對(duì)大部分職場中人而言，年終總結(jié)報(bào)告很可能只是一份例行公事的“家庭作業(yè)”，你甚至不能確定自己辛苦逐字逐句(或是七拼八湊)碼足的幾千上萬字，會(huì)不會(huì)被頂頭上司瞥上一眼。但是也許沒人敢對(duì)這個(gè)“一年一度”的總結(jié)怠慢。如何避免在總結(jié)中避免犯錯(cuò)?那么你就應(yīng)該避免走入以下六大誤區(qū)。
誤區(qū)一：“總結(jié)一定要低調(diào)”
我們從小接受的教育就是：做人一定要謙虛，不要過于表現(xiàn)自己。托爾斯泰曾經(jīng)說過一句話：與其說得過分，不如說得不全，切忌浮夸鋪張。尤其對(duì)于需要配合的部門之間，經(jīng)理人往往更愿意充當(dāng)一個(gè)教練、智囊的角色。因此，“低調(diào)為人”是這類經(jīng)理們普遍的職業(yè)心態(tài)。
于是，“低調(diào)”的總結(jié)中總是貫穿著“在上級(jí)的關(guān)懷和同仁的共同努力下”、“在領(lǐng)導(dǎo)的英明決策下”這類的套話，難免讓人覺得言之無物。因此，總結(jié)中要增加實(shí)質(zhì)內(nèi)容，而非過多的官話、套話。還有一種情況是，把自己的失誤總結(jié)得過于細(xì)致。這種“放大缺點(diǎn)”的做法，更會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)懷疑你的能力。
而裝模作樣地所謂“自我檢視”，就使得年終總結(jié)難免帶有更多的壓抑與灰色。
其實(shí)，我們不妨走出窠臼，重新審視一下現(xiàn)實(shí)。
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷提升，許多領(lǐng)導(dǎo)人越來越放權(quán)，客觀地說即便是直線領(lǐng)導(dǎo)也并不能充分了解每一名下屬的工作情況。因此，下屬不要再幻想自己的所作所為“領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)看在眼里、記在心上”，他沒有那么多時(shí)間，也沒有那么細(xì)膩的心思。我們需要通過總結(jié)來溝通、來展現(xiàn)自己取得的成績，往往會(huì)贏得更多的理解和支持!事實(shí)上，總結(jié)也是一個(gè)加強(qiáng)上下級(jí)溝通、加深了解的過程。
因此，一份智慧與自信的總結(jié)，一定會(huì)讓你的上司對(duì)你刮目相看。同時(shí)，作為部門經(jīng)理，你的總結(jié)不僅關(guān)系到自己在上司心中的印象，甚至還關(guān)系到本部門在上司心中的印象。因此，適度 “當(dāng)仁不讓”地表現(xiàn)自己的“作為”，越來越具有現(xiàn)實(shí)意義。
誤區(qū)二：“總結(jié)就是要格式化”
其實(shí)，總結(jié)也是一個(gè)人思維模式的體現(xiàn)。比如，A君是理工科出身的項(xiàng)目經(jīng)理，他習(xí)慣于用數(shù)字說話，他的總結(jié)通常都是數(shù)字和圖表。A君認(rèn)為：這樣的總結(jié)清晰而明朗，可以客觀、量化的反映工作情況，同時(shí)由于他原來的老板很喜歡這種圖表方式。然而新任的老板似乎并不以為然，把他的總結(jié)比喻為“冰冷的項(xiàng)目報(bào)告”。
而B君是一位從事人力資源工作的年輕人，平日里激情四射，比較喜歡展示自己。而他的年終總結(jié)，也像他本人一樣，揚(yáng)揚(yáng)灑灑、激情飛揚(yáng)，然而，似乎又缺少了客觀的總結(jié)和系統(tǒng)性思考，讓人們熱血沸騰之余，沒有看到什么真正的內(nèi)容。
因此，年終總結(jié)既不能只有客觀數(shù)據(jù)、理性分析的“一目了解”，也不能是紀(jì)實(shí)文學(xué)似的長篇報(bào)道，而應(yīng)該是一個(gè)有系統(tǒng)性的報(bào)告，既有表格、圖表作為輔助，又要有清晰明朗的文字匯報(bào)。
同時(shí)，在年終總結(jié)的匯報(bào)形式上，也可以充分利用多媒體演示的方式，給領(lǐng)導(dǎo)和同仁做一個(gè)更為直觀和生動(dòng)的年終匯報(bào)。
總之，一個(gè)能被上司贊許的總結(jié)，是需要能“跳出來”的總結(jié)。當(dāng)然，前提是摸清并符合上司的要求與口味。
誤區(qū)三：“報(bào)喜不報(bào)憂是上策”
在總結(jié)中，大部分人都希望談及自己得意的事，而對(duì)于錯(cuò)誤、失誤、不愉快會(huì)不自覺的避重就輕，這也是可以理解的。就像職場人士在追求成功和逃避痛苦時(shí)，往往會(huì)不自覺的給自己一些心理暗示。比如：“自己非常優(yōu)秀”、“他們都沒有眼光”等等有利于自己的心理暗示。因此，人們也更愿意談及自己的成功方面，以使自己保持積極向上的精神狀態(tài)。
因此，許多人都會(huì)有報(bào)喜不報(bào)憂的傾向。有的公司規(guī)定：在總結(jié)中，一定要至少總結(jié)出自己的三點(diǎn)失誤和不足。但是有人依然會(huì)避重就輕，只談些無傷大雅的小失誤，甚至明貶暗褒的“好缺點(diǎn)”。
當(dāng)然，歷史總有歷史的原因。有一個(gè)部門經(jīng)理人說：我以前也愛總結(jié)自己的失誤和不足，但是發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為是你的能力不行，甚至?xí)３Ｄ眠@個(gè)說事兒，或者需要你越來越多地進(jìn)行匯報(bào)，開始感覺是領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心，但后來卻有不被別人信任的感覺，非常不舒服。
但是，你是否想過：如果你不主動(dòng)提及失誤，當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)你的失誤時(shí)，你又該如何應(yīng)對(duì)呢?“只重結(jié)果不重過程”的領(lǐng)導(dǎo)越來越少了，領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)并且需要知道真實(shí)的情況，包括失誤的原因。
一位部門經(jīng)理說：面對(duì)失誤，我會(huì)更重視分析原因和改進(jìn)的對(duì)策，同時(shí)，我也要讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到失誤并不是一個(gè)原因造成的。比如：有的失誤包括部門間的配合不利，下屬執(zhí)行層的偏差，領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督控制不利等原因，但是我認(rèn)為最重要的還是總結(jié)該如何避免這種失誤再次發(fā)生，我要提出改進(jìn)的方向和方法。
誤區(qū)四：“總結(jié)就要面面俱到”
年終總結(jié)對(duì)于部門經(jīng)理來說，不僅是要總結(jié)自己，而且還要總結(jié)部門情況，要盡可能全面地反映出一年的工作情況。但是，這里所說的全面絕對(duì)不是事無巨細(xì)，更不是月總結(jié)或者周總結(jié)的堆砌，一定要抓住這一年來的工作重點(diǎn)和幾個(gè)突出的成績、亮點(diǎn)進(jìn)行闡述，不能讓領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生“事情做了不少，但都印象不深”之感�？偨Y(jié)既要有需要濃墨重彩的渲染，也要有點(diǎn)到為止的內(nèi)斂，所謂張弛有度，層次分明。
在總結(jié)來年的計(jì)劃和展望時(shí)，往往存在只有“輪廓”而沒有“清晰線條”的感覺。其實(shí)，這也能體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的文化，是細(xì)致還是粗放。
有一個(gè)外企經(jīng)理人說：我們?cè)谀杲K總結(jié)時(shí)，除了要總結(jié)今年做的事情外，還要我們寫下自己第二年要做的100件事情。我開始覺得，這太恐怖了，工作上能寫出要做的50件事，就相當(dāng)不容易了。但是這就是我們企業(yè)的文化：追求計(jì)劃性。最后，我總結(jié)的這100件事情中，不僅包括工作計(jì)劃，還包括了與同事之間要處理好的事情，個(gè)人工作與生活的事情等等，更像是個(gè)人來年的人生規(guī)劃，回頭看一下覺得還挺有意義的。
誤區(qū)五：“總結(jié)難免臨陣磨槍”
年底的業(yè)務(wù)通常都是最忙的。可年終總結(jié)這時(shí)還要“湊熱鬧”，又要忙業(yè)務(wù)又要寫總結(jié)，怎能不臨陣磨槍、不草草了事?
其實(shí)非也。
許多部門每周、甚至每日都會(huì)開例會(huì)，而例會(huì)上的總結(jié)恰恰是年終總結(jié)時(shí)可以參考的素材。因此，一份好的年終總結(jié)不是臨陣磨槍、拍拍腦袋就能成就的，它其實(shí)也需要日常的積累和進(jìn)行階段性總結(jié)。只有把平時(shí)的總結(jié)做好了，才能“多快好省”地寫出一份到位的年終總結(jié)。
同時(shí)，總結(jié)和工作其實(shí)是一個(gè)互相促進(jìn)的過程。尤其作為中層管理者，如果你注意總結(jié)和積累，在日常工作中就能不斷地改善部門工作狀況，那么年終總結(jié)中能有更豐富的內(nèi)容，并且在不斷改善中，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)領(lǐng)略你的管理方式、管理思路和管理能力，從而會(huì)對(duì)你有更為準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。
總之，總結(jié)是在動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程中，形成的成績與問題，也是在這個(gè)動(dòng)態(tài)的過程中，不斷地化解和解決。而總結(jié)的意義也在于通過不斷地總結(jié)，使個(gè)人、部門和企業(yè)規(guī)避錯(cuò)誤，取得更好的成績。
誤區(qū)六：“總結(jié)要向全體匯報(bào)”
許多單位做年終總結(jié)，都是采取在全體同仁面前進(jìn)行匯報(bào)的形式。但其實(shí)，并不是所有的總結(jié)都適合全體會(huì)的形式，也應(yīng)該分為“匯報(bào)總結(jié)”和“書面總結(jié)”。也就是說，員工在集體匯報(bào)時(shí)，只總結(jié)工作內(nèi)容，比如一年來已經(jīng)完成了哪些任務(wù)，或者超額完成了多少，還未完成哪些任務(wù)，對(duì)于工作失誤要分析原因，制定來年的工作計(jì)劃等等。
但對(duì)有些問題可能只適合向上司匯報(bào)，因此這一部分不妨只作為書面匯報(bào)。否則年終總結(jié)會(huì)上，聽到的難免是“形勢(shì)一片大好”的喜訊，而少了些深刻而沉痛的反思。
對(duì)于一些需要書面匯報(bào)的內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)審閱后，也可以事后再與匯報(bào)者進(jìn)行一對(duì)一的交流�？傊�，年終總結(jié)無論形式如何，關(guān)鍵是要看總結(jié)的效果如何。
走出年終總結(jié)的六大誤區(qū)