如何提高辦公室文秘人員的能力創(chuàng)新論文

　　摘 要：各項事業(yè)的健康高效發(fā)展都離不開能力創(chuàng)新，但是我國辦公室文秘人員的能力創(chuàng)新一直不被重視。在科學技術突飛猛進和知識經濟迅速發(fā)展的新時期，迫切需要辦公室文秘人員提升自身素質，從強化信息收集與分析能力、強化協(xié)調與組織能力、強化服務意識與質量，利用現(xiàn)代化理論與工具等多個方面開展能力創(chuàng)新。

　　關鍵詞：辦公室；文秘人員；能力創(chuàng)新

　　隨著知識經濟社會的不斷發(fā)展，辦公室文秘人員的角色定位不斷在企事業(yè)單位的行政組織架構中進行演變。從最初簡單的文件起草、檔案管理、日常事務管理等逐漸演變成為領導科學決策的信息提供者、領導與各部門之間溝通的紐帶、上級政策傳達和下級信息反饋的橋梁。創(chuàng)新能力也就成為新時代對辦公室文秘人員素質的特殊要求。本文將通過對企事業(yè)單位辦公室文秘人員的日常工作入手，分析如何拓展創(chuàng)新思維，開展多角度、全方位的能力創(chuàng)新，最終達成企事業(yè)單位內部信息有效流通、提供科學的參謀咨詢服務，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置等新時期辦公室文秘工作的新任務。

　　1 強化信息收集與分析能力開展業(yè)務創(chuàng)新

　　在“云計算”、“大數(shù)據(jù)”等概念不斷提出的今天，通過信息和數(shù)據(jù)進行科學決策已經是各級企事業(yè)單位領導常用的決策手段。以往經驗決策時代，辦公室文秘人員只要做好事務性工作即可。但是在科學決策時代，辦公室文秘人員的主要工作則是以知識和信息協(xié)助領導工作，服務各級員工。而這就決定了通過業(yè)務創(chuàng)新，通過擴大信息量，優(yōu)化信息結構為領導科學決策時提供數(shù)據(jù)支持是辦公室文秘人員的必備能力。開展以強化信息收集與分析能力為主要內容的業(yè)務創(chuàng)新，可以從以下三個方面進行：⑴收集和分析單位的內部信息。內部信息包括內部基層員工、各級管理者的意見和建議、單位各級職工信息、職工工作態(tài)度和質量、單位內部存在的問題等。通過以上信息的收集和分析，協(xié)助領導及時解決單位內部的問題，進行內部管理改善和政策調整。⑵收集和分析單位的外部信息。外部信息包括國內外同行業(yè)的發(fā)展情況、新產品開發(fā)及投放情況，客戶群體特征等。以各類豐富健全的數(shù)據(jù)，對外部環(huán)境進行清晰刻畫，協(xié)助領導決策。⑶搜集和分析國家相關的政策法規(guī)。政策的導向作用和法律的規(guī)范作用，對各類企事業(yè)單位都有著非常顯著的作用，如果領導的決策和國家相關的政策法規(guī)不符，最終結果必然南轅北轍。文秘人員需要有高度的嗅覺和靈敏度，及時為領導解讀新的方針政策。

　　2 強化協(xié)調與組織能力開展職能創(chuàng)新

　　協(xié)調與組織能力是辦公室文秘人員工作的重要組成部分。其中協(xié)調組織能力分為對內協(xié)調組織和對外協(xié)組織協(xié)調兩個方面。對內協(xié)調組織有上下關系、文秘人員與領導的關系、各級領導之間的關系、職能部門之間關系等協(xié)調組織。外部協(xié)調組織包括公共關系的處理、政府部門機構的溝通、各類企事業(yè)單位和社會團體的交流等。

　　首先在協(xié)調與組織時要既要有原則性，又要有靈活性。原則是靈活變化的度，靈活是在原則限制范圍內的靈活，又反作用于原則。

　　其次在協(xié)調與組織時處理好局部與整體的關系，樹立全局觀念。只有樹立全局觀念，才能主動將自己的工作置于全盤工作的大視野中，才能正確處理好局部與整體的關系，才能促進全局工作的協(xié)調發(fā)展。

　　最后在協(xié)調與組織時要注意自己的權限范圍。辦公室文秘人員在對內協(xié)調組織和對外協(xié)調組織時，大部分情況下屬于受權辦事。受權辦事指領導干部依據(jù)工作的需要，將自己權限范圍內的事務授權給辦公室文秘人員處理。在這種情況下，辦公室文秘人員要對授權的方式和任務內容進行清晰界定，是屬于確定授權還是彈性授權、亦或不確定授權，依據(jù)授權方式決定處理事務的步驟和方法。

　　3 強化服務意識與質量開展服務創(chuàng)新

　　辦公室文秘人員從工作內容和職責來說，對單位領導、基層員工也是服務性質的人員。這就要求辦公室文秘人員必須開展服務創(chuàng)新工作，擴大自己能力創(chuàng)新的范圍。第一是轉化思維，化被動為主動，第二是改變態(tài)度，從死板到熱情。第三是力求務實，致力于解決實際問題。要從服務方式的創(chuàng)新到服務質量的提升，圍繞企事業(yè)單位的中心工作，以領導放心、員工滿意為標準進行工作。在服務意識方面要有主動服務和超前服務的意識，應用現(xiàn)代化的眼光了解工作的現(xiàn)實需求和潛在需求及其規(guī)律性，積極探索辦公室文秘工作對領導和員工服務的動態(tài)適應性。

　　4 利用現(xiàn)代化理論與工具開展技術創(chuàng)新

　　隨著辦公自動化的不斷加強，信息化、自動化作業(yè)對我國普遍的辦公環(huán)境提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。加速辦公自動化，進一步改進辦公設施，改善辦公條件，提高辦公室文秘人員工作質量和效率，是當今社會的大勢所趨。實現(xiàn)辦公自動化可以促進辦公室的管理工作改革，輔助領導實現(xiàn)時間管理自動化。同時辦公自動化能夠更加及時準確的進行信息分享，建立單位內部信息分享網絡，實時進行信息傳遞和反饋。辦公室文秘人員要不斷加強專業(yè)能力和技術能力的學習，利用現(xiàn)代化的理論進行內部協(xié)調組織和文件檔案管理；利用現(xiàn)代化的工具提高工作效率和工作質量。

　　結語：辦公室文秘人員的能力創(chuàng)新要結合工作崗位職責和新時代對文秘人員的素質要求，從業(yè)務創(chuàng)新到職能創(chuàng)新，由技術創(chuàng)新帶動服務創(chuàng)新，不斷加強辦公室文秘人員的綜合能力，最終實現(xiàn)辦公室文秘人員從萬金油到職業(yè)化的轉變，適應時代的需求。

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