如何做好會(huì)議發(fā)言

時(shí)間：2024-11-01 20:00:06 學(xué)人智庫(kù) 我要投稿

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如何做好會(huì)議發(fā)言

　　會(huì)前準(zhǔn)備一個(gè)討論題目和開(kāi)會(huì)時(shí)對(duì)題目闡述的順序

如何做好會(huì)議發(fā)言

　　準(zhǔn)備階段

　　寫(xiě)出目標(biāo)

　　選擇要點(diǎn)

　　增加支持材料

　　寫(xiě)出過(guò)度性語(yǔ)言

　　寫(xiě)出預(yù)覽和總結(jié)

　　設(shè)計(jì)開(kāi)場(chǎng)白

　　設(shè)計(jì)結(jié)束語(yǔ)

　　發(fā)言階段

　　介紹：

　　開(kāi)場(chǎng)白

　　你的介紹

　　會(huì)議目標(biāo)

　　(也可以在這里進(jìn)行你的介紹)

　　預(yù)評(píng)

　　主體：

　　三個(gè)要點(diǎn)

　　支持材料

　　兩個(gè)過(guò)渡

　　結(jié)束語(yǔ)：

　　總結(jié)

　　對(duì)以后要做的事的陳述

　　不要等到最后一刻才開(kāi)始為公開(kāi)發(fā)言做準(zhǔn)備，將你所選擇的題目劃分為多個(gè)階段，在正式發(fā)言前，為每個(gè)階段分配足夠的時(shí)間做實(shí)際練習(xí)，這是在會(huì)議前能夠找到的最好的克服緊張的辦法。

　　準(zhǔn)備階段的順序：

　　1. 寫(xiě)出目標(biāo)。你希望令人們?nèi)プ鍪裁?通過(guò)發(fā)言，你希望完成什么任務(wù)?那是你的目標(biāo)---發(fā)言的目標(biāo)。不要把你發(fā)言的要點(diǎn)與你的會(huì)議目標(biāo)混淆。目標(biāo)是一個(gè)簡(jiǎn)單的陳述，通常只有一句話(huà)，它表明了你發(fā)言的核心思想。目標(biāo)是你要準(zhǔn)備的第一個(gè)要素，因?yàn)槟闼械陌l(fā)言都是以此為中心而展開(kāi)的。

　　發(fā)言人可以是活躍的，并準(zhǔn)備吸引人的視聽(tīng)材料;但是如果聽(tīng)眾無(wú)法明白發(fā)言者所傳達(dá)的信息意圖，或者他們?cè)隈雎?tīng)完所傳達(dá)的信息后想不起來(lái)他們應(yīng)該做什么，那么該發(fā)言顯然缺少了清晰的目標(biāo)。一個(gè)發(fā)言通常是為了讓人們理解某些事，或者激發(fā)人們真正去做某些事。在介紹自己之后或者介紹自己之前，不要忘記告訴你的聽(tīng)眾會(huì)議的目標(biāo)是什么。

　　2. 選擇要點(diǎn)。你的要點(diǎn)越簡(jiǎn)單和清晰，你的聽(tīng)眾就越容易記住講話(huà)的內(nèi)容。

　　如果有可能，對(duì)你的材料使用“三要點(diǎn)規(guī)則”。大部分信息被組織成三個(gè)要點(diǎn)，基本上以聽(tīng)眾能夠理并且不會(huì)失去興趣為根本前提。全面考慮你的材料并提取要點(diǎn)，這為對(duì)內(nèi)容進(jìn)行歸類(lèi)提供結(jié)構(gòu)框架。在你對(duì)內(nèi)容進(jìn)行恰當(dāng)歸類(lèi)后，聽(tīng)眾就能更好地理解它。

　　你可以使用的組織資料的體系有：

　　按照時(shí)間的順序。要點(diǎn)可以按照時(shí)間的先后順序提出。這樣的范例包括首先發(fā)生了什么、然后發(fā)生了什么、最后發(fā)生了什么;或者按照過(guò)去、現(xiàn)在、將來(lái)的順序;或者使用第一步、第二步、第三步這樣的方法敘述。

　　按照空間的順序。提出的要點(diǎn)和地理區(qū)域相關(guān)，如東部、西部、中西部、南部;或者以地形地貌的順序，如高山、較低的地區(qū)、沙漠等。

　　按照重要性程度排序。要點(diǎn)可以按照重要性的先后順序排列。把你的聽(tīng)眾的注意力從最不重要的事情引到比較重要的事情，一直到最重要的事情。

　　按照關(guān)注點(diǎn)或者解決辦法的順序。要點(diǎn)以?xún)深?lèi)方式提出。這樣的范例包括問(wèn)題與解決辦法、優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)、反對(duì)與支持、理想與現(xiàn)實(shí)、傳統(tǒng)方法與新方法、特點(diǎn)與好處、對(duì)比與差異。當(dāng)你有6個(gè)或8個(gè)項(xiàng)目要包括的時(shí)候，使用這種方式較好，因?yàn)樗麄兡軌虬凑者壿嬯P(guān)系劃分成兩組。

　　用一些易于記憶的方法幫助人們記住你的要點(diǎn)。盡量使用每個(gè)關(guān)鍵詞首字母，形成一個(gè)人們?nèi)菀子涀〉目s寫(xiě)詞(例如，www),或者設(shè)法找到合適的詞語(yǔ)來(lái)總結(jié)你的要點(diǎn)，使這些詞語(yǔ)都以相同的字母開(kāi)頭(push,pull,protect)或者用這些詞首字母組成一個(gè)詞(如memo)。

　　3. 為每一個(gè)要點(diǎn)增加支持材料。什么將會(huì)幫助人們接受你的要求?僅有要點(diǎn)本身是無(wú)法說(shuō)服人們的。你必須提供和要點(diǎn)有關(guān)的支持材料，使你的聽(tīng)眾理解要點(diǎn)的意義，繼而幫助他們記住你的信息。

　　支持材料來(lái)自何處?內(nèi)部來(lái)源包括組織內(nèi)的信息，例如內(nèi)部的簡(jiǎn)訊和報(bào)告。訪談也會(huì)產(chǎn)生有用的材料。如果你的發(fā)言是有關(guān)改善停車(chē)場(chǎng)環(huán)境或者咖啡店服務(wù)的，對(duì)停車(chē)場(chǎng)服務(wù)人員和咖啡店經(jīng)理的訪談就很有作用。支持材料的另外兩個(gè)來(lái)源是外部資源和個(gè)人資源。外部資源包括報(bào)紙上的文章、書(shū)籍、商業(yè)期刊、電視節(jié)目或者互聯(lián)網(wǎng)。個(gè)人資源來(lái)自于你的經(jīng)歷和體驗(yàn)。

　　支持材料可能以下列方式出現(xiàn)：

　　例子。應(yīng)用“例如”“比方”這些詞，用具體的人或事來(lái)說(shuō)明你的較為籠統(tǒng)的觀點(diǎn)，這會(huì)使你的發(fā)言更加可信。應(yīng)用圖片也很有效，在可視資料的幫助下，聽(tīng)眾能更好地理解你的要點(diǎn)。

　　比較。通過(guò)與某一個(gè)聽(tīng)眾所熟悉的事情做比較來(lái)將要點(diǎn)解釋清楚，這會(huì)幫助聽(tīng)眾理解并更愿意接受你的思想。如果找一個(gè)直接的比較物不太容易，可以使用類(lèi)比的方法。類(lèi)比是說(shuō)如果兩種東西在一個(gè)相似，那么它們有可能在其他方面也相似。最后，使用對(duì)比展示出它們之間相對(duì)的地方，重點(diǎn)突出它們的差異。?

　　引用。引用名人或權(quán)威機(jī)構(gòu)的言辭,使要點(diǎn)更具說(shuō)服力。一定要確定這個(gè)“專(zhuān)家”很有名,而且你沒(méi)有濫用他們的言辭!

　　參考、事實(shí)、數(shù)字。提供來(lái)自報(bào)告或統(tǒng)計(jì)數(shù)字的大量證據(jù)來(lái)證明你的要點(diǎn)。只使用當(dāng)前最新的數(shù)據(jù)，確認(rèn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。你該使用上述的哪類(lèi)支持材料以一種均衡的方式把它們都用上不要以一種方式來(lái)支持所有的要點(diǎn)。那么，你究竟應(yīng)該使用多少支持料呢?簡(jiǎn)言之，不要讓支持材料遮蓋了你的要點(diǎn)，但是要有足夠的證據(jù)顯示出發(fā)言性和充分性。收集準(zhǔn)備好大量的相關(guān)信息。如果在第一次會(huì)議上沒(méi)有使用它，你可以在以后的會(huì)議中用到。收集得多總比沒(méi)有好!記住，為了方便使用，你一定要對(duì)信息進(jìn)行歸納。

　　提供圖片式的支持材料可以使你的聽(tīng)眾更好地理解你的要點(diǎn)

　　如果你僅僅使用圖片，什么也不說(shuō)，理解和記憶的內(nèi)容是單純的使用文字的3.5倍。

　　圖片加文字對(duì)理解和記憶的幫助是單純使用文字的6倍。

　　一段錄像片會(huì)很有用，在一個(gè)短會(huì)上不要放映超過(guò)5分鐘的短片，1分鐘或不到1分鐘的短片最好。

　　4. 在你的要點(diǎn)之間加入過(guò)渡性語(yǔ)言。過(guò)渡性語(yǔ)言能幫助聽(tīng)眾從一個(gè)要點(diǎn)轉(zhuǎn)到另一個(gè)要點(diǎn)。它們是很小但卻很關(guān)鍵的步驟。過(guò)渡性語(yǔ)言能幫助你的聽(tīng)眾跟上你的思路，使你所傳達(dá)的信息更容易被記住。作為一個(gè)發(fā)言者，你當(dāng)然知道什么時(shí)候開(kāi)始談?wù)撓乱粋€(gè)問(wèn)題，但是你的聽(tīng)眾不知道，除非你使用過(guò)渡性語(yǔ)言。

　　通常使用的過(guò)渡句有：

　　“在這兩個(gè)要點(diǎn)之后，你還會(huì)吃驚地發(fā)現(xiàn)第三點(diǎn)�！�

　　“我們已經(jīng)考慮到了優(yōu)點(diǎn)，現(xiàn)在我們來(lái)研究它的缺點(diǎn)�！�

　　“首先我們看看甲，然后我們?cè)賮?lái)研究乙;現(xiàn)在讓我們來(lái)考慮一下最重要的部分——丙�！�

　　在你發(fā)言的中間要有適當(dāng)?shù)耐ｎD。不要一口氣把所有話(huà)匆匆說(shuō)完。過(guò)渡性語(yǔ)言對(duì)你的發(fā)言有畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用，讓你看起來(lái)是一個(gè)深思熟慮的發(fā)言者，因此一定要對(duì)過(guò)渡性語(yǔ)言引起足夠的重視。幫助你的聽(tīng)眾意識(shí)到你要轉(zhuǎn)到另一個(gè)要點(diǎn)的一種方法是在說(shuō)完每一個(gè)要點(diǎn)后問(wèn)一問(wèn)他們是否還有問(wèn)題�！霸谖覀冞M(jìn)入到下一個(gè)要點(diǎn)之前, 我想問(wèn)一下大家還有什么問(wèn)題嗎?對(duì)剛才談到的要點(diǎn)還有什么需要特別說(shuō)明的嗎?”

　　5. 將你的所有要點(diǎn)用簡(jiǎn)短的句子概括出來(lái),從而使你的聽(tīng)眾記住你發(fā)言中的重點(diǎn)。不可否認(rèn),如果人們最近頻繁地聽(tīng)到一些事,他們就更有可能接受這些信息。預(yù)覽就好像是一扇窗,使聽(tīng)眾更進(jìn)一步地看清所有的要點(diǎn),而總結(jié)則再次提醒人們他們?cè)跁?huì)議中曾經(jīng)談?wù)撨^(guò)什么。

　　一個(gè)良好發(fā)言的形式

　　首先，告訴他們你將要告訴他們什么。

　　然后，告訴他們。

　　最后，告訴他們你已經(jīng)告訴他們了什么。

　　6. 設(shè)計(jì)好開(kāi)場(chǎng)白。想出一種方法來(lái)吸引人們的注意,喚起好奇心,介紹你的題目。什么能夠引起人們的注意呢?

　　引用眾所周知的權(quán)威的話(huà)。名人,政治家,作家,領(lǐng)導(dǎo)人都是很好的引用對(duì)象。陳述你的引用來(lái)源的權(quán)威性以及那些專(zhuān)家是做什么的。所引用的數(shù)字或語(yǔ)言要與你的題目相關(guān)。

　　用反問(wèn)句喚起人們的注意,因?yàn)樗鼤?huì)立刻使聽(tīng)眾參與進(jìn)來(lái)。當(dāng)你提出一個(gè)問(wèn)題時(shí),人們會(huì)在心里立刻形成他們的回答,尤其是如果問(wèn)題能引起他們的好奇心。

　　陳述性的開(kāi)場(chǎng)比較適合對(duì)事實(shí)做陳述。為了吸引注意力,對(duì)聽(tīng)眾提出一個(gè)有趣的話(huà)題,而且表達(dá)要清楚。沒(méi)有面部表情或者恰當(dāng)語(yǔ)調(diào)的陳述對(duì)你的聽(tīng)眾沒(méi)什么影響力。

　　場(chǎng)景介紹創(chuàng)設(shè)了一個(gè)情境,也能夠吸引聽(tīng)眾的注意。這種技巧強(qiáng)調(diào)了以語(yǔ)言描繪出畫(huà)面,在聽(tīng)眾的腦海里創(chuàng)設(shè)出場(chǎng)景,不妨使用一個(gè)真實(shí)或者想象的事件,讓人們閉上眼睛,然后突然把他們喚醒。

　　以佚事的方式介紹一個(gè)有趣的,吸引人的事件。利用面部表情,手勢(shì),語(yǔ)調(diào)增加趣味性,把聽(tīng)眾帶入你的發(fā)言之中。當(dāng)發(fā)言者的發(fā)言?xún)?nèi)容和聽(tīng)眾的生活有密切聯(lián)系時(shí),他們的回應(yīng)會(huì)更多,因此盡量使用生活中的事件會(huì)改善與聽(tīng)眾的關(guān)系。

　　在做過(guò)開(kāi)場(chǎng)白之后,列出要點(diǎn)之前你介紹一下你自己,介紹要簡(jiǎn)潔,切入主題,不要在介紹自己上花費(fèi)太多的時(shí)間,要講解清楚,具體,讓聽(tīng)眾明白你為什么選擇這個(gè)會(huì)議題目,例如:

　　(開(kāi)場(chǎng)白)“你是否曾隨著熱氣球升空?我曾經(jīng)有此經(jīng)歷,現(xiàn)在我就來(lái)告訴你它是多么的有趣!”

　　(介紹)“你好!我叫__________�！�

　　(你的背景)“雖然我只在空中翱翔過(guò)一次,我卻是這項(xiàng)運(yùn)動(dòng)的狂熱愛(ài)好者。”

　　(目標(biāo))“或許在我今天的演講過(guò)后,我能夠說(shuō)服你們其中的一些人試試這項(xiàng)令人激動(dòng)的運(yùn)動(dòng)�！�

　　不要認(rèn)為僅僅說(shuō)了“你好”和你的姓名就算是做了開(kāi)場(chǎng)白!開(kāi)場(chǎng)白自有它的精妙之處,它能把聽(tīng)眾鼓動(dòng)起來(lái),因?yàn)樗軉酒鹚麄兊暮闷嫘摹Ｄ愕膶W(xué)歷和背景顯示了你在這個(gè)領(lǐng)域是一位專(zhuān)家,當(dāng)然也可以把這一部分放進(jìn)你的自我介紹里。

　　7. 設(shè)計(jì)結(jié)束語(yǔ)。會(huì)議即將結(jié)束,結(jié)束語(yǔ)的目的是讓聽(tīng)眾同意你的建議或在會(huì)后立刻采取行動(dòng)。給人們留下思考的空間,并把這些放在你的結(jié)束語(yǔ)里面。你可以以三種方式設(shè)計(jì)陳述語(yǔ):再次提醒聽(tīng)眾,應(yīng)用會(huì)議的內(nèi)容,或請(qǐng)求聽(tīng)眾同意你的建議�！拔蚁Ｍ銈冋J(rèn)真考慮熱氣球這項(xiàng)運(yùn)動(dòng),把它作為令人激動(dòng)的冒險(xiǎn)活動(dòng),就像我認(rèn)為的那樣。希望下周能和我一同參加!”

　　發(fā)言階段的順序

　　介紹:開(kāi)場(chǎng)白、你的介紹、會(huì)議目標(biāo)(你的介紹也可以放在這兒)、預(yù)覽。

　　主體:有支持材料的要點(diǎn)介紹;兩段過(guò)渡。

　　結(jié)束:總結(jié),對(duì)以后要做的事情的陳述。

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