關(guān)于文書立卷改革的思考

　　國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》的發(fā)布，是檔案工作改革的重大突破，它順應(yīng)了檔案工作的發(fā)展方向，使計算機技術(shù)優(yōu)勢充分地應(yīng)用于檔案管理工作，大幅度提高了工作效率，推動了檔案工作由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，文書立卷改革在全國得到迅速的推廣。但在具體操作中。我們發(fā)現(xiàn)，有不少人存在著認識上的誤區(qū)，對一些問題作了不慎重的簡單處理。如何更好地揚長避短，處理好具體工作中存在的問題，并且吸收傳統(tǒng)做法中的一些優(yōu)點，使文書立卷改革不斷完善。是本文探討的重點。

　　　　　　一、文書立卷改革中存在的問題

　　文件級管理模式與傳統(tǒng)立卷模式相比，主要有以下幾方面的變化：1、取消案卷，實行文件級管理；2、分類方法固定為年度，保管期限、機構(gòu)（問題）三種，允許進行不同組合；3、裝訂以“件”為單位；4、增設(shè)歸檔章；5、文件不編頁號；6、簡化檔案盒填寫。其中最根本的改變只有一點，就是管理單位的不同，傳統(tǒng)上以“卷”為單位，改革后以“件”為單泣。這就涉及到具體的兩個工作環(huán)節(jié)：“件”的界定和裝訂。“件”的界定是關(guān)鍵，它是文書立卷改革的核心；裝訂對檔案保管和利用有著很大的影響。但目前，實際工作中這兩方面部存在著一定的問題。

　　　　1.對“件”的處理問題

　　在試行《歸檔文件整理規(guī)則》的工作中。我們發(fā)現(xiàn)不同的人對“件”的理解各不相同，實際操作中對“件”的確定也存在著較大的差異，特別是對成套性文件的處理。有的單位過分地強調(diào)計算機因素，過分強調(diào)文書檔案“一事一文”的特性，對具有成套性的文書檔案全部進行平面化處理，實行一文一欄；有的單位則是將成套性的文件拆開，逆行一定組合，再分別作為“件”處理。筆者認為，這些做法違背了“保持文件之間有機聯(lián)系”這一基本原則，前一種做法更是本末倒置：應(yīng)當(dāng)明確的是，檔案管理終究是主體，而計算機只是輔助檔案管理的工具，在檔案管理中最大限度地發(fā)揮計算機管理的優(yōu)勢是我們追求的目標，但不能僅僅為了追求計算機管理而淡化甚至放棄本位的東西。

　　　　2.裝訂和保管方式問題

　　文書立卷改革以后，按照《規(guī)則》的要求，文書檔案的裝訂現(xiàn)在一般都采用了單份文件裝訂方式。關(guān)于案卷級裝訂和文件級裝訂各自的利弊，已有不少文章進行了討論，這里不再贅述。但毫無疑問，單份文件裝訂保管存在著文件易損、翻查不便、易亂、調(diào)卷歸位易錯易造成死檔等缺點，給實體管理和利用帶來很大的不便。如何解決這些問題，檔案界也提出了不少方法，如采用專門的借閱夾解決檔案借閱時的易損易丟問題，用硬三角套套裝量少的文件解決保存時的易折易損問題，要求檔案人員增強責(zé)任心以防檔案丟失和死檔問題等等.但這些辦法不能根本有效地解決文件級管理帶來的弊端。

　　　　　　二、解決問題的設(shè)想

　　　　1.遵循檔案工作基本規(guī)律，客觀地界定“件”

　　對“件”的把握是文書立卷改革中的一個重點和難點：定義和劃分“件”的關(guān)鍵，就是在遵循檔案整理中關(guān)于“保持文件之間的有機聯(lián)系”和“有利于保管和利用”原則的基礎(chǔ)上，建立合乎檔案歷史形成特征和人們檢索思維的最小

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