如何建立項目管理辦公室

如何建立項目管理辦公室

建立項目辦公室需要付出很多努力。正如許多富有價值的設想一樣，它需要全面思考和周詳安排。由于組織中的許多人會反對，故建立它也需要具備政治敏感性。從廣義上講，建立項目辦公室應分為兩階段，即宣傳建立項目辦公室的構想階段和實際建立階段（見圖）。

宣傳建立項目辦公室的構想

建立項目辦公室是非常值得的，但并非每一個人都會認同這一點。有些人會抱怨，在資源緊缺的年代，這是一筆沒有必要花費的費用且負擔不起；有些人可能視之為另一層官僚機構，認為它將減緩業(yè)務運營；還有些人甚至于會認為，這是一種從他們手中奪權的企圖，即企圖集權化。

想建立項目辦公室的人們必需意識到，他們會面對巨大的質(zhì)疑和阻力。在一開始，項目辦公室計劃人員就必須采取明確的步驟對同事進行關于項目辦公室需求的教育，這一點是非常重要的。如果想取得組織內(nèi)部的支持，就必須宣傳建立項目辦公室的想法。

一開始最好先弄清楚同事們會針對項目辦公室提出什么問題。在問題被提出來之前先準備好答案，這樣會幫助同事們打消許多疑慮，下面列出了經(jīng)常會被問及的三個問題：

▲項目辦公室對于我們的項目有多大價值？

▲建立和運營項目辦公室的費用有多少？

▲由于項目辦公室的重點在于制定標準上，那么，它會在多大程度上扼殺員工在項目工作中的靈活性和創(chuàng)造性？

項目辦公室的價值

項目辦公室無論是對于項目團隊成員還是顧客，都有其存在的價值。一個充分發(fā)揮作用的項目辦公室是為項目團隊成員提供支持的無價源泉。項目辦公室可以向團隊成員提供顧問、咨詢專家和及時的培訓，提供對項目管理標準的指導和提高工作效率的工具。此外，項目辦公室還可保存過去項目管理方案的數(shù)據(jù)，以備將來新項目參考使用。

過去的經(jīng)驗顯示，顧客是項目辦公室概念的強有力的支持者。他們認為，項目辦公室的建立明顯標準著公司有著追求最佳管理的使命感。項目辦公室的存在增強了顧客對項目團隊的信心，因為他們背后有必要的支持，所以具有更強的競爭力。

維護費用

有些懷疑者會非常緊張地提出，項目辦公室不但不能減少相應的費用，反而會增加運營費用。建立和運營項目辦公室將不會是一件便宜的事，特別是當項目辦公室要提供全方位服務的時候。 今天項目管理的處境類似于20世紀70年代和80年代時的質(zhì)量管理運動。那時，持否定態(tài)度的人質(zhì)疑建立質(zhì)量管理計劃會節(jié)約成本。他們堅持認為，質(zhì)量管理計劃所能節(jié)約的成本不可能抵消其自身運作所花費的費用。然而，經(jīng)驗證實，考慮周全的質(zhì)量計劃很快就能消化其自身的成本。真正的問題變成：一個組織能負擔得起不建立切實的質(zhì)量管理計劃的后果嗎？

近期研究顯示，只有少數(shù)項目能夠在預算內(nèi)按期、保質(zhì)達到目標（詳見實例，有Standish Group 和Gartner Group所做的研究）。過去單一的項目運作方式未能產(chǎn)生值得稱贊的結果。如果質(zhì)量管理運動的發(fā)展歷程是一個很有意義的啟示的話，那么，一個主要以項目辦公室為特征的廣泛的項目管理方法將很快顯示其自身的價值。

實際建立和運營項目辦公室的費用沒有想象的那樣驚人，這是由于在大多數(shù)組織中完成項目工作的成本在整個組織中進行分攤，盡管并不能確切地知道具體數(shù)額，但該費用是實際存在的。維持項目辦公室運作的成本可能會少于或等于無項目辦公室狀態(tài)下運作項目的累計成本。若考慮到項目辦公室能夠創(chuàng)造出一種工作環(huán)境，使項目組在這一環(huán)境中能夠正確高效地完成項目，那么，項目成本將大大降低。

項目辦公室與員工的創(chuàng)造性和靈活性

隨著組織的不斷成長，人們會經(jīng)常辯論集權和分權的優(yōu)點。應該說，各有長短。集權運作趨于產(chǎn)生更高水平的一致性，更好直接控制；其缺點在于，解決方案可能會與現(xiàn)實脫節(jié)，且決策過程緩慢。相反，分權運作所產(chǎn)生的方案趨于反映現(xiàn)場實際，使工人有權作出快速決定，其缺點在于，有可能失去了一致性，控制力較弱。

項目辦公室傾向于集權決策，但這并不意味著在實際決策過程中喪失了創(chuàng)造性和靈活性.一個配置良好的項目辦公室的設立是為了支持項目組更有效的工作，而不是告知他們?nèi)绾稳スぷ�；鼓勵項目人員在工作中盡可能地發(fā)揮其創(chuàng)造性和獨立性，同時他們的獨立性又將受項目辦公室所制定的程序約束。

倡導建立項目辦公室的人們必須澄清，項目辦公室是為整個團體服務的，是通過維持一個有秩序的環(huán)境來對項目人員的工作提供支持，而非對他們進行限制。

建立交流計劃

一開始，項目辦公室的倡導者就應該建立交流計劃來實現(xiàn)項目辦公室的自覺溝通。一個典型的交流計劃有幾部分組成，例如，應指定一個發(fā)言人來代表項目辦公室發(fā)言，同時應建立從同事中收集信息反饋的機制，比如，走近他們并同他們交談。應該開發(fā)出一些定期對員工進行有關項目辦公室工作的培訓，如發(fā)簡報，等。

成立項目辦公室

一旦項目辦公室被批準成立，在其啟動之前應關注并必須解決的以下幾個問題： ▲項目辦公室的職能； ▲項目辦公室的編制； ▲項目辦公室在組織機構中所處的位置以及實際工作地點的選擇。

項目辦公室的職能

如前所述，項目辦公室可開展廣泛的活動。一般來講，項目辦公室可以建立項目管理標準和維護計劃編制軟件。更進一步講，項目辦公室可以提供全方位的服務，例如咨詢、輔導、培訓、維護標準、維護計劃軟件和為項目經(jīng)理提供后勤服務。

當項目辦公室建立時，首先要解決的問題是確定項目辦公室應該做什么。

項目辦公室的人員配備

項目辦公室人員配備對于兩方面比較敏感：一是，項目辦公室在組織的項目管理中是否起這核心的指導作用，二是，項目辦公室所支持的職能范圍。

如果項目辦公室只是起簡單的支持和輔助作用，那么，項目辦公室人員配備則是比較簡單的事，只由幾個人組成便可：一位富有多年項目管理經(jīng)驗的主管、一位或兩位富有扎實項目管理技巧的專業(yè)人員和一位能處理日常事務的專業(yè)文秘來進行文字處理和檔案管理以及組織其他部門進行日常聯(lián)系，等�；蛘撸�整個項目辦公室只由一位全能的專家組成，由他主要負責項目管理。這種簡單配置的主要作用在于，當組織內(nèi)部出現(xiàn)項目管理的問題時，則采用具體項目具體處理的方式運作。

如果項目辦公室在組織中起著核心的指導作用，人員配備則較為復雜。項目辦公室則應由一位主管、多位專業(yè)人員和行政管理人員組成。該主管應被正式賦予相當大的權利，以顯示上層管理者對項目有效管理的嚴肅性。該主管在組織機構中的位置應等同于高層職能經(jīng)理的位置。 項目辦公室的專業(yè)人員應具有廣泛的經(jīng)驗和技巧，其中有新手能對基本預算提供技術支持，安排工作進程，配置資源和解決計算機軟件問題等，也有專家能解決任何與項目相關的問題。行政管理人員應具備文字處理、數(shù)據(jù)庫維護和辦公室交流溝通等基本技能。

項目辦公室的人員配備也要隨著其工作的變化而調(diào)整。如果項目辦公室需要為組織制定項目管理標準和程序，那么，必需配備有相當實際經(jīng)驗的專業(yè)人員來進行；如果項目辦公室提供咨詢、輔導和培訓，則要提供經(jīng)驗豐富的項目管理專家。

項目辦公室的位置

應把項目辦公室建立在合理的位置上。許多金融機構，例如銀行和房地產(chǎn)公司，都把項目辦公室設在信息部門里，這樣設置之所以合理是因為許多金融機構的項目需要借助電信系統(tǒng)把人們聯(lián)系起來，而其核心工作就在信息服務部門。在以工程項目為主的組織里面，項目辦公室常與組織的工程活動聯(lián)系在一起。在其他類型的組織中，一般把項目辦公室看作與合同、銷售和財務部門并行的一個獨立職能部門。

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