分析提高辦公室工作效率的途徑管理論文
隨著我國(guó)高等教育的改革發(fā)展,獨(dú)立學(xué)院已成為我國(guó)高等教育的一支重要生力軍,承擔(dān)著本科人才培養(yǎng)的重任。學(xué)院辦公室是整個(gè)獨(dú)立學(xué)院運(yùn)作的中樞,作為一個(gè)綜合性的管理部門,它起著上傳下達(dá)、溝通左右、保證學(xué)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)作的作用。隨著獨(dú)立學(xué)院的快速發(fā)展,辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,學(xué)院辦公室的任務(wù)也越來(lái)越繁重和復(fù)雜,為了更好地發(fā)揮其參謀、督察、協(xié)調(diào)和服務(wù)的職能,恰當(dāng)?shù)靥幚砗脤W(xué)院各個(gè)部門之間的關(guān)系,解決好學(xué)院的各項(xiàng)事務(wù),學(xué)院辦公室必須改進(jìn)工作方式,努力提高工作質(zhì)量與工作效率,以此來(lái)滿足獨(dú)立學(xué)院跨越式發(fā)展的要求。
一、獨(dú)立學(xué)院辦公室的職能
要改進(jìn)工作思路,提高工作效率,必須對(duì)學(xué)院辦公室的工作職能有一個(gè)準(zhǔn)確的定位,只有權(quán)責(zé)明確,才能各司其職,提高效率。雖然不同學(xué)院的管理體制不盡相同,導(dǎo)致學(xué)院辦公室的職能會(huì)有細(xì)微的差別,但總的來(lái)說(shuō),有以下方面:
(一)上傳下達(dá)、檢查監(jiān)督與綜合協(xié)調(diào)
學(xué)院辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)開(kāi)展工作的指揮中心,又是對(duì)外接受學(xué)校職能部門工作任務(wù)的“橋梁和紐帶”,發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。對(duì)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng),辦公室要認(rèn)真落實(shí),并就任務(wù)的實(shí)施情況進(jìn)行檢查監(jiān)督,并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)完成情況,保證各項(xiàng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);針對(duì)學(xué)院老師或相關(guān)部門提出的意見(jiàn)和建議,辦公室要及時(shí)匯總,向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)反饋,并將領(lǐng)導(dǎo)的批示傳達(dá)給相關(guān)部門。由于辦公室的工作量大、事務(wù)繁雜、服務(wù)對(duì)象多種多樣,在繁雜的行政事務(wù)中,勢(shì)必出現(xiàn)不同意見(jiàn)和各種矛盾,這時(shí)辦公室工作人員必須在協(xié)調(diào)、溝通上下功夫,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個(gè)部門間的關(guān)系,保證學(xué)院各項(xiàng)工作順利開(kāi)展,保障學(xué)院擁有一個(gè)寬松的育人環(huán)境。
(二)輔助決策,服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)
學(xué)院辦公室在執(zhí)行學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)過(guò)程中,接觸面廣,信息量大,能夠準(zhǔn)確把握學(xué)院發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題,學(xué)生工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。此時(shí),學(xué)院辦公室除了協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理學(xué)院日常黨務(wù)、政務(wù)工作之外,還應(yīng)當(dāng)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀,為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)言獻(xiàn)計(jì)、出謀劃策,為領(lǐng)導(dǎo)制定合理有效的政策提供信息和建議,促進(jìn)學(xué)院的發(fā)展。
(三)做好后勤,服務(wù)師生
辦公室工作千頭萬(wàn)緒,一言以蔽之就是服務(wù)。除了協(xié)調(diào)工作、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)之外,辦公室還要承擔(dān)會(huì)議安排、人事聘任、物資采購(gòu)、重要文件收發(fā)、接待各種來(lái)訪、組織學(xué)院相關(guān)活動(dòng)等事務(wù),如此繁雜的事務(wù)就要求辦公室工作人員能夠各司其職、忙而不亂,把服務(wù)工作做到盡善盡美。
(四)營(yíng)造文化環(huán)境職能
教師是學(xué)校文化建設(shè)的主體,由于教師平時(shí)忙于備課、教學(xué)、實(shí)驗(yàn)或科研,除了常規(guī)性的學(xué)院大會(huì),他們很少有時(shí)間會(huì)聚在一起。因此,學(xué)院辦公室必須在文化建設(shè)中起到主導(dǎo)作用,主動(dòng)承擔(dān)起學(xué)院文化建設(shè)的職能,努力為學(xué)院營(yíng)造一個(gè)和諧、健康的工作和學(xué)習(xí)環(huán)境。
(五)對(duì)外窗口職能
學(xué)院辦公室還負(fù)責(zé)學(xué)院對(duì)內(nèi)、對(duì)外宣傳工作;負(fù)責(zé)回答學(xué)生或家長(zhǎng)的疑問(wèn);負(fù)責(zé)編發(fā)簡(jiǎn)報(bào),學(xué)院網(wǎng)站的建設(shè)與監(jiān)管;負(fù)責(zé)辦公室網(wǎng)站的維護(hù)及更新。組織、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)接待重要來(lái)訪,處理信訪等。
二、獨(dú)立學(xué)院辦公室管理中存在的問(wèn)題
(一)工作人員的責(zé)任心不強(qiáng),積極性不高
由于辦公室的工作比較零碎,很多人認(rèn)為這是僅僅是跑腿打雜的事務(wù)活,沒(méi)有技術(shù)含量,誰(shuí)都可以勝任。正是由于工作人員對(duì)學(xué)院辦公室工作識(shí)上的偏差,致使有些工作人員不能安心工作,責(zé)任心不強(qiáng),成天想著調(diào)整到一個(gè)更好的職位;另一方面,由于長(zhǎng)期“重使用、輕培養(yǎng)”的政策,學(xué)院忽視了對(duì)工作人員的培訓(xùn),導(dǎo)致他們自身能力得不到提高,加之工作繁忙,從事科研時(shí)間較少,研究成果有限,職稱晉升也有難度,影響收入,這些現(xiàn)象都會(huì)加速辦公室人員的更新,嚴(yán)重影響工作的銜接。在工作態(tài)度方面,有些工作人員對(duì)自身工作抱著“不求有功,但求無(wú)過(guò)”的心態(tài),認(rèn)為“多做多錯(cuò)、少做少錯(cuò),不做無(wú)錯(cuò)”,工作上只是被動(dòng)地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的事務(wù),積極性不高。
(二)管理人員不足,工作壓力大
獨(dú)立學(xué)院具有贏利的性質(zhì)決定了管理者會(huì)從成本上考慮,人為地減少工作人員的數(shù)量,節(jié)約學(xué)院的運(yùn)營(yíng)成本,這就增加了在職工作人員的工作強(qiáng)度。另一方面,全國(guó)現(xiàn)有獨(dú)立學(xué)院326所,在校生達(dá)186.6萬(wàn)人,承擔(dān)全國(guó)三分之一本科人才培養(yǎng)的重任。隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,學(xué)院辦公室所承擔(dān)的日常管理工作大幅度增加,加上學(xué)院辦公室作為學(xué)院有關(guān)部門任務(wù)下達(dá)的終端、各項(xiàng)信息收集的初端,工作量大、任務(wù)之繁重可見(jiàn)一斑。
(三)管理人員素質(zhì)亟待提高
目前,獨(dú)立學(xué)院辦公室存在管理人員素質(zhì)不高,來(lái)源途徑多種多樣,學(xué)歷參差不齊的現(xiàn)象。一方面,高校在引進(jìn)高層次人才的過(guò)程中,承諾對(duì)于配偶進(jìn)行合理的安置,部分人員被安排到行政管理機(jī)構(gòu),如圖書(shū)館、辦公室等,而這些人員由于學(xué)歷不高,專業(yè)不對(duì)口,影響到辦公室工作人員的整體素質(zhì);另一方面,學(xué)院沒(méi)能定期對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)。諸多原因?qū)е罗k公室管理人員的'素質(zhì)不高,無(wú)法滿足學(xué)院快速發(fā)展對(duì)工作人員能力的要求。
(四)分工不明確,權(quán)責(zé)不清晰且缺乏協(xié)調(diào)
獨(dú)立學(xué)院是我國(guó)高等教育發(fā)展史上的一種全新的嘗試,它的管理體制與傳統(tǒng)的院校有些差別,因此,不能照搬原先的管理制度;另外,由于國(guó)家教育發(fā)展的需要,獨(dú)立學(xué)院的規(guī)�？焖倥蛎�,院系逐漸增多,內(nèi)外聯(lián)系變得更加頻繁且多變,這導(dǎo)致獨(dú)立學(xué)院的各項(xiàng)管理權(quán)限、職責(zé)劃分不夠及時(shí),將嚴(yán)重制約辦公室工作管理的有效性。在辦公室工作中,由于分工、工作季節(jié)性等原因,在某一段時(shí)間內(nèi),經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一部分人工作很忙,而另一部分人卻相對(duì)較輕閑的局面。正是由于缺乏協(xié)調(diào),經(jīng)常會(huì)形成抱怨,甚至引發(fā)內(nèi)部的不團(tuán)結(jié)、工作間的不配合現(xiàn)象。
三、提高獨(dú)立學(xué)院辦公室工作效率的途徑
根據(jù)本文對(duì)辦公室職能的定位和目前辦公室管理中存在的主要問(wèn)題的分析,提高獨(dú)立學(xué)院辦公室的工作效率,應(yīng)該從以下方面入手:
(一)變被動(dòng)為主動(dòng),提高服務(wù)意識(shí)
首先,辦公室人員要增強(qiáng)自己的服務(wù)意識(shí),要清楚地認(rèn)識(shí)到自己工作的價(jià)值是通過(guò)服務(wù)體現(xiàn)出來(lái)的,要變被動(dòng)的服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),主動(dòng)承擔(dān)起自己的參謀助手職能,認(rèn)真調(diào)查、收集、篩選、分析對(duì)學(xué)院發(fā)展有價(jià)值的信息,供領(lǐng)導(dǎo)研究,為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。同時(shí),也要主動(dòng)地為全體老師和全體學(xué)生服務(wù)。其次,要提高服務(wù)的本領(lǐng),辦公室的工作涉及面廣、工作量大,如何在繁雜的工作中做到有條不紊,讓師生滿意,這就要求管理人員必須十分清楚所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù),掌握相應(yīng)的服務(wù)技巧,優(yōu)化服務(wù)程序,使服務(wù)工作既及時(shí)周到又不出差錯(cuò)。
(二)建立制度,形成良性運(yùn)作機(jī)制
辦公室工作要適應(yīng)高等教育改革的需要,就必須加強(qiáng)制度化建設(shè),使員工有章可循,有章可依。一是完善日常工作制度,明確權(quán)責(zé)分配。要做到事事有人管,人人有事干,同時(shí)也必須強(qiáng)調(diào)協(xié)作精神,做到分工不分家,有事大家?guī)?員工之間能夠互相支持和幫助。二是制定完備的工作程序,照章辦事。面對(duì)如此繁鎖的日常工作,如果沒(méi)有一個(gè)合理的工作程序,很容易導(dǎo)致事倍功半、效率低下,所以學(xué)院必須對(duì)辦公室的工作程序有一個(gè)明確的規(guī)范,對(duì)接待事項(xiàng)、印章使用及管理、文件管理、檔案管理等都要明確其操作程序和流程,才能做到有條不紊,忙而不亂。三是員工要提高監(jiān)督與自我監(jiān)督意識(shí),靈活督察方式。有良好的規(guī)章制度還需要通過(guò)有效的監(jiān)督將它執(zhí)行到位,否則再完備的制度也只是一紙空文,所以辦公室負(fù)責(zé)人要把頒布的學(xué)院管理文件落實(shí)到位,用制度來(lái)約束人。四是鼓勵(lì)先進(jìn),懲罰落后,調(diào)動(dòng)職工工作積極性。能否調(diào)動(dòng)員工的積極性,是提高整個(gè)學(xué)院辦事效率的前提,因此領(lǐng)導(dǎo)要善于激勵(lì),賞罰分明,并將它上升到規(guī)章制度,在工作中通過(guò)某種外部的激勵(lì),激發(fā)被管理者的工作積極性。
(三)鼓勵(lì)創(chuàng)新,摸索新的工作思路
創(chuàng)新是社會(huì)進(jìn)步的動(dòng)力,同樣創(chuàng)新也是提高工作效率的有力武器。對(duì)于辦公室的工作,工作人員最為了解,如何精簡(jiǎn)步驟,化繁為簡(jiǎn),也只有工作人員最熟悉。讓員工提建議,鼓勵(lì)他們進(jìn)行創(chuàng)新,只要能夠更好地促進(jìn)高校辦公室的工作,就要敢于突破陳規(guī)戒律,放開(kāi)手腳去干。所以我們[文秘站－您的專屬秘書(shū)，中國(guó)最強(qiáng)免費(fèi)！]可以把提合理化建議的制度運(yùn)用到辦公室的管理中,建議一經(jīng)采納,就進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。
(四)努力提高管理人員的綜合素質(zhì)
員工的素質(zhì)直接決定工作效率與質(zhì)量,作為辦公室工作的執(zhí)行者,他們必須具備以下方面的素質(zhì):良好的政治修養(yǎng),良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力,良好的文件管理能力,較強(qiáng)的文字功底,能夠熟練操作計(jì)算機(jī),扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)等。目前高校辦公室管理隊(duì)伍中高教管理專業(yè)出身的較少,部分辦公室管理人員缺乏相應(yīng)的技能,所以對(duì)這些人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)就顯得格外重要,通過(guò)培訓(xùn)補(bǔ)上高等教育理論、行政管理或計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),提高工作人員的整體素質(zhì)。另外,盡快推廣高校管理職員制度,根據(jù)管理干部的資歷和實(shí)際工作能力,合理確定管理人員的級(jí)別,對(duì)不同級(jí)別、不同崗位的工作人員,提出不同的崗位要求和工作內(nèi)容,進(jìn)行規(guī)范管理。
(五)“軟硬兼施”,運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備
辦公現(xiàn)代化是高等教育改革與發(fā)展的需要,它直接推進(jìn)了辦公室工作的科學(xué)化,也提高了辦公室的工作效率,可為學(xué)校節(jié)省大量人力和物力。首先,針對(duì)辦公室外來(lái)人員較多、容易擁擠的現(xiàn)象,應(yīng)該合理規(guī)劃與設(shè)計(jì)辦公室,努力為員工營(yíng)造一個(gè)寬松、舒適的工作環(huán)境。其次,配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備,如電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備,條件允許的情況下還可以引進(jìn)現(xiàn)代化的辦公軟件。先進(jìn)的辦公條件可以加快信息的傳遞速度,降低傳遞成本。最后,辦公室人員要自覺(jué)樹(shù)立現(xiàn)代管理意識(shí),通過(guò)自身的學(xué)習(xí),努力適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公手段,推進(jìn)無(wú)紙化辦公,最大限度地提高工作效率。
四、結(jié)論
獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展時(shí)間相對(duì)較短,各種的機(jī)構(gòu)有待健全,隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,機(jī)構(gòu)設(shè)置會(huì)越來(lái)越多,這對(duì)學(xué)院的綜合管理部門來(lái)說(shuō)是一個(gè)挑戰(zhàn),如何應(yīng)對(duì)這個(gè)挑戰(zhàn),協(xié)調(diào)好各個(gè)部門之間的關(guān)系,做好服務(wù)工作是擺在管理者面前的一個(gè)難題。本文從辦公室管理中存在的問(wèn)題入手,有針對(duì)性地提出提高工作效率的途徑,希望能為決策者提供一些參考。
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