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商務(wù)談判的準(zhǔn)備工作
商務(wù)談判的準(zhǔn)備工作1
搜集與分析情報(bào)
搜集與分析情報(bào)是談判的第一要?jiǎng)?wù)，也是許多談判者容易忽略的地方。談判者很多時(shí)候都是在談判桌上跟著感覺走，感覺對(duì)方需要什么、目的是什么，有時(shí)候感覺是對(duì)的，更多的時(shí)候感覺是錯(cuò)的。為了提高談判準(zhǔn)確率，必須搜集與分析情報(bào)。
在國(guó)內(nèi)一些招投標(biāo)項(xiàng)目中，搜集與分析情報(bào)至關(guān)重要。招標(biāo)方對(duì)于這次招標(biāo)是如何定義的，是尋求標(biāo)的物的性價(jià)比，還是僅僅要求價(jià)格最低，或者是為了照顧關(guān)系戶，自己不過是陪太子讀書的角色;招標(biāo)方對(duì)標(biāo)的物最在意的是質(zhì)量、工藝，還是價(jià)格……這些都需要對(duì)情報(bào)進(jìn)行搜集分析。這也是為什么招投標(biāo)前，許多公司會(huì)把關(guān)鍵人物集中起來，封閉在某一個(gè)酒店內(nèi)，嚴(yán)禁與外部聯(lián)系。
迪吧諾公司是紐約有名的面包公司，但其附近一家大型飯店卻一直沒有向他們訂購(gòu)面包，這種局面長(zhǎng)達(dá)四年。迪吧諾先生每周都去拜訪這家大飯店的經(jīng)理，甚至以客人的身份入住該飯店，一次又一次地與他們進(jìn)行推銷談判，但無論采用什么手段，就是不能促成談判成功。
此后，迪吧諾一改過去的推銷策略和談判技巧，開始對(duì)這家飯店的經(jīng)理所關(guān)心和愛好的問題進(jìn)行調(diào)查。通過長(zhǎng)時(shí)間詳盡細(xì)致的調(diào)查，迪吧諾發(fā)現(xiàn)，飯店的經(jīng)理是美國(guó)飯店協(xié)會(huì)的`會(huì)員，熱衷于協(xié)會(huì)事業(yè)，還擔(dān)任會(huì)長(zhǎng)一職。當(dāng)他再一次去拜會(huì)飯店經(jīng)理時(shí)，就以飯店協(xié)會(huì)為話題，圍繞協(xié)會(huì)的創(chuàng)立和發(fā)展以及有關(guān)事項(xiàng)與飯店經(jīng)理交談。這一話題引起了飯店經(jīng)理的極大興趣，他眼里閃著興奮的光，還邀請(qǐng)迪吧諾參加這個(gè)協(xié)會(huì)。
幾天以后，飯店的采購(gòu)部門突然給迪吧諾打來電話，讓他立刻把面包的樣品以及價(jià)格表送去。飯店的采購(gòu)組負(fù)責(zé)人在雙方的談判過程中笑著對(duì)迪吧諾說：“我真猜不出您究竟使用了什么樣的絕招，使我們的經(jīng)理那么賞識(shí)你，并且決定與你們公司進(jìn)行長(zhǎng)期的業(yè)務(wù)合作�！边^去4年里進(jìn)行了若干次推銷談判，一塊面包都沒銷售出去，如今迪吧諾對(duì)對(duì)方關(guān)心的事表示了關(guān)注，事情卻發(fā)生了180度的轉(zhuǎn)變。
談判的實(shí)質(zhì)結(jié)構(gòu)
談判可以分為五個(gè)結(jié)構(gòu)：權(quán)力結(jié)構(gòu)、議題結(jié)構(gòu)、成員結(jié)構(gòu)、陣營(yíng)結(jié)構(gòu)、實(shí)質(zhì)結(jié)構(gòu)。談判之前，我們尤其需要對(duì)談判的實(shí)質(zhì)結(jié)構(gòu)加以了解，例如本次談判參加者是誰、頭銜分別是什么、性格特點(diǎn)是什么;是在自己地盤談判，還是在對(duì)方地盤談判，或者是在第三方地點(diǎn)談判。
談判的參加者與地點(diǎn)都是談判中的結(jié)構(gòu)，會(huì)直接影響到談判的結(jié)果。比如，在自家地盤談判，自己比較熟悉情況，可以隨時(shí)與上層領(lǐng)導(dǎo)商談匯報(bào)，還能掌握時(shí)間上的主動(dòng)，這些都是對(duì)自己有利的因素;如果去對(duì)方地盤談判，可能需要長(zhǎng)途跋涉，時(shí)間上無法把控，對(duì)自己反而不利。
另一方面，利用談判的人員與地點(diǎn)結(jié)構(gòu)安排，也可以改變談判的局勢(shì)。1992年，上海甲公司引進(jìn)外墻防水涂料生產(chǎn)技術(shù)，日本乙公司與香港丙公司報(bào)價(jià)分別為22萬美元和18萬美元。
經(jīng)調(diào)查了解，兩家公司技術(shù)與服務(wù)條件大致相當(dāng)，甲有意與丙公司成交。在終局談判中，甲公司安排總經(jīng)理與總工程師同乙公司談判，而全權(quán)委托技術(shù)科長(zhǎng)與丙公司談判。丙公司得知此消息后，主動(dòng)大幅度降價(jià)至10萬美元與甲簽約。這正是通過談判結(jié)構(gòu)的安排，讓談判的局勢(shì)發(fā)生改變。
標(biāo)的物的目標(biāo)與底線
在談判中，談判的標(biāo)的物哪些是我們必須要的(Must)，哪些是可以要的(Want)，哪些是可以放棄給別人(Give)做交換的。這些優(yōu)先次序，需要我們提前做好判斷。
了解對(duì)方的禮儀習(xí)俗
這一點(diǎn)在國(guó)際商務(wù)談判中體現(xiàn)得尤為明顯。不同國(guó)家的生活習(xí)慣、商業(yè)習(xí)慣、社會(huì)文化、商務(wù)禮節(jié)、禮儀禁忌等不同，會(huì)導(dǎo)致雙方對(duì)某種行為的認(rèn)知不同。如果在商務(wù)談判中觸及到對(duì)方的禮儀禁忌，會(huì)導(dǎo)致對(duì)方難以接受，談判也因此無法繼續(xù)進(jìn)行。
除了了解對(duì)方所處的社會(huì)文化、禮儀禁忌等大環(huán)境外，我們還需要了解談判對(duì)手的個(gè)性與愛好，可以根據(jù)其特點(diǎn)有的放矢。我在從事渠道開拓工作崗位時(shí)，曾經(jīng)與北京某一家企業(yè)進(jìn)行進(jìn)場(chǎng)談判。我事先了解到，負(fù)責(zé)談判的對(duì)手是陜西人，32歲，性格內(nèi)向，喜歡收集郵票，便約他到一家靜謐的陜西餐館用餐，并購(gòu)買了市面上最新發(fā)行的一套生肖郵票集送給他。他看到后十分高興，后面的談判也進(jìn)行得十分順利。
提前準(zhǔn)備必要的東西
如果去對(duì)方地盤談判，你不知道談判中會(huì)發(fā)生什么。曾經(jīng)有一家臺(tái)灣公司前往日本參加談判，一下飛機(jī)就直接被對(duì)方接去公司，一連談判幾個(gè)小時(shí)，人困馬乏，饑腸轆轆，精神萎靡，無法集中注意力聽對(duì)方講什么。在這種情況下，很容易在談判中做出讓步，必須及時(shí)中止談判，“對(duì)不起，山本先生，我們現(xiàn)在剛到貴地，人困馬乏，想先安頓休息一下，再開始談判，可否?”面對(duì)這種請(qǐng)求，對(duì)手也不好意思再執(zhí)意要求。
但有時(shí)候，你不能預(yù)料對(duì)方會(huì)有什么樣的策略出來，比如告知：總經(jīng)理有事要出差，所以才不得不匆忙談判。在這種情況下，需要提前準(zhǔn)備必要的東西，比如食品、飲料，在談判前及時(shí)補(bǔ)充能量，養(yǎng)足精神，才開始談判。另外，還需要準(zhǔn)備錄音筆、記錄本、記錄筆等，當(dāng)自己能夠記錄別人的言語時(shí)，其實(shí)就是自己冷靜思考的過程，也方便自己整理思路。
凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。商務(wù)談判前做足充分準(zhǔn)備，雖無法保證一定達(dá)成目的，但可以讓自己處于有利的處境，保證談判順利進(jìn)行。
商務(wù)談判的準(zhǔn)備工作2
商務(wù)談判前的準(zhǔn)備工作：.根據(jù)談判對(duì)象確定組織規(guī)模
商務(wù)談判涉及面廣，需要大量的資料和專業(yè)知識(shí)，因此談判隊(duì)伍由多方面人員組成，至于談判小組人數(shù)多少適宜，也沒有一個(gè)明確的定論，主要根據(jù)談判的性質(zhì)、對(duì)象、內(nèi)容、目標(biāo)等方面綜合決定。
根據(jù)國(guó)內(nèi)外商務(wù)談判經(jīng)驗(yàn)，從一般管理幅度原理出發(fā)，一個(gè)管理者能夠有效領(lǐng)導(dǎo)3-5人。在這種規(guī)模下，最容易發(fā)揮小組成員的力量，同時(shí)容易取得一致意見，并易控制。
商務(wù)談判前的準(zhǔn)備工作：談判人員層次分明、分工明確
由于商務(wù)談判往往會(huì)涉及到許多專業(yè)知識(shí)，僅靠一個(gè)談判組長(zhǎng)是難以勝任的，因此在選擇談判人員時(shí)，既要有掌握全面情況的企業(yè)經(jīng)營(yíng)者，又要有一定的具備專業(yè)知識(shí)的人員。
談判班子每一個(gè)人都要有明確的分工，擔(dān)任不同的角色。當(dāng)然，分工明確的同時(shí)要注意大家都要為一個(gè)共同的目標(biāo)而通力合作，協(xié)同作戰(zhàn)。
商務(wù)談判前的準(zhǔn)備工作：.談判人員應(yīng)有法定或授權(quán)的代表人資格
商務(wù)談判時(shí)一種手段，最終目的要達(dá)成協(xié)議，因此談判人員應(yīng)有法定或授權(quán)的代表人資格，擁有法人所具有的權(quán)利能力和行為能力，有權(quán)處理談判活動(dòng)中的一切事務(wù)。
商務(wù)談判前的準(zhǔn)備工作：談判組織人員構(gòu)成及優(yōu)化
談判群體構(gòu)成沒有一個(gè)固定模式和唯一的標(biāo)準(zhǔn)，一般情況下，談判班子的人員應(yīng)包括三個(gè)部分：
(1)談判小組的領(lǐng)導(dǎo)人或主談人，他們對(duì)談判負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)該是富有經(jīng)驗(yàn)的談判高手。出了具備一般談判人員的素養(yǎng)外，還應(yīng)閱歷豐富，目光遠(yuǎn)大，有審時(shí)度勢(shì)、隨機(jī)應(yīng)變、當(dāng)機(jī)立斷的能力;有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和準(zhǔn)確的概括能力;此外還應(yīng)有善于控制欲協(xié)調(diào)談判小組成員的能力。
(2)專業(yè)人員。談判小組中應(yīng)有經(jīng)營(yíng)人員、財(cái)務(wù)人員、技術(shù)人員和法律人員，他們?cè)谛〗M中分別負(fù)責(zé)某一方面的專門工作，這樣既有利于準(zhǔn)確回答對(duì)方提出的各種專業(yè)問題，又便于向主談人提出解決專業(yè)問題的建議。
(3)必需的工作人員，如速記員、打字員。他們是談判班子的工作人員，根據(jù)需求從事紀(jì)錄、資料收集、數(shù)據(jù)分析、文字打印等。
談判人員的優(yōu)化組合是指組建談判班子、分工協(xié)作、有效完成談判任務(wù)的組織過程。
(1)知識(shí)互補(bǔ)。知識(shí)互補(bǔ)包含兩層意思：一是談判人員各自具備自己專長(zhǎng)的知識(shí)，都是處理不同問題的專家，在知識(shí)方面相互補(bǔ)充，形成整體的優(yōu)勢(shì)。二是談判人員書本知識(shí)與工作經(jīng)驗(yàn)的知識(shí)互補(bǔ)。
(2)性格協(xié)調(diào)。談判隊(duì)伍中的談判人員性格要互補(bǔ)協(xié)調(diào)，將不同性格的人的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，互相彌補(bǔ)不足，才能發(fā)揮出整體隊(duì)伍的最大優(yōu)勢(shì)。
商務(wù)談判前的準(zhǔn)備工作：談判人員的素質(zhì)和能力
商務(wù)談判成功的重要因素是人，因此對(duì)參與談判的人提出更高的素質(zhì)和能力要求。對(duì)于談判人員的素質(zhì)，古今中外向來是仁者見仁，智者見智。
但是，一些基本的要求卻是共同的，歷來為許多談判者所遵循。這就是：(1)忠于職守，有強(qiáng)烈的`事業(yè)心和高度的責(zé)任心;(2)熟悉業(yè)務(wù)，有良好的知識(shí)結(jié)構(gòu);(3)具有較高談判能力和技巧，思路開闊，判斷力強(qiáng);(4)有良好的心理素質(zhì)和充沛的精力。
商務(wù)談判人員除了在素質(zhì)和能力上，有一定的要求外，在個(gè)人性格方面也應(yīng)具備良好品質(zhì)和修養(yǎng)。
一是要誠(chéng)懇和主動(dòng)，誠(chéng)懇是談判中使用的一切方法、技巧的基礎(chǔ)。同時(shí)利用合適的時(shí)間、場(chǎng)所、語言和表情與對(duì)方主動(dòng)交談，創(chuàng)造良好的氛圍。
二是自信與進(jìn)取，要不怕挫折，樹立信心，克服困難。三是團(tuán)隊(duì)精神，做好分內(nèi)工作，注意協(xié)調(diào)配合。
對(duì)談判人員的約束主要表現(xiàn)在以下方面
一是權(quán)限約束，談判人員在談判中享有一定的授權(quán)和自由度，但不可擅自越權(quán)決策
二是法律約束，就是要防止和懲罰商務(wù)談判人員的經(jīng)濟(jì)犯罪行為
三是道德約束，是一種自我內(nèi)在的約束，具有強(qiáng)烈的自律性和自主性，可以在法律約束不到的灰色地帶進(jìn)行軟約束。
商務(wù)談判前的準(zhǔn)備工作：商務(wù)談判背景調(diào)查的內(nèi)容
(1)對(duì)談判環(huán)境因素的分析。社會(huì)環(huán)境會(huì)直接或間接地影響談判，如對(duì)政治法律、社會(huì)文化、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、自然資源、基礎(chǔ)設(shè)施、氣候條件、地理位置等。
(2)對(duì)談判對(duì)手的調(diào)查。對(duì)談判對(duì)手的調(diào)查時(shí)談判工作的最關(guān)鍵環(huán)節(jié)。主要調(diào)查分析對(duì)方的身份、資信情況、資本、履約能力、參加談判人員的權(quán)限、談判目的等情況。
(3)對(duì)市場(chǎng)調(diào)查。
第一、市場(chǎng)分布。包括市場(chǎng)容量、地理位置、運(yùn)輸條件等
第二，產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)情況。使自己做到“知己知彼”，在談判中占據(jù)主動(dòng)地位;
第三、消費(fèi)者需求。掌握消費(fèi)者需求和心理，掌握消費(fèi)者對(duì)本企業(yè)產(chǎn)品的消費(fèi)意向，預(yù)測(cè)本單位產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力，有利于談判。
商務(wù)談判前的準(zhǔn)備工作：背景調(diào)查手段
商務(wù)談判背景調(diào)查工作應(yīng)該堅(jiān)持長(zhǎng)期一貫性，企業(yè)應(yīng)該不間斷地收集各種信息。調(diào)查要尋求多種信息渠道和調(diào)查方法，是調(diào)查的結(jié)果全面真實(shí)準(zhǔn)確地反映現(xiàn)實(shí)情況。
(1)背景調(diào)查的信息渠道及方法。背景調(diào)查的信息可以通過多種渠道，如印刷媒體、電腦網(wǎng)絡(luò)、電視媒介、統(tǒng)計(jì)資料、各種會(huì)議、各種專門機(jī)構(gòu)、知情人士等。背景調(diào)查的方法有多種，如訪談法、問卷法、文獻(xiàn)法、電子媒體收集法、觀察法等。
(2)背景調(diào)查的原則。背景調(diào)查首先要具有可靠性，收到的信息要真是可靠，收集的信息要力求真實(shí)可靠，要選用通過驗(yàn)證的結(jié)論、經(jīng)過審批的數(shù)據(jù)和經(jīng)過確認(rèn)的事實(shí);
其次要具有全面性，信息要能從整體上反應(yīng)事物的本質(zhì)，不能僅僅靠支離破碎的信息來評(píng)估某些事物;同時(shí)要有可比性，即橫向比較(易于得到正確的結(jié)論)和縱向比較(易于分析事務(wù)的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)事物發(fā)展的規(guī)律)。
商務(wù)談判前的準(zhǔn)備工作：商務(wù)談判信息的處理：
1.項(xiàng)目的可行性分析
即根據(jù)已有信息對(duì)項(xiàng)目是否可行作出判斷。比如技術(shù)的引進(jìn)過程中，選擇技術(shù)方針很重要，選擇得當(dāng)為經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來好處，選擇失誤則會(huì)作出各種損失。
因此引進(jìn)技術(shù)時(shí)，既要堅(jiān)持技術(shù)上的先進(jìn)性和實(shí)踐中的可能性，又要考慮到經(jīng)濟(jì)上的承受力和技術(shù)的匹配度。
2.經(jīng)濟(jì)效益分析
在技術(shù)方針選擇明確后，要綜合原材料市場(chǎng)變化、價(jià)格、資金需求量、融資條件、匯率風(fēng)險(xiǎn)等各項(xiàng)因素做定性分析，并在此基礎(chǔ)上做定量分析，如投資回收期、內(nèi)部收益率等。
通過定性定量分析得出的最終結(jié)論，這樣形成的報(bào)告具有科學(xué)性和說服力。
談判的目標(biāo)包括：商品的價(jià)格，質(zhì)量、品種、規(guī)格等要求，交貨日期和付款方式。在進(jìn)行談判之前，應(yīng)根據(jù)自身利益需求和他人利益的需求制定談判的目標(biāo)系統(tǒng)和設(shè)計(jì)目標(biāo)層次。從總體上確定談判目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的程度可分為四個(gè)層次：
1.最優(yōu)期望目標(biāo)
這是指對(duì)商貿(mào)談判最有利的理想目標(biāo)，即在達(dá)到實(shí)際需求利益外，再得一個(gè)增加值，在必要時(shí)可以放棄。最優(yōu)期望值是一個(gè)隨機(jī)數(shù)值，是談判的起點(diǎn)，是討價(jià)還價(jià)的籌碼。
2.實(shí)際需求目標(biāo)
這是指談判雙方根據(jù)主客觀因素，經(jīng)過科學(xué)論證、預(yù)測(cè)及核算后，力求爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)的期望值，只有在迫不得已的情況下才能放棄。這個(gè)目標(biāo)是談判者堅(jiān)守的最后防線，如果達(dá)不到這個(gè)目標(biāo)，談判可能會(huì)陷入僵局或暫停。
3.可接受目標(biāo)
這是指在談判中可努力爭(zhēng)取或作出讓步的范圍。它是滿足商務(wù)談判某方部分要求，實(shí)現(xiàn)部分經(jīng)濟(jì)利益的目標(biāo)。
4.最低目標(biāo)
這是指商務(wù)談判各方對(duì)交易內(nèi)容的最低要求，它是商務(wù)談判必須達(dá)到的目的。如果達(dá)不到，不如不交易。
實(shí)踐中要具體確定某個(gè)項(xiàng)目的談判目標(biāo)要綜合考慮很多因素。首先要對(duì)談判雙方各自優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)進(jìn)行分析
其次，要考慮今后是否會(huì)與談判對(duì)保持長(zhǎng)期的業(yè)務(wù)往來;此外，交易本身的性質(zhì)和重要程度，談判與交易的時(shí)間限制等因素，也是必須考慮的。
商務(wù)談判前的準(zhǔn)備工作：規(guī)定談判期限和議程
1.談判期限
這是指從談判的準(zhǔn)備階段到談判的終局階段之間的時(shí)長(zhǎng)。談判期限直接涉及到談判的效率，而談判的效率也是評(píng)價(jià)談判成功與否的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。
2.擬定談判議程
談判議程一般包括談判時(shí)間安排和談判議題的確定，談判議題可由一方準(zhǔn)備，也可以雙方協(xié)商確定。
談判前的模擬：
所謂模擬談判，是指商務(wù)談判前提出各種設(shè)想和臆想，進(jìn)行談判前的聯(lián)系。為了更直觀地預(yù)見談判前景，對(duì)一些重要的談判、難度較大的談判，可以采取模擬談判的方法來改進(jìn)和完善談判的準(zhǔn)備工作。
擬定假設(shè)：
假設(shè)的內(nèi)容是根據(jù)某些既定事實(shí)或常識(shí)將某些事物承認(rèn)(即臆測(cè))為事實(shí)。假設(shè)的內(nèi)容可以分為三類：
第一，對(duì)外界客觀存在事物的假設(shè)。包括對(duì)環(huán)境、時(shí)間、空間的假設(shè)。通過這一假設(shè)，找出相應(yīng)對(duì)策。
第二，對(duì)對(duì)方的假設(shè)。包括：對(duì)方在商務(wù)談判中意愿冒險(xiǎn)的程度;對(duì)方對(duì)商品價(jià)格、商品質(zhì)量、運(yùn)輸方式、付款方式等方面的要求等。對(duì)對(duì)方的準(zhǔn)確假設(shè)可使己方在談判中占據(jù)主動(dòng)地位，是商務(wù)談判制勝的法寶。
第三，對(duì)己方的假設(shè)。包括：談判者對(duì)自身心理素質(zhì)、談判能力的自測(cè)與自我評(píng)估，對(duì)對(duì)方的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、談判實(shí)力、談判策略、談判準(zhǔn)備等方面的評(píng)價(jià)。
模擬談判的形式主要有兩種：
(1)沙龍式。這是指談判者聚合在一起充分討論，自由發(fā)表意見，共同想象商務(wù)談判全過程，以充分發(fā)表意見，互相啟發(fā)，共同提高談判水平。這樣可以使談判者充分發(fā)表意見，互相啟發(fā)，共同提高談判水平。
(2)戲劇式。指每個(gè)談判者都在模擬談判中扮演某一特定角色，根據(jù)擬定的不同假設(shè)，安排各種談判場(chǎng)面，進(jìn)行商務(wù)談判全過程的演習(xí)。
這可使商務(wù)談判的準(zhǔn)備更加充分、更準(zhǔn)確，資料是否晚上得到當(dāng)場(chǎng)驗(yàn)證，同時(shí)能使談判者選擇自己充當(dāng)?shù)淖罴呀巧�，減少上午談判的不確定性，并使談判小組成員相互配合，協(xié)調(diào)統(tǒng)一，發(fā)揮最佳功能。
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