Word培訓(xùn)教案

Word培訓(xùn)教案 1  熟悉Word的工作環(huán)境 Word是目前被計算機用戶廣泛應(yīng)用的字處理軟件，其主要功能是編輯、組織和處理文字，以及創(chuàng)建經(jīng)常用到的文檔，如報告、信函、業(yè)務(wù)計劃和Web網(wǎng)頁等。 1.1  Word工作窗口的組成 啟動Word的基本方法有兩種：一種方法是在Windows桌面上打開“開始”菜單，選擇“所有程序”→Microsoft Word命令。另一種方法是在Windows桌面上建立Word的快捷方式，雙擊快捷方式圖標(biāo)即可啟動Word。 啟動Word后，屏幕上就會出現(xiàn)Word主工作窗口。Word工作窗口由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄和狀態(tài)欄等幾個區(qū)域組成。在屏幕中間的大塊區(qū)域是文檔窗口，用戶可以在這里輸入、編輯、修改和查看文檔。在文檔窗口中可以看到光標(biāo)，光標(biāo)所在的位置就是當(dāng)前文檔要輸入的位置。在文檔窗口的周圍設(shè)置了各種用來編輯和處理文檔的按鈕、菜單、標(biāo)尺以及各種工具。 1.2  創(chuàng)建與打開Word文檔 Word文檔包括了多種類型，默認(rèn)情況下用戶要經(jīng)常創(chuàng)建的文檔包括：空白文檔、Web頁、電子郵件。而根據(jù)不同的模板，創(chuàng)建的方法有兩種，即利用新建文件的任務(wù)窗格和利用常用工具欄上的“新建空白文檔”按鈕。 1. 使用“新建文檔”任務(wù)窗格 使用“新建文檔”任務(wù)窗格的操作是選擇“文件”→“新建”命令，這時系統(tǒng)將在Word窗口的右側(cè)顯示“新建文檔”任務(wù)窗格。在“新建文檔”任務(wù)窗格中，用戶可以看到在“新建”選項組內(nèi)有“空白文檔”、“空白Web頁”和“空白電子郵件”3個命令。如果用戶單擊其中任意的一個選項都將創(chuàng)建相應(yīng)類型的空白文檔。 ● 空白文檔 如果用戶選擇了“新建”選項組中的“空白文檔”命令，Word將會創(chuàng)建一個空白的文檔。在一個空白文檔中可以輸入文字、數(shù)據(jù)、圖表和表格等。 ● 空白Web頁 如果用戶選擇了“新建”選項組中的“空白Web頁”命令，Word將會創(chuàng)建一個空白Web頁。Web頁也是一種特殊類型的文檔。在這個空白的Web頁中，用戶可以進行Web頁的編輯。 ● 空白電子郵件 如果用戶選擇了“新建”選項組中的“空白電子郵件”命令，Word將會創(chuàng)建一個空白電子郵件。在這個空白的電子郵件中，用戶可以直接編輯并發(fā)送電子郵件，還可以在電子郵件中插入圖形或者表格。在新建的空白電子郵件中的“收件人”文本框中輸入對方的電子郵件地址，在“主題”文本框中輸入郵件的標(biāo)題。單擊“為郵件附加文件”按鈕，可以為該郵件添加附件；單擊“發(fā)送”按鈕，可以將該郵件直接發(fā)送。 2. 利用常用工具欄 Word窗口處于不同的工作狀態(tài)時，常用工具欄的“新建”按鈕有著不同的作用。當(dāng)Word窗口處于文件的狀態(tài)時，“新建”按鈕用來創(chuàng)建一個空白的文檔；當(dāng)Word窗口處于Web頁的狀態(tài)時，“新建”按鈕用來創(chuàng)建一個空白的Web頁；當(dāng)Word窗口處于電子郵件的窗口時，“新建”按鈕用來創(chuàng)建一個空白的電子郵件。 3. 打開Word文檔 一般的文檔包括保存在本地磁盤的Word文檔、文檔模板、文本文件，以及其他一些Word支持的格式。 要打開一般的文檔，可以按如下步驟進行操作：(1) 選擇“文件”→“打開”命令，或者直接單擊工具欄上的“打開”按鈕，Word將打開的“打開”對話框。 (2) 在“查找范圍”下拉列表內(nèi)選擇文檔所在的目錄或網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器，文件列表框中將列出這個目錄或網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器中所有的文檔和子目錄。選擇一個要打開的文檔，然后單擊“打開”按鈕。(3) 要同時打開多個文檔，可在按下Ctrl鍵的同時，逐個單擊要打開的文檔，最后單擊“打開”按鈕。 1.3  保存Word文檔與退出 Word支持多種文件保存格式，在“另存為”對話框的“保存類型”下拉列表中列出了20多種不同的格式供用戶選擇。在保存過程中，Word還可以把文檔的歷史版本保存到同一個文件中，而不用分別保存文檔的多個版本。 1. 保存正在編輯的文檔 針對不同的情況和需要應(yīng)采用不同的保存方法。在編輯一個文檔的時候，用戶可以采取如下3種不同的保存方式。 ● 如果要保存當(dāng)前正在編輯的文檔，可以選擇“文件”→“保存”命令，也可以直接單擊常用工具欄上的“保存”按鈕。 ● 要保存當(dāng)前打開的所有文檔，可以按住Shift鍵不放，然后選擇“文件”→“全部保存”命令。 ● 如果要把文檔換名保存或換位置保存，可以選擇“文件”→“另存為”命令，這時將彈出“另存為”對話框。在此對話框的“文件名”下拉列表框中輸入要保存的文件名，在“保存類型”下拉列表中選擇文件要保存的類型，然后在“保存位置”下拉列表中選擇文件要保存的位置，最后單擊“保存”按鈕即可。 2. 設(shè)定自動保存 自動保存功能是Word中一個非常體貼用戶的設(shè)計。有了自動保存功能以后，Word將自動定時地對正在編輯的文檔進行保存，這樣即使突然發(fā)生斷電或其他故障，只要重新啟動Word，將打開所有自動保存過的文檔；如果此時沒有出現(xiàn)自動恢復(fù)的文檔，則可以直接打開位于Windows\Temp目錄下的擴展名為.ASD的文件。 設(shè)定自動保存文檔，可按如下步驟操作進行:(1) 在Word中選擇“工具”→“選項”命令，打開“選項”對話框。(2) 單擊“選項”對話框中的“保存”標(biāo)簽，打開“保存”選項卡。 (3) 啟用“自動保存時間間隔”復(fù)選框，并在其后的微調(diào)框中設(shè)定自動保存的時間間隔，單擊“確定”按鈕。 自動保存的時間間隔一定要選取適當(dāng)，如果時間過長，則不一定能保證所有未存盤的修改都能恢復(fù)；如果間隔過短，將使Word經(jīng)常進行存盤操作，大大降低系統(tǒng)效率。一般來說，設(shè)定在10～30分鐘之間較為合適。 3. 退出Word 系統(tǒng)也提供了多種方法來退出Word，用戶可以選擇下列任何一種方式。 ● 按Alt+F4快捷鍵 ● 單擊Word窗口右上角的關(guān)閉按鈕 ● 選擇“文件”→“退出”命令 ● 雙擊Word窗口標(biāo)題欄左上角的Word圖標(biāo)，從彈出的窗口控制菜單中選擇“關(guān)閉”命令。 如果文檔窗口的內(nèi)容自上次存盤之后又進行了修改，則在退出Word之前，系統(tǒng)會提示是否保存修改的內(nèi)容。單擊“是”按鈕將保存修改；單擊“否”按鈕將取消修改；單擊“取消”按鈕，則退出Word的操作被中止。     2  編輯Word文檔 用戶在對Word操作時，首先要掌握文檔的基本操作。例如，如何創(chuàng)建或打開一個文檔，如何在文檔中輸入文字信息，輸入信息后又如何進行保存，以及對所輸入的文字如何進行選擇、移動、復(fù)制、查找和替換等。 2.1  輸入與刪除文本 在新建或打開的文檔中輸入自己的文本是Word的最基本操作。本節(jié)將介紹在Word文檔窗口輸入、即點即輸和修改文檔的基本方法。使用Word的自動更正、自動圖文集功能，是輸入常用的文本、圖形和符號的簡便方法。通過添加新詞條的操作，用戶還可以進一步增強自動更正、自動圖文集的應(yīng)用功能。 1. 輸入文本 在Word窗口創(chuàng)建或打開文件時，將在文檔窗口內(nèi)出現(xiàn)閃爍的光標(biāo)，這就是所謂的“插入點”，它表示在文檔窗口插入新對象的位置。在確定新對象位置后，再選擇一種輸入方法，用戶就可以在插入點所在的位置開始輸入文件的內(nèi)容了。 在插入點處輸入文本時，可以在插入與改寫兩種方式下進行，雙擊Word窗口狀態(tài)欄的“改寫”按鈕，當(dāng)“改寫”轉(zhuǎn)變成淺灰色時，表明當(dāng)前處于插入狀態(tài)。當(dāng)“改寫”正常顯示時，表明當(dāng)前處于改寫狀態(tài)。在插入方式下，隨著文本輸入操作的進行，插入點將自動地從左向右逐漸移動，并在每行的最右端折行，插入點移動至第2行的開始處。在改寫方式下，輸入的內(nèi)容將覆蓋插入點后的內(nèi)容。Word默認(rèn)的輸入狀態(tài)是插入方式。在文本行內(nèi)按Enter鍵之后，將在文檔內(nèi)創(chuàng)建新的段落。如果不需要另起一段，可按Shift +Enter組合鍵，插入點之后的文本將另起一行。按鍵盤上的空格鍵之后，就在插入點處添加一個空格符號。在全角狀態(tài)下，每按一次空格鍵就會產(chǎn)生一個全角的空格符號，它相當(dāng)于一個漢字的寬度；在半角狀態(tài)下，每按一次空格鍵就會產(chǎn)生一個半角的空格符號，它只相當(dāng)于半個漢字的寬度。 2. 即點即輸 使用即點即輸可以在空白區(qū)域中快速插入文字、圖形、表格或其他項目，并自動對插入的內(nèi)容進行格式化。只需要在空白區(qū)域中雙擊，即點即輸會自動將內(nèi)容放置在雙擊處所需的段落格式上。例如，若要創(chuàng)建標(biāo)題頁，應(yīng)雙擊空白頁面的中央并輸入居中的標(biāo)題，然后雙擊頁面右下角的空白處并輸入右對齊的作者姓名。 要使用即點即輸功能，可選擇“工具”→“選項”命令，在打開的對話框中切換到“編輯”選項卡，選中“啟用‘即點即輸’”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，即可啟動即點即輸功能。 3. 刪除原有的內(nèi)容 在文檔窗口出現(xiàn)輸入錯誤時，按Delete功能鍵將刪除插入點右邊的文本，按Backspace功能鍵將刪除插入點左邊的文本。需要刪除大量文本時，可先使用鼠標(biāo)選擇刪除的內(nèi)容，然后再進行刪除操作。 用鼠標(biāo)刪除文本的操作步驟：(1) 在文檔內(nèi)出現(xiàn)錯誤的開始位置處單擊。(2) 拖動鼠標(biāo)至出現(xiàn)錯誤的結(jié)束位置，并釋放鼠標(biāo)。(3) 按Delete功能鍵。技巧：如果刪除的內(nèi)容位于一行內(nèi)，可向右拖動鼠標(biāo)。如果刪除的內(nèi)容位于多個段落內(nèi)，可向下拖動鼠標(biāo)。 2.2  選擇文本 在對文檔進行編輯或排版以前，必須選定要處理的文本。當(dāng)選定文本時，被選的文本將變成與正常顏色相反的顏色醒目顯示。如果原底色為白色、字體為黑色，那么選定后底色為黑色、字體為白色。以這種模式顯示的文本也稱為“高亮文本”。 使用鼠標(biāo)或鍵盤選擇文本既可選擇相鄰的項，也可選擇不相鄰的項。例如可以同時選擇第1頁的一段和第3頁的一個句子。選擇不相鄰的項的操作步驟是：首先選擇所需的第一項，例如表格單元格或段落，其次是按住 Ctrl鍵，然后選擇所需的其他項。但是，這樣的選擇只能選擇相同類型的多個對象，例如不相鄰的兩個或多個選定文本，兩個或多個浮動圖形。 如果用戶需要取消對文本的選擇，只要在文檔窗口的任意位置處單擊即可。 1. 使用鼠標(biāo)選擇 選擇的文本可以是一個字符、單詞或句子，也可以是一個段落、多個段落或整篇文檔，還可以是頁眉和頁腳、腳注和尾注、一塊垂直文本、一個圖形和一個文本框或框架等。 2. 使用選擇欄 選擇欄位于文檔窗口的左側(cè)，將鼠標(biāo)指針移動至該區(qū)域時，鼠標(biāo)指針的形狀將向右上方傾斜，它只能以行為單位來選擇文本。

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