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對總部片區(qū)辦公室文秘隊(duì)伍建設(shè)的調(diào)查與思考論文
本文主要以總部片區(qū)5個(gè)單位辦公室文秘隊(duì)伍（主要指從事文字工作的秘書）為對象，通過普遍調(diào)查和典型調(diào)查的方式，了解公司總部片區(qū)辦公室系統(tǒng)文秘隊(duì)伍的基本情況，對現(xiàn)狀進(jìn)行分析，有針對性地對加強(qiáng)總部辦公室系統(tǒng)文秘隊(duì)伍建設(shè)提出建議，探討如何使文秘人員進(jìn)一步適應(yīng)公司改革發(fā)展的需要，希望對加強(qiáng)公司辦公室系統(tǒng)的文秘隊(duì)伍建設(shè)提供一定的參考。
一、基本情況
�。ㄒ唬┱{(diào)研對象基本情況。本次調(diào)研的對象為總部片區(qū)建設(shè)公司辦公室、三個(gè)事業(yè)部和中核設(shè)計(jì)辦公室文秘人員，主要為從事公文業(yè)務(wù)、文稿寫作相關(guān)人員。據(jù)統(tǒng)計(jì)，公司總部片區(qū)辦公室系統(tǒng)共有41人，其中文秘人員有16人，僅有1名男性。1.年齡結(jié)構(gòu)。最大48歲，最小26歲。30歲以下的8人，占50%；30—40歲的6人，占37.5%；40歲以上的2人，占12.5%。2.學(xué)歷構(gòu)成。碩士1人，占6.25%；本科6人，占37.5%；專科8人，占50%；中專1人，占6.25%。其中第一學(xué)歷為本科以上的6人，占37.5%；�？�4人，占25%；高中、中專、技校的6人，占37.5%。3.專業(yè)構(gòu)成。文史類對口或相近專業(yè)人員4人，占25%；理工或其他相距較大專業(yè)12人，占75%。4.政治面貌。黨員10人，占62.5%；群眾或團(tuán)員6人，占37.5%。5.崗位職責(zé)。6人從事與文稿撰寫相關(guān)的工作，即文字秘書，占37.5%；10人從事公文收發(fā)或其他相關(guān)工作，占62.5%。同時(shí)，每個(gè)人都或多或少承擔(dān)信息、督辦、印章、文檔、保密、信訪、會議等其他事務(wù)性工作�？偛扛魇聵I(yè)部、中核設(shè)計(jì)辦公室文秘人員同時(shí)還要兼顧黨紀(jì)團(tuán)工等工作。
�。ǘ┱{(diào)研情況。本次調(diào)查問卷發(fā)放和訪談范圍包括文秘人員、辦公室主任、辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)和其他部門隨機(jī)人員共計(jì)30人。他們對于公司總部片區(qū)辦公室系統(tǒng)文秘隊(duì)伍的意見和建議如下：1.31%的人認(rèn)為文秘人員最合適的年齡為25—35歲，38%的人認(rèn)為30—45歲，31%的人認(rèn)為可以不限年齡。2.100%的人認(rèn)為文秘人員需要實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及相應(yīng)的培養(yǎng)。其中18%的人認(rèn)為需要3個(gè)月至半年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，47%認(rèn)為需要1年，35%認(rèn)為需要2—3年；12%的人認(rèn)為需要培養(yǎng)半年，59%的人認(rèn)為需要培養(yǎng)1年，29%的人認(rèn)為需要培訓(xùn)2年。3.71%的人認(rèn)為文秘人員需要秘書、檔案或計(jì)算機(jī)等相應(yīng)的資格證書，29%的人認(rèn)為能力比證書重要。4.100%的人認(rèn)為公司特別是總部辦公室文秘人員崗位任職需要有相應(yīng)的資格或門檻。主要從專業(yè)、資質(zhì)證書、工作經(jīng)驗(yàn)和崗位層級考慮，同時(shí)也要關(guān)注政治素質(zhì)、工作能力和工作態(tài)度。5.100%的人認(rèn)為文秘人員的文字功底非常重要。同時(shí)還應(yīng)在辦公室辦事、辦會等業(yè)務(wù)能力方面，在對公司的戰(zhàn)略及政策等各類信息的了解方面，在各種辦公軟硬件方面，以及為人處事的能力方面等均應(yīng)達(dá)到一定的水平。
二、現(xiàn)狀分析
通過調(diào)查的結(jié)果分析，公司總部辦公室系統(tǒng)文秘隊(duì)伍的特點(diǎn)和問題表現(xiàn)如下：
�。ㄒ唬┠挲g結(jié)構(gòu)基本合理，但男女比例失調(diào)�？偛哭k公室系統(tǒng)文秘人員的年齡主要在26—40歲之間，年齡結(jié)構(gòu)基本合理。首先，這一年齡階段的人員正處于精力、體力的上升和峰值階段，對于辦公室繁雜工作更能勝任。其次，這一階段的人員基本已有一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，能夠勝任一般性的文書、秘書類工作，特別是各辦公室的“筆桿子”基本在30—40歲之間，能力閱歷和對公司情況的了解都有了一定的積累，基本能夠滿足各項(xiàng)工作的需要。
主要問題：一是公司總部片區(qū)辦公室系統(tǒng)中只有1名男性文秘人員，男女比例嚴(yán)重失調(diào)。一般來說女性具有細(xì)致、穩(wěn)妥、抗壓能力強(qiáng)等特點(diǎn)，比較適合文秘工作。但是，公司總部片區(qū)辦公室文秘人員的年齡段不僅是工作的黃金時(shí)期，也是生養(yǎng)子女的黃金時(shí)期，精力上容易受到影響。二是這一年齡段會更多考慮下一步的發(fā)展，但受訪文秘人員普遍反映上升通道狹窄，與同時(shí)期參加工作的其他領(lǐng)域人員比較存在差距。
（二）知識結(jié)構(gòu)欠佳，文秘業(yè)務(wù)能力有待加強(qiáng)。文秘人員中大部分為大專畢業(yè)，且專業(yè)五花八門，與文秘工作相距甚遠(yuǎn)。同時(shí)，基本沒有接受過系統(tǒng)的理論教育，其知識結(jié)構(gòu)和能力素質(zhì)往往表現(xiàn)出種種不適應(yīng)，不是文筆能力不行，就是對公司的戰(zhàn)略、政策、機(jī)構(gòu)沿襲、其他部門的情況不甚了解，在運(yùn)用現(xiàn)代辦公技術(shù)處理信息方面的能力也存在不足。僅依靠短短幾天的師帶徒方式，更多地只是從事一些技術(shù)性不強(qiáng)、靠熟悉和重復(fù)就能上手的工作。
主要問題：一是很多受訪人員一方面認(rèn)為文秘人員的文字能力很重要，另一方面又認(rèn)為文秘就是做個(gè)收發(fā)文、給領(lǐng)導(dǎo)整理材料、處理雜事而已，文秘人員的工作得不到肯定和重視。二是各單位的“筆桿子”往往只有一個(gè)，缺少后備人選，且存在“能者多勞”的情況。三是受訪人員普遍認(rèn)為，文秘人員既要做專家，又要做雜家，即文秘業(yè)務(wù)能力要專，其他知識儲備要雜，這樣才能真真做到“外腦”的“輔政”作用。這樣看來，文秘人員一方面被看低，一方面又被“寄予厚望”。但要達(dá)到又專、又雜，個(gè)人的資質(zhì)、能力、時(shí)間的歷練、系統(tǒng)的培養(yǎng)一個(gè)都不能少。
（三）工作經(jīng)驗(yàn)欠缺，壓力較大。一方面，大部分文秘人員從事文秘工作時(shí)，不是白紙一張，就是半路出家，缺少文秘方面系統(tǒng)的培養(yǎng)，往往是“趕鴨子上架”，業(yè)務(wù)能力欠缺。但是由于辦公室工作時(shí)效性較強(qiáng)，且與領(lǐng)導(dǎo)直接接觸，各種行為都容易被放大，因此工作壓力較大。另一方面，一些文秘人員整天忙于應(yīng)付事務(wù)工作，“辦文辦會、跑腿打雜”，成天低頭趕路，很少有時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)和思考如何進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)能力。
主要問題：一是總部辦公室人員流動(dòng)較快，一些經(jīng)過培訓(xùn)成長起來的文秘人員在近五年中不斷調(diào)離，文秘隊(duì)伍經(jīng)受了幾乎是脫胎換骨式的更新交替。新替補(bǔ)上來的人員往往業(yè)務(wù)不熟悉，基本沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，其知識結(jié)構(gòu)和能力水平與工作不適應(yīng)，尤其是文字綜合能力一般甚至較差。二是長期在總部工作的人員缺少對基層的了解；而基層調(diào)往總部的人員雖然對基層了解，但過于狹窄，對公司整體情況往往不熟悉、不了解，缺乏全局意識。三是有些文秘人員曾經(jīng)從事宣傳或工會、團(tuán)委工作，其性格和辦事風(fēng)格與文秘工作尚不能很好適應(yīng)。四是公司總部辦公室文秘人員在寫作能力上并不突出，對于紀(jì)要、講話稿、報(bào)告等綜合要求較高的材料，在知識積累和寫作能力上存在一定差距。
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