文員實(shí)習(xí)總結(jié)
文員實(shí)習(xí)總結(jié)2010-05-01 18：06我在這家公司實(shí)習(xí)的第一環(huán)節(jié)就是熟悉各種整流器產(chǎn)品，了解它們的生產(chǎn)過(guò)程。在這個(gè)基礎(chǔ)上，我成功地完成了實(shí)習(xí)的第一項(xiàng)任務(wù)：翻譯最新整流器技術(shù)資料。在對(duì)公司有了大致了解后，我被安排到辦公室做一名文員。文員工作雖然和英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)無(wú)關(guān)，但它的涵蓋面廣，涉及的部門(mén)多，需要有很強(qiáng)的適應(yīng)力和整合力。通過(guò)撰寫(xiě)會(huì)議報(bào)告、考勤、宣傳企業(yè)文化這些點(diǎn)點(diǎn)滴滴的工作，我體會(huì)到了企業(yè)管理中存在的各種實(shí)際困難，也培養(yǎng)出了大學(xué)中學(xué)不到的忍耐力。文員這活聽(tīng)起來(lái)輕松，而且和我學(xué)的專(zhuān)業(yè)又沒(méi)關(guān)系，但它其實(shí)很復(fù)雜，關(guān)系到公司運(yùn)作的各個(gè)層面、各個(gè)部門(mén)。所以，在這個(gè)崗位上能學(xué)到很多東西。第一天做文員，剛好遇上公司開(kāi)月會(huì)，需要打出會(huì)議登記表，讓每位與會(huì)工作人員簽名，記錄會(huì)議內(nèi)容，并將會(huì)議的結(jié)果整理成會(huì)議報(bào)告，分發(fā)給各個(gè)部門(mén)。這是部門(mén)會(huì)議，各個(gè)部門(mén)的主管在會(huì)議上報(bào)告本部門(mén)上月的工作情況，并提出建議和意見(jiàn)。我快速記下每位主管的發(fā)言以及經(jīng)理對(duì)此事所作的批示，等會(huì)議一結(jié)束，就把記錄整理成電子文件，以便在第二天分發(fā)到各部門(mén)。但是第二天，文件的分發(fā)工作并不順利。問(wèn)題不是出在文件格式和內(nèi)容上，而是出在文件中各部門(mén)主管的發(fā)言順序上。首先是質(zhì)監(jiān)部，其次原料供應(yīng)部，然后生產(chǎn)部，接下來(lái)是后勤和辦公室。為什么質(zhì)監(jiān)部要排第一呢?因?yàn)橘|(zhì)監(jiān)部的工作人員都是資深員工，有著深厚的人脈關(guān)系，它的權(quán)威性?xún)H次于經(jīng)理和董事長(zhǎng)。原料供應(yīng)部也是極其重要的部門(mén)，它的員工也都是資深的，必須予以尊重。生產(chǎn)部門(mén)就不一樣了。車(chē)間主任是新聘來(lái)的外地人，工人是流動(dòng)性非常大的民工，對(duì)公司沒(méi)有什么決定性的作用。后勤和辦公室排在最后，因?yàn)檫@兩個(gè)部門(mén)都屬于"大后方"，而且經(jīng)理已決定在本月底把后勤并入辦公室。到那時(shí)，辦公室除了日常的行政管理外，還要負(fù)責(zé)工人的勞動(dòng)用品、住宿等事務(wù)，辦公事文員的工作量也會(huì)加大。聽(tīng)了主任的話(huà)，我才理解為什么辦公室常常也叫作"綜合部"，綜合部確實(shí)是一個(gè)最能學(xué)到東西、最鍛煉人的地方。在主任的提點(diǎn)下，我的第二項(xiàng)實(shí)習(xí)任務(wù)：會(huì)議報(bào)告，終于在這天下午順利地分發(fā)到各部門(mén)。
接下來(lái)的一個(gè)多月的文員生活比預(yù)想中辛苦得多，也有趣得多。雖然每個(gè)部門(mén)都配有電腦和打印機(jī)，但是主管們都不愿意自己打字。各部門(mén)主管的工作報(bào)告、計(jì)劃都由辦公室代打印。在年終的時(shí)候，辦公室還要負(fù)責(zé)起草和打印經(jīng)理的年終報(bào)告，這時(shí)辦公室文員的素質(zhì)就直接關(guān)系到經(jīng)理人本身的形象。所以，我特地買(mǎi)了《辦公室管理》這本書(shū)武裝頭腦，提高職業(yè)素養(yǎng)。辦公室工作中的小問(wèn)題：如何管理檔案、控制話(huà)費(fèi)；大問(wèn)題：西方辦公室管理方式、辦公室對(duì)組織職能的滲透…在這本書(shū)中都有精辟的講解。當(dāng)然，最重要的還是活學(xué)活用。因?yàn)榇蟛糠止芾砝碚摱际菑奈鞣?借"來(lái)的，并不一定適合國(guó)內(nèi)的企業(yè)。而國(guó)內(nèi)的各個(gè)企業(yè)又各有各的特點(diǎn)，不能生搬硬套。中國(guó)是一個(gè)注重人性的國(guó)家，比較適合有彈性的制度。制度定得太死、沒(méi)有一點(diǎn)余地，不但執(zhí)行不了，還會(huì)變成工作上的障礙。
辦公室要執(zhí)行的第一大制度：考勤�？记诤凸べY、獎(jiǎng)金息息相關(guān)。普通員工，不管是病假還是事假，請(qǐng)半天假扣半天的工資，一個(gè)月內(nèi)請(qǐng)假超過(guò)三天，獎(jiǎng)金就沒(méi)有了。所以員工們都不來(lái)辦公室請(qǐng)假，而是和主管說(shuō)一聲，出去一兩個(gè)小時(shí)，最多半天，主管對(duì)員工的印象好的話(huà)，一般不會(huì)報(bào)他們?nèi)鼻�。時(shí)間長(zhǎng)了，缺勤的人越來(lái)越多。為此，經(jīng)理特別在會(huì)議上強(qiáng)調(diào)：請(qǐng)假必須通過(guò)辦公室，否則屬于擅自離崗。開(kāi)會(huì)的效果立竿見(jiàn)影，第二天就有員工拿著主管的簽字來(lái)請(qǐng)假。但過(guò)了十幾天，情況又恢復(fù)到老樣子：有人缺勤，沒(méi)人請(qǐng)假。因?yàn)楣纠锟傆幸恍┘易鍍?nèi)的員工不請(qǐng)假就走人，其他員工看在眼里，氣在心頭，也不愿意請(qǐng)假了。加上經(jīng)理和各個(gè)部門(mén)主管不按考勤制度上下班，員工的制度意識(shí)自然淡漠。經(jīng)理聽(tīng)說(shuō)考勤又變得有名無(wú)實(shí)，特意拿來(lái)一本《員工管理簡(jiǎn)單講》給我看，并語(yǔ)重心長(zhǎng)地說(shuō)，公司是大家的，哪怕只是一個(gè)文員，一個(gè)實(shí)習(xí)生，也是公司的主人翁。我覺(jué)得經(jīng)理說(shuō)得太對(duì)了，考勤制度之所以落實(shí)不下去，就是因?yàn)閱T工缺乏主人翁精神。
翻開(kāi)《員工管理簡(jiǎn)單講》，我特別注意到了"企業(yè)文化"一章。什么是企業(yè)文化?企業(yè)文化是企業(yè)的精神所在。企業(yè)管理不止是制度管理，更是精神管理。員工在精神上認(rèn)同企業(yè)，才會(huì)在行為上遵守企業(yè)制度。查閱本公司的資料，原來(lái)"企業(yè)文化"早就寫(xiě)好了，大到核心理念，小到員工守則，詳巨兼?zhèn)�。缺少的只是貫徹和�?shí)行。我對(duì)經(jīng)理說(shuō)了自己的想法：切實(shí)貫徹企業(yè)文化，用行動(dòng)體現(xiàn)文化。經(jīng)理認(rèn)為我的想法很好，準(zhǔn)備第二天就召開(kāi)公司大會(huì)，號(hào)召大家學(xué)習(xí)企業(yè)文化。
這時(shí)離我實(shí)習(xí)結(jié)束只剩十天了。我希望自己的實(shí)習(xí)能比較圓滿(mǎn)地結(jié)束，所以在這件工作上分外賣(mài)力。"企業(yè)文化"中的標(biāo)語(yǔ)性?xún)?nèi)容被寫(xiě)在牌子上，掛在公司的入口處和經(jīng)理、董事長(zhǎng)的辦公室里。每個(gè)員工都發(fā)到一份"企業(yè)文化"學(xué)習(xí)材料，要求在參加培訓(xùn)后每人都能背誦里面的內(nèi)容，并通過(guò)考試。試卷由辦公室出，題目緊緊圍繞學(xué)習(xí)資料。成績(jī)以百分計(jì)，六十分以下的要扣獎(jiǎng)金(這是經(jīng)理說(shuō)的)。考試結(jié)果出人意料的好，平均分達(dá)到九十五分，沒(méi)有一個(gè)人因不及格而扣獎(jiǎng)金。這次企業(yè)文化培訓(xùn)為日復(fù)一日的沉悶工作帶來(lái)新鮮感，大家的精神為之一振，缺勤的情況也好了不少。主任和經(jīng)理對(duì)我的工作都表示贊賞。經(jīng)理說(shuō)，以后這樣的培訓(xùn)和考試要月月搞，年年搞，讓大家的精神一直處于良性的緊張狀態(tài)，這對(duì)企業(yè)是有好處的。
大部分時(shí)間我都在做和英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)毫不相干的事：打印各部門(mén)文件、做會(huì)議記錄、考勤、宣傳企業(yè)文化。但我相信這些事決不是瑣碎無(wú)用的。至少它告訴我現(xiàn)實(shí)不像理論那么平滑、清晰。不管以后去哪里、做什么，"綜合部"的文員工作培養(yǎng)出來(lái)的忍耐心都不可或缺。很多時(shí)候，面對(duì)一潭死水，你不可能在短時(shí)間內(nèi)把它變清水。你所能做的只是丟一個(gè)石塊下去，或用樹(shù)枝攪動(dòng)出一些漣漪，讓它有點(diǎn)生氣。這是治標(biāo)不治本的辦法，但總比什么都不做好。
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