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接聽電話禮儀

時(shí)間:2022-03-07 19:18:21 好文 我要投稿

接聽電話禮儀

接聽電話禮儀1

  一、接聽來電:注意禮貌用語:

接聽電話禮儀

  電話鈴響三聲內(nèi),需接起電話。

  態(tài)度熱情,反應(yīng)積極。聲調(diào)要顯得熱情愉快。

  說話時(shí)注意口齒清晰、親切、熱忱、尊重。

  重要事項(xiàng)要做好記錄:來電話者姓名、電話號(hào)碼和要義。

  二、撥打電話:簡潔、明了、禮貌

  吐字清晰,語速適中,,語氣親切、自然;

  問候你好,自報(bào)單位、職務(wù)、姓名,感謝代接代轉(zhuǎn)之人;

  用語文明、自信等。

  重要的客戶訪問要提前做好準(zhǔn)備。

  前臺(tái)接聽電話技巧

  前臺(tái)接聽電話基本的要求是:確定對(duì)方的電話號(hào)碼及接話人的姓名。在可能的情況下,選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r(shí)間,這樣可以提高通話效果。通話前準(zhǔn)備筆和紙。做好備忘錄。備忘錄應(yīng)簡單明了,記錄主要內(nèi)容,如:姓名、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、原因、處理結(jié)果。另外接聽電話不同情況采用的電話技巧包括以下內(nèi)容:

  電話服務(wù)的基作應(yīng)對(duì):

  電話鈴響了,立即去接聽。如果電話超過4次鈴響以后才接起來,一定要說一聲致歉的話:;對(duì)不起,久等了。;要使用適當(dāng)?shù)膯柡蛘Z。說話聲音要清晰、溫和、語調(diào)適中。

  如果正在處理緊急事情,聽到電話鈴響也應(yīng)立即接起,然后要先致歉,向?qū)Ψ浇忉專?對(duì)不起,請(qǐng)稍候片刻;,或者征求其意見可否另外時(shí)間打來,或打另外一個(gè)電話。如:;實(shí)在對(duì)不起,請(qǐng)您再撥一次***好嗎?;如果暫時(shí)擱置電話,回頭再接聽時(shí)要說:;對(duì)不起,讓您久等了。;或;很抱歉,浪費(fèi)您的時(shí)間了;。

  特殊情況的處理

  1、 當(dāng)你正在接聽電話,有客人前來要求服務(wù)時(shí):

  (1) 應(yīng)面帶微笑,點(diǎn)頭示意,暗示客人你將盡快為其服務(wù)。

  (2) 迅速結(jié)束電話交談,中文講:“對(duì)不起,讓您久等了!”對(duì)外賓服務(wù)時(shí)講:“Thank you for your waiting.”

  2、 當(dāng)你正在為客人服務(wù),有電話打進(jìn)來時(shí):

  (1) 應(yīng)面帶微笑,向暫時(shí)被中斷服務(wù)的客人講:“對(duì)不起,請(qǐng)您稍候!

  (2) 按照接聽電話要求及程序接聽電話,并盡快結(jié)束接聽電話。

  (3) 放下電話后,應(yīng)立即向被中斷服務(wù)的客人致歉,講:“對(duì)不起,讓您久等了!”對(duì)外賓服務(wù)時(shí)講:“Thank you for your waiting.”

  3、 當(dāng)來電要找的人不在時(shí),我們應(yīng)詢問對(duì)方是否需要留言或回電話。

  (1) 對(duì)不起,先生(女士),某某現(xiàn)在不在這里,您是否需要留言服務(wù)。

  (2) 請(qǐng)問您的電話號(hào)碼、尊稱。

  (3) 做好留言記錄,并邊記錄邊重復(fù)客人留言,最后復(fù)述一遍。

接聽電話禮儀2

  電話鈴聲響起三聲之內(nèi),應(yīng)立即接起電話。

  在商務(wù)交往中,接電話時(shí)所講的第一句話應(yīng)是問候語加上單位名稱:“您好。尽薄

  接電話時(shí)不允許出現(xiàn)"喂,喂"或者"你找誰?"等非商務(wù)用語。特別不允許一開口就毫不客氣地查問對(duì)方"你找誰","你是誰","你是哪兒",或者"你有什么事?"

  通話中不得對(duì)著話筒打哈欠、吃東西,也不要同時(shí)與他人閑聊。結(jié)束通話時(shí),應(yīng)認(rèn)真道別。而且要恭候?qū)Ψ较确畔码娫挕?/p>

  遇上不相識(shí)的人打起電話沒完,非得讓其"適可而止"時(shí),說得應(yīng)當(dāng)委婉、含蓄,不要讓對(duì)方難堪。比如,不宜說"你說完了沒有?我還有別的事呢。",而應(yīng)當(dāng)講"好吧,我不占用您的時(shí)間了"。

  接電話時(shí),被找的人如果就在身邊,應(yīng)告訴打電話者:"請(qǐng)稍等",然后立即轉(zhuǎn)交(轉(zhuǎn)接)電話。如果對(duì)方認(rèn)錯(cuò)了人,應(yīng)馬上告之,不得將錯(cuò)就錯(cuò),亂開玩笑,更不得因懶于轉(zhuǎn)告而隨意向?qū)Ψ秸f"人不在",或大聲喊叫"某人找某某人"。

  倘若被找的人外出或在洗手間,應(yīng)回答"他暫時(shí)不在座位上,如果需要轉(zhuǎn)告請(qǐng)留下您的電話"。

  如果找領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)不在,不可隨意報(bào)出領(lǐng)導(dǎo)在哪,切不可說"他在總經(jīng)理處"或"他到某某公司去了"。

  代接電話時(shí),對(duì)方如有留言,應(yīng)當(dāng)場(chǎng)用紙筆記錄。之后復(fù)述一遍,以免有誤。并告訴對(duì)方會(huì)及時(shí)轉(zhuǎn)告。例如:"我再重復(fù)一遍,您看對(duì)不對(duì)……。好的,等他回來我立即轉(zhuǎn)告他。"

  代接電話的留言最好用N次貼記錄,然后貼到相關(guān)人員的桌子或者電腦旁,以免遺忘造成失誤。

  對(duì)不指明的電話,判斷自己不能處理時(shí),可坦白告訴對(duì)方,并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。

  如果分機(jī)轉(zhuǎn)接出錯(cuò),應(yīng)告知對(duì)方:"抱歉,×××不是這個(gè)號(hào)碼,他(她)的分機(jī)號(hào)碼是**,我先幫您轉(zhuǎn)接,如果沒轉(zhuǎn)過去請(qǐng)您再重新?lián)?*號(hào)碼,請(qǐng)稍等。"然后迅速將電話轉(zhuǎn)接到正確的分機(jī)上。

  如果遇到對(duì)方撥錯(cuò)號(hào)碼時(shí),不可大聲怒斥,或用力掛斷電話,應(yīng)禮貌告知對(duì)方。如果是自己撥錯(cuò)了號(hào)碼,應(yīng)馬上向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?/p>

接聽電話禮儀3

  一、接電話的禮儀

  1、第二次鈴聲響完是最佳的接聽時(shí)機(jī)。

  太快或太慢接聽電話都是不合適的。如果第一聲響起后立刻拿起話筒,對(duì)方會(huì)沒有思想準(zhǔn)備。就象你希望和某個(gè)人講話,如果他猛然沖到你的面前,你也會(huì)嚇一跳的;如果在第三聲響后接聽,對(duì)方已經(jīng)有等待的感覺了。所以我們?cè)诘诙吴徛曧戇^以后拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲后才接聽,應(yīng)該有道歉的話語,如您好!讓您久等了。

  2、接聽電話的動(dòng)作。

  第一聲電話鈴聲響起,我們可以把左手放在電話上,準(zhǔn)備用左手拿話筒,右手進(jìn)行電話記錄(左手寫字傾向的人恰好相反,用右手準(zhǔn)備拿起話筒)。

  3、接聽的第一句話。

  通常拿起話筒,我們習(xí)慣性的第一句話是喂。嚴(yán)格來講,喂是試話筒的聲音。當(dāng)接聽電話是工作的一部分時(shí),應(yīng)該體現(xiàn)精煉、從容的職業(yè)感覺,所以喂這句開場(chǎng)白是必須去掉的。取而代之的應(yīng)該是問候語。

  問候語的時(shí)段性:

  9:00以前,早上好;

  9:0012:00,上午好;

  12:0013:30,中午好;

  13:3017:30,下午好;

  其他時(shí)間可以說您好。

  根據(jù)公司要求,在問候語之后,可以報(bào)出公司和部門名稱以及你個(gè)人的姓名。

  4、電話記錄的內(nèi)容:5個(gè)W,1個(gè)H。

  5 個(gè)W是指when 、who(whose) 、what 、where、why ,1個(gè)H 是指how。具體來講,電話記錄應(yīng)該包括來電時(shí)間、來電人、來電事由、哪里打來電話、為什么來電話,怎樣處理等。在進(jìn)行電話記錄時(shí)對(duì)數(shù)字、對(duì)方說的某個(gè)時(shí)間、電子郵件地址等信息應(yīng)該重復(fù)一遍給予確認(rèn)。

  5、電話中的稱謂。

  詢問對(duì)方的姓名時(shí)應(yīng)該說:請(qǐng)問您貴姓?,不能直接問你叫什么名字?。如果對(duì)方告訴你他的姓名,應(yīng)該對(duì)姓名中的每一個(gè)字進(jìn)行確認(rèn)。眾所周知,姓名就是一個(gè)人的代表符號(hào),對(duì)姓名的重視可以暗示對(duì)他的尊重,同時(shí)可以避免產(chǎn)生音同字不同的錯(cuò)誤。即便知道了對(duì)方的全名,在隨后的稱謂中也不要直呼其名,盡量使用姓+職務(wù)的稱呼方式,或者說先生、女士。

  6、措辭。

  電話交談應(yīng)該語言簡潔、措辭高雅,避免俚語或者不禮貌的語言。

  7、聲音的把握。

  有研究顯示,當(dāng)你與別人交流時(shí),你說話的內(nèi)容對(duì)別人的影響占20%,而你的聲音對(duì)別人的感染力占到80%。因此,聲音的作用不可小覷。在電話里應(yīng)該保持語調(diào)積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節(jié)奏,如果對(duì)方語速過快,你可以比他稍慢一點(diǎn),反之,如果對(duì)方說話很慢,你可以比他稍快一點(diǎn),兩種情況都保持差距不太大。如果兩個(gè)人說話節(jié)奏相差很大,雙方都會(huì)感覺到不和諧,會(huì)影響雙方的愉快溝通;總之,聲音的把握能夠經(jīng)營電話交流的感覺,傳遞你積極、鎮(zhèn)定的工作風(fēng)格。

  8、微笑的魅力。

  不要以為電話另一端的人看不見你,就不必在意自己的表情。其實(shí)人的情緒、態(tài)度、聲音、表情、動(dòng)作等外在與內(nèi)在的狀態(tài)是整體統(tǒng)一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說出悅耳動(dòng)聽的語言,即便那樣,你的聲音也是干澀的,毫無感染力可言。微笑不只是表情,它是一種美好的感覺,在電話里看不到但是感覺的到!

  9、你的情緒和身體姿態(tài)。

  如果你趴在辦公桌上接電話,聲音會(huì)顯得悶而不暢,會(huì)給對(duì)方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話,對(duì)方能夠聽出你有些急切。因此,掌握情緒、保持良好的身體姿態(tài)是很有必要的。

  10、正確處理接電話過程中的各種情況。

  如果對(duì)方要找的人不在,應(yīng)該說他(她)恰好不在,或者說公務(wù)外出,不要透露同事的去向。若有留言需轉(zhuǎn)告,應(yīng)該記錄下來,以免忘記交給同事,或者因?yàn)槭虑樘喽e(cuò)電話內(nèi)容。如果電話需要轉(zhuǎn)接,應(yīng)該說好的,請(qǐng)稍等。若分機(jī)無人接聽轉(zhuǎn)回總機(jī),應(yīng)該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大,聽不清對(duì)方說話,應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)母嬖V對(duì)方對(duì)不起,我聽不清您講話,請(qǐng)您再撥一遍。有時(shí)辦公室內(nèi)恰好有客人在,電話鈴聲響起時(shí),應(yīng)該對(duì)客人禮貌的說明對(duì)不起,我接個(gè)電話。對(duì)自己沒有及時(shí)接到的電話,應(yīng)該在二十四小時(shí)以內(nèi)給予回復(fù),如果有特殊的情況沒能及時(shí)回復(fù),一定要向?qū)Ψ阶鲆粋(gè)簡單的解釋。

  11、接電話的時(shí)間與掛斷電話。

  商務(wù)電話不是煲粥,時(shí)間一般不應(yīng)超過三分鐘。掛斷電話時(shí),應(yīng)該禮貌的說再見,并由打出電話的一方先掛斷電話。

接聽電話禮儀4

  一、及時(shí)接聽

  如果電話鈴聲一響起,就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時(shí),就會(huì)反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度,而且應(yīng)該親自接聽電話,輕易不要讓他人代勞,尤其是不要讓小孩干代接。

  在接電話時(shí),我們提倡“鈴響不過三”:接聽電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久,才姍姍來遲。也不要鈴響過一次,就拿起聽筒。這樣會(huì)讓打電話的人大吃一驚,如有持殊原因,致使鈴響許久后才接,要在和劉方通話時(shí)向?qū)Ψ秸f明情況,棱示歉意。

  正常情況下,不允許不接聽來電,特別是“應(yīng)約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門,就會(huì)讓對(duì)方嚇一跳,而且還會(huì)認(rèn)為你清閑得聚精會(huì)神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答,又會(huì)被認(rèn)為沒有人在,或者是不想理。

  二、確認(rèn)對(duì)方

  一般情況下.對(duì)方打來電話后都會(huì)主動(dòng)介紹自己。如果對(duì)方打來電話,沒有主動(dòng)介紹自己或者自己沒有聽清楚,你就應(yīng)該主動(dòng)問;“請(qǐng)問您是哪位價(jià) 我能為您做什么?您找哪位?”但是,人們習(xí)慣性的做法是,拿起電話聽筒后便會(huì)向?qū)Ψ奖P問:“喂:哪位 ”這讓對(duì)方會(huì)感到阿生而且感情疏遠(yuǎn),缺少人情昧。接起電話。拿起聽筒后應(yīng)首先自我介紹::“您好,我是某某某”

  三、非常規(guī)電話的處理

  如果接到打錯(cuò)的電話,不要發(fā)怒更不能出口傷人,正確做法是簡短向?qū)Ψ秸f明情況后掛斷電話。有時(shí)候接起電話,問候多聲卻聽不見對(duì)方說話,這時(shí)絕對(duì)不可以不外青紅皂白,認(rèn)為是惡意騷擾電話而破門大罵。因?yàn)椋@種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對(duì)方的聲音,但是對(duì)方能聽見你聲音。萬一對(duì)方是你的客戶或上級(jí),聽到你在這端破口大罵,會(huì)造成什么樣的后果。如果對(duì)方是惡意騷擾的話,應(yīng)簡短而嚴(yán)歷地批評(píng)對(duì)方。不必長篇大淪,更不應(yīng)該說臟話;如果問題嚴(yán)重,可以考慮報(bào)警解決。

  四、分清主次

  1.接聽電話要專心,與其他人交談,邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為,吃東西邊是失禮。

  2.如果在會(huì)晤貴賓或會(huì)議期間接到電話,可向其歉意地說明不能立即通話的原因,并求諾稍后再聯(lián)系。

  3.接聽電話時(shí)如果有別的電話打進(jìn)來,千萬不要不理睬,因?yàn)楹芸赡苁羌笔隆?烧?qǐng)求正在通話的一方稍等片刻,并對(duì)其講明原因,然后立即去接另一個(gè)電話,問清情況后先訪對(duì)方稍候,或晚會(huì)兒再打進(jìn)來,之后再繼續(xù)和前者通話。

  4.不能因?yàn)閳D清凈隨便撥下電話線。

  五、規(guī)范地代接電話

  代別人接電話時(shí)。要特別住意講話順序,首先要禮貌地告訴對(duì)方來歷才能問對(duì)方是何人,所為何事,但不要詢問對(duì)方和所找人的關(guān)系。

  1.尊重別人隱私。代接電話時(shí),忌遠(yuǎn)遠(yuǎn)地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴(kuò)散對(duì)方托你轉(zhuǎn)達(dá)的事情。

  2.記憶準(zhǔn)確要點(diǎn):如果對(duì)方要找的人不在,應(yīng)先詢問對(duì)方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對(duì)方有此意愿,應(yīng)照辦。最好用筆記下對(duì)方要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容,如對(duì)方姓名、單位、電話、通話要點(diǎn)等,以免事后忘記,對(duì)方講完后,應(yīng)再與其驗(yàn)證一遍,避免不必要的遺漏。

  3.及時(shí)傳達(dá)內(nèi)容。代接電話時(shí),要先弄清對(duì)方要找誰,如果對(duì)方不愿問答自已是誰,也不要勉強(qiáng)。如果對(duì)方要找的人不在,要如實(shí)相告,然后再詢問對(duì)方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時(shí)間把對(duì)方想要傳達(dá)的內(nèi)容傳達(dá)到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容,托他人轉(zhuǎn)告。

  六、錄音電話

  1.留言制作要規(guī)范。留言內(nèi)容一般包括這么幾項(xiàng):問候語、機(jī)主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對(duì)來電者的要求以及道別語等。

  2.如非很必要,盡量少使用錄音電話,要及時(shí)處理錄音電話上打進(jìn)來的電話。

  職場(chǎng)禮儀介紹

  作用

  了解、掌握并恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用職場(chǎng)禮儀有助于完善和維護(hù)職場(chǎng)人的職業(yè)形象,會(huì)使你在工作中左右逢源,使你的事業(yè)蒸蒸日上,做一個(gè)成功職業(yè)人。成功的職業(yè)生涯并 不意味著你要才華橫溢,更重要的是在工作中你要有一定的職場(chǎng)技巧,用一種恰當(dāng)合理方式與人溝通和交流,這樣你才能在職場(chǎng)中贏得別人的尊重,才能在職場(chǎng)中獲 勝。

  握手禮儀

  握手是人與人的身體接觸,能夠給人留下深刻的印象。當(dāng)與某人握手感覺不舒服時(shí),我們常常會(huì)聯(lián)想到那個(gè)人消極的性格特征。強(qiáng)有力的握手、眼睛直視對(duì)方將會(huì)搭起積極 交流的舞臺(tái)。 女士們請(qǐng)注意:為了避免在介紹時(shí)發(fā)生誤會(huì),在與人打招呼時(shí)最好先伸出手。記住,在工作場(chǎng)所男女是平等的。

  電子禮儀

  電子郵件、傳真和移動(dòng)電話在給人們帶來方便的同時(shí),也帶來了職場(chǎng)禮儀方面的新問題。雖然你有隨時(shí)找到別人的能力,但這并不意味著你就應(yīng)當(dāng)這樣做。 在現(xiàn)在的許多公司里,電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條,與工作相關(guān)的內(nèi)容反而不多。請(qǐng)記住,電子郵件是職業(yè)信件的一種,而職業(yè)信件中是沒有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。

  傳真應(yīng)當(dāng)包括你的聯(lián)系信息、日期和頁數(shù)。未經(jīng)別人允許不要發(fā)傳真,那樣會(huì)浪費(fèi)別人的紙張,占用別人的線路。

  手機(jī)可能會(huì)充當(dāng)許多人的“救生員”。不幸的是,如果你使用手機(jī),你多半不在辦公室,或許在駕車、趕航班或是在干別的什么事情。要清楚這樣的事實(shí),打手機(jī)找你的人不一定對(duì)你正在干的事情感興趣。

  職場(chǎng)禮儀:道歉禮儀

  即使你在社交禮儀上做得完美無缺,你也不可避免地在職場(chǎng)中冒犯了別人。如果發(fā)生這樣的事情,真誠地道歉就可以了,不必太動(dòng)感情。表達(dá)出你想表達(dá)的歉意, 然后繼續(xù)進(jìn)行工作。將你所犯的錯(cuò)誤當(dāng)成件大事只會(huì)擴(kuò)大它的破壞作用,使得接受道歉的人更加不舒服。 當(dāng)只有你一個(gè)人存在時(shí),就是你最能體現(xiàn)道德的時(shí)候,是你最能體現(xiàn)境界的時(shí)候。職場(chǎng)角落常常是最能讓一個(gè)人原形畢露的地方,平時(shí)西裝革履、文質(zhì)彬彬、相貌堂 堂、溫文而雅。都不能足以體現(xiàn)一個(gè)人的真正素質(zhì),而在職場(chǎng)角落的時(shí)候,才能體現(xiàn)禮儀所在,道德所在。

  電梯禮儀

  電梯雖然很小,但是在里面的學(xué)問不淺,充滿著職業(yè)人的禮儀,看出人的道德與教養(yǎng)。

  1.一個(gè)人在電梯里不要看四下無人,就亂寫亂畫,抒發(fā)感想,搞的電梯成了廣告牌。

  2.伴隨客人或長輩來到電梯廳門前時(shí),先按電梯按鈕;電梯到達(dá)門打開時(shí),可先行進(jìn)入電梯,一手 按開門按鈕,另一手按住電梯側(cè)門,請(qǐng)客人們先進(jìn);進(jìn)入電梯后,按下客人要去的樓層按鈕;行進(jìn)中有其他人員進(jìn)入,可主動(dòng)詢問要去幾樓,幫忙按下。電梯內(nèi)盡可 能側(cè)身面對(duì)客人,不用寒暄;到達(dá)目的樓層,一手按住開門按鈕,另一手并做出請(qǐng)出的動(dòng)作,可說:“到了,您先請(qǐng)!”客人走出電梯后,自己立刻步出電梯,并熱 誠地引導(dǎo)行進(jìn)的方向。

  3.上下班時(shí),電梯里面人非常多,先上來的人,要主動(dòng)往里走,為后面上來的人騰出地方,后上的人,要視電梯內(nèi)人的多少而行,當(dāng)超載鈴聲響起,最后上來的人主動(dòng)下來等后一趟。如果最后的人比較年長,新人們要主動(dòng)的要求自己下電梯。

接聽電話禮儀5

  語速

  不要太快或太慢,語速太快容易造成客戶聽不清楚,一般情況下,語速保持在120字~140字/分鐘比較合適。當(dāng)然,如果能夠根據(jù)客戶的語速而調(diào)整自己的語速,這樣效果更好。

  清晰度

  服務(wù)人員打電話發(fā)音要標(biāo)準(zhǔn),吐詞要清晰,能夠讓客戶在電話中很容易聽清楚自己說的話。表達(dá)清晰對(duì)于一名服務(wù)人員來說是一項(xiàng)最基本的要求。

  語氣

  語氣是打電話人員內(nèi)心態(tài)度的晴雨表,打電話的語氣要求是:平和中有激情,耐心中有愛心,杜絕產(chǎn)生不耐煩的語氣。經(jīng)常會(huì)遇到這類客戶,給他講第一次,沒有聽清楚,講第二次也沒有聽清楚,到講第三次時(shí)還不清楚,這時(shí)電話服務(wù)人員解釋一次,語氣可以,解釋第二次,也可以,解釋第三次時(shí)就明顯可以聽出不耐煩的語氣,這時(shí)心里肯定這么想:“你怎么這么笨呀,都跟你講三遍了,你還不清楚。”這種語氣一流露出來,結(jié)果就是把客戶給嚇跑了。

  音調(diào)

  音調(diào)要自然,一定要做到抑揚(yáng)頓挫,音調(diào)要有高、中、低之分,富于變化,不要太機(jī)械化。

  相聲演員姜昆曾說過一段相聲,他是這樣形容經(jīng)典歌曲的:“經(jīng)典歌曲剛開始時(shí)就像平地行走,音調(diào)較平,然后開始爬坡,音調(diào)往上走,爬到最高處時(shí),突然往下,音調(diào)驟降,到結(jié)尾時(shí),翻幾個(gè)跟斗,音調(diào)也跟著繞幾個(gè)圈!边@樣的歌曲唱出來后,那簡直是是“余音繞梁,三日不絕”。

  電話營銷是一門聲音的藝術(shù),那營銷人員就應(yīng)下點(diǎn)功夫好好修煉一下自己的說話音調(diào)。

  節(jié)奏

  就是恰到好處的停頓,這樣就可以有時(shí)間來感知談話進(jìn)行的感覺,也讓客戶有機(jī)會(huì)參與到談話中來,高明的服務(wù)人員可以做到根據(jù)客戶的語言節(jié)奏來決定自己的節(jié)奏。從而使整個(gè)談話非常投機(jī)、默契。停頓的頻率一般是每說兩句話就停頓一、二秒鐘較好。

  音量

  音量的高低能夠反應(yīng)一名服務(wù)人員的素養(yǎng),音量過高容易給人一種缺少涵養(yǎng)的感覺,音量過低又會(huì)給人一種自信不足的印象。

  熱情度

  成功學(xué)大師拿破侖·希爾花了20xx年的時(shí)間,分析和研究了全世界500名各行業(yè)頂尖的成功人士的成功原因,最后歸納出17條成功定律,其中熱情排在最前面,可見保持熱情的重要性。

  熱情一定是由內(nèi)而外的自然流露的,只有那些從心里熱愛自己的工作的人,心中才會(huì)有一團(tuán)火焰,這團(tuán)熊熊燃燒的火焰使充滿熱情的人魅力四射,從而具有非凡的影響力。

  作為服務(wù)人員如果沒有一種發(fā)自內(nèi)心的對(duì)自己工作的熱愛,說話聲音有氣無力,即使學(xué)了一大堆的技巧和方法,也是沒有用的。

  帶笑的聲音

  人們常說“伸手不打笑臉人”“相逢一笑泯恩仇”,可見,這一笑威力有多大,上面兩種情境是面對(duì)面才發(fā)生的?墒,在電話里,對(duì)方看不到服務(wù)人員的笑臉,怎么辦?這就是服務(wù)人員在給客戶打電話時(shí)一定要笑出聲來的原因,否則就像在黑暗中給絕世佳人暗送秋波一樣,自作多情,徒勞無益。讓客戶聽到服務(wù)人員的微笑,帶有微笑的聲音是非常甜美動(dòng)聽的,也是極具感染力的。

  在聲音中放入笑容,并且笑出聲來,這是一招很有殺傷力的電話服務(wù)技巧,因?yàn)槿耸亲非竺篮涂鞓返膭?dòng)物,笑聲則傳達(dá)了一名服務(wù)人員的快樂,電話那端的客戶當(dāng)然愿意和一個(gè)快樂的人交談。

  自信

  一個(gè)人只有自己喜歡自己,別人才可能喜歡你;一個(gè)人只有自己對(duì)自己有信心,別人才會(huì)對(duì)你有信心。這樣說,好像有點(diǎn)孤芳自賞,自欺欺人的嫌疑,然而,這的確是一個(gè)不為大多人所知的人性奧秘。

  簡潔

  簡潔其實(shí)就是一種力量,特別在當(dāng)今這個(gè)講究效率和速度的年代,每個(gè)人都很忙,到大街上去看看,廣州和深圳的行人走路的速度要比內(nèi)地城市快很多,為什么?時(shí)間對(duì)于每個(gè)人來說都很緊迫,接聽我們電話的人都希望在最短的時(shí)間里明白我們?cè)诒磉_(dá)什么;做到這一點(diǎn)有一個(gè)小竅門,那就是每次打電話之前,將自己要表達(dá)的核心內(nèi)容寫一個(gè)提綱,然后在打電話時(shí)自己會(huì)胸有成竹,簡單明了;而如果沒有這個(gè)提綱,想起什么就說什么,就會(huì)讓對(duì)方覺得你的思路不清,說話羅嗦嘮叨,拒絕就是很必然了。

  在語言中注入情感同樣一句話,用不同的情感來表達(dá),效果是不一樣的。

接聽電話禮儀6

  接聽電話規(guī)范禮儀

  1、電話鈴聲響兩聲后,必須接聽。如果超過3聲鈴響,再接電話,必須先說:對(duì)不起或?qū)Σ黄,讓您久等?/p>

  2、接聽電話首先應(yīng)該說:您好!或您好!

  3、接聽電話時(shí)必須保持足夠耐心、熱情。注意控制語氣、語態(tài)、語速、語調(diào),語言親切簡練、禮貌、和氣。要具有自己就代表公司的強(qiáng)烈意識(shí)。

  4、要仔細(xì)傾聽對(duì)方的講話,一般不要在對(duì)方話沒有講完時(shí)打斷對(duì)方。如實(shí)在有必要打斷時(shí),則應(yīng)該說:對(duì)不起,打斷一下。

  5、對(duì)方聲音不清楚時(shí),應(yīng)該善意提醒:聲音不太清楚,請(qǐng)你大聲一點(diǎn),好嗎?

  6、如電話打進(jìn)來了,對(duì)方要找的同事不在,禮貌的做法是先向?qū)Ψ秸f明情況,再詢問對(duì)方名字,并考慮如何處理;如果要求對(duì)方不要掛斷時(shí),一定要不斷向?qū)Ψ酱蛘泻簦硎灸氵在照顧這個(gè)電話,同事回來后,立即轉(zhuǎn)告并督促回電。接線員要做好詳細(xì)的電話記錄。

  7、轉(zhuǎn)接電話,首先必須確認(rèn)同事在辦公室,并說:請(qǐng)稍等。

  8、轉(zhuǎn)接電話時(shí),按鍵應(yīng)該短促干脆,不要過長時(shí)間按著(一般不超過一秒鐘),撥完分機(jī)號(hào)碼后,輕輕掛上電話。

  9、談話結(jié)束時(shí),要表示謝意,并讓對(duì)方先掛斷電話。不要忘了說再見。

  10、如果談話所涉及的事情比較復(fù)雜,應(yīng)該重復(fù)關(guān)鍵部分,力求準(zhǔn)確無誤。

  電話禁忌用語

  在接電話時(shí)切忌使用“說!”“講!”。

  說講是一種命令式的方式,即難讓人接受,又不禮貌。有的人在接聽電話時(shí),一接起電話馬上說:“說”或“講”, 或者多加一兩個(gè)字“聽到,說!”

  這種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部也許還可以理解,由于某種原因工作繁忙,時(shí)間緊張,沒有太多的時(shí)間應(yīng)對(duì)電話,希望對(duì)方直截了當(dāng),別浪費(fèi)時(shí)間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過于粗魯無禮,有一種盛氣凌人的氣勢(shì),好像是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說,老子沒空和你在電話里啰嗦!

  有的人對(duì)這樣的電話應(yīng)答方式也懶得再“說”,干脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者提供一些信息,一聽他這口氣就不舒服,說了等于白說,這種人懶得理他。

  我們每個(gè)人都希望別人以禮相待,有誰愿意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以,我們?cè)诮勇犽娫挄r(shí),一定要注意應(yīng)有的禮貌。

接聽電話禮儀7

  1、“鈴聲不過三”原則

  在電話鈴聲響起后,如果立即拿起,會(huì)讓對(duì)方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以后再接聽,是缺乏效率的表現(xiàn),勢(shì)必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象,同時(shí)也會(huì)讓對(duì)方不耐煩,變得焦急。如果因?yàn)榭陀^原因,如電話機(jī)不在身邊,或一時(shí)走不開,不能及時(shí)接聽,就應(yīng)該在拿起話筒后先向?qū)Ψ奖硎咀约旱那敢獠⒆龀鲞m當(dāng)?shù)慕忉專纭昂鼙,讓你久等了”等?/p>

  如果是在家里接聽電話,盡管沒有必要像在單位里那樣及時(shí),但盡快去接聽是對(duì)對(duì)方的尊重,也是一個(gè)人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上才去接聽,也應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢。老朋友之間盡管沒有必要做出鄭重其事的道歉,但向?qū)Ψ浇忉屢幌卵诱`的原因也是必要的。

  2、規(guī)范的問候語

  在工作場(chǎng)合,接聽電話時(shí),首先應(yīng)問候,然后自報(bào)家門。對(duì)外接待應(yīng)報(bào)出單位名稱,若接內(nèi)線電話應(yīng)報(bào)出部門名稱.

  自報(bào)家門是讓對(duì)方知道有沒有打錯(cuò)電話,萬一打錯(cuò)電話就可以少費(fèi)口舌。規(guī)范的電話體現(xiàn)的不僅是對(duì)對(duì)方的尊重,而且也反映出本單位的高效率和嚴(yán)管理。

  在家里接電話可以有很多選擇,規(guī)范一點(diǎn)的可以用:“喂,你好!”問候?qū)Ψ。?dāng)然在家里接聽電話與工作單位接聽電話有所不同,在家里,關(guān)鍵是要讓對(duì)方感到親切友好,而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調(diào)、語氣來體現(xiàn)的,過于規(guī)范化的電話反而會(huì)讓人覺得“公事公辦”的冷淡。

  例如:電話開門基本話術(shù)“您好,,這里是XX,我是小薛,很高興為您服務(wù)。[若兩秒沒有應(yīng)答],請(qǐng)問有什么可以為您服務(wù)的?”;

  找相關(guān)人員,“請(qǐng)稍等”,5秒以內(nèi),電話人不能接聽,須說明“您好,XX很快就來”“您好,XX正在XX,請(qǐng)稍等一陣”。

  要找的人不在或不能接聽電話時(shí)的處理。這里,特別要注意的是,在詢問對(duì)方姓名前,先告知他要找的人不在。

  例如:當(dāng)場(chǎng)不能接聽電話,“您好,XX正在XX,方便讓他等下打給您嗎?”[是/否]“好的`,我記錄了”。

  當(dāng)事人不在,“您好,XX[人]XXXXX,等他來了我讓他回給您可以嗎?”[是/否]“好的,我記錄了”

  禁忌:“他不在”、“打錯(cuò)了”、“沒這人”、“不知道”等

  3、接到錯(cuò)誤的電話也應(yīng)該禮貌應(yīng)對(duì)

  接到錯(cuò)打的電話,人們很容易忽略了禮貌問題,甚至很粗魯,這是因?yàn)槿藗冋J(rèn)為錯(cuò)打的電話與自己沒有關(guān)系。但事實(shí)上,并非錯(cuò)打的電話都必定與自己沒有關(guān)系,有時(shí),對(duì)方也恰恰是與自己有重要關(guān)系的人。因此,接聽電話時(shí),最好每一個(gè)電話都講究禮貌,保持良好的接聽?wèi)B(tài)度。

  4、要學(xué)會(huì)記錄并引用對(duì)方的名字

  接電話時(shí),對(duì)對(duì)方的談話可作必要的重復(fù),重要的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要的記錄下來,如時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。在辦公室工作的人員,應(yīng)該有意識(shí)的訓(xùn)練自己的聽辨能力。

  假如對(duì)方是老顧客,經(jīng)常打電話來,一開口就能聽出他或她的聲音,那么可以用合適的稱謂問好:“您好,王經(jīng)理!边@樣一來,會(huì)給對(duì)方留下特別受到重視的感覺,增強(qiáng)對(duì)方對(duì)你的好感。

  5、應(yīng)在對(duì)方掛電話后再掛電話

  電話交談完畢時(shí),應(yīng)盡量讓對(duì)方結(jié)束對(duì)話。當(dāng)對(duì)方向你說“再見”時(shí),別忘了你也應(yīng)該說“再見”,并等對(duì)方掛了以后再掛電話,最好不要一聽到對(duì)方說“再見”就馬上掛電話,尤其不能在對(duì)方一講完話,還沒來得及說“再見”就把電話掛了。若確需自己來結(jié)束,應(yīng)解釋、致歉。通話完畢后,應(yīng)等對(duì)方放下話筒后,再輕輕地放下電話,以示尊重。

  注意掛電話時(shí)應(yīng)小心輕放,別讓對(duì)方聽到很響的擱機(jī)聲。

  從平時(shí)生活中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴做起,形成良好的習(xí)慣,不要不關(guān)心細(xì)節(jié),因?yàn)榧?xì)節(jié)決定成敗。

接聽電話禮儀8

  辦公秘書的對(duì)外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接聽電話的禮儀,讓對(duì)方在您親切的話語中心平氣和地談事情,通話結(jié)束后,對(duì)方會(huì)對(duì)您公司有極佳的印象。

  通話時(shí)聲音不宜太大,讓對(duì)方聽得清楚就可以,否則對(duì)方會(huì)感覺不舒服,而且也會(huì)影響到辦公室里其他人的工作。

  接起電話時(shí)首先應(yīng)自報(bào)單位名稱及所屬部門。

  接聽電話時(shí),要詢問對(duì)方單位名稱及所屬部門,接轉(zhuǎn)電話時(shí)為指定受話人提供便利。

  當(dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí),在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí),請(qǐng)不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

  當(dāng)你正在通電話,又碰上客人來訪時(shí),原則上應(yīng)先招待來訪客人,此時(shí)應(yīng)盡快和通話對(duì)方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí),應(yīng)告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。

  在電話中傳達(dá)事情時(shí),應(yīng)重復(fù)要點(diǎn),對(duì)于數(shù)字、日期、時(shí)間等,應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯(cuò)。

  如果對(duì)方?jīng)]有報(bào)上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌地詢問:"對(duì)不起,請(qǐng)問您是哪位?"

  要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時(shí),最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá),可利用紙條傳遞口信,這樣不僅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

  聽不清楚對(duì)方說話的內(nèi)容時(shí),最好不要猶豫,應(yīng)立即將狀況明確告知對(duì)方,請(qǐng)對(duì)方給予改善。

  如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷,此時(shí)務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對(duì)方,向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>

  掛斷電話前的禮貌不可忽視,要確定對(duì)方已掛斷電話,才能放下聽筒。

接聽電話禮儀9

  不能以“你找誰”作“見面禮”

  需要注意的是,在商務(wù)交往中,不允許接電話時(shí)以“喂,喂”或者“你找誰呀?”作為“見面禮”,特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對(duì)方的“戶口”,一個(gè)勁兒地問人家“你找誰?”,“你是誰?”,或者“有什么事兒呀?”

  禮待撥錯(cuò)電話者

  萬一對(duì)方撥錯(cuò)了電話或電話串了線,也要保持風(fēng)度,切勿發(fā)脾氣“耍態(tài)度”。確認(rèn)對(duì)方撥錯(cuò)了電話,應(yīng)先自報(bào)一下“家門”,然后再告之電話撥錯(cuò)了。對(duì)方如果道了歉,不要忘了以“沒關(guān)系”去應(yīng)對(duì),而不要教訓(xùn)人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細(xì)些”。

  如果有可能,不妨問一問對(duì)方,是否需要幫忙查一下正確的電話號(hào)碼。真的這樣做了,不是“吃飽了撐的”,而是借機(jī)宣傳了本單位以禮待人的良好形象。

  通話中不可打哈欠、吃東西

  在通話途中,不要對(duì)著話筒打哈欠,或是吃東西,也不要同時(shí)與其他人閑聊,不要讓對(duì)方由此感到在受話人的心中無足輕重。

  結(jié)束通話時(shí),應(yīng)認(rèn)真地道別。而且要恭候?qū)Ψ较确畔码娫挘灰恕霸轿弧睋屜取?/p>

  對(duì)待來電一視同仁

  在接電話時(shí),要注意給予對(duì)方以同等的待遇,堅(jiān)持不分對(duì)象地一視同仁。極其個(gè)別的人,長著一對(duì)挑肥揀瘦的“勢(shì)利眼”,即使是接電話,也極為庸俗地“因人而異”,“對(duì)象化”的傾向十分明顯。他們?cè)诮与娫挄r(shí),一開始總是“拿架子”,“打官腔”。先是愛搭不理地問上幾句“誰呀?”、“什么事呀?”,然后能推的事情就推,能踢的皮球就踢,“事不關(guān)己,高高掛起”。不過他們的“天氣”也不是永遠(yuǎn)這般“陰沉”,一旦聽出來對(duì)方是上司、家人、朋友,或是自己正在求助的人,立即就會(huì)“雨過天晴云散盡”,低聲下氣,細(xì)語柔聲,卑躬屈膝,有求必應(yīng),不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法,既容易得罪人,也會(huì)讓旁人看不起。在接待外來的電話時(shí),理當(dāng)一律給予同等的待遇,不卑不亢。這種公平的態(tài)度,容易為自己贏得朋友。

  禮貌結(jié)束通話

  在通話時(shí),接電話的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會(huì)、會(huì)客,不宜長談,或另有其他電話打進(jìn)來,需要中止通話時(shí),應(yīng)說明原因,并告之對(duì)方:“一有空閑,我馬上掛電話給您!泵獾米寣(duì)方覺得我方厚此薄彼。

  遇上不識(shí)相的人打起電話沒個(gè)完,非得讓其“適可而止”不可的話,應(yīng)當(dāng)說得委婉、含蓄,不要讓對(duì)方難堪。比如,不宜說:“你說完了沒有?我還有別的事情呢!”而應(yīng)當(dāng)講:“好吧,我不再占用您的寶貴時(shí)間了,”“真不希望就此道別,不過以后真的希望再有機(jī)會(huì)與您聯(lián)絡(luò)”。

接聽電話禮儀10

  接聽電話的步驟

  1、接聽電話前:

 、、準(zhǔn)備筆和紙:如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙,那么當(dāng)對(duì)方需要留言時(shí),就不得不要求對(duì)方稍等一下,讓賓客在等待,這是很不禮貌的。所以,在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。

 、啤⑼V挂磺胁槐匾膭(dòng)作:不要讓對(duì)方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情,對(duì)方會(huì)感到你在分心,這也是不禮貌的表現(xiàn)。

 、恰⑹褂谜_的姿勢(shì):如果你姿勢(shì)不正確,不小心電話從你手中滑下來,或掉在地上,發(fā)出刺耳的聲音,也會(huì)令對(duì)方感到不滿意。

  ⑷、帶著微笑迅速接起電話:讓對(duì)方也能在電話中感受到你的熱情。

  2、接聽電話

 、、三聲之內(nèi)接起電話:這是星級(jí)酒店接聽電話的硬性要求。此外,接聽電話還要注意:

 、、注意接聽電話的語調(diào),讓對(duì)方感覺到你是非常樂意幫助他的,在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;

 、、注意語調(diào)的速度;

  ③、注意接聽電話的措辭,絕對(duì)不能用任何不禮貌的語言方式來使對(duì)方感到不受歡迎;

 、堋⒆⒁怆p方接聽電話的環(huán)境;

 、荨⒆⒁猱(dāng)電話線路發(fā)生故障時(shí),必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因;

 、蕖⒆⒁獯螂娫掚p方的態(tài)度。

  ⑦、當(dāng)聽到對(duì)方的談話很長時(shí),也必須有所反映,如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

  ⑵、主動(dòng)問候,報(bào)部門介紹自己;

 、恰⑷绻胫缹(duì)方是誰,不要唐突的問“你是誰”,可以說“請(qǐng)問您哪位”或者可以禮貌的問,“對(duì)不起,可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎?”;

  ⑷、須擱置電話時(shí)或讓賓客等待時(shí);應(yīng)給予說明,并至歉。每過20秒留意一下對(duì)方,向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>

 、、轉(zhuǎn)接電話要迅速:每一位員工都必須學(xué)會(huì)自行解決電話問題,如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上,并要讓對(duì)方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。

 、、對(duì)方需要幫助,大家要盡力而為:作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客,對(duì)于每一個(gè)電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉(zhuǎn)告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉(zhuǎn)接電話⑦、直接回答(解決問題) ⑧、回電話

 、、感謝對(duì)方來電,并禮貌地結(jié)束電話:在電話結(jié)束時(shí),應(yīng)用積極的態(tài)度,同時(shí)要使用對(duì)方的名字來感謝對(duì)方。

  ⑻、要經(jīng)常稱呼對(duì)方的名字,這樣表示對(duì)對(duì)方尊重。

  留言五要素

  致:即給誰的留言

  發(fā)自:誰想要留言

  日期:最好也包括具體時(shí)間

  記錄者簽名:有助于尋找線索,或弄清不明白的地方

  內(nèi)容:具體的說話內(nèi)容

  打電話的一些簡單技巧

  1、如果接到的電話是找你的上級(jí)時(shí),不要直接回答在還是不在,要詢問清楚對(duì)方的姓名和大概意圖,然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級(jí),由他判斷是否接電話。

  2、打電話時(shí),列出要點(diǎn),避免浪費(fèi)時(shí)間。

  3、在打電話之前,要準(zhǔn) 備好筆和紙,不要吃東西、喝水或抽煙,要保持正確的姿勢(shì)。

  4、如果你找的人不在,可以問一下對(duì)方什么時(shí)間可以再打電話或請(qǐng)其回電話,同時(shí),要將自己的電話號(hào)碼和回電時(shí)間告訴對(duì)方。

  5、在給其他部門打電話時(shí),要先報(bào)部門和姓名,這樣可以避免對(duì)方因?yàn)樵儐柲愕那闆r而浪費(fèi)時(shí)間。

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