客戶檔案管理是銷售管理中的重點，銷售管理的很多工作都可以通過客戶檔案管理來實現(xiàn)。比如客戶維護(hù)、業(yè)務(wù)員管理等。然而有不少的公司在實際工作中，并沒有充分的發(fā)揮客戶檔案的功能，一方面源于他們對客戶檔案的重要性認(rèn)識不足重視不夠，另一方面是因為他們?nèi)狈σ惶子行У墓芾矸椒�。所以在他們那里，客戶檔案只是一種客戶信息記錄了，其功能最大限度的也僅只是為了備查之用。
在這里我要給大家介紹一種叫動態(tài)客戶管理的方法。動態(tài)客戶檔案管理是圍繞客戶檔案建設(shè)，不斷的對其中客戶信息進(jìn)行更新，修改，以及基于它進(jìn)行的銷售目標(biāo)制定，客戶維護(hù)，業(yè)務(wù)員行為管理，業(yè)績考核，銷售指導(dǎo)等工作的一種管理概念。所以從某種意義上講，動態(tài)客戶檔案管理更是一種觀念。
現(xiàn)在我就從動態(tài)客戶檔案的設(shè)計及使用一一闡述，希望能為各位朋友提供一些參考。
一、動態(tài)客戶檔案設(shè)計
每個公司都會設(shè)計一份客戶檔案表，但是有不少的公司在他們看來，客戶檔案只是客戶信息的備忘本。所以欄目設(shè)置得越多越好�；谶@種思想，他們設(shè)計出來的客戶檔案就非常詳細(xì)，有很多甚至把客戶的一些不著邊際的信息都設(shè)計進(jìn)去了。然而這種設(shè)計就不可能支持后面的管理工作了。因為，第一信息太多太雜很不利于操作。我們經(jīng)�？吹讲簧俚臉I(yè)務(wù)員的客戶檔案上其實是一片空白。其次這樣設(shè)計出來的客戶檔案一定篇幅很大，往往是一大張表格。所以不便于保存管理。
動態(tài)客戶檔案設(shè)計強(qiáng)調(diào)客戶檔案是為銷售實踐服務(wù)的。業(yè)務(wù)員在拜訪客戶前是必須要事先翻查客戶的相關(guān)信息，以便為拜訪時提供話題等方面的支持。同時業(yè)務(wù)員在結(jié)束拜訪以后需要對本次拜訪進(jìn)行簡單的備忘記錄。這些必須記在業(yè)務(wù)員所持有的客戶檔案上，以便為下一次拜訪提供備忘，同時也為自己合理分配拜訪時間頻率提供依據(jù)�？紤]到以上因素，所以業(yè)務(wù)員所持有的客戶檔案必須是篇幅短小，便于攜帶。如果設(shè)計成卡片最好。其次業(yè)務(wù)員所持有檔案卡必須留有每次拜訪紀(jì)要的記錄空間，所以業(yè)務(wù)員持有的客戶檔案表更趨于反映拜訪過程。
同時，銷售部也必須配套設(shè)計一份客戶檔案。這份檔案主要是用于制定銷售工作計劃任務(wù)，進(jìn)行客戶維護(hù)和銷售控制等。所以越詳細(xì)越好，對篇幅要求不高，只要便于存放翻查即可。另外這份表格必須反映客戶的訂購記錄，以便進(jìn)行客戶購買習(xí)慣及重復(fù)購買方面的分析。所以銷售部保存的這份檔案表更趨于反映拜訪結(jié)果。
這樣，兩分表格一大一小，一份反映拜訪過程，一份反映拜訪結(jié)果。這種設(shè)計就為以后的相關(guān)銷售管理工作提供了支持。現(xiàn)在很多企業(yè)都實現(xiàn)了信息化，這又大大的簡化了工作量。
二、動態(tài)客戶檔案的填制
1、客戶檔案的編號應(yīng)體現(xiàn)一種規(guī)律性，從編號上就應(yīng)該能夠立刻反映一些初步客戶信息如性別、地域或級別等，另外要求檔案要按一固定的標(biāo)準(zhǔn)歸類，如地域、級別、性別等。同時在封面上寫有目錄備查。
2、對客戶檔案的資料更新，修改等明確規(guī)定。一般來說，需要專門制訂相應(yīng)的管理制度。在每次業(yè)務(wù)員回公司參加例會期間統(tǒng)一安排更新。經(jīng)理應(yīng)對整個過程實行監(jiān)督控制。對于業(yè)務(wù)員填滿須更換的老檔案卡及時回收，分析，并附在檔案表上。