商務英語信函寫作的簡潔原則(3)

　　例(14)：He put forward the suggestion that she draft the document.

　　(他建議她起草那份文件)

　　例(13)中的"made shipment "可以用shipped代替都是"用船運輸"的意思,ship名詞可以作動詞用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest還比put forward to更加常用，所以用suggest來代替會顯得更加簡單.

　　(三)避免不必要的重復。

　　必要的重復可以強調某一觀點或者重要事實。但是，不必要的重復，特別是毫無理由的對同一事實的重復，不僅顯得羅嗦，而且使讀信人感覺枯燥乏味。所以在商務英語信函寫作過程中必須避免不必要的重復，使得寫出來的句子更加簡潔短小，容易理解。

　　例(15)：We have begun to export our machines to the foreign countries.

　　(我們已經開始向外國出口機器。)

　　例(16)：Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires.

　　(一俟收到你方的具體詢盤，我方將發(fā)盤，并且將寄出樣品。)

　　例(15)中export一詞指的是“把機器賣往國外”，如果在本句末尾你還另加一個

　　to the foreign countries(向外國)，不必要的重復不知不覺就出現了。所以，本句應改成：

　　We have begun to export our machines.(我們已經開始出口我們的機器。)

　　例(16)是一個復合句，第二分句中“will be”的重復使用使得句子繁冗累贅。一般來說，第二分句中與第一分句相同的成分應當省略。這樣這個句子就可以改成：

　　Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.僅僅這么一改，例(15)就壓縮掉了4個詞，例(16)由原來的15個詞壓縮到了修改后的13個。

　　(四)避免使用陳舊的商業(yè)術語(commercial jargon)。

　　每個行業(yè)都有自己的專用詞匯，這些詞匯在同行之間交流更加準確，更加簡單有效。商務英語也不例外，也有自己的專用術語。然而，這些行話并非放之四海皆準的。

　　英語的行話“jargon”，既可以指專業(yè)術語，也可以指“含糊不清、難以理解的表達”(《牛津英漢詞典》第800頁)，例如“That’s a jargon to me.”意思是“It’s hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多個單詞拼出來的專業(yè)性很強的復雜的意思表達。對于外行來說很難理解其確切意思，對商務信函的內容表達又沒有什么實際的幫助。因此寫作者在擬就一封商務信函的時候，一定要看準對象，盡量避免使用陳舊的商業(yè)術語，不要把專業(yè)英語中學到的某些專用術語用在一般的商務來往信函中，不要從句套從句，寫出滿是“jargon”的文章。

　　例(17)：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textile in your city.

　　在這個句子的語境中我們可以推測出來take liberty to approach you with the request that可能是一種禮貌客套的表示， “麻煩您……”或者“請您……”，基本上相當于“please”。可是如果把它們獨立地分出來，恐怕即使是英語專業(yè)的人也不一定都知道其確切含義，更何況那些雖然能看得懂一般的商務信函，其實并沒有很深的英語語言功底的人?既然這樣，寫作者為什么不用既簡潔又容易理解的please來代替生澀的冗長的take liberty to approach you with the request呢?修改后的句子為：

　　Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.

　　(五)善于運用縮略詞和縮略語。

　　在商務信函中我們也可以適當地運用縮略詞和縮略語來精簡篇幅,一些大家都知道意思的在電視、報紙、新聞、雜志上頻繁出現的縮略詞或者縮略語我們不妨適當地用在商務信函中.既能使自己的信函顯得短小精悍又能使讀信人一目了然.

　　1. 表示時間的詞:在具體鐘點后面加上am或者pm來表示上午或者下午.例如:

　　8:00am 表示上午八點. 4:25pm 表示下午四點二十五分.

　　9:20pm 表示晚上九點二十分

　　2.一些大型國際性組織的名稱：也可以其英文全程首字母的大寫來表示。例如:

　　WTO (World Trade Organization) 代表世界貿易組織

　　UN (United States) 代表聯合國

　　ISO (International Standard Organization) 代表世界標準化組織

　　3.一些電器用品也有自己的縮略詞表示方法。如:

　　TV (Television) 電視機 CD (Compact Disk) 激光唱片機

　　HDTV(High-Definition television) 高清電視

　　VCD(Video Compact Disc) 視頻高密光盤

　　4.國際貿易術語就是一種縮略語。在商務往來信函中使用,簡單明了。如：

　　CAF=Cost And Freight(…named port of destination)成本加運費(……指定目的港)

　　DAF=Delivered At Frontier (..named place) 邊境交貨(…指定地點)

　　當然，我們不能只求簡潔而濫用縮略詞和縮略語，因為它們的產生和運用都有一定的文化背景，是使用英語的國家的人們在長期的使用過程中為了使用方便而總結和形成的，并不是所有的縮略詞和縮略語人們都熟悉和了解。所以，在商務英語信函中恰當地使用常見的和人們都熟悉的縮略詞和縮略語，可以使得信函更加簡潔明了。但是，如果使用一些不常用的，只會使自己的信函變得生澀難懂，給自己的商務伙伴帶去麻煩。

　　五、 結語。

　　我國古代文人講求“惜墨如金”。英國戲曲作家莎士比亞也曾在其名著《哈姆雷特(Hamlet)》中借Polonium之口說過“言以簡潔為貴”。這兩句話同樣適用于商務信函寫作， 因為一封商務信函的讀者每天可能要閱讀大量的信件，如果他收到一封超過兩頁、冗長、拖沓的信件，很可能將其擱置一邊，等自己較為空閑時再去閱讀。所以寫信者要在寫作一封商務信函時，要在完整、正確、具體、禮貌的基礎上最大限度地為自己的信函“瘦身”，刪掉羅嗦、無用的東西。用短詞、寫短句、作短文。

　　但是，千萬別因此就認定應該仿效電報式的精簡來寫信。有時候也許還是要用到一些不見得絕對需要的文字，篇幅雖然因此而大增，但那些文字同時為整封信注入了一份溫暖與親切。我們要避免的贅字，是那些除了平白膨脹與混淆了所要表達的信息之外，別無貢獻的文字。所以在寫作一封商務信函時寫作者要做到7個“C”并重，不能顧此失彼，不能以損害任何一個原則為代價來顧全另外一個原則。

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