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招標(biāo)資料及合同紙質(zhì)文檔管理辦法
目 錄
第一章 總則 ............................................................... 1
第一條 目的 ............................................................... 2
第二條 原則 ............................................................... 2
第三條 適用范圍 ........................................................... 2
第四條 職責(zé)范圍 .........................................www.lotusphilosophies.com.................. 2
第二章 資料組成及管理 ..................................................... 2
第五條 招標(biāo)資料的組成及管理 ............................................... 2
第六條 合同紙質(zhì)文檔分類(lèi)及管理 ............................................. 2
第七條 招標(biāo)資料與合同紙質(zhì)文檔管理的其他規(guī)定 ............................... 3
第三章 附則 ............................................................... 3
第一章 總則
第一條 目的
為了規(guī)范招標(biāo)資料和合同紙質(zhì)文檔管理，統(tǒng)一招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中檔案資料的收集、分類(lèi)、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理，提高工作效率，特制定本辦法。
第二條 原則
1.1. 真實(shí)性：檔案資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確地記載招標(biāo)管理過(guò)程中形成的內(nèi)容；
1.2. 完整性: 檔案資料招標(biāo)管理過(guò)程中形成完整的具有保存價(jià)值的文字、數(shù)字、圖表、
電子光盤(pán)等各種文件資料。
第三條 適用范圍
適用于集團(tuán)公司各開(kāi)發(fā)項(xiàng)目。非開(kāi)發(fā)項(xiàng)目可參照?qǐng)?zhí)行。
第四條 職責(zé)范圍
4.1. 集團(tuán)造價(jià)采購(gòu)中心負(fù)責(zé)本管理辦法的制訂、修改、解釋、指導(dǎo)及監(jiān)督檢查。
4.2. 集團(tuán)下屬各公司的造價(jià)采購(gòu)部、項(xiàng)目部、工程部等部門(mén)及相關(guān)人員負(fù)責(zé)本管理辦法
的貫徹執(zhí)行。
4.3. 集團(tuán)下屬各公司可以根據(jù)實(shí)際情況制定管理細(xì)則，但是管理細(xì)則不得與本管理辦法
沖突。
第二章 資料組成及管理
第五條 招標(biāo)備案資料的組成及管理
5.1. 資料組成：招標(biāo)定案、開(kāi)標(biāo)結(jié)果統(tǒng)計(jì)表、招標(biāo)答疑紀(jì)要(澄清文件)、投標(biāo)單位報(bào)價(jià)
書(shū)、圖紙會(huì)審記錄或圖紙審查結(jié)論、圖紙變更資料、限價(jià)、相關(guān)承諾書(shū)等（詳見(jiàn)附件一）。
5.2. 資料管理： 招標(biāo)經(jīng)辦人及時(shí)收集、整理、保存依照有關(guān)法定程序備案招標(biāo)投標(biāo)過(guò)
程中產(chǎn)生的各種文件資料，并應(yīng)當(dāng)在簽訂合同之日起七日內(nèi)，將收集齊全的歸檔招投標(biāo)資料交資料管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好交接工作。
5.2.1. 招標(biāo)資料及合同紙質(zhì)文檔應(yīng)當(dāng)專(zhuān)人管理，大區(qū)造價(jià)采購(gòu)部設(shè)兼職資料管理人員。
5.2.2. 資料管理人員在收到歸檔的完整資料后，應(yīng)及時(shí)作好分類(lèi)登記(詳見(jiàn)附件二），并
認(rèn)真做好歸檔和集中管理工作。
第六條 合同紙質(zhì)文檔分類(lèi)及管理
6.1. 合同紙質(zhì)文檔分類(lèi)：設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢(xún)、基礎(chǔ)、土建、安裝、裝飾、材
料設(shè)備、設(shè)備購(gòu)買(mǎi)及安裝、園林景觀、臨時(shí)設(shè)施、其它。
6.2. 合同紙質(zhì)文檔管理：存檔所有的合同相關(guān)資料原件（合同審批表（OA）、合同、補(bǔ)充
協(xié)議等），并將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入合同臺(tái)賬，以便快速?gòu)?fù)查（詳見(jiàn)附件三）。各大區(qū)開(kāi)發(fā)公司于每月25日前將合同臺(tái)賬上傳造價(jià)采購(gòu)中心和督察中心。
第七條 招標(biāo)資料與合同紙質(zhì)文檔管理的其他規(guī)定
7.1. 歸檔與立卷
7.1.1. 資料管理員將完整的資料收集整理后裝訂并存放于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)檔案盒。
7.1.2. 檔案盒里存檔資料的排列順序與臺(tái)賬順序匹配。
7.2. 保管與使用
7.2.1. 招標(biāo)資料與合同紙質(zhì)文檔為長(zhǎng)期性保存資料，采用集中保管形式。
7.2.2. 資料要求集中存放于部門(mén)資料柜，由專(zhuān)職（或兼職）資料管理人員管理，部門(mén)各
職員手中只能持有正在處理的此類(lèi)資料。
7.2.3. 根據(jù)工作需要借閱查看的，必須履行借閱手續(xù)方可借閱。資料管理人員負(fù)責(zé)借閱
資料的催還。
7.2.4. 根據(jù)工作情況需要銷(xiāo)毀或作廢的資料，資料管理人員必須造具清冊(cè)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)
人批準(zhǔn)，方可在指定監(jiān)銷(xiāo)人監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷(xiāo)毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。
第三章 附則及其它
第八條 本規(guī)則自發(fā)布之日起開(kāi)始施行。
第九條 附件
附件一：
附件二：
附件三：
合同信息表.xls招標(biāo)資料定案歸檔
明細(xì)目錄.xls工程招標(biāo)信息統(tǒng)計(jì)
表.xls
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