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委員會(huì)檔案管理制度

時(shí)間:2024-10-31 14:30:17 管理制度 我要投稿
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委員會(huì)檔案管理制度

  隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步,我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系,制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。到底應(yīng)如何擬定制度呢?以下是小編精心整理的委員會(huì)檔案管理制度,僅供參考,大家一起來看看吧。

委員會(huì)檔案管理制度

委員會(huì)檔案管理制度1

  一、業(yè)委會(huì)檔案內(nèi)容

  (一)《業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》、《專項(xiàng)維修資金管理規(guī)約》文本;

  (二)業(yè)主委員會(huì)、業(yè)主大會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要;

  (三)業(yè)主委員會(huì)、業(yè)主大會(huì)作出的決議、決定等書面材料、公示、公告及圖片、照片;

  (四)各屆業(yè)主委員會(huì)備案證等材料;

  (五)業(yè)主清冊(cè)及聯(lián)系方式;

  (六)訂立的物業(yè)服務(wù)合同以及共有部分利用形成的協(xié)議;

  (七)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)之間業(yè)務(wù)往來的文件;

  (八)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;

  (九)維修資金收支情況清冊(cè)、賬目公告文本及審計(jì)報(bào)告;

  (十)公共收益收支情況清冊(cè)、帳目公告文本及審計(jì)報(bào)告;

  (十一)經(jīng)業(yè)主大會(huì)表決審定的改建、重建建筑物及其附屬設(shè)施的方案;

  (十二)其他涉及到業(yè)主共同利益的有關(guān)材料。

  二、業(yè)委會(huì)檔案的形成

  檔案資料包括一切文字資料,影像資料和實(shí)物;委員同意簽字的各類原始文件和蓋章文本或復(fù)印件。

  三、檔案使用后需及時(shí)移交

  業(yè)委會(huì)各委員在工作當(dāng)中形成的文件在使用完畢后應(yīng)及時(shí)移交檔案管理人員。

  四、檔案由專人管理

  本屆業(yè)委會(huì)由業(yè)委會(huì)秘書責(zé)檔案管理工作。檔案管理人員要忠于職守、自覺遵守檔案管理制度,做好檔案收集、整理、歸檔工作。

  五、檔案借閱實(shí)行登記制度

  不可將檔案借離業(yè)委會(huì)辦公室,借閱完畢后要及時(shí)歸放至檔案柜原存放位置。由于借閱人原因造成文件損毀的.,由借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

  六、檔案分類保管

  檔案管理人員按照保管期限或類別項(xiàng)目進(jìn)行保管,并應(yīng)排列有序,柜門上鎖。

  七、檔案的移交

  新一屆業(yè)委會(huì)選舉產(chǎn)生后,在十日內(nèi)辦理檔案移交手續(xù),同時(shí)做好移交清單,交接雙方應(yīng)當(dāng)面按移交清單逐一清點(diǎn)清楚。拒不履行正常移交義務(wù)的,新一屆業(yè)主委員會(huì)可以請(qǐng)求街道辦事處督促移交,公安機(jī)關(guān)協(xié)助督促移交。

委員會(huì)檔案管理制度2

  為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案,根據(jù)相關(guān)法規(guī),制定本管理辦法。

  第一條 業(yè)主委員會(huì)需要保存的資料、檔案包括,“各種小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度”“各種會(huì)議記錄和決議”“各種法律法規(guī)文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關(guān)部門下發(fā)的文件”“業(yè)主委員會(huì)物品說明、保修書、登記表”“活動(dòng)中心物品資料、登記表”“業(yè)主委員會(huì)接訪登記表”和其他業(yè)主(代表)大會(huì)同意的.各種文本資料和電子文檔。

  第二條 文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類、編號(hào)存檔,電子文檔要進(jìn)行備份。

  第三條 常務(wù)秘書負(fù)責(zé)接收、催要經(jīng)辦人所持的資料,并進(jìn)行整理、存檔。

  第四條 文本資料必須按照保密等級(jí)進(jìn)行保存,業(yè)主資料為最高等級(jí),禁止對(duì)外查閱。

  第五條 因?yàn)橘Y料保管人個(gè)體原因造成業(yè)主資料出現(xiàn)丟失、外泄事件的,業(yè)委會(huì)必須追究其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任;責(zé)任人是業(yè)委會(huì)委員的立刻終止其委員資格,并扣除其所有補(bǔ)助;責(zé)任人是秘書的立刻將其開除,扣發(fā)當(dāng)月薪水。

委員會(huì)檔案管理制度3

  第一條 所有檔案資料,由業(yè)主委員會(huì)指定專人負(fù)責(zé)保管。

  第二條 各種檔案資料應(yīng)分類進(jìn)行登記、編號(hào),妥善保管。

  第三條 檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。

  第四條 檔案資料主要包括:

  (一)各類會(huì)議記錄、紀(jì)要;

  (二)業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)作出的決議、決定等書面材料;

 。ㄈ└鲗脴I(yè)主委員會(huì)產(chǎn)生、備案的材料;

 。ㄋ模┥角f內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊(cè)及業(yè)主聯(lián)系方式;

 。ㄎ澹┯喠⒌奈飿I(yè)管理服務(wù)合同;

 。┥角f標(biāo)識(shí),有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件;

 。ㄆ撸I(yè)主和使用人的書面意見、建議書;

 。ò耍┚S修資金收支情況清冊(cè);

 。ň牛⿻(huì)議錄音、錄像、照片等;

 。ㄊ┛⒐た偲矫鎴D,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料;

 。ㄊ唬┰O(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料;

 。ㄊ┪飿I(yè)工程驗(yàn)收和質(zhì)量保修文件,物業(yè)使用說明文件;

 。ㄊ┪飿I(yè)管理所必需的其他資料,包括物業(yè)交費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)經(jīng)營開支統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊(cè)等;

 。ㄊ模┢渌嘘P(guān)材料。

  第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料,并認(rèn)真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。

  第六條 業(yè)主查閱檔案資料,須經(jīng)兩名業(yè)委會(huì)委員簽字同意,并辦理查閱手續(xù),不得將資料帶出檔案室。

  第七條 查閱檔案的`委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán),依法保守秘密,若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。

  第八條 因管理不當(dāng),發(fā)生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。

  第九條 本制度經(jīng)業(yè)主委員會(huì)會(huì)議通過,按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。

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