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秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)控(一)

時間:2023-04-30 02:46:24 秘書工作 我要投稿
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秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)控(一)

秘書工作需要持續(xù)地集中注意力,因而要采取一些措施控制周圍的噪音,改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)程序,對檔案柜和辦公臺子的位置進(jìn)行妥善安排。秘書的工作臺上要把最為常用的設(shè)備如電話和日用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應(yīng)當(dāng)均勻地分布,避開強烈的陽光和陰影,但是光度要足夠照亮整個辦公臺。

秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)控(一)

有95%以上的秘書都常常為臺子上堆滿東西而苦惱,這里介紹一個保持臺子干凈整齊的有效辦法。

1、除了你手頭事情以外,把臺子上所有其他文件清理掉。手頭那件事應(yīng)當(dāng)是你目前先要解決的一件事。

2、2、所有其他文件都必須放在文件夾里或者抽屜里,而且應(yīng)當(dāng)放在一個好找的地方。

3、其他文件不要放到你正在進(jìn)行的工作中去;也不要做其他很有吸引力的工作。

4、一件工作轉(zhuǎn)手后,再調(diào)查一下你的工作安排次序,然后開始做下一件最為重要的事情。

5、早晨你上班前,當(dāng)天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作臺上。

6、經(jīng)常查看你的工作臺,保持工作臺整潔。

有個調(diào)查報告說,一位經(jīng)理每天平均要花三個小時閱看和答復(fù)信件。調(diào)查表明,大約有82%的經(jīng)理說,他們沒有時間去翻閱同他們專業(yè)有關(guān)的書報雜志,可是要跟上專業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢,對于管理者來說,這不能算是一個次要的事情。

為了盡快閱讀這些資料,采取分派閱讀任務(wù)的辦法比較有效。這種做法的好處包括:

1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。

2、使你的同事及時知道最新發(fā)展的情況。

3、看過資料的人要圈出最重要的章節(jié)和注明它們在應(yīng)用上的可能性。

4、你可以知道什么資料對你的同事最重要。

5、你可以不再為閱讀資料而苦惱,因為任務(wù)已經(jīng)分配,最重要的資料可以保證有人看過。

隨便把文件攤開在桌上就離開的秘書,以及看到客人來時慌忙把文件收起來的秘書都不是謹(jǐn)慎的秘書。

一個謹(jǐn)慎的秘書應(yīng)該做到:

1、離開座位之前,把放在桌子上的文件收拾好,或者放在抽屜里。

2、必須能在一方面注意周圍的動靜,一方面也能安心地辦事。如果只注意埋頭做自己的事,對周圍的動靜一點都不關(guān)心,絕對不是一個好秘書。等到客人站在自己面前開口問,才知道有人來,慌亂中收起文件的做法會讓所有人都很不自然。

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