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檔案管理工作鑒定
檔案管理工作鑒定1) 編制檔案保管期限表
檔案保管期限表是用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式,并指明檔案保管期限的一種指導(dǎo)性文件。它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案保管期限的依據(jù)。
檔案保管期限表通常由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的“說(shuō)明”等部分組成,其中,條款和保管期限是最基本的項(xiàng)目。
(1) 順序號(hào)。
順序號(hào)是按照條款的系統(tǒng)排列順序統(tǒng)一編的序號(hào)。它起著固定條款的排列位置和順序的作用,也可作為鑒定時(shí)引用條款的代號(hào)。
(2) 條款。
條款是一組類(lèi)型相同的文件的名稱(chēng)和標(biāo)題。每一條款應(yīng)代表一組有內(nèi)在聯(lián)系的價(jià)值相同的文件。有時(shí),為了使條款簡(jiǎn)潔醒目,也可以將價(jià)值不同的而有聯(lián)系的一組文件寫(xiě)成一個(gè)條款,在條款下面分別指出其不同的保管期限。條款的擬制一般不宜過(guò)多過(guò)細(xì),應(yīng)具有一定的概括性,但范圍也不能過(guò)寬。條款較多的保管期限表還須把條款加以分類(lèi)。
(3) 保管期限。
保管期限分為永久保存和定期保存。永久保存就是無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去,定期保存就是只保存一定的年限,保管期滿(mǎn)后即可銷(xiāo)毀。長(zhǎng)期保存一般是指檔案須保存16~50年;短期保存一般是指15年以下。
定期保存的時(shí)間計(jì)算方法一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算,有些特殊文件和專(zhuān)門(mén)文件可以從其失效、結(jié)案后算起。所有確定為定期保存的檔案到保管期滿(mǎn)后還須復(fù)查,如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的,仍應(yīng)保存下去,有的延長(zhǎng)保管期限,有的轉(zhuǎn)為永久保存。
對(duì)于機(jī)關(guān)檔案保管期限表,其中,短期和長(zhǎng)期的期限也可視需要指出明確的年限,如
短期保管的文件保管年限又可分為3年、5年、10年等,長(zhǎng)期保管的文件保管年限分為20年、25年、30年等。
(4) 附注。
附注是在條款之下對(duì)條款及其保管期限所作的必要的注解或說(shuō)明。例如,有些合同、協(xié)議書(shū)、借據(jù)的保管期限往往需要從有效期滿(mǎn)后算起,就可在保管期限后注明“失效后”字樣。
(5) 說(shuō)明。
說(shuō)明是對(duì)保管期限表所作的總的說(shuō)明,一般包括保管期限表的適用范圍、結(jié)構(gòu)、制定的依據(jù)、保管期限的計(jì)算方法以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
以上只是檔案保管期限表一般的結(jié)構(gòu),可以根據(jù)各種檔案保管期限表的特點(diǎn)增加或減少某些項(xiàng)目。
2) 編制“檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”
檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)是準(zhǔn)備剔除銷(xiāo)毀的檔案文件的登記簿,它是供領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)的表冊(cè),同時(shí)也是日后查考檔案銷(xiāo)毀情況的憑據(jù)。
檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)由登記順序號(hào)、案卷或文件的題名、起止日期、數(shù)量、原保管期限、銷(xiāo)毀原因、備注等項(xiàng)目組成。每一清冊(cè)應(yīng)編制一式兩份,一份留檔案館(室)備查,一份送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)。如果須送上級(jí)機(jī)關(guān)或檔案行政管理機(jī)關(guān)批準(zhǔn),就應(yīng)多備一份。同時(shí)報(bào)送兩份,其中一份經(jīng)審批后退回。
3) 檔案的銷(xiāo)毀
為了慎重起見(jiàn),已經(jīng)被批準(zhǔn)準(zhǔn)許銷(xiāo)毀的檔案不應(yīng)立刻銷(xiāo)毀,而應(yīng)暫時(shí)存放一段時(shí)間,待確認(rèn)確實(shí)無(wú)價(jià)值時(shí)再進(jìn)行銷(xiāo)毀,以免造成不可挽回的損失。
批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案一般應(yīng)該直接送造紙廠(chǎng)化為紙漿或者就地焚毀。為了保守機(jī)密,應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案一般不得留作它用,更不允許倒賣(mài)出售。檔案銷(xiāo)毀工作是一個(gè)非常嚴(yán)肅的工作,一般由檔案部門(mén)會(huì)同保衛(wèi)、保密部門(mén)進(jìn)行,并由專(zhuān)人銷(xiāo)毀、專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀完畢后,銷(xiāo)毀人和監(jiān)銷(xiāo)人都要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章,并注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期。
如有個(gè)別檔案未被批準(zhǔn)銷(xiāo)毀,可在“銷(xiāo)毀清冊(cè)”上做出適當(dāng)?shù)恼f(shuō)明。對(duì)于已銷(xiāo)毀的檔案,也應(yīng)在檢索工作上注明“銷(xiāo)毀”字樣加以說(shuō)明。
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