公司文件管理制度
在生活中，我們每個人都可能會接觸到制度，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編為大家收集的公司文件管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
公司文件管理制度1
1.目的
對管轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)進行監(jiān)控,確保人身財產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
3.1公司總經(jīng)理或相關授權人負責所轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)的審批。
3.2相關主管(主辦)具體負責危險作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實。
3.3現(xiàn)場安全員進行監(jiān)護。
4.方法和過程控制
4.1本文件所稱的危險作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運等操作。
4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場所進行的危險作業(yè)必須事先報公司總經(jīng)理或相關授權人審批,批準后指定專人負責作業(yè)指揮、監(jiān)護后方可進行。
4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或對小區(qū)有較大影響的危險作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關通知,以便顧客提前準備。
4.4安全員在對危險作業(yè)進行指揮、監(jiān)控時應首先注意自身安全。
4.5在危險作業(yè)進行前,安全員應對施工人員交代'安全第一、預防為主'的方針。
4.6危險作業(yè)的'施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請勿靠近'等字樣的標識。
4.7安全員必須維護好現(xiàn)場秩序,阻止無關人員進入施工區(qū)域。
4.8對于3米以上的高空作業(yè),應至少設一名安全監(jiān)護員進行監(jiān)控。
4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。
4.10在危險作業(yè)現(xiàn)場附近停放有車輛或其他重要設施時,應盡可能移走,確實無法移走時,應采取保護措施,避免造成不必要損失。
4.11安全員應監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。
4.12安全員應監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。
4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運重物,須設專人指揮。
4.14對過重的物品搬運應使用機械設備,防止對員工造成潛在的傷害。
4.15危險作業(yè)完畢后,負責監(jiān)護的安全員應督促施工人員及時對現(xiàn)場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向審批人匯報工作結果。
5.支持性文件
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場處理辦法》
6.質(zhì)量記錄和表格
《安全員巡查記錄表》
《緊急事件處理記錄表》
公司文件管理制度2
(一)護理文件書寫嚴格按照衛(wèi)生部《病歷書寫基本規(guī)范(試行)》、《四川省護理文件書寫規(guī)范(試行)》等規(guī)定執(zhí)行。
(二)護理文件書寫必須由具備獨立執(zhí)業(yè)資格的護理人員完成。
(三)護理部、科室定期對護理文件書寫質(zhì)量監(jiān)控、檢查、評價、反饋，促進書寫質(zhì)量持續(xù)改進。
(四)體溫單、醫(yī)囑單、長期醫(yī)囑執(zhí)行單、一般護理記錄單、危重病人護理記錄單、手術護理記錄單歸入病歷保存。
(五)病房護士長負責醫(yī)療文件的'管理，護士長不在時，由辦公室護士負責管理。各班人員均須按照管理要求嚴格執(zhí)行。
(六)住院期間的運行病歷，要求定點存放，病歷用后必須歸還原處。白天由辦公室護士管理，中班、夜班由當班護士加鎖保管，防止丟失。
(七)病歷中各種表格均應排列整齊，不得撕毀、拆散、涂改、偽造，保持完整、真實。
(八)病人及家屬不能私自翻閱病歷及自行攜帶病歷出科室。外出會診或轉院時，由工作人員攜帶病歷。
(九)病人出院或死亡后，病歷須按規(guī)定排列整齊，統(tǒng)一交病案科室保管，辦公室護士做好審簽和登記，護士長審核后在病歷封面簽名。
(十)病人及家屬要求復印病歷資料，須經(jīng)醫(yī)務處批準，按規(guī)定程序辦理。
(十一)病人及家屬提出封存病歷時，醫(yī)護人員應嚴格執(zhí)行緊急封存病歷制度，不可直接將病歷交予病人或家屬。
公司文件管理制度3
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;
各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結;
5.公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;
�。�2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的.檔案分別為長期或短期保存;
（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。
公司文件管理制度4
1.目的:
為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責:
文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負責。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務文件由有關部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領導批示的要求送達有關部門,辦好文件閱辦;屬急件的`,應在接件后即時報送。
文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應向行政辦公室說明原因。
公司文件管理制度5
1.0總則
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
2.0文件管理內(nèi)容
主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.0收文的管理
3.1公文的簽收
3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
3.1.2對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
3.2公文的編號保管
3.2.1辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。
3.3公文的閱批與分轉
3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。
3.3.2一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.3.3為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
3.4文件的傳閱與催辦
3.4.1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.4.3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
3.4.4文件閱完后，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。
3.4.5辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。
4.0發(fā)文的管理
4.1發(fā)文的規(guī)定
4.1.1全公司上報下發(fā)正式文件的權力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準簽發(fā)。其余文件均由分管公司領導批準簽發(fā)。
4.2發(fā)文的范圍
4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：
�、俟脊疽�(guī)章制度;
�、谵D發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件;
③公布公司體制機構變動或干部任免事項;
�、芄脊拘缘闹卮箝_發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
�、莅l(fā)布有關獎懲決定和通報;
⑥其他有關公司的重大事項。
4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：
�、賹ι霞墮C關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
�、谕值軉挝宦�(lián)系有關公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
4.2.4在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管公司領導批準后，由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
4.2.6各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
5.0文件的立卷與歸檔
5.1文件的歸檔范圍
5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
①上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復;
②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
�、劢�(jīng)理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
�、芄疽患壗M織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
�、萦斜４鎯r值的人民來信，來訪記錄及處理結果;
�、迏⒓由霞壵匍_的各種會議帶回的.文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;
�、呱霞墮C關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;
�、夤鞠蛏霞壵埱笈鷱偷奈募吧蠄蟮挠嘘P材料。
5.1.2業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
5.2.2立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.0文件的銷毀
6.1對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
6.2經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度6
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
一、文件的分類
1、外收文：公司從外部接收的'政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。
三、內(nèi)行文的管理
1、內(nèi)行文的范圍：
凡是以公司名義對內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內(nèi)行文范圍。
2、內(nèi)行文的編號
公司文件管理制度7
1.目的
及時糾正在服務過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務的再發(fā)生,識別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹⻊盏漠a(chǎn)生,實現(xiàn)持續(xù)改進,為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務。
2.適用范圍
適用于公司所有糾正預防措施活動的實施。
3.職責
3.1管理者代表負責監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進、糾正和預防措施的實施。
3.2質(zhì)主管負責在公司質(zhì)量體系(活動)出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時發(fā)出相應的通知,并跟進驗證實施效果。
3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。
3.4產(chǎn)生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。
4.方法和過程控制
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計技術或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對各部門日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務的評估
e.顧客滿意度調(diào)查的輸出
f.內(nèi)、外審報告
g.管理評審的各項輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。
4.1.4對于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況,相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質(zhì)主管和責任部門各存一份。
4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監(jiān)督執(zhí)行。
4.1.6對于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發(fā)往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質(zhì)主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質(zhì)主管和責任部門各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關人員進行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關的文件和記錄。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強員工培訓等措施,總經(jīng)理負責監(jiān)督實施。
4.1.10因服務設備或設施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進行合理技術改造等,由總經(jīng)理負責監(jiān)督實施。
4.1.11對出現(xiàn)的.嚴重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關部門開展專題討論,對質(zhì)量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經(jīng)理負責監(jiān)督。
4.2預防措施
4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應預防措施,以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來的問題
b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關建議
c.顧客滿意度調(diào)查結果
d.以往管理評審的情況
e.以往預防和糾正措施的實施情況
f.內(nèi)、外審結果
4.2.3各部門應根據(jù)日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預防措施。
4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關部門講明原因,制定預防措施,同時指定責任部門。品質(zhì)主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施,品質(zhì)主管負責跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質(zhì)主管與責任部門各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負責對各部門所采取的預防措施、實施過程和結果予以記錄,整理后提交管理評審。
4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責任部門,并監(jiān)督措施實施過程。
4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。
5.質(zhì)量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》
公司文件管理制度8
1、病室護士長負責管理，護士長不在時由值班護士負責管理。各班護理人員均要按管理要求執(zhí)行。
2、醫(yī)療文件必須保持整潔，各種記錄單應按病歷排列順序整理，不得撕毀、涂改或丟失。用后歸還原處。
3、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會診或轉院時，只許攜帶病歷摘要。
4、護士長、科護士長、護理部定時檢查醫(yī)療文件記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時指出。
5、出院患者的病歷經(jīng)整理后由護士長總檢查一次，凡進入病案室后的`病歷不得再借出進行重新修改。
6、患者出院或死亡后，其病歷須按規(guī)定裝訂，由病案室負責保管，保存期不得少于30年。
7、病室交班報告本，按要求記錄，用完后妥善保存1年，以備查閱。
8、標有醫(yī)療機構的病案本、單、冊以及處方，各種檢查申請報告單，證明文件等，只限于本單位使用，不得轉賣、轉讓和出借。其他醫(yī)療機構不得冒用。
公司文件管理制度9
1.目的
防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責
3.1總經(jīng)理或授權人負責公用設施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設施的標識
4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。
4.1.4所有設備間出入門上應有'機房重地,非請勿進'的標識。
4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴禁煙火'的告示牌。
4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進天臺的通道上應有'天臺重地,非請勿進'的標識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險,請勿靠近'告示牌。
4.1.10游泳池必須標明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。
4.2服務過程的標識
4.2.1高空作業(yè)時,在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內(nèi)的財產(chǎn)要做好防護措施,并放置有'危險勿進','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌。
4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛'有人工作,禁止合閘'的.告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時,應在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時掛放'清潔中'字樣的標識。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設施時,應放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實現(xiàn)。
4.3標識的管理
4.3.1各部門自行制作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標識,部門必須嚴格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內(nèi)容報品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換、替補或撤消。
4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經(jīng)總經(jīng)理或授權品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關文件
《ci標識手冊》
公司文件管理制度10
1.編訂依據(jù)
本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務運營流轉效率，以對接國際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件。
3.責任部門
本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。
4.制度細則
4.1記錄編號規(guī)定
4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來記錄。
4.1.2內(nèi)部記錄的設定格式為：
QR + XX + XX + X/X
記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號
4.1.3外來記錄的設定格式為：
�。╓L）QR + XX + XX
外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號
4.2公司文件編號規(guī)定
4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件可以有：
�。�1）標準操作指導書：SOP
�。�2）標準檢驗指導書：SIP
（3）標準管理程序：SMP
4.2.2質(zhì)量手冊的編寫格式為：
TXJY + QM + X/X
公司簡稱+質(zhì)量手冊縮寫+手冊版本號
4.2.3程序文件的設定格式為：
TXJY + QP + XX + X/X
公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號
4.2.4操作/檢驗規(guī)程、管理程序的設定格式為：
SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X
文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號
4.2.5外來文件的設定格式為：
WL + XX + XX
外來文件縮寫+隸屬部門+部門內(nèi)部編號
4.3部門編號的規(guī)定
4.3.1各部門的'編號以組織機構圖中的部門名稱為標準，如：
行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務部AS、商務部MC、采購部PD、倉庫WD。
4.4文件編寫格式的確認
4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。
4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內(nèi)容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進2字符，段前段后間距設置為0，同時設定為自動調(diào)整中文與數(shù)字的間距。
4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級標題及二級標題采用統(tǒng)一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的編號方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段后間距設置為0，頁面布局設定為上下頁間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數(shù)字與序號全部使用阿拉伯數(shù)字，章節(jié)序號后空一格編寫內(nèi)容以保證美觀。對于正文中出現(xiàn)的部門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應通讀流暢，對于應進行斷句的內(nèi)容使用中文標點符號進行斷句。
4.5文件的發(fā)放和管理
4.5.1文件發(fā)行
4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件，如：操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進行統(tǒng)一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》，在臺賬中記清發(fā)放文件數(shù)量，并由簽收人當面進行簽收。
4.5.2文件補發(fā)
4.5.2.1文件簽收人應對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請?zhí)顚憽段募a發(fā)申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發(fā)申請后，將于三內(nèi)日將補發(fā)的文件交于申請部門。
4.5.3文件更換
4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》。請各文件執(zhí)行部門注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號為A/0,那么修改后的版本號則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號變化為B/0。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下發(fā)文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應統(tǒng)一交由體系部進行文件格式的確認審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應具有受控章，無受控章的為無效文件。
4.5.5文件編號
4.5.5.1由各部門編號的文件應統(tǒng)一編號格式，部門內(nèi)編制的文件應及時進行梳理，文件編號不得重復。如部門文件編號在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復應及時上報體系部進行核對并處理。
公司文件管理制度11
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關規(guī)定，結合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的`文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度12
(一)總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:
�、偕霞墮C關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;
②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
�、劢�(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;
�、芄疽患壗M織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
�、萦斜４鎯r值的.人民來信,來訪記錄及處理結果;
�、迏⒓由霞壵匍_的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;
⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
2、業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
公司文件管理制度13
第一節(jié) 總則
一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用"規(guī)定"。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動做出安排,用"決定"。
經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用"決議"。
三、通知。
轉發(fā)上級機關文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用"通知"。
四、通報。
表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用"通報"。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準,用"請示"。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用"報告"。
六、批復。
答復請示事項用"批復"。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用"函"。
八、會議紀要。
傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用"會議紀要"。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號包括、年號、順序號。
四、公司發(fā)文分為四種:
�、�"發(fā)"、②"人發(fā)"、③"客發(fā)"。
冠以上述發(fā)文的內(nèi)發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的`整體意志。
發(fā)文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發(fā)文。
"發(fā)"用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號; "人發(fā)"、"客發(fā)"分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認定。
(公司其他部門均以"發(fā)"的發(fā)文,以②、③發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為"絕密"、"機密"、"秘密"。
七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。
八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應標明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關部門。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。 二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。
2、急:限8個工作時內(nèi)完成。
3、平:限16個工作時內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
公司文件管理制度14
一、總則：
為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術文件的編制、審核、批準：
1、技術文件由工程部負責編制，工程部應對技術文件的.正確性、合理性負責。
2、工程部部長負責技術文件的審核。
3、總經(jīng)理負責技術文件的批準。
4、技術文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設備操作規(guī)程；
d、產(chǎn)品內(nèi)控標準；
e、產(chǎn)品檢驗規(guī)范；
f、采購技術要求等。
三、技術文件的更改：
1、技術文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術要求過高，生產(chǎn)設備無法達到而必須進行更改等。
2、各部門如確需對技術文件進行更改，須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單，報工程部審核，廠務經(jīng)理批準；
3、技術文件更改申請單應包括以下內(nèi)容：
a、更改原因；
b、更改前參數(shù)；
c、更改后參數(shù)。
4、技術文件更改申請單的審批：
a、廠務經(jīng)理負責對技術文件更改進行審批；
b、必要時廠務經(jīng)理可組織有關人員對技術文件的更改進行評審或會簽；
c、廠務經(jīng)理下達技術文件更改指令（書面文件）；
5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關標準和法律、法規(guī)；
c、工程部負責更改，其他人員未經(jīng)受權無權更改，工程部做好技術文件更改記錄；
d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。
四、技術文件的管理：
1、技術文件發(fā)放：技術文件由工程部發(fā)放到相關責任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術部許可，不得擅自復印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發(fā)手續(xù)；
c、工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表]；
d、技術文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進行分類并妥善保管；
e、借閱技術文件須由技術部或廠務經(jīng)理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；
g、對有保存參考價值的作廢文件，應在該文件上進行標識，并用專柜保存，以防誤用。
公司文件管理制度15
（一）總則
第一條爲減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關於文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。
3、爲加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團體文件由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
�。�1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；
�。�4）公布全廠性的重大生産、技術、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
�。�1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管廠領導批準後，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列��；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的'文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
�。�1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生産經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
�。�4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
�。�5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
�。�6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠生産、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠日志和大事記；
�。�10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2、業(yè)務科室，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群衆(zhòng)團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
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