公文的基本處理程序
公文的基本處理程序
1.公文辦理程序:公文辦理分為收文和發(fā)文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。公文處理工作人員,應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神,努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié),應(yīng)力求當(dāng)日事當(dāng)日畢。一般應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢,并答復(fù)報(bào)文單位。因問(wèn)題復(fù)雜,十五天內(nèi)難以辦結(jié)的,應(yīng)向報(bào)文單位說(shuō)明情況。緊急文件隨到隨辦。有時(shí)限要求的文件,必須在時(shí)限內(nèi)辦完。具體有以下幾個(gè)環(huán)節(jié):
①簽收、登記:首先應(yīng)建立嚴(yán)格的收文簽收、登記制度,加強(qiáng)對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的管理,保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書(shū)處(室)負(fù)責(zé)簽收、拆封,并按規(guī)定編號(hào)、登記。送領(lǐng)導(dǎo)同志的信件,除親啟、絕密件和有特別交代的以外,一律由專(zhuān)門(mén)收文科室拆封,按其內(nèi)容和性質(zhì),分別處理。對(duì)需納入收文辦理的,應(yīng)編號(hào)、登記,按規(guī)定程序處理。收文登記一般應(yīng)登記以下內(nèi)容:收文日期、收文編號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、承辦單位或分送范圍。
②分辦、擬辦:凡需辦理的公文,由文書(shū)處理部門(mén)根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程序,及時(shí)提出注批、注辦意見(jiàn),呈送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)職能部門(mén)辦理。緊急公文應(yīng)按要求時(shí)限辦理完畢;一般公文應(yīng)在文到之日起三日內(nèi)交到承辦部門(mén)或送至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。除特殊情況外,領(lǐng)導(dǎo)同志不受理和審批未經(jīng)文書(shū)處理部門(mén)登記、注批的公文。
③催辦:各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)文書(shū)處理部門(mén)必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請(qǐng)示性的公文,
無(wú)論是交職能部門(mén)辦理的還是呈送領(lǐng)導(dǎo)人批示的,都應(yīng)及時(shí)催辦。做到緊急公文跟蹤催辦,重
要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。催辦一般采用電話催辦和書(shū)面催辦兩種形式。對(duì)部門(mén)
拖不辦經(jīng)多次催辦無(wú)回音的,可以上門(mén)催辦;對(duì)上門(mén)催辦也解決不了的,可經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后
督辦部門(mén)辦理。
④辦結(jié);公文承辦人員對(duì)已處理的文件,要定期進(jìn)行清理檢查,根據(jù)有關(guān)規(guī)定和情況,確定是否
辦畢結(jié)案。確定文件辦結(jié)應(yīng)力求準(zhǔn)確,不應(yīng)把正在辦理的.文件劃入辦結(jié)文件一類(lèi),也不宜把已
結(jié)案的文件長(zhǎng)時(shí)間放在正在辦理類(lèi)文件中。已辦結(jié)的文件,在正式立卷前,由承辦人按一定方
法暫存一段時(shí)間。承辦人員應(yīng)對(duì)暫存文件作適當(dāng)整理,要注意文件形成的先后次序和有機(jī)聯(lián)
,保持材料的完整、齊全,并剔除重份。暫存文件的管理,以便于查找利用和便于立卷、歸檔為原則,一般可采用分類(lèi)依號(hào)排列法,也可由承辦處(室)自行確定符號(hào)這一原則的其他方法。
⑤立卷、歸檔:公文辦結(jié)后,應(yīng)按《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一并立卷。公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為主,根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷,完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況,以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷歸檔,其他單位保存復(fù)制件。作為正式文件使用的公文復(fù)制件,應(yīng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)的證明章,并視同正式文件管理。整理完備的案卷,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定,定期向檔案部門(mén)移交,個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿等材料。
2.公文發(fā)文程序:發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。
[1][2]
① 擬稿。擬稿一般應(yīng)本著"誰(shuí)主辦、誰(shuí)擬稿"的原則進(jìn)行。重要文件應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志親自動(dòng)手起草、或親自主持研究,明確提出擬文的主要觀點(diǎn)、意見(jiàn)和辦法,組織專(zhuān)人擬稿。草擬文稿應(yīng)按照《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《四川省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》的有關(guān)要求辦理。行文關(guān)系、公文種類(lèi)和公文格式要準(zhǔn)確、規(guī)范,要按公文的內(nèi)容、性質(zhì),恰當(dāng)?shù)卮_定密級(jí)和緊急程度。公文用語(yǔ)應(yīng)力求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉,切忌大話、空話、套話。
擬稿應(yīng)注意以下事項(xiàng):
--擬稿應(yīng)使用統(tǒng)一格式的擬稿紙,并一律用鋼筆或毛筆書(shū)寫(xiě)(不得使用紅墨水),字跡要工整
。修改較多、不容易認(rèn)的文稿,應(yīng)清稿謄正。
--符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定,應(yīng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說(shuō)明。
--情況屬實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書(shū)寫(xiě)工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡(jiǎn)短,涉及緊急或
秘密事項(xiàng)的文件應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)定緊急程度或密級(jí)。
--人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。時(shí)間應(yīng)寫(xiě)具體年月日。
--除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修飾色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,其他數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)。公文一律使用法定計(jì)量單位。
--引用公文要先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。
--公文使用規(guī)范簡(jiǎn)化字,不使用異體字、不規(guī)范簡(jiǎn)化字和已經(jīng)簡(jiǎn)化了的繁體字。使用簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)先使用全稱(chēng),并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。
--草擬全文,須按檔案管理的要求,使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。公文稿紙亦應(yīng)符合要求,不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文。
②核稿。公文的核稿,作為公文制作中的重要環(huán)節(jié),本書(shū)將在"辨析篇"中就"如何把好公文
文稿的審核關(guān)"中作專(zhuān)題介紹,這里不再敘述。
③簽發(fā)。文稿送批前,涉及其他部門(mén)或地區(qū)的問(wèn)題,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)簽制度。會(huì)簽的文稿,必須由每一會(huì)簽單位的負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)并加蓋公章。凡需會(huì)簽的文稿 ,一般應(yīng)由主辦部門(mén)與有關(guān)單位聯(lián)系,送請(qǐng)會(huì)簽。如會(huì)簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見(jiàn),應(yīng)將分歧意見(jiàn)如實(shí)匯報(bào),并由具體承辦處(室)在擬辦中提出建議和意見(jiàn),一并報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同志審定。
④校對(duì)。文件打印后需由專(zhuān)職校對(duì)人員進(jìn)行校對(duì)。一般需經(jīng)三人共同校稿,通過(guò)看稿、讀稿、
核稿三道程序,每個(gè)程序都應(yīng)簽字,落實(shí)責(zé)任,保證校對(duì)質(zhì)量。經(jīng)校對(duì)后的清樣,交核稿人核對(duì)
后,在終稿清樣上簽字后付印。校對(duì)符號(hào)嚴(yán)格按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注。
⑤印刷。一般文件,應(yīng)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)印出;急件應(yīng)在要求的時(shí)間內(nèi)印出,不得延誤。
⑥文件的分發(fā)。正式文件應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的發(fā)文科(室)統(tǒng)一發(fā)送。
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