檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。

　　摘要：本文就當(dāng)前學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了淺析，并提出了相應(yīng)對(duì)策，以求為當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作提供一點(diǎn)思考。

　　關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;措施;管理現(xiàn)狀

　　學(xué)校檔案是一所學(xué)校在學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)、教師教學(xué)管理及教育活動(dòng)中保存下來(lái)具有一定價(jià)值的檔案資料，其直接反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，具有重要的價(jià)值。但隨著時(shí)代的發(fā)展，陳舊的設(shè)備、老化的制度以及管理?xiàng)l例不合時(shí)宜等，已經(jīng)成為近年來(lái)學(xué)校檔案管理的一種弊病。筆者在文中就當(dāng)前學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀做出了簡(jiǎn)析，并據(jù)我校實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出相對(duì)建議，以供同行探討。

　　一、當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題

　　(1)系統(tǒng)老化，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建不全面。近年來(lái)，各大學(xué)校的檔案管理都呈現(xiàn)出了系統(tǒng)老化、無(wú)法滿足現(xiàn)代化管理要求的趨勢(shì)，究其根本原因，是缺乏先進(jìn)管理軟件而導(dǎo)致的。許多學(xué)校檔案管理軟件還處于較為初級(jí)階段，使得檔案信息的錄入和調(diào)取等工作較為繁瑣，且無(wú)完整的系統(tǒng)審批程序，極大降低了工作效率，不利于學(xué)校的現(xiàn)代化建設(shè)。就目前情況而言，我國(guó)只有高校建立了“學(xué)信網(wǎng)”，使高校在校生能夠在網(wǎng)上查詢到自身資料。而其它學(xué)校沒(méi)有在這方面作出規(guī)劃，學(xué)生在檔案調(diào)取過(guò)程中還需專門(mén)找校檔案管理員查尋，這使得許多外地學(xué)生在調(diào)取檔案的過(guò)程中費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，不符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的需求。

　　(2)檔案管理制度缺陷。我國(guó)在2014年出臺(tái)了最新檔案管理?xiàng)l例。其中對(duì)人事單位、尤其是學(xué)校這類事業(yè)單位進(jìn)行了重點(diǎn)要求。要求指出，在無(wú)批文的情況下任何人不得隨意調(diào)閱檔案;學(xué)校檔案管理員只有錄入權(quán)利、不具取出權(quán);檔案管理員必須嚴(yán)格保證所經(jīng)手的檔案信息不泄露。但就這幾點(diǎn)上來(lái)看，我國(guó)當(dāng)前雖已推行了檔案信息管理系統(tǒng)，但許多學(xué)校仍然存在諸如檔案隨意調(diào)取等問(wèn)題，沒(méi)有完整、系統(tǒng)的檔案管理制度，使得檔案管理?xiàng)l例形同虛設(shè)。

　　(3)管理人員素質(zhì)參差不齊。除高校外，當(dāng)前很多學(xué)校沒(méi)有設(shè)定專職的檔案管理崗位，一些學(xué)校的檔案管理人員不是臨時(shí)配備就是由教師兼職。這類檔案管理人員因不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，且沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，有些甚至連基本的信息錄入培訓(xùn)都沒(méi)有接受過(guò)，更不具備服務(wù)意識(shí)及保密思想，這些均易導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)疏漏，嚴(yán)重制約了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。高校的檔案管理人員也存在一些問(wèn)題，如對(duì)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)了解不足、工作積極性不夠等現(xiàn)象也隨處可見(jiàn)，所以管理人員素質(zhì)問(wèn)題也是當(dāng)前學(xué)校檔案管理的一個(gè)重要問(wèn)題。

　　二、完善學(xué)校檔案管理工作的具體措施

　　(1)增強(qiáng)信息化建設(shè)。新時(shí)期，學(xué)校檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，以適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校發(fā)展的要求。信息化檔案管理已經(jīng)在我國(guó)實(shí)行多年，最初的系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入方式過(guò)于復(fù)雜，但經(jīng)過(guò)多年的開(kāi)發(fā)，當(dāng)前的信息化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)有了較為全面的發(fā)展。如我校當(dāng)前使用的“人事達(dá)”，在最大程度上解決了之前信息錄入工作繁瑣的問(wèn)題，且增強(qiáng)了管理模式，進(jìn)一步加強(qiáng)了信息化檔案管理。隨著科技的進(jìn)步，學(xué)校檔案管理的信息化、辦公自動(dòng)化的普及已經(jīng)是時(shí)代需求。學(xué)校檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，依托現(xiàn)有的信息化建設(shè)進(jìn)行系統(tǒng)、有重點(diǎn)、分步驟地對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，將檔案的收集、錄入、存儲(chǔ)、傳播及審批程序等納入到系統(tǒng)管理之中，改變當(dāng)前學(xué)校檔案管理技術(shù)落后的局面。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)高校外學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，為學(xué)校和社會(huì)提供更快捷、到位的檔案信息化管理服務(wù)。

　　(2)專員管理，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)。需要設(shè)置專門(mén)的檔案管理人員，因檔案管理最終行為是靠人來(lái)進(jìn)行，所以該人員必須有較高的思想政治素質(zhì)、具備專業(yè)的職業(yè)道德，且對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)工作熟悉、精通。學(xué)校要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行檔案專業(yè)理論知識(shí)培訓(xùn)。學(xué)校要在做好檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管等工作基礎(chǔ)上，形成一套完整的檔案體系，并改善服務(wù)手段，如檔案外借、檔案閱讀服務(wù)及外借服務(wù)等，將死檔案變成活檔案，提高檔案信息資源的利用率，以此促進(jìn)學(xué)校各方面工作的發(fā)展與進(jìn)步。

　　(3)增強(qiáng)學(xué)校檔案管理制度。前文曾提及過(guò)，當(dāng)前學(xué)校檔案管理制度也存有缺陷，如學(xué)生檔案可隨時(shí)調(diào)閱，沒(méi)有限制權(quán)限等。這類情況極易導(dǎo)致學(xué)生個(gè)人隱私無(wú)法得到有效保護(hù)，使其個(gè)人隱私暴露。導(dǎo)致這一問(wèn)題發(fā)生的根本就是，學(xué)校沒(méi)有落實(shí)檔案管理?xiàng)l例，在信息系統(tǒng)上沒(méi)有設(shè)置調(diào)閱權(quán)限，導(dǎo)致學(xué)校在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)紕漏，致使他人權(quán)益受到損害。因此，學(xué)校想要從根本上加強(qiáng)檔案管理工作，就必須制定出相關(guān)對(duì)策，將內(nèi)部檔案管理制度調(diào)整至國(guó)家法律法規(guī)要求的層面。此外，學(xué)校檔案管理還應(yīng)借助社會(huì)或企業(yè)中優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并將其融入到自身檔案管理工作中，促進(jìn)自身檔案管理工作的良性發(fā)展。

　　參考文獻(xiàn)：

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