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傳閱的方式

時(shí)間:2021-07-05 10:52:08 秘書(shū)工作 我要投稿

傳閱的方式

 

    閱知類(lèi)公文經(jīng)登記、擬辦(批辦)后,文秘人員要組織有關(guān)人員進(jìn)行閱文活動(dòng),通常采用的閱文方式有:

    樹(shù)型傳閱方式 即以文秘人員為中心組織傳閱,依次將公文傳送給閱文者,每個(gè)閱讀者閱畢后,需將公文退回給公文管理人員,由文秘人員檢查無(wú)誤后,再傳遞給其他閱讀者。這種傳閱方式的優(yōu)點(diǎn)在于,文秘人員自始至終都是傳閱活動(dòng)的中心(像樹(shù)干),其他閱文者(像樹(shù)枝)的閱文活動(dòng)均處于文秘人員的`監(jiān)督、控制之中,可以保證公文信息傳遞的可靠性和傳遞效率。

    輪式傳閱方式 又稱(chēng)橫傳,即一個(gè)閱文者閱畢后直接將公文交給另一個(gè)閱文者,依此類(lèi)推。這種方式,公文被送出后,就在各閱文者之間相互傳遞,文秘人員不再能夠掌握和控制公文運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)間、速度、安全,如發(fā)生公文丟失、損壞、積壓、泄密現(xiàn)象,不易明確責(zé)任。適用于閱文范圍較小的情況,閱文范圍較大時(shí),不宜采用。

    為了加快傳閱速度,提高傳閱效率,可根據(jù)本單位情況,采用多種多樣的方法組織閱文活動(dòng),如開(kāi)辟閱文室,指定固定的時(shí)間閱悉公文;利用各種會(huì)議集中傳達(dá)公文精神;復(fù)印公文副本,增加公文數(shù)量,加快分散閱文的速度;利用內(nèi)部刊物等公布公文,以便閱文;利用現(xiàn)代化技術(shù)手段與通訊設(shè)備如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電視、傳真等傳閱公文。

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