檔案專業(yè)技術(shù)工作述評

一、研究熱點評價

1、數(shù)字檔案館的定義

自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，始終沒有一個統(tǒng)一、明確的定義。不同的論文作者從不同角度對其進行了各自的闡述。主要觀點有：①數(shù)字化檔案館是指二進制編碼的數(shù)字方式存儲、處理檔案信息內(nèi)容，應(yīng)用計算機、通訊和多媒體技術(shù)，提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)的檔案信息系統(tǒng)。[1]②數(shù)字檔案館是一個電子化信息的倉儲，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。它能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲管理、查詢和發(fā)布集成在一起，使這些信息得以在網(wǎng)絡(luò)上傳播，從而最大限度地利用這些信息。[2]③數(shù)字檔案館是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化方式貯存，以網(wǎng)絡(luò)化方式互相連接，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享。[3][4]④數(shù)字檔案館是“利用電子網(wǎng)絡(luò)遠程獲取檔案文件信息的一種方式。”[5]⑤數(shù)字檔案館是采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。[6]從發(fā)表的論文看，涉及數(shù)字檔案館定義的較多，大多為描述性定義，差異較大。雖不相同，但各具特色。由于多數(shù)是檔案領(lǐng)域人員對數(shù)字檔案館的研究，因而或多或少局限于原有的行業(yè)知識，少有完全從當代信息科學(xué)角度對數(shù)字檔案館的認定和概括，這反映了當前人們對數(shù)字檔案館的認識程度。需要說明的是，在我國，有數(shù)字化檔案館和數(shù)字檔案館的稱謂差異，其實皆來源于同一英文詞組Digital Archvies，只是翻譯不同而已，筆者認為宜統(tǒng)一于數(shù)字檔案館。數(shù)字化表明一種進程，較為寬泛，可借用來涵蓋目前的研究狀況和工作。

2、數(shù)字檔案館的特點與性質(zhì)

數(shù)字檔案館及其組成部分雖然仍稱為檔案館，但其與傳統(tǒng)檔案館相比，具有顯著的區(qū)別，即物理空間實體不再是特定標志。它具有“檔案館管理自動化”、“館藏資源數(shù)字化”、“檔案信息組織標淮化”、“檔案信息存儲海量化”、“生成空間虛擬化”、“信息資源共享化”、“服務(wù)對象及需求擴大化”、“檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化”、“檔案信息社會化”等特點。[7][8]有人將其歸納為“新型的存貯技術(shù)”、“數(shù)字檔案館是一個網(wǎng)絡(luò)化的信息空間”、“以用戶為中心的服務(wù)模式”、“館藏的廣泛性、多樣性和開放性”等特點。[9]一些學(xué)者則將數(shù)字檔案館的主要特點概括為：在存在方式上是一種無形的信息組織與利用環(huán)境;在運行方式上是存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化;在功能定位上以“存缺為中心，對分布于各地的檔案信息資源進行動態(tài)搜尋聯(lián)結(jié)。[10]關(guān)于論述數(shù)字檔案館性質(zhì)的主要觀點有：數(shù)字檔案館的產(chǎn)生“是檔案管理現(xiàn)代化的必然結(jié)果”;[11]“數(shù)字檔案館是21世紀檔案館的發(fā)展趨勢”;[12]“數(shù)字檔案館已成為一種大趨勢，是21世紀檔案館發(fā)展的最佳方案”。[13]總之，數(shù)字檔案館是檔案館自動化發(fā)展的新階段，是對現(xiàn)有檔案館系統(tǒng)的全方位發(fā)展和超越，代表著檔案館的未來。

3、數(shù)字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館及其與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系

一些人認為，電子檔案館、虛擬檔案館和數(shù)字檔案館是等同的。確實我國檔案界對虛擬檔案館的研究比數(shù)字檔案館開展得更早，數(shù)字檔案館和虛擬檔案館、電子檔案館常常指的是一回事。這在對其含義的界定上可以看出來。如虛擬檔案館“是虛擬技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，簡言之，它是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和特定軟件，將時空上分散的檔案館、室連結(jié)一體，使之成為一個有機系統(tǒng)”;[14]虛擬檔案館“就是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的全面應(yīng)用基礎(chǔ)上，以數(shù)字化方式存在的開放式檔案館”。[15]至于電子檔案館，筆者雖未見正式的定義，但從專門論述電子檔案館的文章中也可看出電子檔案館幾乎等同于數(shù)字檔案館和虛擬檔案館。[16]但已經(jīng)有人認識到電子檔案館、虛擬檔案館與數(shù)字檔案館雖然并不相互排斥，但還是有一定差別的。有人認為先有數(shù)字化，后有虛擬化，虛擬化是建立在數(shù)字化基礎(chǔ)上的。檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展歷程必須要經(jīng)過三個相互聯(lián)系的階段：一是實現(xiàn)檔案館工作自動化，即建立本館的自動化系統(tǒng);二是單個檔案館的數(shù)字化階段;三是聯(lián)合數(shù)字化檔案館階段，實現(xiàn)完全意義上的數(shù)字檔案館。只有發(fā)展到第三階段運用虛擬技術(shù)才能建立虛擬檔案館。[17]至于電子檔案館與虛擬檔案館，有人指出了它們在存在方式、基本特征、功能定位、中心任務(wù)和信息來源范圍等五個方面的不同。[18]以上觀點無疑是很有見地的。筆者認為，數(shù)字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館不能完全等同，電子檔案館是數(shù)字檔案館建設(shè)的初級階段，虛擬檔案館則是數(shù)字檔案館建設(shè)的高級階段，數(shù)字檔案館涵蓋了電子檔案館和虛擬檔案館的基本范疇，數(shù)字檔案館則是現(xiàn)代化檔案館的一種總體模式。因此，作為現(xiàn)代化檔案館總體模式的數(shù)字檔案館應(yīng)包括電子檔案館(E1ectronic Archives)、虛擬檔案館(Virtual Archives)、無墻檔案館(Archives without Wall)、全球檔案館(Global Archives)、超級檔案館(Hyper Archives)等概念。而傳統(tǒng)檔案館是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的擴展和發(fā)展方向，兩者是相互依賴、相互促進的關(guān)系。數(shù)字檔案館對傳統(tǒng)檔案館的館藏建設(shè)提出了新的要求，為傳統(tǒng)檔案館提供了新的管理和服務(wù)機制。數(shù)字檔案館并不會成為傳統(tǒng)檔案館的替代，但可以把它看作是傳統(tǒng)檔案館的一種“新功能”。[19][20]

4、數(shù)字檔案館的館藏建設(shè)

數(shù)字檔案館的館藏是數(shù)字化的信息資源，它包括本館的電子信息資源以及外界的各種信息資源。數(shù)字檔案館的館藏建設(shè)除開發(fā)自己的現(xiàn)實館藏之外，還要大力豐富“虛擬館藏”，即“從別的信息機構(gòu)下載的檔案信息”。[21]亦即數(shù)字檔案館所擁有的完整的館藏含義應(yīng)該是“物理實體館藏+虛擬館藏”。但是，我國數(shù)字檔案館建設(shè)過程中非數(shù)字化與數(shù)字化文獻并存的情況還將存在很長一段時間，因此各部門檔案館、室可依據(jù)館情，確定館藏數(shù)字化范圍，制定整體規(guī)劃，分階段按照不同的方式實施。要“逐步提高電子文件的收藏比例，形成收藏數(shù)字化與非數(shù)字化檔案文獻協(xié)調(diào)互補”。對于原有館藏的數(shù)字化，可以“將重要的、利用率高的館藏文本型檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，也可將目錄或重要的文摘、提要、數(shù)據(jù)等數(shù)字化”。E?22“數(shù)字檔案館的館藏建設(shè)要更新觀念，大力推動電子文件歸檔，及時捕獲網(wǎng)上相關(guān)電子文件信息。同時要建設(shè)各種檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐步將館藏數(shù)字化，尤其對專業(yè)化、特色化的館藏要優(yōu)先考慮數(shù)字化。

5、數(shù)字檔案館的技術(shù)

數(shù)字檔案館是當今計算機、通訊、信息內(nèi)容處理等高新技術(shù)之綜合體現(xiàn)，也是目前世界上信息技術(shù)領(lǐng)域的前沿研究課題。我國在這方面與歐美一些國家差距較大，基本處于了解、學(xué)習(xí)階段。目前我國還沒有出現(xiàn)成型的數(shù)字檔案館技術(shù)方案。但是有學(xué)者在談到檔案管理現(xiàn)代化時認為計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、海量存儲技術(shù)和自動化控制技術(shù)是未來檔案館發(fā)展的技術(shù)基矗[23]國家檔案局在2001年科技項目計劃中有一項“數(shù)字化檔案館建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)問題研究”，說明國家檔案行政管理部門已經(jīng)將數(shù)字化檔案館技術(shù)研究擺到非常重要的地位。筆者認為一個數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當具備五種基本功能：數(shù)字化檔案信息的歸檔與捕獲、存儲和管理、訪問和查詢、信息傳遞分發(fā)技術(shù)以及信息安全和權(quán)益管理。支持和實現(xiàn)這五種功能的技術(shù)形成了數(shù)字檔案館的技術(shù)基矗有關(guān)論文在對數(shù)字檔案館技術(shù)的論述上，基本上是一種簡單介紹。也有一些作者對某些專項技術(shù)進行了探討，如多媒體數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(MDMS)的構(gòu)成及實現(xiàn)方法、檔案館多媒體網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的思考和策略、數(shù)字化管理解決方案等。

6、數(shù)字檔案館的建設(shè)項目

國內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)剛剛起步，所以論述有關(guān)數(shù)字檔案館項目建設(shè)的文章極少，大多集中在對國外有關(guān)情況的簡單介紹上。美國和英國在數(shù)字檔案館項目建設(shè)上已經(jīng)邁出了實質(zhì)性步伐。早在1994年，美國國家檔案與文件局就與美國研究圖書館團體合作成立了一個數(shù)字檔案特別工作組，通過兩年多的努力，出臺了一份關(guān)于數(shù)字檔案的最終報告和建議，在報告中提出了國家數(shù)字檔案館方案。[24]據(jù)《中國檔案》2000年第7期報道，美國國家檔案與文件局宣布將與美國國家科學(xué)基金會共同創(chuàng)建一個電子文件檔案館。英國公共檔案館也和倫敦大學(xué)合作推出了聯(lián)合王國數(shù)字檔案館計劃。在國內(nèi)，深圳市檔案館聯(lián)合社會力量進行了建立數(shù)字檔案館的嘗試;解放軍總后勤部檔案館作為數(shù)字檔案館建設(shè)試點單位拉開了全軍數(shù)字檔案館建設(shè)的序幕。但總的來說，這些研究與探索僅僅標志著我國數(shù)字檔案館研究與實踐的開始，還處于試驗性階段，要進入整體性和實質(zhì)建設(shè)性階段尚需極大努力。

二、研究現(xiàn)狀評析

近兩年，雖然關(guān)于數(shù)字檔案館的論文數(shù)量逐年遞增，呈現(xiàn)出可喜的發(fā)展態(tài)勢，但許多文章在內(nèi)容上相互交叉重復(fù)，缺乏新意，真正具有實踐價值的文章不多。由于數(shù)字檔案館是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的新型信息組織和利用的形態(tài)，涉及當今最新的信息技術(shù)為主的高新技術(shù)，其內(nèi)涵與外延尚不清晰，導(dǎo)致許多相關(guān)概念的混淆應(yīng)用。從上述研究熱點評介來看，對數(shù)字檔案館介紹和宏觀描述的文章居多。雖對其建設(shè)意義和發(fā)展前景等論述較為細致，但具體的實施方案，尤其是技術(shù)解決方案不多。

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