(二)檔案保管
1、會計檔案的保管要求
會計檔案室應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應備有適應得防火器材;
采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;
會計檔案室內(nèi)應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀;
會計檔案室內(nèi)保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕;
設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;
會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
2、會計檔案的借閱
公司內(nèi)部各部門需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸放原處;需要查閱入庫檔案室必須持本單位領(lǐng)導批準證明，經(jīng)財務部領(lǐng)導同意，方能由檔案管理人員接待查閱。
會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)公司總經(jīng)理和財務部門經(jīng)理批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)，限期歸還;查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
公司應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度和會計檔案查閱登記簿，詳細記載有關(guān)內(nèi)容。
3、會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
本規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照下表所列期限執(zhí)行。
會計檔案保管期限表
順序號 檔 案 名 稱 保 管 期 限 備 注
一、會計憑證類
1 原始憑證、記賬憑證和匯總憑證 15年
其中：涉及外事和對私改造的會計憑證 永久
2 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 3年
二、會計賬簿類
3 日記賬 15年
其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年
4 明細賬 15年
5 總賬 15年 包括日記總賬
6 固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年
7 輔助賬簿 15年
8 涉及外事和對私改造的會計賬簿 永久
三、會計報表類 包括各級主管部門的匯總會計報表
9 主要財務指標快報 3年 包括文字分析
10 月、季度會計報表 5年 包括文字分析
11 年度會計報表(決算) 永久 包括文字分析
四、其他類
12 會計移交清冊 15年
13 會計檔案保管清冊 25年
14 會計檔案銷毀清冊 25年
(三)檔案移交
會計檔案管理員工作變動時，要辦理會計檔案移交手續(xù)。
移交時，由原管理員編制會計檔案移交清冊，列明會計檔案所屬會計檔案名稱卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、己保管期限等內(nèi)容。
交接雙方應就移交清冊所列內(nèi)容逐項清查無誤后辦理交接，并由分管領(lǐng)導負責監(jiān)交。
交接完畢，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
檔案管理人員工作調(diào)動時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開工作崗位。
(四)會計檔案的銷毀
會計檔案保管期滿由檔案管理人提出銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊。
會計檔案要銷毀時，報總經(jīng)理批準后銷毀。
銷毀會計檔案，由公司共同派員監(jiān)銷。
監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，要按會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。
銷毀后，監(jiān)銷人應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本公司負責人。
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其它未了事項的原始憑證，不得銷毀。應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第十三章 發(fā)票和收據(jù)的使用管理
第十七條 發(fā)票和收據(jù)的使用管理
1、企業(yè)必須按發(fā)票管理規(guī)定，正確使用發(fā)票。發(fā)票和公司收據(jù)不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓，不得代其他單位開發(fā)票。
2、發(fā)票及收據(jù)的填寫必須字跡清楚，不得涂改，如填寫有誤，應另行開具發(fā)票及收據(jù)，并在誤填的發(fā)票上注明“作廢”字樣。開具的收據(jù)必須在備注欄內(nèi)注明“收到發(fā)票后此收據(jù)自動失效”。
應對發(fā)票實行專人管理，尤其是增值稅專用發(fā)票應妥善保管，防止丟失、被盜。如因保管不善，遺失發(fā)票及收據(jù)，造成后果由發(fā)票保管人負責。
3、發(fā)票丟失應立即向主管稅務機關(guān)和財務部負責人報告，并登報予以公告。
4、企業(yè)必須憑合法的發(fā)票入賬，凡與企業(yè)成本、費用、資產(chǎn)有關(guān)的付出，均應索取合法發(fā)票。
5、一般發(fā)票及收據(jù)由財務部檔案保管人員統(tǒng)一負責收發(fā)及建檔保管;增值稅專用發(fā)票的購買與保管由辦稅員負責。
第十四章 財務保密制度
第十八條 財務保密制度
1、會計憑證、賬薄、報表、財務情況說明書(財務會計報告)，經(jīng)營意向、決策資料，財務安排、關(guān)系客戶資料、財務會議記錄，公司有關(guān)財務規(guī)章制度、證件、印章，會計數(shù)據(jù)、會計資料及其會計載體(包括計算機、稅控裝置及程序、電算化程序、備份文字數(shù)據(jù)的軟盤、光盤及移動硬盤等)，財務設(shè)備等各種資源管理，均適用保密制度，未涉及事項依有關(guān)規(guī)定或參照本制度執(zhí)行。
2、公司財務人員在其職責范圍內(nèi)對本制度第一條所列各種資源享有不同職別相應的知情權(quán)和管理權(quán)。
3、主管會計在其職責范圍內(nèi)，按會計核算期準確及時地填制會計憑證、登記會計賬薄、編制并報送各種報表、編寫財務會計報告，定期將其整理裝訂成冊進行臨時性保管，并在規(guī)定時間內(nèi)及時移交給會計檔案管理部門按《會計檔案管理辦法》進行管理。在臨時保管期間，財務負責人有權(quán)現(xiàn)場查閱和審查憑證、賬薄、報表及報告。其他任何人不得在未經(jīng)財務負責人批準的情況下出借或復印會計憑證、賬薄、報表及報告。
4、各財務人員及其負責人不得在未經(jīng)公司總經(jīng)理同意的情況下將其掌握的經(jīng)營意向、決策資料，公司有關(guān)規(guī)章制度，證件及會計載體等出借、出租或復印、拷貝給任何人使用。
5、對于財務專用計算機，由財務負責人指定專門人員設(shè)置使用密碼。其他人員只能通過專人或財務負責人開機或同意后方可使用計算機，專人和財務負責人對該計算機的安全與操作承擔責任。
6、財務人員對于重要的文字數(shù)據(jù)必須及時備份，備份文字數(shù)據(jù)的軟盤、光盤及移動硬盤等各種會計載體由財務負責人指定專人統(tǒng)一負責保管。其他人如需使用必須經(jīng)財務負責人批準后方可借用并及時退回。
9、對于印章的使用，其專門負責人在職責范圍內(nèi)按程序進行使用和登記，對于特殊事項，必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準后方可使用，并進行相應登記。
10、對于財務保險柜、文件保密柜等財務專用設(shè)備，其使用人必須牢記使用密碼，專人專用，但使用人必須將其操作密碼和一把備份鑰匙交財務負責人封存保管。
11、凡違反上述規(guī)定者，視其情節(jié)嚴重程度，給予相應處罰。