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會計電算化環(huán)境下的舞弊與對策論文
摘要：隨著21世紀信息時代的到來，會計電算化以其高效、自動、方便、準確、及時等優(yōu)點正日益受到廣大會計人員的歡迎。目前，我國會計電算化正以前所未有的速度向前發(fā)展，在此過程中也產生了許多新問題、新現象。手工會計系統(tǒng)中，會出現由于會計人員的粗心大意、疲勞或處理環(huán)節(jié)過多等而產生的無意錯誤。會計電算化系統(tǒng)后，輸入數據正確、計算機程序正確和設備正常運轉三者具備才能保證財務信息的準確性，如果上述的任何一方出現差錯，就會使處理結果錯誤�，F實中，由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，加以數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數據，因此，會計電算化具有很大的隱蔽性和危害性。
關鍵詞：會計電算化信息系統(tǒng)、內部控制、內部審計、會計檔案管理
會計電算化起源于美國（1954年10月美國通用電器公司首次利用計算機計算職工工資），而會計電算化在中國開始于1979年。21世紀，人類全面進入信息社會，飛速發(fā)展的信息技術為傳統(tǒng)的會計工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。雖然會計電算化在不斷地發(fā)展，但在這種環(huán)境下企業(yè)還是存在著許多弊端。
一、會計電算化環(huán)境下的弊端
�。ㄒ唬┐嬖谥蟹ú灰�，違法不究的現象。
我國財政部在1994年相繼頒布了《關于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》、《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審視則》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等文件，這標志著我國會計電算化工作已納入法制化的軌道。但有部分單位的會計人員根本就不知道這些法規(guī)的具體內容，在實際工作中有了違規(guī)行為后，也沒有相應的部門去監(jiān)管。對此，財政部門應加大指導和監(jiān)督力度。同時，單位內部也應建立嚴格的管理制度，使國家的法規(guī)真正落到實處。
（二）數據保密性、安全性差。
很多時候，財務上的數據，是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關系著企業(yè)的自下而上與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件認真研究過數據的保密問題。所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。另處在進入系統(tǒng)時加上些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，不能真正起到數據的保密作用。安全性上，更是難如人意，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難從容恢復原來的數據。
�。ㄈ⿻嬞Y料保管期限受到限制
按合計電算化管理辦法規(guī)定，電子計算機替代手工記帳后，其會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計檔案要打印輸出。而且要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但目前一般實現會計電算化的單位，其會計檔案都是通過針式打印機打印出來，經過一段時間后，字跡往往會褪色，達不到規(guī)定的保存期限后，字跡就難以辨清。而且目前已處于信息時代，所有的帳陳數據資料完全可以采用電子帳簿的形式，為什么還要采用高成本的措施——打印所有帳簿。因此財政部門是否可以對原有法規(guī)進行些修改呢？
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目前，有許多單位在購買財務軟件時，往往只考慮財務部門工作的偏要，沒有從整個單位信息管理的高度出發(fā)，結果導致財務部門和其他部門信息的中斷，其他部門也不能通過網絡有效地共享財務部門的信息，不能真正滿足信息時代對信息傳輸和處理的要求。因此，軟件開發(fā)單位應多推出一些成熟的管理信息系統(tǒng)軟件，單位在購買軟件時，也應從單位整體角度出發(fā)，真正實現整個單位信息管理的現代化。
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我國財政部明確規(guī)定到2010年，全國要有80%以上的基層單位基本實現會計電算化，但在有些地區(qū)，目前會計電算化開展的程度非常低，究其原因，其中一個重要因素是部門單位領導和會計人員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分領導存在著一種“重硬輕軟”的思想，重視對硬件的投資而忽視對軟件的投入，甚至有些單位使用盜版財務軟件。部門會計人員也認為實行會計電算化是一個形式，以至于有些單位花錢買了軟件卻沒有真正使用。事實上，實現會計電算化不僅僅是記帳技術的革命，而且對于會計學科本身也是一次大的革命，可以使會計人員能從自動的記帳、算帳、報帳的苦海中解脫出來，將更多的時間和精力用于資金管理，資金分析、資金評測中，進一步深化會計職能。
�。┈F行會計分工模式不利于會計電算化的健康發(fā)展
目前部分單位實現會計電算化后，會計人員的分工仍機械地套用原來的分工模式，這種傳統(tǒng)的分工模式不利于會計電算化工作的順利開展。根據會計電算化工作要求財務部門應配備以下人員：
1、總會計師：負責會計業(yè)務工作。
2、會計主管：負責管理會計日常工作。
3、制證人員：負責憑證的制作和錄入。
4、審核人員：負責對憑證的合法性、正確性和完整性的審核。
5、出納人員：負責現金與銀行的收支及銀行對帳等工作。
6、系統(tǒng)管理員：負責系統(tǒng)軟、硬件的正常運行。
7、系統(tǒng)維護員：負責硬件和軟件設備的日常維護。
8、檔案管理員：負責會計檔案和磁性介質的會計檔案的保管工作。
9、數據管理員：負責已復校數據的入帳、入帳后憑證、帳簿、報表的打印輸出工作。
由于控制方法，對象等方面的變化，企業(yè)原有的內部控制制度已不能適應電算化會計系統(tǒng)的要求，因此進一步完善企業(yè)內部控制制度已刻不容緩。計算機會計系統(tǒng)的內部控制是一個范圍大、控制程序復雜的綜合性控制，完善會計電算化內部控制的基本思路為：堅持明確分工、相互獨立、互相牽制、相互制約的安全管理原則，建立系統(tǒng)的人工與機器相結合的控制機制，使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。因此，企業(yè)應該采取以下措施完善會計電算化內部管理制度，防止舞弊的出現。
二、會計電算化環(huán)境下防止舞弊的對策
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這項控制就是針對會計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，應制定上機守則與操作規(guī)程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現。上機守則主要是對電腦機房內工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計算機業(yè)務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。其內容主要包括：
（1）無關人員不能隨便進入機房操作；
�。�2）各種錄入的數據均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；
（3）數據錄入員對輸入數據有疑問，應及時核對，不能擅自修改；
（4）機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數據；
（5）不準把外來的軟盤帶進機房；
�。�6）發(fā)生輸入內容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正；
（7）開機后，操作人員不能擅自離開工作現楊；
�。�8）要做好日備份數據，同時還要有周備份、月備份。當然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著公司經營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。
（二）加強人員職能控制。
由于會計電算化知識與功能的相對集中，我們必須制定相應的組織和管理控制，明確職責分工，加強組織控制。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工，并以相應的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產生原始數據的部門或人員。在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務授權、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內部的職責分離。通過進行內部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。
會計電算化中，為了控制操作人員職能，還可根據系統(tǒng)支持的不同軟件進行職能分工，從而起到各個部門權利相互制約、相互平衡的作用。如一般商業(yè)公司的軟件控制主要是局域網組成的服務器、PC機、POS機等，可以結合商業(yè)企業(yè)自身特點，根據ORACLE8數據庫良好的保密機制以及采用訪問控制、口令控制技術的特征，形成以在SUN服務器上運行的ORACLE8數據庫系統(tǒng)為中心的網絡系統(tǒng)，即俗稱的“后臺”，并采用以LINIX操作系統(tǒng)以及各帳臺的POS機聯機操作等。在運行中，后臺管理通過商品從進、銷、調、存各個方面入手。進貨環(huán)節(jié)則由業(yè)務部進行輸入登記，然后由財務部審核入帳；銷貨則采用單品管理，通過收銀POS機的輸入，電腦月終匯總，產生各類報表供財務部入帳使用。從而體現了各部門間相互牽制和相互監(jiān)督的作用。
�。ㄈ┘訌娤到y(tǒng)安全控制。
這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。它主要包括：接觸控制和環(huán)境保護、安全控制。接觸控制是防止未經授權的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項資源的正確性。主要的控制措施包括：
�。�1）訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作公司電腦；
（2）設置操作權限限制；
�。�3）操作人員身份的密碼控制；
�。�4）數據存貯和處理相隔離；
�。�5）設置接觸與操作的日志控制。環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行。主要包括：機房環(huán)境保護，保護性設備配備，以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如計算機機房應采用單獨專門供電系統(tǒng)，并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施，以保證機房環(huán)境安全。
隨著網絡技術快速地發(fā)展，公司應加強網絡安全的控制，設置網絡安全性指標，包括數據保密、訪問控制、身份識別等，并且針對公司的特定狀況，開發(fā)相應的技術來保護系統(tǒng)。
（四）加強內部審計。
內部審計既是公司、企業(yè)內部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。我認為，內部審計必須包括以下幾個方面：
�。�1）對會計資料定期進行審計，電算化會計帳務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；
�。�2）審查機內數據與書面資料的一致性，如查看帳冊內容，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應及時調整；
�。�3）監(jiān)督數據保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象；
（4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。
（五）建立會計檔案管理部門。
實現會計電算化后，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要會計檔案應當保存在雙份。建立和健全電算化會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度。在互聯網環(huán)境下，檔案的管理人員還要及時發(fā)布、更新會計信息。
加入WTO以后，我國經濟將迅速融入世界經濟體系之中，經濟的繁榮發(fā)展和市場的全面開放，對企事業(yè)單位的信息化進程產生新的推動，隨著電子技術的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用，內部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現。對其深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發(fā)展，也使得電算化會計環(huán)境下的內部控制制度不斷地調整、改善，真正做到保證會計數據的可靠性和真實性，提高企業(yè)的經濟效益。
[參考文獻]
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