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    不管是你親自寄出這些信件，還是交給郵局，別忘了寄給自己一份，以便檢測(cè)是否會(huì)出現(xiàn)問題，

會(huì)議活動(dòng)準(zhǔn)備之邀請(qǐng)信（二）

。收到邀請(qǐng)信后查看一下實(shí)際寄出時(shí)間。如果你把郵寄事務(wù)交給郵局處理，并明確了確切的郵寄時(shí)間，那么一旦出了問題，郵寄給自己的這封就是有力的證據(jù)。如果你的信件沒有按時(shí)收到，那就要開始給客人打電話，看看他們是否已經(jīng)收到了邀請(qǐng)信。郵遞過程中可能會(huì)出一些問題，或者這些信件還在某個(gè)人的辦公桌上未被寄出。要是客人在活動(dòng)舉辦的前幾天才收到邀請(qǐng)信，那么會(huì)給他們?cè)斐梢欢ǖ睦щy，很可能因無法改變既定的計(jì)劃而無法出席。另外，還會(huì)造成更壞的結(jié)果，這些客人會(huì)認(rèn)為自己是被排在名單Z上的，是最后的替補(bǔ)隊(duì)員，而同時(shí)，估計(jì)你這個(gè)活動(dòng)策劃者的飯碗也保不住了。

    了解一下一類郵件的投遞安排表。本地區(qū)寄送信件需要的最短和最長的時(shí)間分別是多少？注意，日程表上的時(shí)間可能會(huì)發(fā)生改變。另外，一年中不同的時(shí)間也會(huì)對(duì)郵寄產(chǎn)生影響，如假期中寄送的邀請(qǐng)信很可能會(huì)發(fā)生延誤。因此，在開始做活動(dòng)策劃時(shí)就要去當(dāng)?shù)剜]寄確認(rèn)一下。如果需要，則應(yīng)同時(shí)檢查國際郵件遞送安排表。

    了解一下一類郵件的郵資。國際郵件的郵費(fèi)與地方的有很大不同。確保國際郵件與地方郵件分開投遞，并按正確郵資收費(fèi)，

管理資料

《會(huì)議活動(dòng)準(zhǔn)備之邀請(qǐng)信（二）》(http://www.lotusphilosophies.com)。超大的和不規(guī)則形狀的信件需要支付額外的費(fèi)用。最好先帶一個(gè)樣本過去，看看是否超出標(biāo)準(zhǔn)大小和重量。

    了解一下三類郵件的投遞安排表。最短和最長的郵寄時(shí)間分別是多少？

    如果需要，不僅要核對(duì)地方郵件，還需核對(duì)國際郵件投遞安排表。如果打算采用三類郵件投遞方式，就要根據(jù)投遞線路情況作出相應(yīng)的時(shí)間調(diào)整。通常，寄送的郵件達(dá)到一定的數(shù)量才可以享用此項(xiàng)服務(wù)。同樣，國際郵件、超大郵件和形狀不規(guī)則的郵件需要支付額外的郵費(fèi)。最好是帶個(gè)樣本過去，以確保邀請(qǐng)信沒有超出標(biāo)準(zhǔn)的大小和重量。

    下面是我們歸納了舉辦活動(dòng)的邀請(qǐng)信構(gòu)件（內(nèi)容）：

    邀請(qǐng)信的設(shè)計(jì)，在活動(dòng)舉辦6個(gè)月前需要決定的項(xiàng)目：每份邀請(qǐng)信最多邀請(qǐng)幾位客人參加活動(dòng)。

    邀請(qǐng)信應(yīng)包含的內(nèi)容：

    邀請(qǐng)客人的數(shù)量

    活動(dòng)名稱

    活動(dòng)描述

    日期

    時(shí)間（開始時(shí)間/結(jié)束時(shí)間/活動(dòng)日程安排）

    舉辦地點(diǎn)

    行車路線

    停車細(xì)則

    著裝要求

    回復(fù)地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼

    訂票表（如有需要）

    回信信封（可選擇）