隨著江蘇地稅系統(tǒng)征管模式的改革，在稅務(wù)管理過(guò)程中，從納稅人、外部門協(xié)調(diào)、內(nèi)部都會(huì)產(chǎn)生大量紙質(zhì)資料和管理過(guò)程文件，這些文件的傳遞和保存，給基層稅務(wù)部門帶來(lái)了沉重負(fù)擔(dān)。同時(shí)，由于檔案數(shù)量的加大也給檔案的查詢和利用帶來(lái)不便，增加了檔案利用成本。而目前實(shí)施的個(gè)人所得稅全員申報(bào)政策，將加劇這種趨勢(shì)的發(fā)展。目前江蘇省地稅局電子檔案管理系統(tǒng)的正式實(shí)施，使稅務(wù)檔案的產(chǎn)生和管理應(yīng)用又帶來(lái)了新的變化。

　　原來(lái)手工形成的紙質(zhì)稅務(wù)檔案，絕大多數(shù)已經(jīng)由征管信息化管理系統(tǒng)自動(dòng)生成，實(shí)物檔案系統(tǒng)收集的檔案只是由信息系統(tǒng)輸出的文檔而已。在信息化高度發(fā)展的今天，實(shí)物檔案系統(tǒng)為了提高查詢、利用效率，建立信息化查詢系統(tǒng)，將實(shí)物檔案管理納入信息化管理的渠道。而電子簽名法律地位的確定，紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)簽章已經(jīng)可以由電子文件取代。這為建立數(shù)字化稅務(wù)管理系統(tǒng)，替代實(shí)物檔案系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)。數(shù)字化稅務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建立，需要解決稅務(wù)檔案信息的采集歸檔、稅務(wù)檔案信息的管理和稅務(wù)檔案信息的查詢應(yīng)用三個(gè)問(wèn)題。從系統(tǒng)工程的角度看，稅務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，要解決組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等問(wèn)題，也就是說(shuō)要解決什么人，用什么方式，解決什么問(wèn)題。

　　一、地稅系統(tǒng)檔案的業(yè)務(wù)描述

　　地稅系統(tǒng)檔案數(shù)字化從體系結(jié)構(gòu)，或者說(shuō)產(chǎn)生來(lái)源劃分可以劃分為兩部分，兩部分的內(nèi)容產(chǎn)生的途徑和形成的過(guò)程有著明顯的區(qū)別，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)必須區(qū)別對(duì)待。第一部分內(nèi)容為行政公文檔案；第二部分為征管業(yè)務(wù)檔案。

　　行政公文檔案產(chǎn)生于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，分為收文和發(fā)文兩個(gè)類型。收文來(lái)源上級(jí)和平行部門，發(fā)文來(lái)源于本系統(tǒng)(單位)。對(duì)于現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化并未在國(guó)家行政機(jī)關(guān)通用(或未應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng))，即各部門之間的公文互相不能直接調(diào)用，還是以紙質(zhì)文件形式傳遞，為了各自的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)的運(yùn)行，來(lái)文多以掃描件的形式錄入系統(tǒng)中。收文以圖片文件的形式保存于系統(tǒng)中。而圖片形式文件的最大特點(diǎn)是不可修改性和不可全文檢索性，這就構(gòu)成了其在數(shù)字檔案形成中的特殊性。必須在進(jìn)行數(shù)字化檔案歸檔過(guò)程中進(jìn)行特別處理。

　　發(fā)文檔案產(chǎn)生于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)本身，是以電子檔案形式存在的，對(duì)于數(shù)字檔案的歸檔工作相對(duì)簡(jiǎn)單。由于是電子檔案，其可編輯性和可檢索性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)好于圖片型電子文檔。但稅務(wù)部門的發(fā)文文檔，其內(nèi)容多為政策法規(guī)，有其不可更改性，因此在發(fā)文進(jìn)行數(shù)字化歸檔時(shí)就必須考慮文件的加密需求。

　　地稅征管業(yè)務(wù)檔案來(lái)源于稅收征管系統(tǒng)，采用流行的多層架構(gòu)體系，以O(shè)racle數(shù)據(jù)庫(kù)為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理系統(tǒng)。存儲(chǔ)的信息除征收數(shù)據(jù)外，還包含了大量的納稅人登記信息、征管信息、減免審批信息、發(fā)票信息等文檔信息。這些文檔信息就構(gòu)成了稅務(wù)的征管檔案。

　　二、地稅系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理功能需求及實(shí)現(xiàn)

　　地稅系統(tǒng)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)的總體功能需求，包含日常管理和系統(tǒng)管理兩部分內(nèi)容。日常管理包括歸檔管理、網(wǎng)上服務(wù)和應(yīng)用管理等內(nèi)容；系統(tǒng)維護(hù)包括數(shù)據(jù)維護(hù)和系統(tǒng)管理等內(nèi)容。

　　1．日常管理。

　　(1) 檔案數(shù)字化歸檔管理。地稅系統(tǒng)檔案系統(tǒng)的數(shù)字化歸檔包含三個(gè)方面：其一是紙質(zhì)實(shí)物檔案的歸檔管理。紙質(zhì)實(shí)物檔案按照數(shù)字檔案系統(tǒng)的要求，將檔案電子化(縮微或掃描)形成數(shù)字化文檔后登記人數(shù)字檔案系統(tǒng)中。歸檔功能的包括六部分：文檔追加：一是自動(dòng)編制文件序號(hào)、標(biāo)題唯一索引標(biāo)記、人工主題詞錄入、引入正文；二是文檔歸檔：編輯；對(duì)單個(gè)條目進(jìn)行編輯；三是文檔排序：對(duì)文檔按一定條件排序；四是文檔移動(dòng)：移動(dòng)文檔條目；五是刪除：刪除無(wú)效文檔條目；六是：鑒定一對(duì)文檔進(jìn)行鑒定。需要說(shuō)明的是，以上功能對(duì)有稅務(wù)OA系統(tǒng)和稅收征管系統(tǒng)歸檔的檔案文件管理同樣有效。其二是稅務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)產(chǎn)生的檔案數(shù)字化歸檔。采集OA系統(tǒng)公文文頭紙內(nèi)的信息形成“公文信息項(xiàng)”，設(shè)定“保存期限”。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)將文檔進(jìn)行分類，將正文主體進(jìn)行規(guī)格化處理(加密，主要對(duì)發(fā)文)后導(dǎo)人數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。其三是稅收檔案的數(shù)字化歸檔管理。類似OA系統(tǒng)的數(shù)字化歸檔，稅收檔案的歸檔是將征管系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔，經(jīng)整理后導(dǎo)人檔案管理系統(tǒng)。南開(kāi)征管系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案都是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，歸檔的自動(dòng)化程度更高。歸檔由系統(tǒng)編寫的接口摸塊負(fù)責(zé)完成。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中建立歸檔任務(wù)，定期由管理人員觸發(fā)進(jìn)行歸檔工作(一般一年一次)。

　　(2)業(yè)務(wù)管理。業(yè)務(wù)管理包括五部分。一是編目：打印歸檔文件目錄；打印檔案交接表；打印目錄封面。二是統(tǒng)計(jì)：全庫(kù)統(tǒng)計(jì)；分類統(tǒng)計(jì)；指定條件統(tǒng)計(jì)；統(tǒng)計(jì)結(jié)果打印與輸出。三是借閱：實(shí)體檔案借閱登記；借閱申請(qǐng)監(jiān)控；網(wǎng)上查閱臨時(shí)授權(quán)；期限屆滿自動(dòng)撤銷。四是歸還：實(shí)體檔案歸還登記；實(shí)體檔案催還通知；過(guò)期標(biāo)識(shí)自動(dòng)生成。五是銷毀：編制待銷毀文件目錄；檔案銷毀審批；檔案銷毀；日志存檔。

　　(3)系統(tǒng)維護(hù)管理。系統(tǒng)維護(hù)管理主要完成以下工作：一是系統(tǒng)配置管理，主要完成系統(tǒng)各接口參數(shù)設(shè)置；二是報(bào)表配置管理，主要完成各種報(bào)表生成格式、參數(shù)及內(nèi)容的配置管理；三是用戶權(quán)限管理，用于用戶使用系統(tǒng)的權(quán)限控制；四是系統(tǒng)日志管理，用于系統(tǒng)日志的導(dǎo)人、導(dǎo)出、截取的操作。數(shù)據(jù)備份，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以應(yīng)對(duì)安全威脅。

　　(4)系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)。數(shù)據(jù)維護(hù)設(shè)置如下功能：數(shù)據(jù)的導(dǎo)人導(dǎo)出、批量編輯、批量刪除、批量移動(dòng)、標(biāo)號(hào)唯一性檢查、標(biāo)號(hào)唯一性檢查、標(biāo)號(hào)重排。

　　2．?dāng)?shù)字化稅務(wù)檔案的應(yīng)用一網(wǎng)上服務(wù)。稅務(wù)檔案網(wǎng)上服務(wù)主要包括如政策法規(guī)公告等。這些內(nèi)容對(duì)社會(huì)公眾開(kāi)放。在稅務(wù)網(wǎng)站上設(shè)置相應(yīng)的展示平臺(tái)，由檔案管理人員定期從數(shù)字檔案系統(tǒng)中向網(wǎng)站發(fā)布，其發(fā)布形式如下：

　　3．?dāng)?shù)字化稅務(wù)檔案的應(yīng)用。稅務(wù)檔案應(yīng)用管理主要完成檢索、調(diào)閱檔案等應(yīng)用工作。專業(yè)用戶可對(duì)全部或指定類別的檔案進(jìn)行全文檢索，也可以按著錄項(xiàng)進(jìn)行組合條件檢索，對(duì)檢索結(jié)果可以進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印等操作。專業(yè)用戶在檢索到所需要的歸檔文件后，可以直接點(diǎn)擊以查看著錄信息和附加的電子文件。如果系統(tǒng)提示當(dāng)前用戶無(wú)權(quán)瀏覽，則可以選擇一個(gè)或多個(gè)無(wú)權(quán)瀏覽的文件，點(diǎn)擊“申請(qǐng)授權(quán)”按鈕，提交網(wǎng)上查閱授權(quán)申請(qǐng)。經(jīng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的借閱審批流程，由主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可由檔案管理員授予申請(qǐng)人在網(wǎng)上查看這些歸檔文件著錄信息和附加的電子文件的臨時(shí)權(quán)限。網(wǎng)上查閱授權(quán)申請(qǐng)和實(shí)體檔案借閱申請(qǐng)中的申請(qǐng)人姓名、工作單位、申請(qǐng)日期由系統(tǒng)自動(dòng)生成，其他信息項(xiàng)由申請(qǐng)人填寫。

　　三、實(shí)行地稅系統(tǒng)檔案數(shù)字化需求實(shí)現(xiàn)中應(yīng)注意的問(wèn)題

　　1、必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)錄入前的資料審核。資料整理是檔案電子化工作中的一個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，準(zhǔn)備不充分會(huì)造成數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容與名稱不對(duì)應(yīng)或資料殘缺不全等現(xiàn)象。這要求在檔案錄入或掃描前，必須加強(qiáng)審核，對(duì)錯(cuò)誤或模糊不清的書面檔案資料（如未簽字的申報(bào)表、填寫不全的稅務(wù)登記表等）必須及時(shí)改正后才能掃入微機(jī)。

　　2、錄入過(guò)程中應(yīng)注意按順序操作。稅收檔案在向數(shù)子化管理方向推進(jìn)的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況，分清輕重緩急，將那些利用價(jià)值較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理，循序漸進(jìn)錄入數(shù)據(jù)，可以取得“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

　　3、應(yīng)注意錄入后的電子資料保管。電子檔案資料雖然不怕蟲蛀、霉?fàn)�，但也有其自己的缺點(diǎn)，其是存儲(chǔ)在微機(jī)中的一系列數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生中毒、計(jì)算機(jī)硬盤損壞等，將會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失，因此要加強(qiáng)對(duì)已錄入的數(shù)據(jù)的保存，在加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)安全管理的同時(shí)，可定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)不丟失；還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密處理，防止人為的數(shù)據(jù)破壞。

　　4、應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的利用。

　　檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案能為征管所用，而電子化就是為了提高檔案的利用率，更好地服務(wù)于征管，強(qiáng)化征管基礎(chǔ)建設(shè)工作，因此要加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的宣傳，讓人人都了解并會(huì)查詢檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案電子化的真正目的。

　　地稅系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化是信息化社會(huì)檔案管理的必經(jīng)之路。將“一戶式”管理和征管資料的科學(xué)歸檔作了有機(jī)的融合，并借助現(xiàn)代化手段，對(duì)于稅務(wù)檔案的分類和利用必將開(kāi)創(chuàng)一個(gè)嶄新的未來(lái)。目前，江蘇省地稅局電子檔案管理系統(tǒng)的正式實(shí)施為稅務(wù)檔案管理信息化提供了良好的平臺(tái)，因此它的發(fā)展必將不斷深入。隨著信息化新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，檔案管理必將朝著，程序化、簡(jiǎn)單化、便捷化、人性化的方向發(fā)展，為檔案的有效利用提供優(yōu)良平臺(tái)。

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