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會(huì)計(jì)電算化工作中出現(xiàn)的問題及對(duì)策論文
會(huì)計(jì)電算化是指用電子計(jì)算機(jī)代替手工記賬、算賬、報(bào)賬以及部分代替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的全過程。我國的會(huì)計(jì)電算化起步于20世紀(jì)80年代初，經(jīng)過20多年的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化從無到有,從簡單到復(fù)雜,從緩慢發(fā)展到迅速普及，經(jīng)歷了嘗試階段、自發(fā)階段和有計(jì)劃的商品化發(fā)展階段，實(shí)現(xiàn)了從記賬憑證到會(huì)計(jì)報(bào)表編制全過程的電算化。許多企業(yè)甩掉了手工賬，將財(cái)務(wù)人員從繁重的算賬、報(bào)賬工作中解脫出來，把主要精力放在加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理方面,大大提高了企業(yè)的經(jīng)營和管理效益。但是，伴隨著會(huì)計(jì)電算化的飛速發(fā)展，在實(shí)踐工作中也出現(xiàn)了一些新的問題,阻礙了會(huì)計(jì)電算化向更深層次的發(fā)展，筆者就這些問題及其對(duì)策進(jìn)行分析闡述。
1.會(huì)計(jì)電算化工作中出現(xiàn)的問題
1.1缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化的足夠認(rèn)識(shí)
我國會(huì)計(jì)電算化起步較晚,人們尚未充分認(rèn)識(shí)到電算化的意義及重要性，往往將會(huì)計(jì)電算化定位在以計(jì)算機(jī)代替手工記賬，減輕會(huì)計(jì)人員工作強(qiáng)度，提高核算效率的水平上，未充分認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性,使會(huì)計(jì)提供的通過會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的大量會(huì)計(jì)綜合信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)，無法充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的作用。同時(shí)，企業(yè)在軟件更新和硬件投人等方面支持力度不夠，許多企業(yè)財(cái)務(wù)部門都是使用生產(chǎn)部門淘汰下來的計(jì)算機(jī)，購買財(cái)務(wù)軟件后也很少升級(jí),更不用說建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及注冊(cè)自己的網(wǎng)站了，根本沒有利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來提高企業(yè)的運(yùn)作效率。
1.2缺乏會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才
現(xiàn)在，我國大多數(shù)單位的電算化操作人員都是由過去的會(huì)計(jì)、出納等財(cái)務(wù)人員經(jīng)過短期培訓(xùn)而來,他們一般只知道怎樣使用財(cái)務(wù)軟件，不能靈活運(yùn)用軟件，對(duì)計(jì)算機(jī)的軟硬件知識(shí)了解極其有限，無法將計(jì)算機(jī)知識(shí)與會(huì)計(jì)知識(shí)有機(jī)結(jié)合起來，遇到超出范圍的問題，只能找軟件維護(hù)人員，而維護(hù)人員又基本是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)知之甚少，雙方不能很好地配合。雖然一般軟件公司在安裝軟件時(shí)都會(huì)做系統(tǒng)的培訓(xùn),但一些計(jì)算機(jī)知識(shí)匱乏的會(huì)計(jì)人員在操作過程中經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，一旦出錯(cuò)，可能會(huì)使自己未作備份的數(shù)據(jù)丟失，工作成果付諸東流,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。電算化迅速普及，對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求，會(huì)計(jì)人員不但要掌握一定的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),還要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、財(cái)務(wù)軟件的使用以及保#和維護(hù)等。而許多企業(yè)都缺乏這種復(fù)合型人才，這已成為企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)電算化的障礙。
1.3會(huì)計(jì)軟件通用性差，集成化程度低，安全保密性弱
目前我國會(huì)計(jì)電算化軟件存在一個(gè)共同的弱點(diǎn)，即材料、銷售、工資、固定資產(chǎn)、成本等各核算子系統(tǒng)之間彼此分離，缺乏數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)時(shí)性、一致性和系統(tǒng)性。同時(shí)集成化程度低，從一個(gè)公司購買的會(huì)計(jì)軟件不能與從另一個(gè)公司購買的其他軟件聯(lián)系在一起，使得會(huì)計(jì)電算化軟件獨(dú)立于其他管理系統(tǒng)之外，無法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享,很難形成整個(gè)企業(yè)的管理信息系統(tǒng)。其次，多數(shù)會(huì)計(jì)電算化軟件的數(shù)據(jù)安全保密性弱，缺乏操作曰志記錄功能，對(duì)操作人、操作時(shí)間和操作內(nèi)容沒有具體的記錄，出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任，數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施,懂計(jì)算機(jī)的人可以很方便地打開修改,還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市場(chǎng)，為用戶提供修改以前年度賬目等功能,這些都為會(huì)計(jì)資料的真實(shí)可靠埋下了隱患。
1.4會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度不完善
許多單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的時(shí)間較短,對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的具體內(nèi)容不甚了解，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，造成存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的磁盤和會(huì)計(jì)資料未能及時(shí)歸檔，或者已經(jīng)歸檔的內(nèi)容不完整。管理部門沒有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員職責(zé)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案被人為破壞或自然損壞，以至單位會(huì)計(jì)信息泄密。據(jù)報(bào)道，成都某公司計(jì)算機(jī)被盜，內(nèi)存價(jià)值百萬元的資料卻無任何加密防范措施，該公司的損失已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了計(jì)算機(jī)本身的價(jià)值。其次，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)盤的備份和清理不規(guī)范。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，應(yīng)及時(shí)備份硬盤數(shù)據(jù)，并且每次備份不少于兩套，分兩地存放,按時(shí)清理磁盤備份，每年至少清除過期數(shù)據(jù)一次。工作中,有的操作人員時(shí)間觀念不強(qiáng)，沒有及時(shí)將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)資料備份到磁盤上，只是在原計(jì)算機(jī)上進(jìn)行保存，一旦因意外造成數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)破壞，就不能及時(shí)恢復(fù)會(huì)計(jì)資料。還有的檔案保管人員缺乏必要的物理知識(shí),不懂磁性介質(zhì)的物理特性，將電子檔案存放在磁場(chǎng)附近，造成備份資料瞬間消失。
2.解決問題的對(duì)策
2.1轉(zhuǎn)變觀念,積極加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化管理
企業(yè)管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，重視會(huì)計(jì)電算化工作的發(fā)展，把建立完整、高效的信息系統(tǒng)擺到企業(yè)的重要議程上糴,從資金、人力方面予以高度配合，要充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化決不僅僅是核算工具的改進(jìn)，它必然會(huì)轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)工作職能，促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作效率和工作質(zhì)量的全面提高，從而提高整個(gè)會(huì)計(jì)工作水平，增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還要充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)信息化和企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)革命同樣重要,特別是新《會(huì)計(jì)法》實(shí)施后，加大了企業(yè)管理者的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，單位負(fù)責(zé)人必須對(duì)本單位會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé),而通過會(huì)計(jì)電算化監(jiān)管本單位財(cái)務(wù)狀況是一種行之有效的方法，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)通過局域網(wǎng)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)資料進(jìn)行査詢和監(jiān)督。
2.2培養(yǎng)復(fù)合型的會(huì)計(jì)人才,適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的要求
早在1984年，我國會(huì)計(jì)電算化剛剛起步初期，前財(cái)政部會(huì)計(jì)司司長楊紀(jì)琬就明確提出“我國搞會(huì)計(jì)電算化,要培養(yǎng)一批既熟悉會(huì)計(jì)又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才。只有復(fù)合型人才，才能夠?qū)烧哂袡C(jī)地結(jié)合起來，從而科學(xué)地發(fā)展會(huì)計(jì)電算化，推動(dòng)會(huì)計(jì)改革�！�
會(huì)計(jì)電算化要求財(cái)務(wù)人員不僅要掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)管理知識(shí)有較為深刻的了解。各單位應(yīng)注重培養(yǎng)復(fù)合型人才，為建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件,推動(dòng)企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。在吸納髙校會(huì)計(jì)電算化專業(yè)畢業(yè)新生的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn),組織他們學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化知識(shí),提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用與維護(hù)水平，熟知財(cái)務(wù)軟件知識(shí)。只有將會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，才能根據(jù)本單位的特點(diǎn)，利用會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)，為單位預(yù)測(cè)、決策和控制等管理工作更好地服務(wù)。
2.1加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性
會(huì)計(jì)電算化變手工分散操作為計(jì)算機(jī)集中數(shù)據(jù)處理，數(shù)據(jù)形式發(fā)生了質(zhì)的變化，會(huì)計(jì)軟件必須從存放在服務(wù)器和磁盤等設(shè)施上的數(shù)據(jù)安全和在傳輸過程中的信息安全兩方面人手,著重考慮內(nèi)部控制的安全性問題。建立健全內(nèi)部控制，在操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)構(gòu),涉及計(jì)算機(jī)機(jī)密文件時(shí)應(yīng)登錄用戶名、日期、使用方式和使用結(jié)果,修改文件和數(shù)據(jù)必須登錄備査，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密和安全，在進(jìn)人系統(tǒng)時(shí)加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測(cè)、指紋辨認(rèn)等檢測(cè)手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力，網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息資源的共享，但同時(shí)也將自身暴露于風(fēng)險(xiǎn)之中，這些風(fēng)險(xiǎn)主要來自泄密和網(wǎng)上不法分子的攻擊等，應(yīng)采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲(chǔ)、身份認(rèn)證、授權(quán)等措施加以防范。
2.2加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理
根據(jù)財(cái)政部1994年頒布的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位只要發(fā)生新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，內(nèi)容經(jīng)過電算化賬務(wù)處理后，就應(yīng)堅(jiān)持每天備份且要雙重備份，即“AB備份法”進(jìn)行資料的備份，并且備份盤上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，同時(shí)要分處、分人保管，以防意外事件導(dǎo)致整體資料系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)性。由于光盤的安全性強(qiáng)、容量大，故備份盤要盡量使用光盤。備份盤應(yīng)該遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防熱、防塵和防磁，還要定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的破壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽回的損失。為了更好地管理會(huì)計(jì)電算化檔案，使其發(fā)揮更大的作用，必須制定一套會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度，包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等內(nèi)容，以便對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理形成制度化。
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