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怎樣組織成功的會(huì)議
人是社會(huì)性的動(dòng)物，開會(huì)是人類生活中的常態(tài)。人們熱衷于開會(huì)，是由于會(huì)議是制定計(jì)劃、獲取信息和建立聯(lián)系的主要手段。
會(huì)議可以開得富有成效、妙趣橫生，也可以開得死氣沉沉、毫無建樹，這取決于與會(huì)者交流的方式。交流方式的差異使得會(huì)議的有效性大打折扣，而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。記住這點(diǎn)對于開好會(huì)議是至關(guān)重要的。
就以男性與女性為例。總體而言，男性更容易在會(huì)議過程中插話。就本質(zhì)而言，在會(huì)議中插話并不是壞事情——互動(dòng)的對話才能富有成果。但是問題在于，這些插話往往會(huì)擾亂了別人的思路，妨礙了有效交流，使得別人無法繼續(xù)發(fā)言。
并不是女性不善于插話，有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多亞洲人認(rèn)為在會(huì)議上演講是件難為情的事情，更別指望他們會(huì)打斷別人的發(fā)言了———他們認(rèn)為這是粗魯和不禮貌的，會(huì)給別人帶來不舒服的感覺。有些人則是因?yàn)榈胤娇谝籼兀ε卤粍e人誤解而不敢發(fā)言。考慮這些因素，你就會(huì)明白許多很有見地的職員不能發(fā)表意見的原因了。
意識到不同的人有著不同的交流方式，你就能夠更好地組織會(huì)議。在制訂會(huì)議計(jì)劃時(shí)，要注意以下三個(gè)方面：
一、使每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)
會(huì)議組織者在會(huì)議日程安排上要給每位與會(huì)者一段正規(guī)發(fā)言的時(shí)間。在會(huì)議召開前就應(yīng)當(dāng)將日程安排分發(fā)給與會(huì)者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個(gè)準(zhǔn)備的機(jī)會(huì)，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會(huì)者的時(shí)間。
二、使每位與會(huì)者都負(fù)起責(zé)任
讓每位與會(huì)者調(diào)整自己的交流方式，以提高會(huì)議的成效。要使那些不喜歡發(fā)言的人意識到，如果他們不發(fā)言，就沒有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發(fā)言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會(huì)議組織者的任務(wù)是召開有效和成功的會(huì)議，但這并不意味著其他人就沒有責(zé)任。
三、將插話和跑題降到最低限度
要找到降低插話和多人同時(shí)發(fā)言的有效辦法。有一家公司開會(huì)時(shí)，與會(huì)者總是不斷打斷別人的發(fā)言，最后，作為沒有辦法的辦法，他們決定，誰打斷別人的發(fā)言，就罰款25美元。這可是個(gè)聰明的主意，收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進(jìn)“罰款罐”中才能發(fā)言。
由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會(huì)議并沒有標(biāo)準(zhǔn)答案。問題的關(guān)鍵是你必須注重策略，使得每次會(huì)議都取得成效，這樣才對得起你付出的時(shí)間和努力。
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