人事檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略論文

　　摘要：人事檔案管理工作的有序開展能夠確保在進行院校建設(shè)過程中更有效地管理相關(guān)工作人員，但是在目前進行的人事檔案管理工作過程中依舊存在一定的問題，需要進行有效改善。本文分別從安全意識、管理體制、檔案功能和硬件設(shè)備四個方面，探究如何應(yīng)對具體工作過程中存在的各項問題。

　　關(guān)鍵詞：人事；檔案管理；存在問題

　　現(xiàn)在經(jīng)濟的不斷發(fā)展對高校建設(shè)提出了更高的要求，在此過程中需要進一步完善人事檔案管理工作，確保對相關(guān)人員檔案進行更為有效的管理，避免發(fā)生不良狀況。為了更為明確其認(rèn)知，特此展開本次研究，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員具體作業(yè)提供更為豐富的理論依據(jù)。

　　一、現(xiàn)存問題

　�。�1）管理體制不全。在我國目前高職院校進行人事檔案工作時，管理作業(yè)規(guī)范性存在一定程度的不足，大多數(shù)人缺乏充分的檔案意識，管理方式陳舊，檔案存放也較為分散，一般而言，高職院校建設(shè)過程中包括學(xué)生處、科研處、教務(wù)處、人事處以及組織部等各職能部門均具有獨立的人事檔案，但是檔案管理工作規(guī)范性還存在很大程度的不足，對檔案工作管理成效和服務(wù)水平造成極為不利的影響。

　　（2）保存形式單一。在高職院校建設(shè)過程中，如果要做到規(guī)范化管理人事檔案，必須確保其內(nèi)容體現(xiàn)和存放形式實現(xiàn)與時俱進，在目前人事檔案工作過程中，檔案內(nèi)容和保存存在一定程度的不足，歸檔材料的部位規(guī)范和不完整是其中最為突出的問題。雖然我國國家部門已經(jīng)對檔案管理工作提出了明確規(guī)定，但是在進行具體實施過程中，檔案收集工作依舊存在較大的困難。很大一部分院校依舊使用紙質(zhì)形式進行檔案資料保存工作，在保存相關(guān)信息時也需要進行書寫記錄，采用紙質(zhì)方式進行存儲很容易受到自然環(huán)境的侵蝕，需要的投入更大，同時檔案可復(fù)制性也遠遠不足。

　�。�3）硬件設(shè)備簡陋。在我國目前人事檔案管理工作中，檔案室硬件設(shè)備較為簡陋，防盜、防潮、防火手段也遠遠不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，當(dāng)發(fā)生突發(fā)狀況時，不能對其相關(guān)問題進行有效解決，同時依舊采用人工操作檢索調(diào)閱檔案材料，工作效率存在很大程度的不足，同時也很容易發(fā)生失誤。除此之外，紙質(zhì)檔案的反復(fù)調(diào)閱也為方案安全管理工作帶來更大難度。

　　二、應(yīng)對策略

　�。�1）強化安全意識。檔案管理人員在進行具體工作過程中必須對檔案信息安全加強重視，確保具有更高的保密意識，進行檔案查閱制度的合理制定，最大程度確保其安全性。在查閱人士檔案時，通常存在非公開信息和公開信息兩部分內(nèi)容，其中公開信息具體指姓名、出生年月、籍貫、性別、崗位職稱變化、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。而非公開信息在具體包括涉及個人隱私的相關(guān)材料。必須確保不能在網(wǎng)絡(luò)上傳輸個人非公開信息，確保管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)具有更高的可靠性和安全性。

　　（2）完善管理體制。在進行人事檔案管理工作時。必須確保高度，遵循國家相關(guān)法律政策，高職院校需要有效結(jié)合具體工作特點和相關(guān)需求，進行管理機構(gòu)的有效組合，以此為基礎(chǔ)進一步制定工作發(fā)展規(guī)劃，進行各項規(guī)章制度的有效制定和進一步健全。在此過程中需要對工作過程中基礎(chǔ)性任務(wù)進行深入分析，確保收集到的檔案內(nèi)容具有更高價值，保證用人標(biāo)準(zhǔn)逐步形成，進行檔案工作機制的合理完善，確保相關(guān)部門能夠進一步明確自身管理職責(zé)，實現(xiàn)工作管理水平的有效提升。通過采取會議、校刊、海報、廣播等多種形式強化檔案工作宣傳，確保干部群體能夠進一步認(rèn)識的校園建設(shè)過程中人事檔案應(yīng)用的重要價值，確保教職工具有更高的檔案歸檔意識，及時向?qū)W校進行相關(guān)檔案材料的有效轉(zhuǎn)移。與此同時，相關(guān)部門還需要基于具體檔案核查工作建設(shè)檔案制度，確保檔案工作建設(shè)具有更高的科學(xué)性，從而規(guī)范管理檔案工作。

　�。�3）提升檔案功能。在進行檔案管理工作中，必須進行網(wǎng)絡(luò)化管理價值的有效發(fā)揮，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，更為有效地規(guī)劃管理人事檔案，對其相關(guān)工作進行有效協(xié)調(diào)，確保能夠有效存儲和進一步傳遞檔案數(shù)據(jù)信息，同時對其相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容進行及時搜集，定期進行有效整理，避免出現(xiàn)文件資料流失。基于檔案材料范圍和具體來源分析輕重緩急，確保歸檔工作管理質(zhì)量有效提升，全面記載相關(guān)內(nèi)容，確保內(nèi)容動態(tài)性和客觀性。在傳遞人事檔案過程中需要確保個人私密性，設(shè)定專門人員管理檔案。專職人員在進行檔案管理工作中需要確保整體存儲相關(guān)檔案資料，應(yīng)用現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞信息，進一步確保信息傳遞的安全性。

　�。�4）更新硬件設(shè)備。在面對目前檔案室簡陋的硬件設(shè)備，必須對其進行有效更新。首先需要做到以防為主，進行安全檢查制度的合理構(gòu)建，領(lǐng)導(dǎo)部門必須對其加強重視，在發(fā)現(xiàn)問題和安全隱患時需要及時向上級部門報告。進行高質(zhì)量檔案柜的合理配備，在進行防火工作過程中，進行消防器材的合理配置，管理人員需要能夠?qū)ζ涫炀殤?yīng)用。同時需要確保檔案室內(nèi)設(shè)置的密集架不能與地面直接接觸，需要除濕機的合理配備，避免檔案潮濕。然后需要基于具體需求進行數(shù)碼相機、掃描儀、計算機等現(xiàn)代化裝備的合理配備，確保進一步實現(xiàn)計算機管理。

　　三、結(jié)束語

　　總而言之，通過強化安全意識，完善管理體制，提升檔案功能，更新硬件設(shè)備，能夠確保高職院校更為有效地展開人事檔案管理工作，對其具體工作過程中可能存在的相關(guān)問題進行有效解決。確保高職院校實施的人事檔案管理工作能夠更高程度滿足現(xiàn)代化社會需求，保障高校建設(shè)的有序發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1]向薇.淺談高職院校人事檔案管理存在的問題及對策[J].教育,2016(6):00089-00089.

　　[2]張潔.淺析人事檔案管理中存在的問題及對策[J].建材發(fā)展導(dǎo)向,2016,14(9):81-82.

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