公文立卷的原則
歸檔范圍內(nèi)的公文，不是雜亂無(wú)章的堆砌在一起，而是應(yīng)當(dāng)遵循一定的歸檔原則，即根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。
公文立卷的原則包括聯(lián)系原則、完整原則、保管原則、利用原則。立卷時(shí)，不堅(jiān)持聯(lián)系原則，就無(wú)法順利的查找到需要的公文，也就無(wú)法為利用者提供有效的服務(wù)；不堅(jiān)持完整原則，公文的內(nèi)容或形式殘缺不全，顯然不能維持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，無(wú)法全面反映本機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)利用的目的；不堅(jiān)持保管原則，公文的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容容易遭受各種物理和化學(xué)等因素的破壞，影響公文的`可讀性、保存壽命的長(zhǎng)久性，就談不上公文的聯(lián)系、完整和利用；而不堅(jiān)持利用原則，有機(jī)聯(lián)系的歸檔公文無(wú)論保管得多么完整齊全，都無(wú)法實(shí)現(xiàn)公文立卷根本目的，立卷工作也就毫無(wú)意義。因此，以上原則之間是相互聯(lián)系、彼此制約的辨證關(guān)系，前三個(gè)原則是利用原則的基礎(chǔ)，利用原則是前三個(gè)原則的最終歸宿，只有正確運(yùn)用這些原則，才能做好立卷工作。
一、聯(lián)系原則
聯(lián)系原則，即遵循公文材料自然形成的規(guī)律和特點(diǎn)，按照公文材料之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行立卷工作。
從公文產(chǎn)生的過(guò)程來(lái)看，機(jī)關(guān)公文都是隨著一定的職能活動(dòng)的開(kāi)展而逐漸產(chǎn)生的。可以說(shuō)，各種管理活動(dòng)的過(guò)程就是公文一份份同步產(chǎn)生的過(guò)程。一項(xiàng)管理活動(dòng)的從開(kāi)始到結(jié)束的過(guò)程，就是有關(guān)該項(xiàng)活動(dòng)的公文從無(wú)到有的“自然生長(zhǎng)” 的過(guò)程，前一份公文引申出后一份公文，而后一份公文又接續(xù)著前一份公文，這樣，逐漸累加而成大量的公文。因此，公文之間存在一種圍繞本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)而展開(kāi)的內(nèi)在的“天然”聯(lián)系，這就是公文形成的自然規(guī)律和特點(diǎn)。在公文立卷時(shí)，人們不能隨意割斷這種聯(lián)系，必須遵循公文形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持公文之間的聯(lián)系，才能夠維護(hù)機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史面貌。
從利用者的利用特點(diǎn)來(lái)看，利用者需要全面、系統(tǒng)的公文材料。公文的查考憑證作用往往不是單份公文能決定的，而是在與別的公文的相互聯(lián)系中來(lái)體現(xiàn)。只有提供反映機(jī)關(guān)歷史發(fā)展的來(lái)龍去脈的有機(jī)聯(lián)系的原始記錄，才能使利用者在聯(lián)系中從整體上去觀(guān)察、分析研究事物，才能揭示事物的本質(zhì)特征。目前本機(jī)關(guān)以及社會(huì)各領(lǐng)域?qū)暮蜋n案的這種利用趨勢(shì)，客觀(guān)上要求各機(jī)關(guān)在公文立卷時(shí)，自覺(jué)地保持公文之間的聯(lián)系，使所立案卷成為系統(tǒng)、有序的有機(jī)整體，使之有規(guī)可循，方便檢索和提供利用。
堅(jiān)持公文立卷的聯(lián)系原則，按照歷史的本來(lái)面貌收集、整理一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)單位形成的公文，保持一項(xiàng)工作或工程、一個(gè)問(wèn)題、一個(gè)人物、一個(gè)案件、一次會(huì)議形成公文的聯(lián)系性，是實(shí)事求是地尊重歷史事實(shí)形成的客觀(guān)性；人為地割斷公文之間的聯(lián)系，就會(huì)給本機(jī)關(guān)或社會(huì)各類(lèi)利用者的查找利用工作帶來(lái)混亂和不便。
二、完整原則
完整原則，即保證歸檔公文在內(nèi)容和形式上的齊全完整。
公文信息內(nèi)容是指公文所表達(dá)的發(fā)文作者的思想和意圖，它是歸檔公文價(jià)值的客觀(guān)基礎(chǔ)，一經(jīng)形成，就不允許任意改動(dòng)，應(yīng)忠實(shí)地保存其原文原意，即使原公文中有錯(cuò)誤，這種錯(cuò)誤也反映了發(fā)文機(jī)關(guān)當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐囊鈭D，應(yīng)尊重事實(shí)本身面貌；公文形式主要指其外在格式、制成材料與制成技術(shù)形態(tài)、處理標(biāo)記、印章等的形式，客觀(guān)地反映了公文形成時(shí)的社會(huì)狀況、生產(chǎn)力水平等多種因素，都應(yīng)準(zhǔn)確予以保存。公文內(nèi)容與其形式是有機(jī)整體，內(nèi)容決定形式，形式表達(dá)內(nèi)容，因此要保證歸檔公文的完整，必須保證這兩個(gè)方面的完整。
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