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如何在Word中用合并功能巧制作詢證函

。作為一名財務(wù)人員，筆者負責單位往來賬項的詢證工作。查閱憑證、合同臺賬和合同原件，筆者費了九牛二虎之力，總算把本單位與百余家公司的往來賬項搞清楚了，并編輯成了一張Excel表格，接下來就要根據(jù)這些數(shù)據(jù)編制百余份詢證函。難道還要筆者再費力地重復(fù)勞動嗎？不，我們自有辦法。技術(shù)看點：郵件合并功能。

　　一、制作明細表

　　首先按照圖1的格式制作往來賬項明細表.xls。筆者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，請朋友們注意。

　　二、詢證函的格式

　　為了敘述清楚，我們假設(shè)詢證函的格式(實際的詢證函長達3頁，編號中的最后一位數(shù)字即表示該詢證函有3頁內(nèi)容)，該文件名稱為詢證函.doc。在這張詢證函中有5處內(nèi)容取自往來賬項明細表.xls。

　　三、進行郵件合并

　　1.啟動Word，打開詢證函.doc，執(zhí)行工具信函與郵件郵件合并命令，打開郵件合并任務(wù)窗格。

　　2.選擇信函項，單擊下一步；選擇使用當前文檔項，單擊下一步?選取收件人；選擇使用現(xiàn)有列表項，單擊下一步?撰寫信函，

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　　3.進入選取數(shù)據(jù)源對話框，在文件類型框中選擇Excel文件，然后在文件列表框中，雙擊往來賬項明細表.xls。

　　4.在選擇表格對話框中，單擊所需要的工作表，勾選數(shù)據(jù)首行包含列標題復(fù)選框，單擊確定按鈕。

　　5.在郵件合并收件人對話框中，對數(shù)據(jù)進行編輯后，單擊確定按鈕。

　　6.執(zhí)行工具信函與郵件顯示郵件合并工具欄命令，打開郵件合并工具欄。單擊詢證函.doc文檔中的①處，然后在郵件合并工具欄中單擊插入域按鈕，進入插入合并域窗口；選擇數(shù)據(jù)庫域，然后在域欄中單擊順序號，依次單擊插入和關(guān)閉按鈕同理，將文檔中的②、③、④、⑤處分別指定為公司名稱、項目、貴公司欠和欠貴公司。至此，詢證函.doc文檔顯示如圖3所示。文檔中書名號及里面的部分就對應(yīng)著往來賬項明細表.xls文件的相關(guān)項目。

　　四、完成郵件合并

　　在郵件合并任務(wù)窗格中，單擊下一步?撰寫信函，然后單擊下一步? 預(yù)覽信函，再單擊下一步? 完成合并，至此郵件合并完成�！　∠肟纯春喜⒑蟮慕Y(jié)果嗎?在郵件合并窗格中單擊編輯個人信函，此時Word將彈出合并到新文檔對話框，選擇全部，點擊確定按鈕后就可以看到合并后的信函文檔了。　　編后：上例使用Word的郵件合并功能把Word文檔和Excel二維表格完美地合并到一處，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的批量處理，有效減輕了工作量。在財務(wù)工作中經(jīng)常遇到類似情況，朋友們不妨一試。