會場和會議服務(wù)及座位多種排列方式
會場即舉行國際會議的場所，從狹義上講，僅指會議廳室。但從廣義上講，它還應(yīng)包括會議廳室外的辦公和活動區(qū)域。會場安排得當(dāng)與否對會議的順利進行關(guān)系極大。
一、會場的選擇
不同的國際會議對于會場的選擇標(biāo)準(zhǔn)不同。一般地講，策劃者會認(rèn)真考慮以下的因素：
一、要有充分的面積。會議廳室面積大小應(yīng)根據(jù)與會人數(shù)確定。需要多少個廳室應(yīng)按會議規(guī)模安排。對其他活動場所的要求也可視情況而定。但有一條總的原則，會場面積要充分。如果一個供考慮的會議地點面積過小，根本擺不開，恐怕它就不在考慮之列。例如，要舉行一個2oo人的研討會，某旅館其他條件都不錯，但最大的廳室僅能容納100人，這個旅館便不存在被選中的可能。但話也得說回來，如必須在空曠和偏窄之間作選擇，許多會議組織者寧可選擇后者。因為空曠會給人冷清的感覺，而偏窄則顯得較為熱鬧。當(dāng)然，過于擁擠，無立錐之地，也不可以接受。
二、活動場所應(yīng)相互靠近。會議廳室是國際會議的主要場所，但辦公及其他活動場所也不可或缺。如辦公及其他活動場所都較遠，會造成工作的極大不便。各個活動場所需相互靠近，是便于與會者的出席、服務(wù)工作的提供和安全保衛(wèi)的實施。住所可稍離會議廳室，但秘書處辦公室、小會議室、休息室、咖啡廳，以及打字復(fù)印、電訊、急救等服務(wù)部門，應(yīng)盡量靠近會議廳室。如不能在同一層，也應(yīng)在同一幢樓里。
三、要有適當(dāng)?shù)默F(xiàn)代化設(shè)備。某些旅館的'多功能大廳或?qū)W校的校園、機關(guān)的會議廳等都可用作國際會議的會議室，但不一定都具備國際會議所需的音響、同聲傳譯和傳真設(shè)備。如設(shè)備問題不能滿意解決，國際會議恐怕也要易地舉行。臨時添購或租用是解決的途徑，但勢必增加費用，技術(shù)上也不一定有保證。國際會議組織者都傾向于選擇能提供現(xiàn)成設(shè)備的場所。
四、要有合格的會場工作人員。每個國際會議都需要一定數(shù)量的會場工作人員，包括文書、翻譯、接待、文印、管理等人員。這些人員應(yīng)熟悉國際會議的程序，也要懂得外文。如果被選擇的會議地點能提供足夠數(shù)量的合格人員，它就有更大的被選中的可能。外語是個重要工具。如果語言不通，工作人員就難以同外國與會者交流，服務(wù)的效率就受很大影響。國際會議對直接在會議廳室內(nèi)現(xiàn)場服務(wù)的官員要求頗高，有時國際機構(gòu)也樂于在借用的基礎(chǔ)上提供此類人員，但大量的一般性服務(wù)人員仍需由會議所在國提供。抽調(diào)有一定條件的人員進行突擊培訓(xùn)，雖解燃眉之急，但長久之計還是要培養(yǎng)一批能召之即來的工作骨干。
五、會場附近應(yīng)有配套的生活服務(wù)設(shè)施。除參加會議外，與會者還有生活需要。因此，就應(yīng)有生活服務(wù)，包括飲食、住宿、交通、銀行、郵電、商店等。最好這些設(shè)施也靠近會議場所，價格合理，而且應(yīng)多樣化，以供選擇。在經(jīng)濟不發(fā)達的國家里，服務(wù)及供應(yīng)比較緊缺，不少人不理解多樣化的重要性。如果在會場附近不只有一個旅館，而是有兩三個等級和價格不同的旅館，而旅館里不僅有中餐，還可供應(yīng)西餐，旅館外還有許多風(fēng)味小吃店，這樣的條件當(dāng)然受歡迎。
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