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    歡迎曲

    歡迎曲不僅僅是吹吹小號(hào)那么簡單，

會(huì)議活動(dòng)之歡迎曲和登記

。它在營造歡迎客人抵達(dá)的氛圍方面起著重要的作用。紅地毯已近鋪開，探照燈劃過天際，空氣中到處彌漫著歡樂的氣氛……一切都已到位，馬上就要準(zhǔn)備開始了……你真的準(zhǔn)備好了嗎？所有的事情都已安排周到了嗎？有沒有向有關(guān)部門報(bào)告你要使用探照燈？收到書面許可了嗎？當(dāng)?shù)貦C(jī)場需要知道所有有可能影響航班路線和飛機(jī)起飛與降落安全的事情。這也同樣適用于有熱氣球的活動(dòng)。放飛氦氣球，有時(shí)候即使是風(fēng)箏，也要征得有關(guān)方面的同意。

    在多倫多島曾經(jīng)舉辦過一次夏日節(jié)慶活動(dòng)，主辦方想給所有參加本次活動(dòng)的來賓每人一個(gè)印有本次活動(dòng)標(biāo)志的風(fēng)箏作為禮物留念�？紤]到島內(nèi)有一個(gè)機(jī)場，所以活動(dòng)策劃者主動(dòng)與機(jī)場方面取得聯(lián)系，確定此項(xiàng)計(jì)劃是否可行。后來他們收到了機(jī)場方面給予的書面答復(fù)，允許放風(fēng)箏，但是風(fēng)箏的線長不能超過30英尺。這個(gè)例子告訴我們要提前計(jì)劃，早動(dòng)手，不要等到活動(dòng)馬上要開始的時(shí)候才去和有關(guān)方面溝通協(xié)商。做事情不要想當(dāng)然，要做有把握的事，永遠(yuǎn)不要自以為是。

    那么紅地毯呢？有沒有收到市政廳的相關(guān)批復(fù)，允許你在那里鋪設(shè)紅地毯？是否鋪放到位?你的做法符合有關(guān)的安全規(guī)章嗎？如果有人在地毯上絆倒、摔傷了腿怎么辦？誰來負(fù)責(zé)？你肯定嗎？多問自己一些諸如此類的問題，到時(shí)候就不會(huì)束手無策了，

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《會(huì)議活動(dòng)之歡迎曲和登記》(http://www.lotusphilosophies.com)。你知道叫你一對(duì)人馬來用移動(dòng)升降臺(tái)清理天花板上的氦氣球會(huì)花費(fèi)多少錢嗎？你可能不想知道，但是你必須得知道。

    登記

    客人已經(jīng)抵達(dá)，并受到熱情的接待；所有的小轎車、豪華轎車或大巴都已�？康轿�；服務(wù)人員正在引導(dǎo)客人如何去存衣處和衛(wèi)生間；工作人員都穿著統(tǒng)一顏色的制服，佩戴著名卡或掛著印有活動(dòng)標(biāo)志的通行證；下一步就是客人登記了，他們要出示門票或者VIP通行證，工作人員在來賓名錄中找到他們的名字完成注冊(cè)后，他們將去領(lǐng)票券或辦理客房入住手續(xù)。

    如果你的活動(dòng)是為籌辦款而舉辦的拍賣會(huì)，那還要為來賓準(zhǔn)備一張桌子用來登記競標(biāo)用的信用卡。這里的工作人員最好安排那些專業(yè)的、對(duì)活動(dòng)很熟悉的員工，否則很可能出現(xiàn)問題和發(fā)生擁堵現(xiàn)象。同樣，為來參會(huì)的客人登記房間的員工也應(yīng)是熟練的老手。信用卡主要用來支付小筆個(gè)人費(fèi)用，如稅、搬運(yùn)費(fèi)等，主要支出還是計(jì)入總賬單。這些通常由專門設(shè)立的團(tuán)隊(duì)入住登記處的飯店服務(wù)人員來負(fù)責(zé)。

    在開始策劃活動(dòng)時(shí)，要考慮為接待客人到達(dá)需要準(zhǔn)備好哪些東西？需要多少張桌子？需不需要蒙上桌布裝飾好桌裙？椅子呢？要不要給電腦、信用卡處理機(jī)準(zhǔn)備電源插座盒電話線?有的展示桌是否也需要插座？需要多少根延長線？需要多長？場地會(huì)不會(huì)提供？是否需要自帶？照明狀況好不好？是否有多處入口？

    客人登記完畢后，是否能立即收到活動(dòng)的日程表、場地平面圖、作為示意圖以及其他信息？需不需要把這些資料擺在一張桌子上供客人領(lǐng)取？標(biāo)示牌是否需要用架子只支起來？是否會(huì)用到橫幅？是否需要電話機(jī)、電腦、用來擺放媒體資料袋的桌子，或者一些贈(zèng)品？桌子能否祈禱雙重作用？這些費(fèi)用和增加額外時(shí)間進(jìn)行綜合考慮。