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關(guān)于高校數(shù)字檔案館建設(shè)探討論文
論文摘要：在分析當前高校數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探討了高校建立數(shù)字檔案館的必要性，并針對目前建設(shè)過程中遇到的問題，提出了相應(yīng)的解決方案。
論文關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館 信息安全 檔案人才 檔案意識
在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展和全球信息化建設(shè)的國際環(huán)境下，對信息資源開發(fā)利．}}j的程度成為衡量一個國家經(jīng)濟發(fā)展水平和綜合圍力的重要標志之一，數(shù)字化建設(shè)的程度也決定了周家信息基礎(chǔ)水平的高低。檔案館作為社會信息資源系統(tǒng)的重要組成部分，也正面臨著數(shù)字時代的挑戰(zhàn)。高校是各種先進科學(xué)技術(shù)的前沿陣地，也是最先使川先進科學(xué)技術(shù)的實驗場所。此，建設(shè)高校數(shù)字檔案館為全社會服務(wù)，是大勢所趨，也是高校檔案工作進入信息化時代的必然結(jié)果。
目前，國內(nèi)一些知名大學(xué)諸如上海交通大學(xué)、南京大學(xué)、東南大學(xué)等學(xué)校的檔案館已經(jīng)在校園網(wǎng)上開通了自己的主頁。他們充分利用網(wǎng)絡(luò)提供的先進技術(shù)，宣傳高校檔案工作，樹立高校檔案的新形象，建立高校檔案的新模式，為高校數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供了寶貴的經(jīng)驗。
1 數(shù)字化檔案館的概念
“數(shù)字化檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的數(shù)字梢案館是指用于存儲和利川檔案信息資源的信息空問，一個南眾多的檔案資源庫群、檔案信息資源處理巾心及檔案州戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體；狹義的數(shù)字檔案館是指其中的個體檔案館，它代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建。也就是軟、硬件系統(tǒng)的設(shè)計和組織實體的建立，具體內(nèi)容包括館藏檔案數(shù)字化以及檔案信息的采集、鑒定、整理、存儲、傳遞、檢索、保管、保護、利和統(tǒng)計等。
數(shù)字檔案館的Ⅱj現(xiàn)和科技的高速發(fā)展密切相關(guān)，它是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)的基礎(chǔ)上，利數(shù)字化手段，以網(wǎng)絡(luò)化的方式將分散的電子檔案信息資源進行連接，使檔案信息的利用不受時問和空間的限制，實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。
2 數(shù)字檔案館在高校的發(fā)展現(xiàn)狀
目前，數(shù)字檔案館的建設(shè)正在同內(nèi)眾多高校巾如火如茶地進行著。其中以上海交通大學(xué)、南京大學(xué)、東南大學(xué)、浙汀大學(xué)等高校為代表已經(jīng)取得了著成效。上海交通大學(xué)存2009年初順利通過了南上海市檔案局組織的成果鑒定，這不僅標志著上海交通大學(xué)在數(shù)字檔案館建設(shè)和應(yīng)．}{j方面取得了實質(zhì)性成果，在數(shù)字化卡當案館平面化服務(wù)向立體化服務(wù)的轉(zhuǎn)變歷程巾處于全同領(lǐng)先水平，而且還標志著全周高校第一個數(shù)字檔案館建設(shè)成功。
上海交通大學(xué)數(shù)字檔案館系統(tǒng)運．多種先進技術(shù)，整合各類檔案信息資源，建立了集成式的數(shù)字檔案業(yè)務(wù)工作平臺．通過檔案站和校史博物館網(wǎng)站向校外用戶提供了全方位、一門式的數(shù)字檔案信息服務(wù)。南京大學(xué)數(shù)字梢案館建設(shè)也走在全同高校的前列，在學(xué)校的教學(xué)、科研、管理T_作巾發(fā)揮了重要的作用。
目前，南京大學(xué)已經(jīng)完成了“‘南大之星’多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)(6．0版)”“南京大學(xué)教授成果管理系統(tǒng)”“南京大學(xué)研究生論文電子版上傳與管理系統(tǒng)”“南京大學(xué)畢業(yè)生電子和學(xué)位電子照片管理系統(tǒng)”等的開發(fā)和運行，搭建了數(shù)字檔案館檔案信息管理平臺，實現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開發(fā)和利用。東南大學(xué)在2003年推行辦公自動化,2004年開始電子公文網(wǎng)上歸檔，初步實現(xiàn)了義檔一體化管理，目前文檔一體化管理已經(jīng)十分成熟。浙江大學(xué)于2005年起開始探索高校數(shù)字檔案館建設(shè)道路，以適應(yīng)學(xué)校建設(shè)“數(shù)字化校園”的需求和國家檔案事業(yè)發(fā)展的宏觀要求，在對國內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)實踐與理論研究的深入學(xué)習和探討的基礎(chǔ)上，對數(shù)字檔案館內(nèi)涵提出了全新的詮釋，找到了一條有特色的數(shù)字檔案館建設(shè)之路。
綜合來看，到目前為止，高校數(shù)字檔案館主要發(fā)揮了3個方面的作用：一是介紹、宣傳檔案館的基本狀況和利瑁方法；二是介各個學(xué)校的基本狀況；三是提供數(shù)字查詢。從上述幾所高校數(shù)字檔案館建設(shè)來看，數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，這些優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案館望塵莫及的。
3 高校建設(shè)數(shù)字檔案館的必要性
(1)高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。近年來，隨著高校的擴招，高校檔案數(shù)量激增。但是，檔案的保管空間并沒有得到相應(yīng)的擴展。檔案數(shù)量激增帶來的不僅僅是存儲問題，由于檔案機構(gòu)人員配備有限，急劇增長的檔案往往不能得到有效的管理和利州。檔案人員往往陷于檔案人庫排架、庫房管理、提供利等繁瑣的13常管理巾，這就阻礙了高校檔案管理水平的進一步提高。數(shù)字檔案館的建設(shè)，從長遠來看，可以將檔案人員從正常業(yè)務(wù)中解放來，也可以大大減少檔案物理占用面積。同時，多媒體教學(xué)檔案、CAD檔案都可以得到有效的保管和利川。
(2)高校檔案意識薄弱，需要通過數(shù)字檔案館的運作來提升檔案意識。目前，很多高校雖然具有專門的檔案機構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案丁作的重要性缺乏認識，對本部門的梢案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足．很多有價值的檔案不能及時歸檔，在個人手巾積壓、滯留。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。同有的陋習只有通過一些現(xiàn)代化手段才有可能徹底革除，通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之巾，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
(3)人們利用信息資源的數(shù)量增加、內(nèi)容廣泛，需要利朋數(shù)字檔案館來滿足要求。當前．存互聯(lián)網(wǎng)被廣泛利剛的情況下，人們利川檔案資源需要突破時間和空間的限制，按照己的需要尋求同類信息的組合。檔案現(xiàn)代化管理的最終目的是實現(xiàn)檔案信息收集、整理和開發(fā)利川的數(shù)字化，滿足人民群眾日益增長的信息需求。因此，建立數(shù)字檔案館是知識經(jīng)濟時代對檔案管理工作的迫切需求。
4 高校數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的主要問題
數(shù)字檔案館尚屬于新興事物，存其建設(shè)過程巾面臨著許多問題。目前，高校數(shù)字檔案館建設(shè)巾面臨的問題可分為兩大類，即非技術(shù)層面的問題和技術(shù)層面的問題。
4．1非技術(shù)層面的問題
4．1．1基礎(chǔ)理論薄弱
現(xiàn)階段高校對于新型檔案的存檔意識還比較溥弱，數(shù)字檔案館的理論體系還沒有形成。國內(nèi)學(xué)者對高校數(shù)字檔案館的研究理論空洞，大多數(shù)文章在內(nèi)容上交叉重復(fù)，沒有新意，具體實施方案和有實踐價值的文章很少。 4．1．2專業(yè)人才缺乏
高校數(shù)字檔案館提供的是一個全新的丁作環(huán)境，要求工作人員能夠提供主動的、多種類型的服務(wù)。此，高校數(shù)字檔案館的作人員需要進行擘門的培訓(xùn)，他們必須能夠有效地鑒別、篩選、組織、分析、提供和傳播信息，必須掌握基本的計箅機知識和網(wǎng)絡(luò)技能。目前，高校巾這種拿業(yè)人才還比較匱乏，這是高校數(shù)字檔案館建設(shè)巾面臨的重大問題。
4．1．3高校檔案信息化中的法律問題
對于高校檔案部門而言，隨著相關(guān)信息資源管理部門對于知識產(chǎn)權(quán)保護的日益重視，如何協(xié)調(diào)向公眾提供其開發(fā)的信息資源與維護當事人的合法權(quán)益之間的矛盾在具體操作巾還存存諸多的法律問題。
4．2技術(shù)層面的問題
4．2．1多媒體問題
高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫。
4．2．2網(wǎng)絡(luò)問題
通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利川不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，朋戶的接收設(shè)備沒有普及，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚術(shù)解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。
4．2．3標準問題
標準的制定在數(shù)字梢案館的建設(shè)過程巾至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標準、多媒體信息標準和數(shù)字檔案的著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫的標準等還沒有形成規(guī)范。
4．2．4安全問題
高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
5 高校數(shù)字檔案館建設(shè)的對策
5．1完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)設(shè)施的完備是進行數(shù)字檔案館建設(shè)的前提條件。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需要，基礎(chǔ)硬件主要包括：計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、服務(wù)器、檔案加丁設(shè)備、存儲設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、攝像機、掃捕儀、光盤記錄設(shè)備等。另外，還要建立一個滿足檔案信息化功能需求、適應(yīng)時代發(fā)展需要的綜合管理系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架。
5．2加強人才隊伍建設(shè)
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項高科技項目，需要有一批具有檔案管理與服務(wù)、系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)據(jù)庫加工與分析、知識產(chǎn)權(quán)使川與保護等方面的專業(yè)人才。所以．要根據(jù)數(shù)字化檔案館建設(shè)的需要，培養(yǎng)和引進一批人才，建立一支檔案人才隊伍，保證檔案館建設(shè)的正常運行。
5．3加強同專業(yè)法律機構(gòu)的合作
高校檔案行政管理部門的專門法規(guī)部門在進行數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)法律問題研究的同時，要加強與專業(yè)法律機構(gòu)的合作，為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供必要的法律咨詢和專業(yè)的法律保障。
5．4整合信息資源
數(shù)字檔案館的建設(shè)，必須在整合信息資源的基礎(chǔ)上才能進行。高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔。這些文檔涉及教學(xué)、科研、行政等方面，需要進行整合后才能統(tǒng)一管理。首先，整合校內(nèi)信息資源。整合學(xué)校各部門產(chǎn)生的信息資源，通過對校內(nèi)機關(guān)、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進行調(diào)查分析，確定具有歸檔價值的信息。通過前端控制和全程管理，對其產(chǎn)生、使川、失效等過程進行有效管理，發(fā)揮T作上的主動性和前瞧性。對于各部門使用的辦公軟件、媒體編輯丁具產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文件，也應(yīng)該要求各部門定期通過網(wǎng)絡(luò)或者光盤載體的方式移交到檔案館。其次，要優(yōu)化館藏目錄，館藏檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵在于數(shù)字化后檔案的社會價值與經(jīng)濟效益的體現(xiàn)。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、磁帶等數(shù)據(jù)，要有選擇、分步驟地實行數(shù)字化。
5．5解決信息安全的問題
針對目前高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的安全問題，我們必須從以下幾個方面去解決：一是要盡快制定網(wǎng)絡(luò)安全法，從制度上保證網(wǎng)絡(luò)信息安全；二是要針對檔案的真實性，建立安全保密系統(tǒng)，建立可靠的備份制度；j是要尋找、研發(fā)電子檔案壽命長的載體；四是要采川傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代電子檔案有機結(jié)合的方法，保證檔案的真實性。
總之，數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校T作中的一項重大工程。在未來，數(shù)字檔案館將影響到政治、法律、經(jīng)濟、教育等各個領(lǐng)域的發(fā)展，并影響到現(xiàn)代社會教育的質(zhì)量。高校檔案管理人員要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，更新觀念，創(chuàng)新管理，多方論證，踏踏實實地做好技術(shù)儲備和調(diào)研T作，為實現(xiàn)實體檔案館向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)移作出貢獻。
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