一、應(yīng)用性任務(wù)

通常，學(xué)習(xí)的動(dòng)力來源于實(shí)際中的問題和任務(wù)的激發(fā)，

Word模板使用全解析

。在開始具體內(nèi)容之前，我們也提出兩個(gè)實(shí)際的問題和任務(wù)，學(xué)習(xí)完成之后，檢查一下自己是否獲得解決問題和完成任務(wù)的能力。

(一) 如何利用現(xiàn)有模板提高工作效率？

我們知道，Word提供了各式各樣的模板，當(dāng)我們?cè)谥谱鲗�業(yè)的文檔之前，看看有沒有現(xiàn)成的模板可用，如果答案是肯定的，那么就發(fā)揮“拿來主義”的精神吧，利用現(xiàn)成的模板不管是效率還是質(zhì)量都是非常可觀的。

(二) 如何讓企業(yè)的文檔統(tǒng)一和規(guī)范？

這個(gè)任務(wù)在樣式部分的課程中就曾經(jīng)提過，這里我們希望學(xué)習(xí)模板的各種技能后，結(jié)合樣式的運(yùn)用，就能獲得完整的解決方案，這個(gè)任務(wù)更加具體的說法就是，如何創(chuàng)建適合自己企業(yè)需要的模板。

二、基本應(yīng)用能力訓(xùn)練

(一) 理解模板的概念

為了我們能更好的使用模板，一開始先來討論一下模板的概念。前面所提到的“模板”，實(shí)際上是“模板文件”的簡(jiǎn)稱，也就是說“模板”是一種特殊的文件，在其他文件創(chuàng)建時(shí)使用它。也許初學(xué)Word的朋友會(huì)問，難道我在Word中單擊“新建空白文檔”，創(chuàng)建一個(gè)空白的文檔，也使用模板了嗎？是的，這時(shí)候Word使用了Normal模板來創(chuàng)建了一個(gè)新文檔。

當(dāng)然，如果你通過單擊“本機(jī)上的模板”或“網(wǎng)站上的模板”，在彈出的對(duì)話框中，選擇其他特殊的模板來創(chuàng)建文檔時(shí)，在文檔創(chuàng)建時(shí)使用了模板是容易理解的。

實(shí)際上，每個(gè)模板都提供了一個(gè)樣式集合，供我們格式化文檔使用。除了樣式之外，模板還包含其它元素，比如宏、自動(dòng)圖文集、自定義的工具欄等。因此我們可以把模板形象地理解成一個(gè)容器，它包含上面提到的各種元素。不同功能的模板包含的元素當(dāng)然也不盡相同，而一個(gè)模板中的這些元素，在我們處理同一類型的文檔時(shí)是可以重復(fù)使用的，由此可以初步體會(huì)一下模板在避免重復(fù)勞動(dòng)方面的重要意義。

(二) 認(rèn)識(shí)模板和樣式的關(guān)系

從上面已經(jīng)知道，樣式是被包含在模板中的重要元素之一，而且筆者一直認(rèn)為它是最重要的元素。經(jīng)過課程一的學(xué)習(xí)，我們已經(jīng)開始感受到樣式在快速修飾文檔中的非凡能力。那么，你是否過這種想法，就是把在制作某個(gè)文檔中所創(chuàng)建的樣式都保存下來，供以后處理同類型的文檔使用？

這個(gè)想法非常好，模板就是實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的有效途徑。后面我們將通過實(shí)際案例的學(xué)習(xí)，了解實(shí)現(xiàn)的全過程。

(三) 使用現(xiàn)有的模板創(chuàng)建文檔

使用現(xiàn)有模板創(chuàng)建文檔的一個(gè)前提條件是，你對(duì)現(xiàn)有的模板的特性和功能比較了解，要不然，如果你選擇了不恰當(dāng)?shù)哪０�，那么制作完成的文檔外觀，可能是非常別扭的。

使用現(xiàn)有模板的大部分工作是在填空，包括向?qū)Х绞降哪０�，都是根�?jù)提示填入你自己需要的實(shí)際內(nèi)容。

在實(shí)際生活中，大部分朋友需要制作一份自己的簡(jiǎn)歷，方便在找工作時(shí)使用，所以下面的例子我們就使用Word提供的“簡(jiǎn)歷向?qū)?rdquo;模板制作一份具備專業(yè)外觀的個(gè)人簡(jiǎn)歷。

1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入程序主界面后，選擇菜單“文件→新建”命令，顯示“新建文檔”任務(wù)窗格。單擊任務(wù)窗格“模板”區(qū)的“本機(jī)上的模板”，打開“模板”對(duì)話框，選擇“其他文檔”選項(xiàng)卡，并選中“簡(jiǎn)歷向?qū)?rdquo;模板(圖 1)。

圖 1

2. 單擊“確定”按鈕后，彈出“簡(jiǎn)歷向?qū)?rdquo;對(duì)話框，從對(duì)話框左邊我們可以了解該向?qū)У牧鞒�，接下來我們將根�?jù)向?qū)У奶崾荆�一步一步完成�?jiǎn)歷文檔的初步定制(圖 2)。

圖 2

3. 單擊圖2“下一步”按鈕，進(jìn)入“樣式”步驟，我們選擇“專業(yè)型”(圖 3)。

圖 3

4. 單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“類型”步驟，選擇“條目型”。

5. 單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“地址”步驟，根據(jù)自己的實(shí)際情況輸入相應(yīng)信息(圖 4)。

圖 4

6. 單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)題”步驟，根據(jù)需要選擇簡(jiǎn)歷文檔中包含的標(biāo)題(圖 5)。

圖 5

7. 單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“可選標(biāo)題”步驟，選擇你的簡(jiǎn)歷文檔中還需要包含的標(biāo)題(圖 6)。

圖 6

8. 單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“添加/排序標(biāo)題”步驟，這里你可以添加上面兩步中沒有提供的標(biāo)題，通過“上移”和“下移”按鈕，對(duì)簡(jiǎn)歷文檔中已有的標(biāo)題進(jìn)行排序(圖 7)。

圖 7

9. 單擊“完成”按鈕，就完成簡(jiǎn)歷文檔的初步定制，返回Word編輯窗口后，可以看到簡(jiǎn)歷文檔的標(biāo)題框架已經(jīng)成型了(圖 8)。

圖 8

10. 接下來，根據(jù)文檔中的提示和自己的實(shí)際情況，把自己的相應(yīng)信息“填入”文檔中(感覺的確像在填空)，當(dāng)你開始輸入“教育”部分信息時(shí)，也許會(huì)問，文檔中只提供了一個(gè)時(shí)間段供我填寫，但是我有好幾個(gè)時(shí)間段的教育信息要填寫，該怎么操作呢？

11. 一個(gè)不錯(cuò)的方法是，在填寫“教育”部分的具體信息之前，先考慮好大至有幾個(gè)時(shí)間段要輸入。然后選中文檔提供的一個(gè)時(shí)間段教育信息的相應(yīng)段落，單擊鼠標(biāo)右鍵在彈出的菜單中選擇“復(fù)制”命令。然后將插入點(diǎn)定位于下方適當(dāng)?shù)奈恢�，單擊鼠�?biāo)右鍵在彈出的菜單中選擇“粘貼”命令，這樣就制作好了另一個(gè)時(shí)間段的教育信息段落組(圖 9)。其左邊的時(shí)間輸入文本框，也用復(fù)制粘貼的方法制作。

圖 9

12. 后面“工作經(jīng)歷”部分，如果你有多個(gè)時(shí)間段的信息要輸入，也用同樣的方法處理。當(dāng)我們把所有信息輸入完后后，開始進(jìn)行文檔的修飾，以便使簡(jiǎn)歷文檔具備統(tǒng)一專業(yè)的外觀。

13. 如果你的“樣式和格式”任務(wù)窗格沒有顯示，請(qǐng)打開它。從“樣式和格式”任務(wù)窗格中，可以看到該模板提供的供我們格式化文檔使用的樣式列表(圖 10)，還記得課程一介紹的使用樣式修飾文檔的方法嗎？好的，開始動(dòng)手吧，記住一個(gè)使文檔具備專業(yè)統(tǒng)一外觀基本要點(diǎn)：即整篇文檔的同類型段落要用相同的樣式，比如該簡(jiǎn)歷文檔中的所有單位名稱段落統(tǒng)一采用“單位名稱”樣式，其他段落依此類推。

圖 10

14. 當(dāng)然，如果你覺得模板提供得樣式并不符合你要求，那么你可以用課程一介紹的方法修改它。

15. 為了獲得更真實(shí)的學(xué)習(xí)效果，你不妨像筆者一樣在這個(gè)操練中用自己的真實(shí)情況制作，說不定哪天就派上用場(chǎng)了哦。

上面以“簡(jiǎn)歷向?qū)?rdquo;模板為例，詳細(xì)地介紹了現(xiàn)成模板的使用方法，由于該過程包含了使用現(xiàn)有模板的各個(gè)基本要點(diǎn)，因此即使是初學(xué)Word的朋友，也可以由此參照使用其他現(xiàn)有的模板了。如果想要提高實(shí)際水平，關(guān)鍵還是要多多動(dòng)手實(shí)踐。

通過上面的過程，相信各位朋友已經(jīng)能夠初步體會(huì)使用現(xiàn)有模板完成任務(wù)的便利與高效。我們還可以假設(shè)一下，如果對(duì)于一個(gè)常常要寫簡(jiǎn)歷的人來說(有這種人嗎？簡(jiǎn)歷制作公司)，那么模板的高效性是可想而知的。前面所提到的有規(guī)律的重復(fù)的文檔，就是指的這個(gè)意思。

和樣式一樣，現(xiàn)有的模板不是任何時(shí)候都符合我們的需要。那么，接下來我們將學(xué)習(xí)如何創(chuàng)建適合自己要求的模板。

(四) 創(chuàng)建適合自己的模板

使用“修改法”創(chuàng)建自己的模板

所謂使用“修改法”創(chuàng)建自己的模板，就是指在現(xiàn)有模板的基礎(chǔ)上，通過修改與定制，得到自己的模板。修改與定制的主要內(nèi)容是現(xiàn)有模板中的樣式，當(dāng)然模板中的文字、提示語也可以根據(jù)自己的要求更改。

下面的操作我們將修改Word提供的“典雅型報(bào)告”模板來創(chuàng)建一個(gè)符合自己企業(yè)需要的“業(yè)績(jī)報(bào)告”模板。

1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入程序主界面。選擇菜單“文件→新建”命令，顯示“新建文檔”任務(wù)窗格。單擊任務(wù)窗格“模板”區(qū)的“本機(jī)上的模板”，打開“模板”對(duì)話框，選擇“報(bào)告”選項(xiàng)卡，選中“典雅型報(bào)告”模板，然后選中“新建”區(qū)的“模板”單選框(圖 11)。

圖 11

2. 單擊“確定”按鈕后，便根據(jù)“典雅型報(bào)告”模板為基準(zhǔn)創(chuàng)建了一個(gè)模板，接下來我們修改其中的文字和樣式從而得到適合自己需要的模板。

3. 為了便于瀏覽，切換到“普通視圖”�？梢钥吹侥０逯械母鞣N提示性文字，以及已經(jīng)根據(jù)模板定義的樣式顯示的文檔外觀框架，如果“樣式和格式”任務(wù)窗格沒有顯示，請(qǐng)打開它�？梢酝蟿�(dòng)“樣式和格式”任務(wù)窗格的滾動(dòng)條，瀏覽一下該模板提供的相當(dāng)豐富樣式組(圖 12)。

圖 12

4. 也許初學(xué)的朋友會(huì)問，難道我制作一個(gè)文檔需要用這么多樣式嗎？回答當(dāng)然是否定的，如此豐富的樣式只是供我們需要時(shí)選用的。

5. 接下來先修改一些文字內(nèi)容。在“單擊此處鍵入公司名稱”處輸入企業(yè)的名稱，如“新悅國(guó)際教育咨詢”，如果是為自己公司制作模板，那么這個(gè)名稱應(yīng)該是不變的內(nèi)容，所以在這里輸入后，那么以后用此模板新建文檔時(shí)就不必重新輸入了。

6. 選中“營(yíng)銷計(jì)劃”段落，更改為“業(yè)績(jī)報(bào)告”。更改“向東部地區(qū)發(fā)展的最佳時(shí)機(jī)”為“2004年度××部門業(yè)績(jī)報(bào)告”，對(duì)于“分節(jié)符(下一頁)”下方的標(biāo)題也按此更改，完成后的效果如下圖(圖 13)。

圖 13

7. 接下來我們對(duì)樣式進(jìn)行修改，以滿足自己企業(yè)對(duì)文檔外觀的需要。下面的操作將把“標(biāo)題1”樣式的字體顏色改為“藍(lán)色”，為“標(biāo)題2”樣式添加灰色的底紋。要說明一下的是，在實(shí)際的工作中可能不會(huì)像這樣修改。此處之所以采取這樣的操作。只是為了方便學(xué)習(xí)和理解，因?yàn)檫@樣修改后的外觀變化很明顯。

8. 單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”樣式名右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖 14)，打開“修改樣式”對(duì)話框。

圖 14

9. 單擊“修改樣式”對(duì)話框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令，在打開的“字體”對(duì)話框中設(shè)置字體的顏色為“藍(lán)色”，然后依次單擊“確定”按鈕。

10. 可以看到模板中使用“標(biāo)題1”段落的文字改為藍(lán)色。

11. 單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題2”樣式名右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令，打開“修改樣式”對(duì)話框。

12. 單擊“修改樣式”對(duì)話框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“邊框”命令，在打開的“邊框和底紋”對(duì)話框中選擇“底紋”選項(xiàng)卡，然后設(shè)置好底紋(圖 15)，并單擊兩次“確定”按鈕。

圖 15

13. 可以看到模板中使用“標(biāo)題2”樣式的段落被修飾了灰色的底紋。

14. 作為操練，對(duì)模板的修改就到此，有其它要求的修改可以仿照上面的方法進(jìn)行。下面我們要把剛才的修改保存為一個(gè)自己的模板。

15. 單擊工具欄上的“保存”按鈕，或者選擇“文件→保存/另存為”命令，打開“另存為”對(duì)話框，由于我們?cè)趧?chuàng)建時(shí)就選擇了“模板”選項(xiàng)，因此此時(shí)Word自動(dòng)識(shí)別我們是要保存一個(gè)模板，并定位到了Word模板的默認(rèn)保存位置(圖 16)，

電腦資料

《Word模板使用全解析》(http://www.lotusphilosophies.com)。

說明：Word用戶創(chuàng)建模板的默認(rèn)保存位置為：C:\Documents and Settings\zunyue(用戶帳號(hào))\Application Data\Microsoft\Templates文件夾。你當(dāng)然可以把自己創(chuàng)建的模板保存到其它位置，但是筆者建議保存在這個(gè)默認(rèn)位置，因?yàn)楸４嬖谶@里的模板會(huì)在“模板”對(duì)話框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡顯示，以后利用該模板新建文檔時(shí)方便選用。

圖 16

16. 在文件名框內(nèi)輸入該模板的名稱，如“業(yè)績(jī)報(bào)告”，單擊保存按鈕即可完成保存。

到這里，利用“修改法”創(chuàng)建自己的模板的操練就完成了，在后面的“使用自己的模板創(chuàng)建新文檔”部分，我們將學(xué)習(xí)利用這個(gè)模板來創(chuàng)建新的文檔，所以上面的操作請(qǐng)務(wù)必完成。

使用“原型法”創(chuàng)建自己的模板

所謂“原型法”，就是用常規(guī)方法完成了一篇文檔的制作，同時(shí)，修飾這篇文檔的各種樣式也已經(jīng)修改或創(chuàng)建好。這種方法在實(shí)際工作中可能使用更加頻繁。

比如，你現(xiàn)在已經(jīng)制作好了一份客戶信函文檔，修飾該文檔所需的各種樣式也制作好了。由于你考慮到以后還會(huì)多次制作同類型的文檔，為了提高效率，就可以根據(jù)這篇已完成的文檔為基準(zhǔn)創(chuàng)建模板。

創(chuàng)建過程非常簡(jiǎn)單，主要做兩件事情：

一是刪除該文檔的會(huì)根據(jù)不同情況變化的內(nèi)容(比如客戶名稱，客戶信息等)，保留不變的內(nèi)容(比如自己公司的名稱、地址等)；

二是如果樣式名稱還不形象和具體的話，則為它們?nèi)∫粋�(gè)形象的名稱，這樣可以讓自己團(tuán)隊(duì)的其它成員，也能方便地使用這個(gè)模板來創(chuàng)建新文檔。

下面的實(shí)例操練，將根據(jù)一份已經(jīng)制作完成的“客戶信函”文檔原始案例文件創(chuàng)建一個(gè)“客戶信函”模板，方便日后創(chuàng)建同類型的文檔時(shí)使用，從而大大提高工作效率。

1. 打開“客戶信函”原始案例文件，可以看出這是一個(gè)已經(jīng)制作好的公司銷售經(jīng)理寫給客戶的信函。如果你的“樣式和格式”任務(wù)窗格沒有顯示，請(qǐng)打開它，可以看到修飾該文檔所需要的各種樣式已經(jīng)制作好，而且以比較形象的名稱命名。

2. 接下來我們的主要工作是，把該文檔中將會(huì)根據(jù)實(shí)際情況改變的內(nèi)容刪去，但是這里筆者還想做得更完美點(diǎn)。也就是制作內(nèi)容輸入提示域。具體效果是，給出內(nèi)容輸入的提示文字，同時(shí)當(dāng)用戶用鼠標(biāo)點(diǎn)擊提示文字時(shí)，該部分被選中(圖 17)，用戶即可輸入實(shí)際的內(nèi)容，而提示文字自動(dòng)清除。如果你常常使用Word提供的現(xiàn)成模板，你應(yīng)該發(fā)現(xiàn)它們也是這樣做的，這讓用戶使用更加方便。

圖 17

3. 選中案例文件中第一自然段的客戶姓名“金梅”，然后選擇菜單“插入→域”命令，打開“域”對(duì)話框，然后在類別下拉列表中選擇“文檔自動(dòng)化”，“域名”區(qū)選擇“MacroButton”，在“宏名”區(qū)選擇“DoFieldClick”，在“顯示文字”框內(nèi)輸入“[輸入客戶姓名]”，操作完成后單擊“確定”按鈕(圖 18)。

圖 18

4. 返回Word編輯窗口，可以看到原來具體客戶姓名“金梅”的位置變成一個(gè)帶有提示性文字的內(nèi)容輸入域，具體效果和前面描速一致(圖 19)。

圖 19

5. 下面我們查看一下它的域代碼。用鼠標(biāo)單擊一下“[輸入客戶姓名]”位置，它顯示為反白，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“切換域代碼”命令(圖 20)。

圖 20

6. 可以看到該域的域代碼如下圖(圖 21)。

圖 21

7. 從這段代碼中我們可以很容易看出規(guī)律，第一部分是域名，第二部分是宏名，接下來是提示性文字，明白這個(gè)規(guī)律我們就可以通過復(fù)制粘貼的方法制作后面的內(nèi)容提示輸入域了。

8. 比如復(fù)制該段域代碼到“雅宣護(hù)膚系列”處，然后把提示性文字“輸入客戶姓名”改為“輸入產(chǎn)品系列名稱”，執(zhí)行“切換域代碼”命令后，即可顯示為域的文字形式。

9. 為了節(jié)省篇幅，后面的修改操作參照“客戶信函”最終效果文件進(jìn)行。當(dāng)全部工作完成后，我們把它保存為模板。選擇菜單“文件→另存為”命令，打開“另存為”對(duì)話框，在選擇“文件類型”為“文檔模板”，在“文件名”輸入模板名“客戶信函”，保存位置就采用默認(rèn)位置，然后單擊確定后就得到了自己的“客戶信函”模板(圖 22)。

圖 22

通過上面的操練，我們體會(huì)了用現(xiàn)有文檔創(chuàng)建模板的方法，關(guān)鍵學(xué)習(xí)了如何制作內(nèi)容提示輸入域，采用這個(gè)技術(shù)的好處在于，創(chuàng)建好的模板可方便地供團(tuán)隊(duì)其它成員使用，有效地加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)協(xié)作程度。下面我們?cè)賮韺W(xué)習(xí)用“匯編法”創(chuàng)建自己的模板。

使用“匯編法”創(chuàng)建自己的模板

隨著“樣式”和“模板”使用水平的提高，你可能常常對(duì)那些制作精致的樣式“愛不釋手”，那么可不可以把別人做好的樣式引用到自己的模板文件中來呢？答案是肯定的，“匯編法”就是把其它模板或文檔中樣式引用到自己的模板中來，從而得到自己的模板。

使用“匯編法”創(chuàng)建模板的用戶最好具備一個(gè)前提，就是對(duì)各種樣式的特點(diǎn)、使用場(chǎng)合了解得比較深入。不然，如果只是隨便地從模板或文檔中引入樣式來“匯編”，那么得到的模板效果通常不理想。

下面的操作只是簡(jiǎn)單地學(xué)習(xí)創(chuàng)建的方法，而實(shí)際中的運(yùn)用水平如何，還取決于樣式和模板使用經(jīng)驗(yàn)的積累程度。

1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入程序主界面后，選擇菜單“文件→新建”命令，顯示“新建文檔”任務(wù)窗格。單擊任務(wù)窗格“模板”區(qū)的“本機(jī)上的模板”，打開“模板”對(duì)話框，選擇“常用”選項(xiàng)卡，選中“空白”項(xiàng)，然后選中“新建”區(qū)的“模板”單選框，單擊“確定”后創(chuàng)建了一個(gè)新的空白模板。

2. 接下來，我們假設(shè)要把Word提供的“典雅型報(bào)告”模板中的“塊引用”和“標(biāo)題2”樣式引用到當(dāng)前的模板，以創(chuàng)建自己模板。選擇菜單“工具→模板和加載項(xiàng)”命令，打開“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“管理器”按鈕，出現(xiàn)“管理器”對(duì)話框(圖 23)。

圖 23

3. 單擊“管理器”對(duì)話框右側(cè)“在Normal中”區(qū)下方的“關(guān)閉文件”按鈕，清除標(biāo)準(zhǔn)模板Normal中的樣式列表。剛才的“關(guān)閉文件”按鈕并為“打開文件”按鈕，單擊“打開文件”按鈕，在顯示的“打開文件”對(duì)話框內(nèi)中定位至C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夾(假設(shè)你Office安裝在C盤)，然后選中“典雅型報(bào)告”后，單擊“打開”按鈕(圖 24)。

說明：C:\Program Files\Microsoft Office\Templates是Word提供模板的保存位置，注意和前面Word用戶創(chuàng)建模板的默認(rèn)保存位置區(qū)別。

圖 24

4. 返回“管理器”對(duì)話框，可以看到“典雅型報(bào)告”模板中的樣式均列在右邊的列表中，然后選中要引用到自己模板的樣式“標(biāo)題2”，再單擊“復(fù)制”按鈕即可(圖 25)。拖動(dòng)樣式框滾動(dòng)條，找到“塊引用”樣式，用同樣的方法復(fù)制到自己的模板中去。

圖 25

5. 完成操作后單擊“關(guān)閉”按鈕，返回Word編輯窗口，打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，可以看到“標(biāo)題2”和“塊引用”樣式，已被引入到自己的模板中(圖 26)。

圖 26

6. 用同樣的方法可以引用其它模板或文檔中的樣式，最后單擊工具欄上的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對(duì)話框中設(shè)定好模板的名稱，采用默認(rèn)保存位置，即可完成模板的創(chuàng)建。

(五)使用自己的模板創(chuàng)建新文檔

前面一直在學(xué)習(xí)如何創(chuàng)建符合自己要求的模板，下面我們要體會(huì)一下辛勤勞動(dòng)的果實(shí)了，就是利用自己的模板創(chuàng)建新的文檔。其實(shí)操作非常簡(jiǎn)單，和前面“使用現(xiàn)有模板”部分的操作沒有太大的差別。

下面的實(shí)例操練，我們將用前面創(chuàng)建的“業(yè)績(jī)報(bào)告”模板或者“客戶信函”模板創(chuàng)建一個(gè)新文檔，可以體會(huì)當(dāng)需要多次創(chuàng)建這樣的文檔時(shí)，使用模板的確是非常高效的。

1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入程序主界面后，選擇菜單“文件→新建”命令，顯示“新建文檔”任務(wù)窗格。單擊任務(wù)窗格“模板”區(qū)的“本機(jī)上的模板”，打開“模板”對(duì)話框，選擇“常用”選項(xiàng)卡，可以看到前面我們創(chuàng)建的模板(圖 27)，我們先選中“業(yè)績(jī)報(bào)告”，然后選中“新建”區(qū)的“文檔”單選框，單擊“確定”后，就用“業(yè)績(jī)報(bào)告”模板創(chuàng)建了一個(gè)新文檔。

圖 27

2. 還記得“業(yè)績(jī)報(bào)告”模板的創(chuàng)建過程嗎？在這個(gè)根據(jù)“業(yè)績(jī)報(bào)告”新建的文檔中，可以看到文字和樣式都是按照前面的修改顯示的，接下來我們的工作就是要輸入具體內(nèi)容，然后利用提供的樣式修飾文檔就可以了。

3. 作為練習(xí)，你還可以利用“客戶信函”模板創(chuàng)建一個(gè)新的文檔，體會(huì)一下內(nèi)容提示輸入域的便利性。

(六) 使用其它模板改變現(xiàn)有文檔風(fēng)格

文檔制作完成后，可以通過“格式”菜單下的“主題”命令，使用“樣式庫”選擇其它模板，一次性替換當(dāng)前文檔的樣式組合，讓文檔以更改后模板中的樣式風(fēng)格顯示。

具體操作方法如下：

在當(dāng)前文檔打開的情況下，選擇菜單“格式→主題”命令，打開“主題”對(duì)話框，單擊“樣式庫”按鈕，顯示“樣式庫”對(duì)話框，在左側(cè)的“模板”列表框中選擇一個(gè)模板，比如“典雅型報(bào)告”，單擊“確定”按鈕(圖 28)，返回Word編輯界面，可以看到當(dāng)前文檔的外觀按照“典雅型報(bào)告”模板的樣式風(fēng)格顯示。

圖 28

該方法也可以用于當(dāng)你把文檔制作完成后，發(fā)現(xiàn)先前為文檔選擇的模板并不適合，需要為文檔更換一個(gè)模板的情形。

三、總結(jié)

好了，本課程的主體內(nèi)容到這里就全部結(jié)束了。大家可能覺得學(xué)習(xí)的過程好漫長(zhǎng)，是不是感覺有點(diǎn)辛苦了？但是千萬不要放棄哦，繼續(xù)往下看看，我們已經(jīng)初步獲得解決實(shí)際問題和任務(wù)的能力了。

對(duì)于任務(wù)一，我們利用“簡(jiǎn)歷向?qū)?rdquo;學(xué)習(xí)了使用現(xiàn)有模板的基本方法，接下來只要多多有意識(shí)地使用現(xiàn)成的模板，體會(huì)不同模板針對(duì)適合處理的文檔類型提供的樣式組在文檔修飾中的特性。如果它們都符合要求，“按部就班”使用即可；如果有些需要修改，則根據(jù)前面的“修改法”進(jìn)行更改，從而得到自己的模板，以后重復(fù)處理同類型文檔的效率就大大提高了。

對(duì)于任務(wù)二，首先是要為企業(yè)的各種文檔制作相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原型文檔，經(jīng)過使用試驗(yàn)通過之后再以它們?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)制作模板，并把每個(gè)模板的樣式組都用容易理解的名稱命名，方便相關(guān)各部門使用，有效保證文檔外觀的統(tǒng)一和規(guī)范。

模板的學(xué)習(xí)到此告一段落，后面還有提高工作效率的應(yīng)用課程等著你積極參與，在提高Office應(yīng)用水平的道路上，歡迎你共同前行。