員作為企業(yè)對(duì)外名片，企業(yè)應(yīng)該對(duì)辦公室人員組織英語(yǔ)培訓(xùn)，尤其是商務(wù)英語(yǔ)溝通能力的培訓(xùn)，確保企業(yè)在全球化發(fā)展過(guò)程中不掉隊(duì)。除此之外，自動(dòng)化辦公已經(jīng)逐漸在國(guó)有企業(yè)辦公室施行，信息化辦公可以有效提高辦公室工作效率，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)不同工作人員工作需求以及軟件使用，進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，確保辦公室真正實(shí)現(xiàn)信息化辦公，提高工作效率。
（五）實(shí)現(xiàn)辦公室工作信息化建設(shè)。國(guó)有企業(yè)都有自己的網(wǎng)頁(yè)，辦公室工作人員可以通過(guò)發(fā)布信息來(lái)將企業(yè)現(xiàn)狀、時(shí)下政策、熱點(diǎn)話(huà)題傳達(dá)給員工及外界，也可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)留言來(lái)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部溝通的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)辦公室工作信息化、透明化。
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