企業(yè)年會(huì)的策劃和組織要點(diǎn)有哪些？

時(shí)間：2024-07-08 21:27:05 秘書(shū)工作我要投稿

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年會(huì)是企業(yè)激勵(lì)員工、展示業(yè)績(jī)、聯(lián)系客戶的重要手段。通過(guò)豐富多彩的活動(dòng)、豐厚的獎(jiǎng)品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。

企業(yè)年會(huì)的策劃和組織要點(diǎn)有哪些？

年會(huì)的組織大致分為七個(gè)環(huán)節(jié)：

（1）確定活動(dòng)立項(xiàng)

（2）制定預(yù)算

（3）選定會(huì)務(wù)代理

（4）確定方案

（5）確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)

（6）結(jié)算

（7）總結(jié)

年會(huì)的組織有五個(gè)要素：

（1）預(yù)算

（2）人數(shù)

（3）參會(huì)人員組成

（4）會(huì)議主要議題

（5）會(huì)議時(shí)間

這五個(gè)要素牽涉到在整個(gè)年會(huì)組織過(guò)程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動(dòng)安排等一系列決策。

在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會(huì)議綜費(fèi)、禮品，有的年會(huì)還要加上會(huì)后的旅游預(yù)算。

選定會(huì)務(wù)代理是組織年會(huì)便捷可靠的方法：

第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢(qián)可以辦更多的事。一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為:門(mén)市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì)議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。直接向酒店訂場(chǎng)地和客房反而比通過(guò)會(huì)務(wù)公司報(bào)價(jià)高

第二，可以節(jié)省時(shí)間、簡(jiǎn)化操作流程。專業(yè)的會(huì)展代理對(duì)酒店場(chǎng)地及提供的服務(wù)都比較熟悉，它們可以按照要求很快找到合適的地點(diǎn)和報(bào)出初步的預(yù)算。

第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。年會(huì)的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過(guò)程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會(huì)務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季。如果您的會(huì)務(wù)活動(dòng)人數(shù)眾多(比如用房數(shù)在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會(huì)造成大批客人到店后無(wú)法入住的情況,這時(shí)候就需要會(huì)務(wù)代理公司動(dòng)用人脈和酒店各部門(mén)(前臺(tái)、禮賓部、客房部等)進(jìn)行協(xié)調(diào),以解決入住問(wèn)題。另外，在會(huì)場(chǎng)搭建時(shí)的提前進(jìn)場(chǎng)時(shí)間也需要和酒店工程部、宴會(huì)廳及保安部進(jìn)行協(xié)調(diào),如果沒(méi)有會(huì)務(wù)公司的協(xié)作,組織者會(huì)增加很大的難度。

在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中。主會(huì)場(chǎng)、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。

接下來(lái)是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：

a邀請(qǐng)的貴賓及確認(rèn)其成行；

b舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場(chǎng)地搭建、燈光音響布置的完成；

c文書(shū)工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；

d房間分配表；

e用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡）；

f交通安排；

g各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

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