隨著全球經(jīng)濟一體化進程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時商務信函就成了取代親自拜會的一種便宜有效的溝通媒介。我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實力�！耙环夂玫纳虅招藕兄诖龠M和發(fā)展同客戶的關系，在促進達成新的業(yè)務方面起著積極的作用�！�(摘自《丹尼爾·肯尼迪方法：推銷信創(chuàng)造的奇跡》)所以在寫作時我們應該嚴格遵守并且靈活運用“7C”原則：
Completeness(完整) Concreteness(具體)
Correctness(正確) Conciseness(簡潔)
Clearness(明晰) Courtesy(禮貌)
Conscientiousness(誠意)
這七個原則是商務信函寫作的最基本的指導原則，對于寫好一封商務信函起著很重要的作用。
我們知道，在商務活動中，時間和效率對于每一個商務人士來說都是非常重要的。在和自己的貿(mào)易伙伴合作和交流的每一個環(huán)節(jié)上，我們都要盡可能地減少給對方造成時間浪費，以便對方能夠在同我們的商務交往中提高效率。寫作商務信函最直接的目的就是進行有效的溝通和交流，簡潔的表達與有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商務信函的寫作重點應始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點。簡潔就是用最簡單的話語準確地表達自己的意思。而無需以犧牲完整、具體、禮貌為代價。一般不需要禮節(jié)性地寒暄，最好是開門見山、直入主題;語言精練，言簡意賅。信函中的冗言必須省去，盡可能地將交易的詳細事項整理后，簡潔地向?qū)Ψ疥愂�，要盡可能地避免毫無重點而羅嗦冗長地寫上好幾張的情形。讓對方很清楚地了解你想說什么，非常輕易地領會你的意圖，從而快捷迅速地做出反應。
在商務寫作過程中，筆者認為簡潔是最重要的一個環(huán)節(jié)，同時也是最難做到的。所以下面我將對簡潔原則從全文組織結構、段落、句子和詞匯這四個方面作一些研究和探討。
一、 壓縮篇幅，刪繁就簡。
(一) 3W式結構。
一封商務信函的全文結構可以用3W 來表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ;What’s the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。我們在上文中已經(jīng)提到過，商務信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長、拖沓、空洞、開頭就不得要領的信函第一眼看到會讓人感到厭煩，從而對寫信人的印象大打折扣。
1、第一部分(Why do you write the letter?)：在信函的一開頭就要目的明確、簡明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：
例(1)：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
這樣的開頭直接告訴對方寫信是為了回復對方4月15日讓己方對三月份的訂貨付款的來信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時候可以有充分的心理準備,或者把注意力集中在問題的重點上。不會因為一些無關緊要的寒暄而分散注意力。
在這方面，我們最應該注意的就是避免中國式的寒暄和問候，不要為了追求客氣而落入俗套。
例(2)：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長，而且會給收信人一種錯覺：這是一封朋友之間相互問候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時再看，很可能會因為延遲閱讀而給雙方帶來無可彌補的損失。
2、第二部分(What’s the detailed reason?)：即商務信函的征文，敘述事實或者理由來支持信里的第一句。會顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實或者理由合并成最重要的一點或者兩點，在不影響清楚準確的基礎上越簡潔越好。如：
例(3)：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
簡明地告訴對方未按時付款的原因是因為會計生病了，沒有一句多余的話，既解釋了未按時付款的原因，又道了歉。沒有讓人感覺既討厭又煩人的羅嗦。要記�。耗悴皇窍虢o收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見，接受你的要求。所以，寫商務英文信函的一個主要原則和技巧就是要寫的簡潔明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：結尾是提出要求或者提請注意。不要有任何多余的話，因為那樣可能會使寫信人的要求不夠明確突出，簡潔的表達更能突出重點，以便對方對你的來信及信中提到的內(nèi)容做出及時迅速的處理。如：
例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
短短的一句話就告訴了對方兩層意思：①隨信附上了100萬美元的支票;②受到支票后請通知寫信人。
以上例(1)、(3)、(4)構成了一封重點突出、清楚明白的商務回復信。簡明扼要，沒有一句冗言、廢話，也沒有一句虛禮客套。套用一句稱贊美女的話說就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少�！�，可謂商務英文信函中的上佳之作。
當然，我們還需要注意要求簡潔并不是要使商務信函像電報一樣，沒有一個多余的詞。有時為了給書信增添幾分人情味，加上一些詞語和句子也屬于商務書信寫作的一種策略和技巧。問題是寫作者如何把握好“簡”和“繁”之間的這個“度”。刪繁就簡是必須的，但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無實際意義的、重復和累贅的字、詞、短語和句子。
(二)避免客套羅嗦、語義重復。
如果可以用40個字寫完一封信,卻花了100個字作長篇累牘的敘述,這樣的寫作者實在是最令人討厭的時間殺手。不僅浪費了自己的時間，也給別人帶來了不必要的麻煩。所以在寫作商務信函時要盡可能地使用通俗易懂的語言作簡明扼要的陳述，避免用陳舊的套話( cliché )和沒有什么實際意義的詞語。刪掉那些不必要的羅嗦的字句。如：
例(5)：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.
(我們很想知道您是否允許我們將交貨時間延期二十天，如果你方友好地容許我方延期二十天交貨，請速電復無誤。)
本句由42個單詞組成，要求將交貨日期延遲二十天。表達上的過分客氣使得句子冗長而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”這一表達在意義上也很含糊，為了更好的表達主要意思，這句可以改寫為：
Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.
(如果統(tǒng)一我方將交貨時間延期至四月二十一日，請速電復。)
例(6): With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.
這段話只有一個重點，那就是寫信者很樂意多給讀信者90天的時間來支付3月20日到期的貨款。可就在這段話中有兩句多余的話。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”純屬多余，因為這是給對方的回信，只要寫信者提到同意放寬付款期限，讀信者就一定知道是關于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放寬付款期限在一項商業(yè)貿(mào)易中是一件很重要的大事，任何人都會慎重考慮的，對方從你的口氣中已經(jīng)知道了你是經(jīng)過深思熟慮之后才做的決定。在這里寫出來不僅顯得多此一舉，而且會使讀信人覺得寫信人有一種施恩惠給自己的意思，極其不禮貌。根據(jù)以上分析，原稿可以修改為：
We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.
你會發(fā)現(xiàn)原稿(英文)一共用了46個字，而修改后的只用了17個字。如你所見，刪除多余的字詞并無損語意的清晰程度，這次的文字手術反而更加突出了所要傳遞的信息。
二、給“臃腫”的段落“瘦身”。
在商務英文信函寫作中，我們要小心避免寫出那些讓讀信人一看就得摒氣凝神的“臃腫”段落。整塊整塊密實的文字，在每天要讀十幾封甚至幾十封信的讀信人看來，就像一座座的大山屹立于眼前，成為閱讀的最大障礙。會讓人由于細心理上的原因感覺你在羅嗦寫廢話。因此，寫作者應該想盡一切辦法給它們“瘦身”。把較長的段落拆解成幾段。一般的劃分段落的原則是“一個段落只表達一個意思(A paragraph for each point is a good general rule.)”(摘自周邦友《英語應用文大典》第76頁)如：
例(7)：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. 以上這封信只有一段，共有兩句話。第一句39字，第二句66句。 讀后雖然能基本了解其內(nèi)容，但讀起來很不舒服。而且看起來臃腫，信的內(nèi)容大體有三點：
1. 伊朗中央銀行因外匯原因，通知個商業(yè)銀行從五月三日起停止開立信用證;
2. 這臨時措施，新的進口政策一訂，這個措施可能取消;
3. 希望對方隨時告知有關情況。
按照這三點，適當?shù)貏澐侄温洌研胖匦赂膶懭缦拢?/p>
It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.
Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.
We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.
修改過后的段落并沒有增加或者減少任何一個詞語，也沒有改變原來句子的意思或者表達方式，只是按照意思將其恰當?shù)貏澐至硕温�。較之原文，修改后的信函讀起來比較清楚易懂，看起來也很簡練，更加容易讓人接受。