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提升工作效率的方法
世界上最公平的事就是我們每個人每天都同樣擁有 24小時,關(guān)鍵在于你用這些時間做什么,以及選擇如何度過這些時間 。不用和別人去比較,提高工作效率是自我成就不平凡的重要途徑,下面是小編收集整理的提升工作效率的方法,歡迎閱讀!
提升工作效率的方法
一、搞清楚工作的目標(biāo)與要求,可避免重復(fù)作業(yè),減少錯誤的機會
你必須理清的問題包括:我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我,要從哪個地方開始?我應(yīng)該注意哪些事情,避免影響目標(biāo)的達成?有哪些可用的工具與資源? 提升工作效率的方法
二、懂得拒絕別人,不讓額外的要求擾亂自己的工作進度
對于許多人來說,拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。
在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時,應(yīng)該先問問自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對我才是最好的?”你必須考慮,如果答應(yīng)了對方的要求是否會影響既有的工作進度,而且會因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應(yīng)了,是否真的可以達到對方要求的目標(biāo)?
三、主動提醒老板排定優(yōu)先級,可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了,又丟給我一堆工作,實在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸嵡闆r? 如果你不說出來,老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且,他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。
你當(dāng)然不可能同時完成這么多的工作,為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一點,討論的過 程中必須時時站在主管的立場思考,體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題,而不是把問題推給主管。當(dāng)然,更不應(yīng)該自己承受問題。
四、報告時要有自己的觀點,只需少量的信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報告時,總是擔(dān)心信息不夠多,“萬一老板問起來,答不出來,該怎么辦?”根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰· 維佛所進行的研究,有10%到15%的人在面對老板時會有恐懼的心理,而且如果向老板報告時手中的數(shù)據(jù)不夠多,感到恐懼的人數(shù)比例又會更多。提升工作效率的方法
其實,這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點,如果又缺乏解釋,對于老板一點幫助也沒有!皟(nèi)容精簡,切中要點,最重要的是能夠幫助我快速地做決策!边@是約翰遜詢問多位資深主管對于簡報內(nèi)容的要求時,所得出的普遍性結(jié)論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋,一定要有自己的觀點,而不是模棱兩可的描述。向老板報告時,要能精準(zhǔn)地掌控時間。
五、簡報時增加互動的機會,可縮短簡報的內(nèi)容與報告的時間
真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達信息,創(chuàng)造溝通與對話的機會,進而讓對方因為你的簡報內(nèi)容而改變思維、決策或是行動。因此,重點不在于簡報,而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報告”,而是要引發(fā)雙向的對話,試圖影響對方。
在做任何的簡報之前,你必須思考以下三點原則:希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點?聽眾會有什么樣的感受?你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定?
接下來就是實際的制作問題了。最好的開始方式,就是把聽眾想知道的重點轉(zhuǎn)換為問題,這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力,更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡報的過程不應(yīng)只有你一個人在說話,提出問題,可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來,50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡報內(nèi)容,其余的時間應(yīng)該是與聽眾互動。
六、有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的 過濾流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由,就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容,除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作,否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除 25%的信件。
七、郵件內(nèi)容盡量精簡,節(jié)省寫信的時間并增加對方響應(yīng)的機會
“最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件,最吸引我的注意!边@是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時,一位資深主管對于電子郵件使用習(xí)慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字,傳遞最多、最重要的信息,而且必須更容易閱讀,節(jié)省對方的時間。該怎么做呢?你必須:1、把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。2、超過20個字就應(yīng)換行。3、如果超過3行必須空行。
八、當(dāng)沒有溝通的可能時,不要浪費時間想要改變
不論你提出什么樣的想法或意見,每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管,完全沒有溝通的可能時,這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇:你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境,凡事只依照主管的意見做事,還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題,無關(guān)乎好與壞。
九、只要取得信任,不需要反復(fù)的溝通,同樣可爭取到你要的資源
老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考:什么是讓你的老板感到最頭痛的問題?是無法依照原定計劃完成,還是無法掌控情況,對于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多,以降低成本?當(dāng)你在爭取預(yù)算時,必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問題,作為你說服老板的理由,這是最有效的。
而且,不要只強調(diào)你的單位或是部門的需求,你爭取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問題,達成目標(biāo)。所以,你的重點在于老板所擔(dān)心的問題,而不是預(yù)算數(shù)字。
當(dāng)你第一次提出要求時,最重要的是讓老板了解你的提案,會議時間越短越好,最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預(yù)算,這樣通常不會有太高的成功率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機會。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問題,通常成功機會可高達八成以上。
十、專注工作本身,而不是業(yè)績評量的名目,才能真正有好的表現(xiàn)
你要做的只有以下兩件事情:
1、至少每個月詢問你的主管:“我做得如何?”盡量提出具體的問題,例如:“老板對于我所排定的進度是否有什么意見?”“我想會議流程非常順暢,你認(rèn)為還有地方要改進的嗎?”
你應(yīng)該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn),而不是只有在每年一次的業(yè)績評量,這樣你可以事先知道自己的缺點在哪,及時做出改正,同時也可以了解主管的期望。
2、至少每個月詢問:“原先的工作安排有沒有必要調(diào)整?”也許你的目標(biāo)是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的環(huán)境有所改變,先前所設(shè)定的目標(biāo)勢必做出調(diào)整,所以應(yīng)該隨時確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。
發(fā)現(xiàn)能使你生產(chǎn)力加倍的7個工作秘訣:
一、全心投入工作(work harder at what you do):當(dāng)你工作時,一定要全心投入,不要浪費時間,不要把工作場所當(dāng)成社交場合。光這個秘訣,如果你能長期實踐,就能使你的生產(chǎn)力加倍。
二、工作步調(diào)快(work faster):養(yǎng)成一種緊迫感,一次專心做一件事,并且用最快的速度完成,之后,立刻進入下一件工作。養(yǎng)成這習(xí)慣后,你會驚訝地發(fā)現(xiàn),一天所能完成的工作量居然是如此地驚人。
三、專注于高附加值的工作(work on higher-value activities):你要記住工作時數(shù)的多寡不見得與工作成果成正比。精明的老板或是上司關(guān)心的是你的工作數(shù)量及工作品質(zhì),工作時數(shù)并非重點。因此聰明的員工,會想辦法找出對達成工作目標(biāo)及績效標(biāo)準(zhǔn)有幫助的活動,然后投入最多時間與心力在這些事情上面。投入的時間愈多,每分鐘的生產(chǎn)力就愈高,工作績效也就提高,自然贏得老板及上司的賞識與重用,加薪與升遷在望。
四、熟練工作(do things you are better at):你找出最有價值的工作項目后,接著要想辦法,通過不斷學(xué)習(xí)、應(yīng)用、練習(xí),熟練所有工作流程與技巧,累積工作經(jīng)驗(一句話解決KNOW HOW的問題)。你的工作愈純熟,工作所需的時間就愈短;你的技能愈熟練,生產(chǎn)力就提升得愈快。
五、集中處理(bunch your tasks):一個有技巧的工作人,會把許多性質(zhì)相近的工作或是活動,例如,收發(fā)E-MAIL、寫信、填寫工作報表、填寫備忘錄等等,集中在同一個時段來處理,這樣會比一件一件分開在不同時段處理,節(jié)省一半以上的時間,同時也能提高效率與效能。
六、簡化工作(simplify your work):盡量簡化工作流程,將許多分開的工作步驟加以整合,變成單一任務(wù),以減少工作的復(fù)雜度,另外,運用授權(quán)或是外包的方式,避免把時間花費在低價值的工作上。
七、比別人工作時間長一些(work longer hours):早一點起床,早點去上班,避開交通高峰;中午晚一點出去用餐,繼續(xù)工作,避開排隊用餐的人潮;晚上稍微留晚一些,直到交通高峰時間已過,再下班回家。如此一天可以比一般人多出2至3個小時的工作時間,而且不會影響正常的生活步調(diào)。善用這些多出來的時間,可以使你的生產(chǎn)力加倍,進而使你的收入加倍。一個成功的人,通常是一個行動派的人,一旦懂得提升生產(chǎn)力的方法,就會將這7個小秘訣,默記在心,不斷地應(yīng)用、練習(xí),直到成為工作、生活的習(xí)慣為止。只要養(yǎng)成這個習(xí)慣,你的生產(chǎn)力一定會提高,收入也會加倍。
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