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文件管理制度

時(shí)間:2024-02-25 07:02:37 管理制度 我要投稿

文件管理制度精品(2篇)

  在現(xiàn)在社會(huì),越來越多地方需要用到制度,制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則,也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編幫大家整理的文件管理制度,歡迎大家借鑒與參考,希望對(duì)大家有所幫助。

文件管理制度精品(2篇)

文件管理制度1

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  一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確,促進(jìn)學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級(jí)部門的信息溝通,提高各部門組織管理工作的效率。

  二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知、意見及規(guī)定等等,上級(jí)主管部門下達(dá)的各類公文,以及各部門上報(bào)的各類文件資料。

  三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時(shí)、完整。

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  1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記,填寫應(yīng)仔細(xì)、如實(shí)、及時(shí),并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

  2、聯(lián)絡(luò)員在校團(tuán)委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團(tuán)委的'指示及文件內(nèi)容的緩急,及時(shí)將文件送達(dá)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱,并做好文件傳閱記錄以備查。

  3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺,并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)歸還辦公室。

  4、分團(tuán)委各部門每月月初和月末應(yīng)按時(shí)上交當(dāng)月的工作計(jì)劃及總結(jié)。如要舉辦活動(dòng),應(yīng)上交相應(yīng)的。計(jì)劃和總結(jié),未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。

  5、各部門上交的計(jì)劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿,打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中,電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

  6、上交上來的打印搞應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、如實(shí)的做好各項(xiàng)登記,查看是否有圖片并做好備注,上交電子稿時(shí)辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容,做好相應(yīng)的登記。

  7、分團(tuán)委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件,但不得善自改動(dòng)文件內(nèi)容,查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。

 。ㄈ、發(fā)文制度:

  1、學(xué)院各類文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息;向上級(jí)部門請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。

  2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿,起草完畢后交有關(guān)人員審定,審定合格后方可發(fā)放。

  3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單,并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記,學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記,該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存,不得遺失。

  4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。

  5、對(duì)每一號(hào)文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號(hào)順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

  注:本管理制度由土建學(xué)院分團(tuán)委辦公室制定,并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱通過。如有改動(dòng),以分團(tuán)委辦公室最新制度為準(zhǔn)。

文件管理制度2

  為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定本規(guī)定。

  1、文件的發(fā)放:

  (1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

  (2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí),務(wù)必將文件打印并復(fù)印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

  (3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在,由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的.文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個(gè)人親自簽字接收。

  (4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員,再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

  2、文件的更改:

  (1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改,且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀,由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可),連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

  (2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況,可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改,也能夠收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章。

  3、文件的換頁:

  (1)任何原因造成文件單頁大面積修改,需換頁的,由原編制構(gòu)成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好,由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

  (2)所有需換頁的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時(shí)間,將原頁銷毀。

  4、文件的回收、作廢:

  (1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人,安排原發(fā)放人予以回收。

  (2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí),務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

  (3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。

  (4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

  5、其它規(guī)定:

  (1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿,務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改,確保接口部門的相互配合。

  (2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。

  (3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工,認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí),須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng),由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無效版本的混淆。

  (4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

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