如何成功舉辦商務(wù)洽談會(huì)
根據(jù)商務(wù)洽談舉行的地點(diǎn)的不同，可以將它分為客座洽談、主座洽談、客主座輪流洽談以及第三地點(diǎn)洽談。客座洽談，即在洽談對(duì)手所在地進(jìn)行的洽談。主座洽談，即在我方所在地進(jìn)行的洽談�？椭髯喠髑⒄劊丛谇⒄勲p方所在地輪流進(jìn)行的洽談。第三地點(diǎn)洽談，即在不屬于洽談雙方任何一方的地點(diǎn)所進(jìn)行的洽談。
以上四種洽談會(huì)地點(diǎn)的確定，應(yīng)通過各方協(xié)商而定。倘若我方擔(dān)任東道主，出面安排洽談，一定要在各方面打好禮儀這張“王牌”。人們常說：“禮多人不怪”，其實(shí)在洽談會(huì)中，又何嘗不是如此呢？！在洽談會(huì)的臺(tái)前幕后，恰如其分地運(yùn)用禮儀，迎送、款等、照顧對(duì)手，都可以贏得信賴，獲得理解與尊重。在這個(gè)意義上，完全可以說在洽談會(huì)上主隨客便，主應(yīng)客求，與以“禮”服務(wù)實(shí)際上是一回事。
在洽談會(huì)上，如果我方身為東道主，那么不僅應(yīng)當(dāng)布置好洽談廳的環(huán)境，預(yù)備好相關(guān)的用品，而且應(yīng)當(dāng)特別重視禮儀性很強(qiáng)的座次問題。
只有在某些小規(guī)模洽談會(huì)或預(yù)備性洽談會(huì)的進(jìn)行過程中，座次問題才可以不必拘泥。在舉行正式洽談會(huì)時(shí)，則對(duì)它不能不予以重視。因?yàn)樗仁乔⒄務(wù)邔?duì)規(guī)范的尊重，也是洽談?wù)呓o予對(duì)手的禮遇。
舉行雙邊洽談時(shí)，應(yīng)使用長(zhǎng)桌子或橢圓形桌子。賓主應(yīng)分坐于桌子兩側(cè)。若桌子橫放，則面對(duì)正門的一方為上，應(yīng)屬于客方；肯對(duì)正門的一方為下，應(yīng)屬主方。若桌子豎放，則應(yīng)以進(jìn)門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上，屬于客方；左側(cè)為下，屬于主方。
在進(jìn)行洽談時(shí)，各方的'主談人員應(yīng)在自己的一方居中而坐。其余人員則應(yīng)遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員的兩側(cè)變坐。假如需要譯員，則應(yīng)安排其就座于僅次主談人員的位置，即主談人員之右。
舉行多邊洽談時(shí)，為了避免失禮，按照國(guó)際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會(huì)議”。這樣一來，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就座時(shí)，依舊講究有關(guān)各方的與會(huì)人員盡量同時(shí)入場(chǎng)，同時(shí)就座。至少，主方人員也不應(yīng)在客方人員之前就座。
在洽談的一般過程中，雙方人員的態(tài)度、心理、方式、手法等等，無不對(duì)洽談構(gòu)成重大的影響。
商務(wù)禮儀規(guī)定，商界人士在參加洽談會(huì)時(shí)，首先要更新意識(shí)，樹立正確的指導(dǎo)思想，并且以此來指導(dǎo)自己的洽談表現(xiàn)。這就是所謂洽談的方針。談判方針的核心，依舊是一如既往地要求洽談?wù)咴谇f嚴(yán)肅穆、劍拔弩張地洽談會(huì)上，以禮待人，尊重別人，理解別人。具體來說，它又分為以下六點(diǎn)：
洽談的第一點(diǎn)方針，是要禮敬對(duì)手。禮敬對(duì)手，就是要求洽談?wù)咴谇⒄剷?huì)的整個(gè)過程中，要排除一切干擾，始終如一地對(duì)自己的洽談對(duì)手講究禮貌，時(shí)時(shí)、處處、事事表現(xiàn)得對(duì)對(duì)方不失真誠(chéng)的敬意。
在洽談過程上，不管發(fā)生了什么情況，都始終堅(jiān)持禮敬對(duì)手，無疑能給對(duì)方留下良好的印象，而且在今后的進(jìn)一步商務(wù)交往中，還能發(fā)揮潛移默化的功效，即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”。
調(diào)查結(jié)果表明，在洽談會(huì)中，能夠面帶微笑、態(tài)度友好、語言文明禮貌、舉止彬彬有禮的人，有助于消除對(duì)手的反感、漠視和抵觸心理。在洽談桌上，保持“紳士風(fēng)度”或“淑女風(fēng)范”，有助于贏得對(duì)手的尊重與好感。
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