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會計電算化工作中出現(xiàn)的問題及對策論文
會計電算化是指用電子計算機代替手工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的全過程。我國的會計電算化起步于20世紀80年代初，經(jīng)過20多年的發(fā)展，會計電算化從無到有,從簡單到復雜,從緩慢發(fā)展到迅速普及，經(jīng)歷了嘗試階段、自發(fā)階段和有計劃的商品化發(fā)展階段，實現(xiàn)了從記賬憑證到會計報表編制全過程的電算化。許多企業(yè)甩掉了手工賬，將財務人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來，把主要精力放在加強財務管理方面,大大提高了企業(yè)的經(jīng)營和管理效益。但是，伴隨著會計電算化的飛速發(fā)展，在實踐工作中也出現(xiàn)了一些新的問題,阻礙了會計電算化向更深層次的發(fā)展，筆者就這些問題及其對策進行分析闡述。
1.會計電算化工作中出現(xiàn)的問題
1.1缺乏對會計電算化的足夠認識
我國會計電算化起步較晚,人們尚未充分認識到電算化的意義及重要性，往往將會計電算化定位在以計算機代替手工記賬，減輕會計人員工作強度，提高核算效率的水平上，未充分認識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性,使會計提供的通過會計電算化產(chǎn)生的大量會計綜合信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務，無法充分發(fā)揮會計電算化的作用。同時，企業(yè)在軟件更新和硬件投人等方面支持力度不夠，許多企業(yè)財務部門都是使用生產(chǎn)部門淘汰下來的計算機，購買財務軟件后也很少升級,更不用說建立企業(yè)內部局域網(wǎng)以及注冊自己的網(wǎng)站了，根本沒有利用信息技術優(yōu)勢來提高企業(yè)的運作效率。
1.2缺乏會計電算化專業(yè)人才
現(xiàn)在，我國大多數(shù)單位的電算化操作人員都是由過去的會計、出納等財務人員經(jīng)過短期培訓而來,他們一般只知道怎樣使用財務軟件，不能靈活運用軟件，對計算機的軟硬件知識了解極其有限，無法將計算機知識與會計知識有機結合起來，遇到超出范圍的問題，只能找軟件維護人員，而維護人員又基本是計算機專業(yè)出身，對財務知識知之甚少，雙方不能很好地配合。雖然一般軟件公司在安裝軟件時都會做系統(tǒng)的培訓,但一些計算機知識匱乏的會計人員在操作過程中經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，一旦出錯，可能會使自己未作備份的數(shù)據(jù)丟失，工作成果付諸東流,嚴重的還會導致系統(tǒng)崩潰。電算化迅速普及，對會計人員提出了更高的要求，會計人員不但要掌握一定的會計專業(yè)知識,還要掌握相關的計算機知識、財務軟件的使用以及保#和維護等。而許多企業(yè)都缺乏這種復合型人才，這已成為企業(yè)快速實現(xiàn)電算化的障礙。
1.3會計軟件通用性差，集成化程度低，安全保密性弱
目前我國會計電算化軟件存在一個共同的弱點，即材料、銷售、工資、固定資產(chǎn)、成本等各核算子系統(tǒng)之間彼此分離，缺乏數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性、一致性和系統(tǒng)性。同時集成化程度低，從一個公司購買的會計軟件不能與從另一個公司購買的其他軟件聯(lián)系在一起，使得會計電算化軟件獨立于其他管理系統(tǒng)之外，無法進行數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享,很難形成整個企業(yè)的管理信息系統(tǒng)。其次，多數(shù)會計電算化軟件的數(shù)據(jù)安全保密性弱，缺乏操作曰志記錄功能，對操作人、操作時間和操作內容沒有具體的記錄，出現(xiàn)問題不便于追究責任，數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施,懂計算機的人可以很方便地打開修改,還有一些商業(yè)軟件為了占領市場，為用戶提供修改以前年度賬目等功能,這些都為會計資料的真實可靠埋下了隱患。
1.4會計電算化檔案管理制度不完善
許多單位實行會計電算化的時間較短,對會計電算化檔案的具體內容不甚了解，缺乏管理經(jīng)驗，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，或者已經(jīng)歸檔的內容不完整。管理部門沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員職責，導致會計檔案被人為破壞或自然損壞，以至單位會計信息泄密。據(jù)報道，成都某公司計算機被盜，內存價值百萬元的資料卻無任何加密防范措施，該公司的損失已遠遠超出了計算機本身的價值。其次，會計數(shù)據(jù)盤的備份和清理不規(guī)范。實行會計電算化后，應及時備份硬盤數(shù)據(jù)，并且每次備份不少于兩套，分兩地存放,按時清理磁盤備份，每年至少清除過期數(shù)據(jù)一次。工作中,有的操作人員時間觀念不強，沒有及時將計算機系統(tǒng)中的所有會計資料備份到磁盤上，只是在原計算機上進行保存，一旦因意外造成數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)破壞，就不能及時恢復會計資料。還有的檔案保管人員缺乏必要的物理知識,不懂磁性介質的物理特性，將電子檔案存放在磁場附近，造成備份資料瞬間消失。
2.解決問題的對策
2.1轉變觀念,積極加強會計電算化管理
企業(yè)管理人員要轉變觀念，重視會計電算化工作的發(fā)展，把建立完整、高效的信息系統(tǒng)擺到企業(yè)的重要議程上糴,從資金、人力方面予以高度配合，要充分認識到會計電算化決不僅僅是核算工具的改進，它必然會轉變會計工作職能，促進會計人員素質、知識結構、工作效率和工作質量的全面提高，從而提高整個會計工作水平，增加企業(yè)的經(jīng)濟效益。企業(yè)領導還要充分認識到會計信息化和企業(yè)生產(chǎn)技術革命同樣重要,特別是新《會計法》實施后，加大了企業(yè)管理者的財務風險，單位負責人必須對本單位會計工作和會計資料的真實性、完整性負責,而通過會計電算化監(jiān)管本單位財務狀況是一種行之有效的方法，企業(yè)領導可以隨時通過局域網(wǎng)對企業(yè)財務資料進行査詢和監(jiān)督。
2.2培養(yǎng)復合型的會計人才,適應會計電算化工作的要求
早在1984年，我國會計電算化剛剛起步初期，前財政部會計司司長楊紀琬就明確提出“我國搞會計電算化,要培養(yǎng)一批既熟悉會計又懂計算機的復合型人才。只有復合型人才，才能夠將兩者有機地結合起來，從而科學地發(fā)展會計電算化，推動會計改革。”
會計電算化要求財務人員不僅要掌握扎實的會計專業(yè)知識，還應對計算機和財務管理知識有較為深刻的了解。各單位應注重培養(yǎng)復合型人才，為建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件,推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。在吸納髙校會計電算化專業(yè)畢業(yè)新生的同時，要加強對現(xiàn)有會計人員的培訓,組織他們學習會計電算化知識,提高計算機應用與維護水平，熟知財務軟件知識。只有將會計業(yè)務和計算機技術有機結合起來，才能根據(jù)本單位的特點，利用會計電算化的優(yōu)勢，為單位預測、決策和控制等管理工作更好地服務。
2.1加強會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性
會計電算化變手工分散操作為計算機集中數(shù)據(jù)處理，數(shù)據(jù)形式發(fā)生了質的變化，會計軟件必須從存放在服務器和磁盤等設施上的數(shù)據(jù)安全和在傳輸過程中的信息安全兩方面人手,著重考慮內部控制的安全性問題。建立健全內部控制，在操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護機構,涉及計算機機密文件時應登錄用戶名、日期、使用方式和使用結果,修改文件和數(shù)據(jù)必須登錄備査，加強數(shù)據(jù)的保密和安全，在進人系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段。要增強網(wǎng)絡安全防范能力，網(wǎng)絡會計實現(xiàn)了會計信息資源的共享，但同時也將自身暴露于風險之中，這些風險主要來自泄密和網(wǎng)上不法分子的攻擊等，應采用防火墻技術、網(wǎng)絡防毒、信息加密存儲、身份認證、授權等措施加以防范。
2.2加強會計電算化檔案的管理
根據(jù)財政部1994年頒布的《會計電算化管理辦法》的規(guī)定，實現(xiàn)會計電算化的單位只要發(fā)生新的經(jīng)濟業(yè)務，內容經(jīng)過電算化賬務處理后，就應堅持每天備份且要雙重備份，即“AB備份法”進行資料的備份，并且備份盤上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，同時要分處、分人保管，以防意外事件導致整體資料系統(tǒng)的毀滅與不可恢復性。由于光盤的安全性強、容量大，故備份盤要盡量使用光盤。備份盤應該遠離磁場，注意防潮、防熱、防塵和防磁，還要定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的破壞而使會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。為了更好地管理會計電算化檔案，使其發(fā)揮更大的作用，必須制定一套會計電算化檔案管理制度，包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等內容，以便對會計電算化檔案的管理形成制度化。
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