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檔案專業(yè)技術(shù)工作述評(píng)
檔案專業(yè)技術(shù)工作述評(píng)一、研究熱點(diǎn)評(píng)價(jià)
1、數(shù)字檔案館的定義
自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來(lái)，始終沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一、明確的定義。不同的論文作者從不同角度對(duì)其進(jìn)行了各自的闡述。主要觀點(diǎn)有：①數(shù)字化檔案館是指二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)、處理檔案信息內(nèi)容，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊和多媒體技術(shù)，提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)的檔案信息系統(tǒng)。[1]②數(shù)字檔案館是一個(gè)電子化信息的倉(cāng)儲(chǔ)，能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便地訪問(wèn)它，以獲得這些信息，并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問(wèn)不受地域限制。它能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲(chǔ)管理、查詢和發(fā)布集成在一起，使這些信息得以在網(wǎng)絡(luò)上傳播，從而最大限度地利用這些信息。[2]③數(shù)字檔案館是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化方式貯存，以網(wǎng)絡(luò)化方式互相連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。[3][4]④數(shù)字檔案館是“利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式�！盵5]⑤數(shù)字檔案館是采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒(méi)有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。[6]從發(fā)表的論文看，涉及數(shù)字檔案館定義的較多，大多為描述性定義，差異較大。雖不相同，但各具特色。由于多數(shù)是檔案領(lǐng)域人員對(duì)數(shù)字檔案館的研究，因而或多或少局限于原有的行業(yè)知識(shí)，少有完全從當(dāng)代信息科學(xué)角度對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)定和概括，這反映了當(dāng)前人們對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)程度。需要說(shuō)明的是，在我國(guó)，有數(shù)字化檔案館和數(shù)字檔案館的稱謂差異，其實(shí)皆來(lái)源于同一英文詞組Digital Archvies，只是翻譯不同而已，筆者認(rèn)為宜統(tǒng)一于數(shù)字檔案館。數(shù)字化表明一種進(jìn)程，較為寬泛，可借用來(lái)涵蓋目前的研究狀況和工作。
2、數(shù)字檔案館的特點(diǎn)與性質(zhì)
數(shù)字檔案館及其組成部分雖然仍稱為檔案館，但其與傳統(tǒng)檔案館相比，具有顯著的區(qū)別，即物理空間實(shí)體不再是特定標(biāo)志。它具有“檔案館管理自動(dòng)化”、“館藏資源數(shù)字化”、“檔案信息組織標(biāo)淮化”、“檔案信息存儲(chǔ)海量化”、“生成空間虛擬化”、“信息資源共享化”、“服務(wù)對(duì)象及需求擴(kuò)大化”、“檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化”、“檔案信息社會(huì)化”等特點(diǎn)。[7][8]有人將其歸納為“新型的存貯技術(shù)”、“數(shù)字檔案館是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的信息空間”、“以用戶為中心的服務(wù)模式”、“館藏的廣泛性、多樣性和開(kāi)放性”等特點(diǎn)。[9]一些學(xué)者則將數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)概括為：在存在方式上是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境;在運(yùn)行方式上是存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化;在功能定位上以“存缺為中心，對(duì)分布于各地的檔案信息資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋聯(lián)結(jié)。[10]關(guān)于論述數(shù)字檔案館性質(zhì)的主要觀點(diǎn)有：數(shù)字檔案館的產(chǎn)生“是檔案管理現(xiàn)代化的必然結(jié)果”;[11]“數(shù)字檔案館是21世紀(jì)檔案館的發(fā)展趨勢(shì)”;[12]“數(shù)字檔案館已成為一種大趨勢(shì)，是21世紀(jì)檔案館發(fā)展的最佳方案”。[13]總之，數(shù)字檔案館是檔案館自動(dòng)化發(fā)展的新階段，是對(duì)現(xiàn)有檔案館系統(tǒng)的全方位發(fā)展和超越，代表著檔案館的未來(lái)。
3、數(shù)字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館及其與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系
一些人認(rèn)為，電子檔案館、虛擬檔案館和數(shù)字檔案館是等同的。確實(shí)我國(guó)檔案界對(duì)虛擬檔案館的研究比數(shù)字檔案館開(kāi)展得更早，數(shù)字檔案館和虛擬檔案館、電子檔案館常常指的是一回事。這在對(duì)其含義的界定上可以看出來(lái)。如虛擬檔案館“是虛擬技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，簡(jiǎn)言之，它是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和特定軟件，將時(shí)空上分散的檔案館、室連結(jié)一體，使之成為一個(gè)有機(jī)系統(tǒng)”;[14]虛擬檔案館“就是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的全面應(yīng)用基礎(chǔ)上，以數(shù)字化方式存在的開(kāi)放式檔案館”。[15]至于電子檔案館，筆者雖未見(jiàn)正式的定義，但從專門(mén)論述電子檔案館的文章中也可看出電子檔案館幾乎等同于數(shù)字檔案館和虛擬檔案館。[16]但已經(jīng)有人認(rèn)識(shí)到電子檔案館、虛擬檔案館與數(shù)字檔案館雖然并不相互排斥，但還是有一定差別的。有人認(rèn)為先有數(shù)字化，后有虛擬化，虛擬化是建立在數(shù)字化基礎(chǔ)上的。檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展歷程必須要經(jīng)過(guò)三個(gè)相互聯(lián)系的階段：一是實(shí)現(xiàn)檔案館工作自動(dòng)化，即建立本館的自動(dòng)化系統(tǒng);二是單個(gè)檔案館的數(shù)字化階段;三是聯(lián)合數(shù)字化檔案館階段，實(shí)現(xiàn)完全意義上的數(shù)字檔案館。只有發(fā)展到第三階段運(yùn)用虛擬技術(shù)才能建立虛擬檔案館。[17]至于電子檔案館與虛擬檔案館，有人指出了它們?cè)诖嬖诜绞健⒒咎卣�、功能定位、中心任�?wù)和信息來(lái)源范圍等五個(gè)方面的不同。[18]以上觀點(diǎn)無(wú)疑是很有見(jiàn)地的。筆者認(rèn)為，數(shù)字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館不能完全等同，電子檔案館是數(shù)字檔案館建設(shè)的初級(jí)階段，虛擬檔案館則是數(shù)字檔案館建設(shè)的高級(jí)階段，數(shù)字檔案館涵蓋了電子檔案館和虛擬檔案館的基本范疇，數(shù)字檔案館則是現(xiàn)代化檔案館的一種總體模式。因此，作為現(xiàn)代化檔案館總體模式的數(shù)字檔案館應(yīng)包括電子檔案館(E1ectronic Archives)、虛擬檔案館(Virtual Archives)、無(wú)墻檔案館(Archives without Wall)、全球檔案館(Global Archives)、超級(jí)檔案館(Hyper Archives)等概念。而傳統(tǒng)檔案館是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的擴(kuò)展和發(fā)展方向，兩者是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。數(shù)字檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案館的館藏建設(shè)提出了新的要求，為傳統(tǒng)檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。數(shù)字檔案館并不會(huì)成為傳統(tǒng)檔案館的替代，但可以把它看作是傳統(tǒng)檔案館的一種“新功能”。[19][20]
4、數(shù)字檔案館的館藏建設(shè)
數(shù)字檔案館的館藏是數(shù)字化的信息資源，它包括本館的電子信息資源以及外界的各種信息資源。數(shù)字檔案館的館藏建設(shè)除開(kāi)發(fā)自己的現(xiàn)實(shí)館藏之外，還要大力豐富“虛擬館藏”，即“從別的信息機(jī)構(gòu)下載的檔案信息”。[21]亦即數(shù)字檔案館所擁有的完整的館藏含義應(yīng)該是“物理實(shí)體館藏+虛擬館藏”。但是，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中非數(shù)字化與數(shù)字化文獻(xiàn)并存的情況還將存在很長(zhǎng)一段時(shí)間，因此各部門(mén)檔案館、室可依據(jù)館情，確定館藏?cái)?shù)字化范圍，制定整體規(guī)劃，分階段按照不同的方式實(shí)施。要“逐步提高電子文件的收藏比例，形成收藏?cái)?shù)字化與非數(shù)字化檔案文獻(xiàn)協(xié)調(diào)互補(bǔ)”。對(duì)于原有館藏的數(shù)字化，可以“將重要的、利用率高的館藏文本型檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，也可將目錄或重要的文摘、提要、數(shù)據(jù)等數(shù)字化”。E?22“數(shù)字檔案館的館藏建設(shè)要更新觀念，大力推動(dòng)電子文件歸檔，及時(shí)捕獲網(wǎng)上相關(guān)電子文件信息。同時(shí)要建設(shè)各種檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步將館藏?cái)?shù)字化，尤其對(duì)專業(yè)化、特色化的館藏要優(yōu)先考慮數(shù)字化。
5、數(shù)字檔案館的技術(shù)
數(shù)字檔案館是當(dāng)今計(jì)算機(jī)、通訊、信息內(nèi)容處理等高新技術(shù)之綜合體現(xiàn)，也是目前世界上信息技術(shù)領(lǐng)域的前沿研究課題。我國(guó)在這方面與歐美一些國(guó)家差距較大，基本處于了解、學(xué)習(xí)階段。目前我國(guó)還沒(méi)有出現(xiàn)成型的數(shù)字檔案館技術(shù)方案。但是有學(xué)者在談到檔案管理現(xiàn)代化時(shí)認(rèn)為計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)和自動(dòng)化控制技術(shù)是未來(lái)檔案館發(fā)展的技術(shù)基矗[23]國(guó)家檔案局在2001年科技項(xiàng)目計(jì)劃中有一項(xiàng)“數(shù)字化檔案館建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題研究”，說(shuō)明國(guó)家檔案行政管理部門(mén)已經(jīng)將數(shù)字化檔案館技術(shù)研究擺到非常重要的地位。筆者認(rèn)為一個(gè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備五種基本功能：數(shù)字化檔案信息的歸檔與捕獲、存儲(chǔ)和管理、訪問(wèn)和查詢、信息傳遞分發(fā)技術(shù)以及信息安全和權(quán)益管理。支持和實(shí)現(xiàn)這五種功能的技術(shù)形成了數(shù)字檔案館的技術(shù)基矗有關(guān)論文在對(duì)數(shù)字檔案館技術(shù)的論述上，基本上是一種簡(jiǎn)單介紹。也有一些作者對(duì)某些專項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行了探討，如多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(MDMS)的構(gòu)成及實(shí)現(xiàn)方法、檔案館多媒體網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的思考和策略、數(shù)字化管理解決方案等。
6、數(shù)字檔案館的建設(shè)項(xiàng)目
國(guó)內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)剛剛起步，所以論述有關(guān)數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)的文章極少，大多集中在對(duì)國(guó)外有關(guān)情況的簡(jiǎn)單介紹上。美國(guó)和英國(guó)在數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)上已經(jīng)邁出了實(shí)質(zhì)性步伐。早在1994年，美國(guó)國(guó)家檔案與文件局就與美國(guó)研究圖書(shū)館團(tuán)體合作成立了一個(gè)數(shù)字檔案特別工作組，通過(guò)兩年多的努力，出臺(tái)了一份關(guān)于數(shù)字檔案的最終報(bào)告和建議，在報(bào)告中提出了國(guó)家數(shù)字檔案館方案。[24]據(jù)《中國(guó)檔案》2000年第7期報(bào)道，美國(guó)國(guó)家檔案與文件局宣布將與美國(guó)國(guó)家科學(xué)基金會(huì)共同創(chuàng)建一個(gè)電子文件檔案館。英國(guó)公共檔案館也和倫敦大學(xué)合作推出了聯(lián)合王國(guó)數(shù)字檔案館計(jì)劃。在國(guó)內(nèi)，深圳市檔案館聯(lián)合社會(huì)力量進(jìn)行了建立數(shù)字檔案館的嘗試;解放軍總后勤部檔案館作為數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)單位拉開(kāi)了全軍數(shù)字檔案館建設(shè)的序幕。但總的來(lái)說(shuō)，這些研究與探索僅僅標(biāo)志著我國(guó)數(shù)字檔案館研究與實(shí)踐的開(kāi)始，還處于試驗(yàn)性階段，要進(jìn)入整體性和實(shí)質(zhì)建設(shè)性階段尚需極大努力。
二、研究現(xiàn)狀評(píng)析
近兩年，雖然關(guān)于數(shù)字檔案館的論文數(shù)量逐年遞增，呈現(xiàn)出可喜的發(fā)展態(tài)勢(shì)，但許多文章在內(nèi)容上相互交叉重復(fù)，缺乏新意，真正具有實(shí)踐價(jià)值的文章不多。由于數(shù)字檔案館是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的新型信息組織和利用的形態(tài)，涉及當(dāng)今最新的信息技術(shù)為主的高新技術(shù)，其內(nèi)涵與外延尚不清晰，導(dǎo)致許多相關(guān)概念的混淆應(yīng)用。從上述研究熱點(diǎn)評(píng)介來(lái)看，對(duì)數(shù)字檔案館介紹和宏觀描述的文章居多。雖對(duì)其建設(shè)意義和發(fā)展前景等論述較為細(xì)致，但具體的實(shí)施方案，尤其是技術(shù)解決方案不多。
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