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關(guān)于高職院校學(xué)生質(zhì)量信息員管理的實(shí)踐與探索論文
論文關(guān)鍵詞:高職院校 學(xué)生質(zhì)量 信息員管理
論文摘要:本文作者基于教育管理實(shí)踐,探索從建立組織結(jié)構(gòu)、制定規(guī)章制度、設(shè)置選聘條件、開展相關(guān)培訓(xùn)、指導(dǎo)日常工作和做好總結(jié)改進(jìn)六個(gè)方面規(guī)范學(xué)生質(zhì)量信息員的管理。
學(xué)生質(zhì)量信息員(以下簡稱信息員)是由學(xué)院教育質(zhì)量管理部門(未成立質(zhì)量管理處的高職院校一般為教務(wù)處)聘任的,參與學(xué)院質(zhì)量監(jiān)控的學(xué)生,是學(xué)院與學(xué)生進(jìn)行聯(lián)系的橋梁和紐帶之一。他們主要從事為學(xué)院采集并初步加工與教學(xué)、行政、后勤服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的各類信息,從而為學(xué)院的質(zhì)量管理工作提供有價(jià)值的意見和建議。
近年來,隨著教育質(zhì)量工程的深入實(shí)施,越來越多的高職院校開始高度重視信息員隊(duì)伍建設(shè),并充分發(fā)揮他們在教育管理,特別是在教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控中的重要作用。要提高信息員工作的實(shí)效性,首先必須規(guī)范其管理,筆者從六個(gè)方面具體闡述高職院校的信息員管理。
一、建立信息員的組織機(jī)構(gòu)
在質(zhì)量管理部門的直接領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下,建立學(xué)生質(zhì)量信息部(以下簡稱信息部),統(tǒng)一管理學(xué)院各級(jí)信息員并從事相關(guān)質(zhì)量信息工作。信息部設(shè)指導(dǎo)教師1名,部長1名,副部長若干名,干事若干名。
學(xué)院信息員隊(duì)伍理論上分三級(jí):院級(jí)、分院(系)級(jí)和班級(jí)。但高職院校在實(shí)際的信息員管理工作中(與本科院校相比,專業(yè)數(shù)、學(xué)生數(shù)等相對較少),可以將信息員管理層級(jí)扁平化,也就是可取消分院(系)級(jí)信息員,便于提高工作效率。因此,我們在每個(gè)班級(jí)配備1名班級(jí)信息員,而院級(jí)信息員則是在確定全校班級(jí)數(shù)的基礎(chǔ)上,按院級(jí)信息員和班級(jí)信息員比例1∶10配備。信息部部長、副部長和干事都為院級(jí)信息員。
信息部根據(jù)工作需要,可以在其內(nèi)部再分組,可按教學(xué)部門分組,也可按信息活動(dòng)各職能分組,如××分院(系)組、活動(dòng)策劃組、宣傳組等。
二、制定信息員的規(guī)章制度
“沒有規(guī)矩,不成方圓”。信息員的規(guī)章制度主要包括工作原則、獎(jiǎng)懲辦法、工作職責(zé)、工作內(nèi)容四個(gè)部分。
1.信息員的六大工作原則
(1)客觀性原則。以學(xué)生反映事實(shí)為基礎(chǔ),實(shí)事求是地做出公正、恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)論。堅(jiān)持認(rèn)真、科學(xué)的態(tài)度,不得在工作中弄虛作假。
(2)及時(shí)性原則。及時(shí)將學(xué)生們的意見和建議等反饋給信息部。
(3)執(zhí)行性原則。信息工作重在執(zhí)行,需要不折不扣地完成各項(xiàng)工作。
(4)建議性原則。站在學(xué)生的視角,幫助學(xué)院“診斷”教學(xué)、行政、后勤工作。
(5)保密性原則。要妥善保管有關(guān)資料,不得隨意更改、傳閱及散布相關(guān)內(nèi)容。
(6)協(xié)調(diào)性原則。信息員接觸面較廣,在工作中應(yīng)注意方式方法,協(xié)調(diào)好方方面面。
2.信息員的獎(jiǎng)懲辦法
學(xué)院質(zhì)量管理部門每學(xué)期都應(yīng)進(jìn)行“優(yōu)秀學(xué)生質(zhì)量信息員”的評(píng)選,并對認(rèn)真負(fù)責(zé)、成績顯著的信息員給予一定獎(jiǎng)勵(lì),頒發(fā)榮譽(yù)證書。優(yōu)秀信息員的評(píng)選則根據(jù)信息員參與活動(dòng)情況和所采集及初步加工信息的質(zhì)量及數(shù)量確定。
當(dāng)然,對于不能履行職責(zé)或不遵守紀(jì)律的信息員,經(jīng)核實(shí)后應(yīng)立即予以解聘。
3.信息員的工作職責(zé)
(1)及時(shí)反饋師生上課紀(jì)律情況(包括遲到、早退、曠課、課堂秩序等)。
(2)及時(shí)反饋教師教學(xué)方面的優(yōu)差情況(包括教學(xué)態(tài)度、上課準(zhǔn)備、舉止儀表、教學(xué)內(nèi)容的安排、師生互動(dòng)、板書、語言表達(dá)、輔導(dǎo)及批改作業(yè)、教學(xué)效果等)。
(3)及時(shí)反饋教學(xué)部門的教學(xué)管理情況(包括教學(xué)管理過程中的問題與不足、成功的管理經(jīng)驗(yàn)、好的管理建議等)。
(4)及時(shí)反饋學(xué)生思想、學(xué)習(xí)和生活動(dòng)態(tài)。
(5)及時(shí)反饋學(xué)院教學(xué)基本設(shè)施(包括教室、自習(xí)室、實(shí)驗(yàn)室、圖書資料、音響照明等)的使用問題與困難。
(6)及時(shí)反饋學(xué)院其它與教學(xué)、行政、后勤服務(wù)緊密相關(guān)的情況以及需要學(xué)院解決的問題。
4.信息員的主要工作內(nèi)容
(1)月報(bào)制。信息員應(yīng)在每月的月底前將本月的《質(zhì)量情況反饋表》上報(bào)質(zhì)量管理部門。
(2)通過各種有效方式在班級(jí)宣傳學(xué)院的辦學(xué)宗旨、學(xué)院的各項(xiàng)發(fā)展、學(xué)院質(zhì)量管理的動(dòng)態(tài)及學(xué)生投訴的正確流程,為構(gòu)建和諧校園做好工作。
(3)經(jīng)常與班級(jí)同學(xué)交流溝通,耐心地做好相關(guān)疏導(dǎo)工作,遇到問題及時(shí)上報(bào)。
(4)不定期開展調(diào)查研究,分析信息反饋的原因。
三、設(shè)置信息員的選聘條件
信息員由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)聘任。質(zhì)量管理部門應(yīng)根據(jù)規(guī)章制度及實(shí)際工作需要,設(shè)置當(dāng)年的選聘條件。
院級(jí)信息員的選聘在考慮專業(yè)分布、年級(jí)分布均衡性等條件的基礎(chǔ)上,要是有較高的思想政治素質(zhì),有較強(qiáng)的組織和協(xié)調(diào)能力,有較廣泛的群眾基礎(chǔ),責(zé)任心強(qiáng),有一定的寫作能力和計(jì)算機(jī)操作能力,熱心為學(xué)院和學(xué)生服務(wù)的在籍學(xué)生。
班級(jí)信息員由班級(jí)在本班學(xué)生干部中推選,一般為班級(jí)的學(xué)習(xí)委員。
四、開展信息員的相關(guān)培訓(xùn)
在信息員選聘結(jié)束后,質(zhì)量管理部門應(yīng)對其開展一系列相關(guān)培訓(xùn),旨在提高信息員隊(duì)伍的整體素質(zhì),促進(jìn)信息員自身發(fā)展,并較好地完成相關(guān)工作。在培訓(xùn)中應(yīng)注意以下三個(gè)方面的內(nèi)容:
1.轉(zhuǎn)變觀念
每一個(gè)組織無論其大小,都有著自己的文化價(jià)值觀念和基本行為準(zhǔn)則。我們培訓(xùn)的重要目標(biāo)就是首先使信息員完成從普通學(xué)生到學(xué)生干部的思想轉(zhuǎn)變,并逐步了解并融入信息部的文化之中,形成統(tǒng)一的價(jià)值觀念,按照信息部普遍的行動(dòng)準(zhǔn)則來從事信息員工作,與信息部的目標(biāo)同步。
2.補(bǔ)充知識(shí)
當(dāng)一名學(xué)生剛進(jìn)入信息員隊(duì)伍時(shí),他們需要學(xué)習(xí)信息員工作的相關(guān)知識(shí)。我們對其的培訓(xùn)應(yīng)注重案例教學(xué),將工作流程通過“5W1H”方法進(jìn)行講解,即每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)告訴他們“何時(shí)何地何人?做何事?為什么?怎么做?”,使他們盡快上手,并增強(qiáng)自身的可持續(xù)發(fā)展力。
3.鍛煉能力
通過團(tuán)隊(duì)合作和實(shí)際工作鍛煉他們的能力,使他們不僅具有做好信息員工作的能力,而且在此過程中學(xué)會(huì)怎樣做人,如何做事。
五、指導(dǎo)信息員的日常工作
指導(dǎo)工作應(yīng)貫穿于整個(gè)信息員活動(dòng)之中。指導(dǎo)教師主要負(fù)責(zé)指導(dǎo)信息部部長、副部長的工作,接著由信息部的部長、副部長具體指導(dǎo)干事的工作,再由干事具體指導(dǎo)班級(jí)信息員的工作,使指導(dǎo)工作層次分明,脈絡(luò)清晰。
在指導(dǎo)工作中,無論是教師指導(dǎo)學(xué)生,還是學(xué)生指導(dǎo)學(xué)生,都應(yīng)遵循“平等交流、和諧共處、以情感人、重在激勵(lì)”的原則。“管理基本原理表明,人的工作績效取決于他們的能力和激勵(lì)水平即積極性的高低。其公式是:工作績效=能力×激勵(lì)”。[1]因此,我們在實(shí)際工作中可通過感情的促動(dòng)、感情的熏陶及感情的激勵(lì),使工作意識(shí)、工作方法、工作內(nèi)容等深刻地進(jìn)入學(xué)生的心靈,達(dá)到“隨風(fēng)潛入夜,潤物細(xì)無聲”的效果。
六、做好信息員的總結(jié)改進(jìn)
“組織作為一個(gè)有機(jī)體也和所有的生物有機(jī)體一樣,都是處于不斷進(jìn)化和演化過程之中的,任何組織管理只有維持工作顯然是不夠的,它無法實(shí)現(xiàn)組織的可持續(xù)發(fā)展”。[2]在實(shí)際工作中,指導(dǎo)教師應(yīng)組織信息部做好信息員的檢查工作,將實(shí)際效果與預(yù)期效果進(jìn)行對比,并組織信息員開會(huì)一起找出可改進(jìn)之處,再制定相應(yīng)的整改措施,持續(xù)改進(jìn)及創(chuàng)新信息員工作,形成信息員管理的良性循環(huán),也為下學(xué)期信息員管理工作計(jì)劃提供依據(jù)。
參考文獻(xiàn):
[1]蘇東水.管理心理學(xué)[M].上海:復(fù)旦大學(xué)出版社,2002:226.
[2]周三多.管理學(xué)[M].北京:高等教育出版社,2005:319.
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