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秘書素養(yǎng)對(duì)工作的重要性
一、秘書信息素養(yǎng)的發(fā)展沿革
。ㄒ唬┬畔⑺仞B(yǎng)的產(chǎn)生
信息素養(yǎng)的概念發(fā)源于美國(guó)圖書檢索技能的演變,但在中國(guó)的研究起步較晚,目前通過科技、教育、文化等領(lǐng)域?qū)<覍W(xué)者們的奮起直追,終于提出了國(guó)內(nèi)比較新的一種關(guān)于信息素養(yǎng)的見解,即“信息素養(yǎng)是一種可以通過教育所培育的,在信息社會(huì)中獲得信息、利用信息、開發(fā)信息方面的修養(yǎng)與能力”[1] 。信息素養(yǎng)概念的產(chǎn)生,使人們對(duì)自身現(xiàn)有的素質(zhì)結(jié)構(gòu)、學(xué)習(xí)方式、文化傳統(tǒng)等開始了審慎反思。伴隨著這些思考,許多符合信息時(shí)代發(fā)展的新思想觀念和行為方式相繼產(chǎn)生,并成為人們普遍追求的亮點(diǎn)。不僅強(qiáng)化了人們的信息意識(shí),催生了信息技術(shù)的教育,同時(shí)也推動(dòng)了人們終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣的養(yǎng)成,最重要的是它引發(fā)了人們對(duì)秘書人才培育的反思。眾所周知,科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展以及在秘書工作領(lǐng)導(dǎo)的廣泛應(yīng)用,使秘書工作的科技含量越來越高。
21世紀(jì)的秘書工作,將是一個(gè)知識(shí)、信息高度密集的領(lǐng)域,秘書工作的信息化程度越來越高,與此相適應(yīng),對(duì)秘書工作的信息素養(yǎng)要求也越來越高,客觀上要求我們?cè)谂囵B(yǎng)秘書人才時(shí)必須重視提高他們的信息素養(yǎng)。在以往的秘書學(xué)理論研究、秘書學(xué)教材的編寫和秘書知識(shí)的傳授中,我們雖然加強(qiáng)了信息工作的內(nèi)容,但現(xiàn)在看來遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。對(duì)“信息”概念的理解過于狹隘,對(duì)“信息工作”的解釋大多停留在手工作業(yè)和傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)的水平上,對(duì)秘書人員的要求僅僅是了解和掌握一般的信息知識(shí),沒有上升到“信息素養(yǎng)”的高度認(rèn)識(shí)。
國(guó)內(nèi)信息素養(yǎng)的發(fā)展
國(guó)內(nèi)開始信息素養(yǎng)內(nèi)涵的研究比較晚,多是在國(guó)外信息素養(yǎng)概念的基礎(chǔ)上進(jìn)行延伸。國(guó)內(nèi)的王吉慶于1999年第一次系統(tǒng)地介紹了信息素養(yǎng)理論,他認(rèn)為信息素養(yǎng)包含了信息意識(shí)與情感、信息倫理道德、信息常識(shí)以及信息能力多個(gè)方面,是一種綜合性的、社會(huì)共同的評(píng)價(jià)。20xx年,鐘志賢教授提出信息素養(yǎng)表現(xiàn)為8個(gè)方面的能力:運(yùn)用信息工具;獲取信息;處理信息;生成信息;創(chuàng)造信息;發(fā)揮信息的效益;信息協(xié)作;信息免疫[2]。這個(gè)觀點(diǎn)的提出,強(qiáng)調(diào)了創(chuàng)新能力培養(yǎng)的重要性。20xx年,孫平、曾曉牧認(rèn)為,信息素養(yǎng)這種信息能力,包括信息智慧、信息道德、信息意識(shí)、信息覺悟、信息觀念、信息潛能、信息心理等多個(gè)方面[ 3] 。這個(gè)觀點(diǎn)更強(qiáng)調(diào)了信息素養(yǎng)是一種系統(tǒng)知識(shí)結(jié)構(gòu)。20xx年,呂慶陽和劉孝文在對(duì)國(guó)內(nèi)外信息素質(zhì)概念的諸多說法進(jìn)行了梳理和剖析后,給予了信息素養(yǎng)新的內(nèi)涵,即信息素質(zhì)是信息社會(huì)基本信息水準(zhǔn)的測(cè)量尺度,包含信息意識(shí)素質(zhì)、信息知識(shí)素質(zhì)、信息能力素質(zhì)等要素[ 4]。盡管,國(guó)內(nèi)關(guān)于信息素養(yǎng)內(nèi)涵的表述百花齊放,但是在內(nèi)涵的本質(zhì)上基本是統(tǒng)一的,即信息意識(shí)、信息知識(shí)、信息能力、信息道德。
二、秘書信息素養(yǎng)的現(xiàn)狀
。ㄒ唬┬畔⑺仞B(yǎng)的主要內(nèi)容
秘書信息素養(yǎng)是由一切與信息素養(yǎng)有關(guān)的理論、知識(shí)和方法等構(gòu)成。具體看來,信息素養(yǎng)包括四個(gè)層面的內(nèi)容:信息意識(shí)、信息能力、信息知識(shí)、信息道德。
1、信息意識(shí)
信息意識(shí)是人們?cè)谛畔⒒顒?dòng)中產(chǎn)生的認(rèn)識(shí)、觀念和需求的總和,也即秘書對(duì)各種信息的自覺的心理反應(yīng)。作為秘書人員,必須在明確本組織宗旨目標(biāo)的前提下,明確定位自己角色,按照領(lǐng)導(dǎo)的目的意圖從事相關(guān)的信息工作。信息意識(shí)主要包括:
。1)能認(rèn)識(shí)到信息在信息時(shí)代的重要作用,確立在信息時(shí)代尊重知識(shí)、終身學(xué)習(xí)、勇于創(chuàng)新的一些新的觀念,時(shí)刻關(guān)注周圍環(huán)境中發(fā)生的變化,并且以敏銳的觀察力搜集與本組織相關(guān)的有價(jià)值的信息。
。2)對(duì)信息有積極的內(nèi)在需求。每個(gè)人除了自身有對(duì)信息的需求外,還應(yīng)善于將社會(huì)對(duì)個(gè)人的要求自覺地轉(zhuǎn)化為個(gè)人內(nèi)在的信息需求,這樣,才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。
。3)對(duì)信息要有敏感性和洞察力。秘書人員能迅速有效地發(fā)現(xiàn)并掌握有價(jià)值的信息,并善于從他人看來是微不足道、毫無價(jià)值的信息中發(fā)現(xiàn)信息的隱含意義和價(jià)值,善于識(shí)別信息的真?zhèn),善于將信息現(xiàn)象與實(shí)際工作、生活、學(xué)習(xí)迅速聯(lián)系起來,善于從信息中找出解決問題的關(guān)鍵。
。4)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策信息和秘書工作信息的高度關(guān)注。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和前提。秘書人員信息工作的出發(fā)點(diǎn)和歸結(jié)點(diǎn)就是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助性參考性的信息資料,所以,要高度關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的決策方向和內(nèi)容,以便有針對(duì)性地開展信息工作。除此,秘書人員不僅“!倍乙惨皬V”,“!敝缸陨韽氖碌拿貢ぷ饕袑iL(zhǎng),把份內(nèi)的秘書工作做好;同時(shí)也要“廣”,指知識(shí)面廣博,通曉各方知識(shí),對(duì)涉及各領(lǐng)域中的近況及動(dòng)態(tài)有一定的了解,所以現(xiàn)代秘書每天都要讀書,看報(bào)紙,瀏覽網(wǎng)絡(luò),查找所需要的數(shù)據(jù),并形成一種良好的習(xí)慣。
2、信息能力
信息能力是指人們有效利用信息設(shè)備和信息資源獲取信息、加工處理信息以及創(chuàng)造新信息的能力。信息能力是信息素養(yǎng)重要的組成部分,它構(gòu)成秘書素養(yǎng)的核心。秘書人員雖不具有諸如管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)、法學(xué)等學(xué)科人才具體特定的能力要求,但又似乎又對(duì)各種學(xué)科都有所涉及,這使得秘書人員處于人才上的“邊緣”,但高素質(zhì)的秘書人員也有自己的“看家本領(lǐng)”——綜合信息能力,也即終身學(xué)習(xí)的能力,作為信息時(shí)代重要的生存能力。它包括:
。1)信息工具的使用能力。信息化的時(shí)代,如何利用信息工具是一項(xiàng)基本的能力,諸如會(huì)使用文字處理工具、瀏覽器和搜索引擎工具、網(wǎng)頁制作工具、電子郵件等。
。2)獲取、識(shí)別信息的能力。秘書人員除了充分利用好組織建立的各種內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò),還應(yīng)掌握并建立自己的常規(guī)信息管道,善于開發(fā)新的秘書工作信息資源,并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地獲取所需要的信息。
。3)加工處理信息的能力。秘書人員應(yīng)從特定的目的和需求的角度,對(duì)所感知、選取和獲得的信息進(jìn)行深加工、再整合的過程,具體來講就是對(duì)信息進(jìn)行綜合分析、整理排序、歸類處理等工作。
。4)傳遞信息的能力。獲取信息是手段和途徑,是秘書人員信息工作的初級(jí)階段,而不是目的和價(jià)值所在。秘書人員在獲得信息儲(chǔ)備以后,還應(yīng)通過各種途徑將其傳遞給他人,與他人交流、共享,從而促進(jìn)更多的新知識(shí)、新思想的產(chǎn)生,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享,這是秘書工作的最終目的。
3、信息知識(shí)
信息知識(shí)指秘書對(duì)信息基本常識(shí)的了解,對(duì)諸如信息的含義、特征、信息檢索工具、檢索方法等知識(shí)的掌握。秘書人員的信息素養(yǎng)是建立在已有的信息知識(shí)基礎(chǔ)之上,信息知識(shí)為秘書人員的信息工作的開展提供了知識(shí)理論的儲(chǔ)備。
4、信息道德
信息道德是指秘書人員在獲取和利用信息過程中,應(yīng)遵循一定的倫理規(guī)范。也就是指整個(gè)信息活動(dòng)中的調(diào)節(jié)信息創(chuàng)造者、信息服務(wù)者、信息使用者之間相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。不同部門對(duì)秘書的信息道德有不同要求。主要包括秘書職業(yè)道德、政治道德、社會(huì)公德三個(gè)方面。[5]職業(yè)道德要求秘書人員明確應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么,要求秘書人員以一定的思想、感情、態(tài)度和行為去待人、處事、接物。政治道德要求秘書人員必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、堅(jiān)守政治信仰,不做危害國(guó)家的信息工作。秘書人員的社會(huì)公德指隨著公共生活領(lǐng)域不斷擴(kuò)大,人們相互交往日益頻繁要求秘書人員在維護(hù)公民利益、公共秩序、保持社會(huì)穩(wěn)定方面貢獻(xiàn)力量。
秘書信息素養(yǎng)的四個(gè)構(gòu)成部分不是一個(gè)孤立的組成部分,而是一個(gè)整體的相互聯(lián)系的系統(tǒng),彼此之間相互滲透、彼此交叉。秘書人員完整的信息素養(yǎng)不能缺少其中任何一個(gè)構(gòu)成要素。
(二)國(guó)內(nèi)秘書當(dāng)前的信息素養(yǎng)水平
世界著名未來學(xué)家阿爾溫·托夫勒對(duì)信息價(jià)值的評(píng)價(jià)是:“誰掌握了信息,控制了網(wǎng)絡(luò),誰就掌握了整個(gè)世界”[6],可見信息素養(yǎng)對(duì)商務(wù)秘秘書的重要性。雖然經(jīng)歷了一段時(shí)間的調(diào)整發(fā)展,但從現(xiàn)實(shí)情況來看,我國(guó)秘書隊(duì)伍信息素養(yǎng)的整體水平仍然不高。主要體現(xiàn)在:
1、觀念陳舊,思想不夠開放
時(shí)代的發(fā)展是及其迅猛的,企業(yè)要想在強(qiáng)烈的競(jìng)爭(zhēng)中生存與發(fā)展,需要不斷的技術(shù)革新。同樣的,對(duì)秘書人員的要求也是如此。一些秘書人員對(duì)信息的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足,特別是年齡較大的秘書人員,接受新事物比較慢,不了解信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì),對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)表現(xiàn)冷淡,習(xí)慣于“文房四寶”等老套路,缺乏放眼世界的眼光和敏銳洞察信息的意識(shí)。
2、信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平偏低
觀念的提高并不意味著技術(shù)能隨之跟上,這就如同生產(chǎn)力的發(fā)展不一定滿足人們的需求一樣。當(dāng)今時(shí)代是互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代,知識(shí)與信息都高度密集和傳輸,然而一些企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)仍處于落后狀態(tài),落后互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備,導(dǎo)致了秘書人員沒有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)信息新技術(shù),無法掌握最新的時(shí)代資訊。
3、秘書人員缺乏良好的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)和相應(yīng)的培訓(xùn)
信息素養(yǎng)是與科學(xué)文化素養(yǎng)緊密相聯(lián)的,沒有一定的科技知識(shí)、文化基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí),沒有一定的外語水平,信息素養(yǎng)難以得到真正的提高。有些秘書人員一見到信息技術(shù)設(shè)備就發(fā)怵,一看見英文就頭疼。知識(shí)的缺乏導(dǎo)致了思想和行動(dòng)上的障礙,從而制約了其信息素養(yǎng)的提高。這說明,我國(guó)秘書隊(duì)伍的信息素養(yǎng),與信息時(shí)代的領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書素質(zhì)的要求很不適應(yīng),迫切要求我們必須努力提高秘書人才的信息素養(yǎng)。
三、信息素養(yǎng)對(duì)秘書工作的影響
(一)信息素養(yǎng)是秘書發(fā)展的必然趨勢(shì)
秘書是個(gè)非常有前景的職業(yè),未來的發(fā)展必然是越來越專業(yè)、高級(jí)。和現(xiàn)在一般的行政秘書不同,高級(jí)秘書在之職能、薪酬和地位方面都有很大不同。高級(jí)秘書包括跨國(guó)公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書等。在外企,高級(jí)總裁或是高級(jí)部門的秘書職位,大都是一些40多歲、有教養(yǎng)、有經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)女性在支撐,她們的特殊地位,足以令部門經(jīng)理和公司其他員工尊而敬之。除了一般的文字、外語、計(jì)算機(jī)技能之外,她們的溝通、協(xié)調(diào)、預(yù)見和判斷力都必須很強(qiáng)。目前一般外資企業(yè)需要的高級(jí)秘書是35至45歲的職業(yè)女性,月薪基本在6000元以上,是名副其實(shí)的“黃金職業(yè)”。
薪酬之高,前景之美是由于相關(guān)人才資源的稀缺。一是由于目前秘書專業(yè)高等教育還主要關(guān)注在國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的秘書人才培養(yǎng)上。很少有為企業(yè)秘書尤其是外資企業(yè)秘書提供的高等教育。二是由于在大多數(shù)人眼中,秘書的工作似乎可歸納為“收發(fā)打存”,更被人們普遍認(rèn)為是吃“青春飯”。相比之下,國(guó)外的公司更為注重秘書的工作經(jīng)驗(yàn)和能力,而且,公司更愿意雇用年齡稍大的秘書,認(rèn)為這樣的職員在各方面都很穩(wěn)定,可以長(zhǎng)期為自己工作。
秘書職業(yè)是個(gè)最鍛煉人的職業(yè)。秘書可以在日常工作中接觸到公司所有的部門和人員,對(duì)公司的運(yùn)作和整體狀況有全面的了解,也可以與外界多接觸,和公司的主管部門、大客戶都有關(guān)系,真正能鍛煉人、培養(yǎng)人。
1、秘書工作的職能決定了信息素養(yǎng)對(duì)秘書的重要性
秘書是領(lǐng)導(dǎo)的輔助決策者,企業(yè)的發(fā)展離不開正確的決策,因此專業(yè)的秘書人員必須,了解最新的政策和市場(chǎng)要求,善于在變化中發(fā)掘和捕捉隱藏的。潛在的新信息,不斷豐富和更新秘書工作的信息源,以輔助領(lǐng)導(dǎo)群做出最正確的戰(zhàn)略部署。
2、秘書個(gè)人晉升發(fā)展離不開信息素養(yǎng)的提升
當(dāng)前,從從業(yè)資格上都必須是國(guó)家職業(yè)資格認(rèn)證的,國(guó)家秘書行業(yè)應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)和監(jiān)管,要求秘書人員必須持證上崗。在晉升方面也要求相應(yīng)的資格認(rèn)證,只有那些擁有專業(yè)信息素養(yǎng)的才能往行政經(jīng)理、專業(yè)經(jīng)理方面靠攏。
四、結(jié)論
秘書行業(yè)是個(gè)古老但又發(fā)展緩慢的行業(yè),它的古老決定了它的普遍性,它的緩慢又注定了它未來必定有一個(gè)爆發(fā)式的發(fā)展。因此,對(duì)于秘書行業(yè)乃至秘書工作中任何一個(gè)小小的問題,我們都不容忽視,必須加強(qiáng)實(shí)踐探索,才能適應(yīng)和趕上秘書行業(yè)的美好前景,同時(shí),也必須通過所有秘書從業(yè)者和關(guān)注秘書行業(yè)發(fā)展的人的不斷探索努力,才能更快地推動(dòng)秘書行業(yè)變革。信息素養(yǎng)對(duì)秘書工作的重要性也許不是目前秘書行業(yè)發(fā)展的瓶頸問題,不能馬上利用這個(gè)小小的支點(diǎn)撬動(dòng)整個(gè)秘書行業(yè)的跨越前行,但是這肯定是未來發(fā)展過程中一個(gè)不可忽視的障礙,我們今天提早跨過它,防范于未然。
未來秘書必定是信息素養(yǎng)過硬的趨勢(shì)因此,在經(jīng)濟(jì)全球化這樣不可阻擋的大浪潮面前,秘書必須不斷提高自身的信息素養(yǎng),才能應(yīng)對(duì)越來越多、越來越嚴(yán)峻的職業(yè)挑戰(zhàn),才能在秘書這個(gè)越來越廣闊的職業(yè)舞臺(tái)上實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。
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