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論信息化環(huán)境下保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的探討論文
[論文關(guān)鍵詞] 信息化 信息質(zhì)量 控制
[論文摘要] 本文對(duì)信息化下保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量所面臨的問題做了探討，并提出了只有建立和完善企業(yè)的信息控制體系，才能充分發(fā)揮信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)的高效性及準(zhǔn)確性，確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全。建議企業(yè)根據(jù)目前會(huì)計(jì)信息化的特點(diǎn)制定出相對(duì)完善的、可行的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量控制制度。
隨著信息化的變遷，會(huì)計(jì)作為的一個(gè)組成部分必然會(huì)有所發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展催生了網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)的存在使現(xiàn)行會(huì)計(jì)所需處理的各種數(shù)據(jù)越來(lái)越多地以數(shù)據(jù)的形式直接存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)與中，這就將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為Internet的一部分，利用Internet與企業(yè)外部相關(guān)信息使用者交換并發(fā)布信息，勢(shì)必成為會(huì)計(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，這在給企業(yè)的會(huì)計(jì)核算帶來(lái)高自動(dòng)化、高效率、高效益的同時(shí)，也給企業(yè)保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量帶來(lái)了一定的困難。
一、信息化環(huán)境下保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量面臨的主要問題
1.會(huì)計(jì)信息載體的變化增加了保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的技術(shù)障礙
信息化環(huán)境下，企業(yè)的原始憑證、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料都是以數(shù)字形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上，使會(huì)計(jì)核算無(wú)紙化，而在磁性介質(zhì)上對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行修改，不但操作起來(lái)容易而且一般不會(huì)留下痕跡，加上數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，這就增加了會(huì)計(jì)信息被篡改或偽造的風(fēng)險(xiǎn)，加大了會(huì)計(jì)信息保障的風(fēng)險(xiǎn)。
隨著網(wǎng)絡(luò)和的快速發(fā)展，網(wǎng)上交易愈來(lái)愈普遍，越來(lái)越多的企業(yè)采用網(wǎng)上傳送會(huì)計(jì)信息的方式，很難保證系統(tǒng)的信息資源不被竊取或篡改，另外還有可能遭受網(wǎng)絡(luò)電腦高手的攻擊和病毒的侵害，并且這種通過網(wǎng)絡(luò)的攻擊可能來(lái)自企業(yè)內(nèi)部也可能來(lái)自企業(yè)外部，一旦發(fā)生就會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的損失。由此可見，網(wǎng)絡(luò)的開放性無(wú)疑增大了保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)。
2.會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程的改變?cè)黾恿吮Ｕ蠒?huì)計(jì)信息質(zhì)量的難度
在傳統(tǒng)管理中，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從事項(xiàng)發(fā)生開始到最終形成會(huì)計(jì)信息，經(jīng)歷的每個(gè)環(huán)節(jié)都由不同的人員進(jìn)行記錄、審核，并由有權(quán)限的人員簽字蓋章才能生效；這些職責(zé)分離、相互牽制、約束與監(jiān)督，從而保障了企業(yè)的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。在信息化環(huán)境中，會(huì)計(jì)流程的劃分不再那么具體，原來(lái)由幾個(gè)人員分別擔(dān)任的工作可由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一完成，改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的順序化處理模式，減少了中間環(huán)節(jié)，從而弱化了傳統(tǒng)方式下各個(gè)環(huán)節(jié)間的相互牽制、監(jiān)督作用。并且在電腦控制下，有管理權(quán)限的人員確認(rèn)一項(xiàng)業(yè)務(wù)或憑證生效的是通過口令授權(quán)，而口令被偷看或被盜取的可能性較取得傳統(tǒng)方式的印章來(lái)的容易，增加了會(huì)計(jì)信息失密和被篡改的可能性，這些都增加了保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的難度。
3.軟件處理會(huì)計(jì)信息的程序化對(duì)保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量有負(fù)面影響
在手工記賬下，每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄都要經(jīng)歷幾個(gè)步驟，每一個(gè)步驟都是對(duì)前面的步驟審查與復(fù)核，在前面步驟中發(fā)生的錯(cuò)誤在后面的步驟中有可能被查出而及時(shí)加以改正。但在信息化環(huán)境下，原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)后，后面的步驟都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，減輕了財(cái)會(huì)人員的工作量，但由于通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理，不為人直接控制和掌握，使會(huì)計(jì)信息的失真風(fēng)險(xiǎn)更隱蔽；另外，如果會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中應(yīng)用的程序有漏洞的話，加上會(huì)計(jì)人員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技的有限，會(huì)增加錯(cuò)誤發(fā)生的可能性，對(duì)保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量造成負(fù)面影響。
4.網(wǎng)絡(luò)的開放性增大了保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)
在網(wǎng)絡(luò)條件下，會(huì)計(jì)流程發(fā)生了變化，大量的數(shù)據(jù)直接從企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)外部其他系統(tǒng)獲得，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息集中管理，由于信息來(lái)源多樣化、采用分布式輸入，使會(huì)計(jì)信息在一定范圍共享和流通，接觸信息的部門和人員增多，監(jiān)督和操作分離，使會(huì)計(jì)信息作假更加方便，客觀上加大了保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的難度。在網(wǎng)絡(luò)中傳遞的會(huì)計(jì)信息雖然是遵循一定的信息交換協(xié)議和一定的安全技術(shù)作為保障，但病毒和電腦高手的攻擊都會(huì)威脅到會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，造成會(huì)計(jì)信息在網(wǎng)絡(luò)中傳輸時(shí)易被竊取、改動(dòng)，使其安全性受到較大的威脅。
二、信息化環(huán)境下保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的若干措施
1.加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員培訓(xùn)和，是保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的關(guān)鍵
在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人的素質(zhì)顯得特別重要。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)需要由系統(tǒng)管理人員進(jìn)行管理和維護(hù)，若信息系統(tǒng)管理和維護(hù)不當(dāng)，不僅會(huì)影響系統(tǒng)的有效運(yùn)作，甚至?xí)绊憰?huì)計(jì)信息的安全，為此企業(yè)應(yīng)定期分批對(duì)財(cái)會(huì)人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高財(cái)會(huì)人員的業(yè)務(wù)水平，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平和安全防范技能，熟練掌握其職責(zé)范圍應(yīng)有的信息技術(shù)技能，提高這些人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，以盡量減少其操作錯(cuò)誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)人員的職業(yè)教育，培養(yǎng)會(huì)計(jì)人員遵守職業(yè)道德、依法理財(cái)、秉公辦事的主人翁意識(shí)，從而減少來(lái)自內(nèi)部的對(duì)信息系統(tǒng)的攻擊而造成的損害，只有這樣，才有可能從根本保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量 。
2.加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部的安全控制，搞好從輸入到輸出的控制，以減少會(huì)計(jì)信息的差錯(cuò)
計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng)，處理速度非�？欤坏┏鲥e(cuò)，影響極大，因此，企業(yè)應(yīng)該建立起一整套控制制度以便對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，包括數(shù)據(jù)輸入、處理、傳遞、輸出和保管五個(gè)環(huán)節(jié)的全面控制。在輸入控制中，工作人員要通過合法的身份驗(yàn)證，輸入的資料應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，采用各種技術(shù)手段對(duì)其的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗(yàn)，實(shí)行復(fù)核制和標(biāo)準(zhǔn)化制，先審核后記賬，以保證憑證的真實(shí)合法；在數(shù)據(jù)處理時(shí)，首先對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采用時(shí)效性管理，定期進(jìn)行專門的分析和，以方便決策者使用信息。其次對(duì)需對(duì)外披露的會(huì)計(jì)信息和不需披露的信息進(jìn)行嚴(yán)格劃分并分類管理，以確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的安全。第三是采用留痕跡修改的控制辦法，以避免出現(xiàn)管理漏洞，要實(shí)行操作記錄制度，除系統(tǒng)自動(dòng)記錄操作日志外，還要對(duì)操作人、操作內(nèi)容、執(zhí)行結(jié)果等要有書面記錄。最后，還要有檢查與責(zé)任追究制度，確保輸出的會(huì)計(jì)信息和財(cái)務(wù)信息的安全可靠和完整，并安全準(zhǔn)確的將輸出結(jié)果送發(fā)給信息使用者。
3.不斷完善財(cái)務(wù)軟件的功能與質(zhì)量，以提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息
就企業(yè)應(yīng)用的財(cái)務(wù)軟件來(lái)說(shuō)，其內(nèi)部本身存在的問題是不可能完全避免的，那么我們要做的就是應(yīng)盡量減少軟件出錯(cuò)的可能性，不斷完善財(cái)務(wù)軟件的功能與質(zhì)量，主要有兩種解決辦法，一是系統(tǒng)開發(fā)控制，它是一種性控制，確保網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)過程及內(nèi)容符合內(nèi)部控制的要求。在軟件開發(fā)過程中加強(qiáng)交流，充分測(cè)試，使開發(fā)人員充分了解會(huì)計(jì)程序，會(huì)計(jì)人員更好地掌握軟件的操作程序；每個(gè)新程序或修改后的程序在正式進(jìn)入系統(tǒng)之前，都經(jīng)過合法的、測(cè)試、審批手續(xù)，防止非法系統(tǒng)投入運(yùn)行或非法程序進(jìn)入系統(tǒng)，并采用分段并行替換方式，且并行時(shí)間不少于三個(gè)月，在取得與原系統(tǒng)相一致的結(jié)果后，才可放棄舊系統(tǒng)。二是在發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)解決，利用Internet的實(shí)時(shí)服務(wù)功能，給用戶提供在線服務(wù)，不論開發(fā)商與用戶相隔多遠(yuǎn)，兩者都可迅速進(jìn)行實(shí)時(shí)的通訊或軟件傳輸，通過網(wǎng)絡(luò)開發(fā)商可對(duì)用戶使用的軟件進(jìn)行定期在線檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)問題就及時(shí)通知用戶并進(jìn)行在線升級(jí)，提高系統(tǒng)的安全性，反過來(lái)一旦用戶出現(xiàn)疑問或故障時(shí)，可通過互聯(lián)網(wǎng)與開發(fā)商聯(lián)系，使問題得到及時(shí)解決，從而保障會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。
4.采用各種先進(jìn)的安全技術(shù)，以保障信息的安全性
在信息化商務(wù)中，企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是建立在Internet、Extranet和Intranet基礎(chǔ)上的，會(huì)計(jì)信息安全性在這個(gè)環(huán)境下更加重要。信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)信息的安全性應(yīng)從以下幾個(gè)方面加以控制：
�。�1）用戶權(quán)限設(shè)置：從業(yè)務(wù)范圍出發(fā)，將整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分級(jí)，設(shè)置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)管理員和專職會(huì)計(jì)員等崗位，層層負(fù)責(zé)，對(duì)各種數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，各工作人員擁有自己的用戶名和口令，并賦予不同的操作權(quán)限，拒絕其他用戶的訪問。
�。�2）加密技術(shù)：每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，需對(duì)其密碼進(jìn)行分組管理，避免使用易破譯的密碼。對(duì)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行有效加密。在網(wǎng)絡(luò)中數(shù)據(jù)前對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，接收到數(shù)據(jù)后再進(jìn)行相應(yīng)的解密處理，并定期更新加密密碼。
�。�3）防火墻技術(shù)：企業(yè)需要建立防火墻，以限制外界非法用戶對(duì)整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)的入侵，并對(duì)網(wǎng)上的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行有效的過濾，保護(hù)本企業(yè)的會(huì)計(jì)信息，防止非法訪問和惡意攻擊，防止非法訪問者輕易的獲取會(huì)計(jì)資料。
5.操作與監(jiān)控的分離可加強(qiáng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部的相互牽制，以保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量
在信息化環(huán)境下，仍應(yīng)堅(jiān)持明確分工、相互獨(dú)立、互相牽制、相互制約的安全管理原則，來(lái)加強(qiáng)內(nèi)部控制制度，手工系統(tǒng)下的多方牽制手段已不能適應(yīng)信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求，必須找到適合信息化特點(diǎn)的內(nèi)部監(jiān)控方法。一個(gè)比較有效的辦法是在信息化系統(tǒng)內(nèi)分出操作與監(jiān)控兩個(gè)崗位，并對(duì)每一份業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行多方備份。當(dāng)會(huì)計(jì)人員利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，其操作和步驟也同時(shí)記錄在監(jiān)控人員的上，并由監(jiān)控人員進(jìn)行及時(shí)備份，定期檢查，這樣一旦發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)可及時(shí)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)有效的牽制。同時(shí)會(huì)計(jì)軟件的修改必須經(jīng)過周密計(jì)劃和嚴(yán)格記錄，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。企業(yè)應(yīng)將系統(tǒng)分析、程序設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)輸入、文件程序管理等職務(wù)予以分離，系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護(hù)人員這三種不相容職務(wù)相互分離，互不兼任，以減少內(nèi)部工作人員利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。
6.加強(qiáng)會(huì)計(jì)的日常管理以保證會(huì)計(jì)信息的完整性
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息，都應(yīng)該備份一份到磁性介質(zhì)或光盤上，及時(shí)貼上外部標(biāo)簽，在外部標(biāo)簽上寫明文件名稱、輸出時(shí)間、并由專人負(fù)責(zé)保管、存檔或上報(bào)使用。而對(duì)于重要的會(huì)計(jì)資料要備份兩份，并且每份會(huì)計(jì)檔案上要注明檔案形成的時(shí)間、地點(diǎn)以及操作員姓名，分別存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，同時(shí)應(yīng)做好防磁、防火、防潮和防塵工作。對(duì)于輸出的磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)資料的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明，對(duì)整個(gè)修改更新過程都應(yīng)做好登記，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自身也應(yīng)具有必要的自動(dòng)記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或人員查詢或跟蹤檢查。同時(shí)，設(shè)置資料分發(fā)與保管的登記薄，記錄輸出資料的名稱、編號(hào)、打印份數(shù)、日期，以及各種會(huì)計(jì)報(bào)告的使用人、發(fā)送份數(shù)、送達(dá)時(shí)間等，并需經(jīng)手人簽字。對(duì)于存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的檔案還要有加密措施，以降低資料被偷看或竊取的可能性。檔案管理員也要承擔(dān)保密工作，所有資料在沒得到有關(guān)人員批準(zhǔn)的情況下都不得擅自外借，并按規(guī)定期限向有關(guān)人員催還資料。
總之，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與完善，企業(yè)必須建立起安全、有效的會(huì)計(jì)信息保障體系，注重對(duì)會(huì)計(jì)人員的培養(yǎng)，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。只有這樣，才能在信息化環(huán)境下保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，為經(jīng)營(yíng)決策提供完整真實(shí)的的會(huì)計(jì)信息，為企業(yè)創(chuàng)造更高的效益。
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