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企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴及選擇

時(shí)間:2024-07-30 21:18:49 資料大全 我要投稿
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企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴及選擇

  摘要隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展,企業(yè)的發(fā)展也是日新月異,

企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴及選擇

。本文分析了我國(guó)企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的路徑依賴問題,認(rèn)為企業(yè)人事檔案管理應(yīng)走信息化、現(xiàn)代化的路徑,并提出了路徑選擇中應(yīng)注意的一些問題。

企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴及選擇

  “路徑依賴”最早是由生物學(xué)家在理論分析中提出的。后來,North等經(jīng)濟(jì)學(xué)家引入新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)和進(jìn)化經(jīng)濟(jì)學(xué)當(dāng)中。路徑依賴是指今天的選擇受歷史因素的影響,人們過去做出的選擇決定了其現(xiàn)在可能的選擇,類似于物理學(xué)中的“慣性”。由于某種現(xiàn)象具有先動(dòng)優(yōu)勢(shì),即使后來環(huán)境發(fā)生了改變,它也有可能繼續(xù)自我增強(qiáng),最后“鎖定”在次優(yōu)的狀態(tài)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展,企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎(chǔ),也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。因此,研究企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴問題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

  一、企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴

  1.企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善,手段落后

  企業(yè)以追求最大利潤(rùn)為價(jià)值取向,普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷售上,而對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠,甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是一種雇傭關(guān)系,沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長(zhǎng)此以往,這種現(xiàn)象不斷自我強(qiáng)化,導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全、缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段,這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮,越來越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。

  2.企業(yè)人事檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同,個(gè)人材料分散

  目前,仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息,這種計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下制定的企業(yè)人事檔案內(nèi)容顯然已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創(chuàng)新熱情,失去了真正意義上的參考價(jià)值.另外,長(zhǎng)期以來,人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評(píng)聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績(jī)的材料在檔案中卻沒有收集,使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評(píng)估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加,而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一,使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。

  3.企業(yè)人事檔案管理不規(guī)范,利用率低

  有些民營(yíng)企業(yè)是從家庭小作坊發(fā)展起來的,管理本來就不是很規(guī)范,人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務(wù)升降、工資待遇隨意性很大,甚至還存在著企業(yè)主口頭上說了就算的現(xiàn)象,使員工的工資級(jí)別、職務(wù)任免等材料根本無法形成,

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企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴及選擇》(http://www.lotusphilosophies.com)。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范,產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞,制造虛假材料。例如,將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn),使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真,使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和正常執(zhí)行,對(duì)當(dāng)前配置以及未來人力資源的供求造成負(fù)面影響。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí),操作程序不規(guī)范.例如,有的人早已跳槽,但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位;有的企業(yè)違反規(guī)定,把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送,不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞,這就容易造成檔案丟失;還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中,不填寫轉(zhuǎn)遞單,不經(jīng)密封鈐印,就隨意將檔案交給本人自帶,致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些原因相應(yīng)地造成了企業(yè)人事檔案價(jià)值不高,利用率降低。

  二、企業(yè)人事檔案管理的路徑選擇

  企業(yè)不同于其他組織的最大特點(diǎn)就是它是以追求利潤(rùn)為目標(biāo)的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)是依法設(shè)立的以盈利為目的的從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)的一切管理工作都是以是否有利于企業(yè)獲得利潤(rùn)為目標(biāo)的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來自其內(nèi)在的、本質(zhì)的需要。如果企業(yè)的人事檔案管理能夠滿足企業(yè)的這種內(nèi)在需要,它就能生存和發(fā)展.因此,針對(duì)企業(yè)的特點(diǎn),應(yīng)突破傳統(tǒng)人事檔案管理的路徑依賴,選擇信息化、現(xiàn)代化的新路徑。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動(dòng)態(tài)檔案信息化管理的革命,是人事檔案工作的深入,是工作方法的改變,也是人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的起點(diǎn)。這一路徑的選擇對(duì)企業(yè)人事檔案管理提出了新的要求。

  1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)

  在人事檔案管理中,對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度,必須要進(jìn)行改革,及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析,對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別,注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整,尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性,才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用,為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù),為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。

  2.依托專業(yè)人才是信息化的有力保證

  由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾,只掌握傳統(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此,要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理,企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和發(fā)布者的角色轉(zhuǎn)換,要提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力,能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。對(duì)專業(yè)人才的培訓(xùn)主要分為兩個(gè)方面:一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),檔案人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí),還應(yīng)懂得文件與檔案的管理原則,熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)的技術(shù);二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn),培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面。通過培訓(xùn)使檔案人員能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能,成為檔案信息化管理的行家能手,確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運(yùn)行。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有,才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力,從而更為有效地實(shí)施檔案管理信息化工作,為企業(yè)服務(wù)。

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