會議的安排方式和座次安排

     （一)安排方式：這里有幾種方法來處理會議的團體住宿，最簡單的方法是由與會者自己安排宿，但是更有效和考慮經(jīng)濟利益來說最好是由主辦單位預(yù)定房間，如果不事先保留房間，會產(chǎn)生下列問題:

     1．遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠(yuǎn)的地方。

     2．與會者可能拿不到優(yōu)惠價格，因為個人無法有講價的能力。

     3．會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來考慮場租可否講價。

     (二)住宿程序：一旦預(yù)訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：

     1．告訴飯店所有與會者住宿經(jīng)由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。

     2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。

     3．經(jīng)由專業(yè)會議服務(wù)公司代為處理。

     4．經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負(fù)責(zé)。

     (三)預(yù)定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。

     訂房卡：如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向飯店訂房。

     這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認(rèn)，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費。

     另外還有一點也很重要，就是強調(diào)訂房截止日，以鼓勵與會者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。

     住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內(nèi)容包括：

     1．注明房間服務(wù)費和稅金由個人或是邀請單位支付。

     2．注明雜費由誰負(fù)責(zé)(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。

     3．房間只保留到抵達(dá)日的下午6時，還是由邀請單位全權(quán)負(fù)責(zé)。

     4．要求飯店在寄上確認(rèn)信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。

     一旦房數(shù)被確定后，住宿局／觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房價。

     如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設(shè)備，這不但有助于你房價的講價，同時提出一些與會者可能會問的問題，請飯店人員答復(fù)，同時也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺服務(wù)情形。

     特別預(yù)訂：有些會議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團體，并給予特別處理，例如：總計預(yù)訂400間，40間為vips(貴賓)使用，其余360間為與會代表，使用特別預(yù)訂是因為有些記者和參展商都要特別小心接待。

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