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會(huì)議室使用管理制度

時(shí)間:2023-06-16 18:48:07 管理制度 我要投稿

會(huì)議室使用管理制度12篇

  在快速變化和不斷變革的今天,我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多,制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多,你確定會(huì)寫(xiě)嗎?以下是小編為大家收集的會(huì)議室使用管理制度,僅供參考,歡迎大家閱讀。

會(huì)議室使用管理制度12篇

會(huì)議室使用管理制度1

  1、會(huì)議室是學(xué)校師生召開(kāi)會(huì)議、進(jìn)行學(xué)習(xí)等集會(huì)活動(dòng)的公共場(chǎng)所,師生要嚴(yán)格遵守會(huì)議室的'使用管理制度。

  2、會(huì)議室由辦公室管理,負(fù)責(zé)會(huì)議室的財(cái)物、使用和衛(wèi)生等管理工作。

  3、學(xué)校及各部門(mén)使用會(huì)議室,要提前1天與辦公室申請(qǐng),并做好申請(qǐng)登記,以便辦公室統(tǒng)籌安排。

  4、使用會(huì)議室實(shí)行部門(mén)負(fù)責(zé)人承包制,要愛(ài)護(hù)室內(nèi)財(cái)物,保持室內(nèi)清潔。凡損壞、挪用而造成公共財(cái)物損壞的,要按照同等物品的市場(chǎng)價(jià)加倍賠償。使用后,衛(wèi)生清掃不符合要求者,有權(quán)不再批準(zhǔn)使用。

  5、進(jìn)入會(huì)議室要講文明,講紀(jì)律,講衛(wèi)生,遵守公共秩序,保持安靜,愛(ài)護(hù)公物,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁喧嘩和亂動(dòng)物品。

  6、使用會(huì)議室結(jié)束后,部門(mén)負(fù)責(zé)人要與辦公室當(dāng)面清場(chǎng)交接,及時(shí)歸還鑰匙,保證會(huì)議室的正常使用。

  7、外單位使用會(huì)議室要提前3天與學(xué)校辦公室申請(qǐng)登記,經(jīng)學(xué)校負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,每次交付一定押金后方可使用。

  8、辦公室要嚴(yán)格執(zhí)行制度要求,對(duì)違反規(guī)定所造成的一切后果由辦公室負(fù)責(zé)。

會(huì)議室使用管理制度2

  一、制定目的

  為加強(qiáng)公司會(huì)議室的'規(guī)范化管理,確保會(huì)議室合理有效使用,現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本制度。本制度適用于集團(tuán)各公司各部門(mén)。

  二、管理辦法

  第一條:會(huì)議室是專門(mén)用于召開(kāi)會(huì)議、研討工作的地方。會(huì)議室由行政處統(tǒng)一管理,負(fù)責(zé)使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)內(nèi)容。會(huì)議涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。

  第二條:為了避免會(huì)議時(shí)間發(fā)生沖突,各部門(mén)使用會(huì)議室需提前通知行政處,填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)單》,以便統(tǒng)一安排。

  第三條:填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)單》時(shí),需說(shuō)明會(huì)議相關(guān)情況。比如明確使用時(shí)間、參會(huì)人員等,如有需要行政處協(xié)辦的事項(xiàng)需提前注明,以便行政處根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。

  第四條:正常工作日,各部門(mén)提前到行政處填寫(xiě)申請(qǐng)單,并到前臺(tái)備案,即可使用會(huì)議室。若周六日使用,需提前半天到行政處填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)單》,領(lǐng)用會(huì)議室鑰匙備用,并于工作日及時(shí)歸還。

  第五條:如有外來(lái)領(lǐng)導(dǎo)或客人來(lái)我公司,需提前一天通知行政處,以備整理會(huì)議室及準(zhǔn)備果盤(pán)等。如公司培訓(xùn)等內(nèi)部使用,需提前半天申請(qǐng)。

  第六條:會(huì)議室使用需遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門(mén)的原則;各部門(mén)之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會(huì)議可先通知行政處負(fù)責(zé)人,立即開(kāi)啟會(huì)議室先行使用,事后補(bǔ)辦有關(guān)登記。

  第七條:部門(mén)應(yīng)在所預(yù)約時(shí)間到達(dá)會(huì)議室,并開(kāi)始使用。若長(zhǎng)時(shí)間未到,則會(huì)議室使用權(quán)由綜合辦另作安排。

  第八條:如部門(mén)臨時(shí)取消申請(qǐng),再需使用時(shí),需重新申請(qǐng)。部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約時(shí)間內(nèi)使用完畢,若后續(xù)時(shí)間無(wú)其他安排,可超時(shí)使用。但若緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了其他部門(mén)使用,超時(shí)部門(mén)必須離開(kāi)會(huì)議室,終止使用該會(huì)議室。

  第九條:如需使用會(huì)議室設(shè)備,應(yīng)提前說(shuō)明,以備提前準(zhǔn)備,確保會(huì)議順利進(jìn)行。

  第十條:各部門(mén)在會(huì)議期間要宣導(dǎo)參會(huì)人員愛(ài)護(hù)公共設(shè)施,自覺(jué)維護(hù)會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生。

  第十一條:會(huì)后使用部門(mén)及時(shí)整理,關(guān)閉投影儀、空調(diào),椅子及時(shí)歸位,確保各種電器斷電、門(mén)窗關(guān)閉,室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時(shí)告知綜合辦,以便及時(shí)修理。

  第十二條:未經(jīng)允許,任何部門(mén)與個(gè)人不得擅自使用會(huì)議室、不得擅自挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會(huì)議室內(nèi)物品,需得到行政處負(fù)責(zé)人許可。借用完畢后,需及時(shí)歸還。

會(huì)議室使用管理制度3

  第一章總則

  為了規(guī)范公司的會(huì)議管理,加強(qiáng)會(huì)議室的合理利用并對(duì)其進(jìn)行有效管理、保證會(huì)議室的整潔及各類設(shè)施的完好,提高會(huì)議管理工作效率、會(huì)議質(zhì)量,確保公司各項(xiàng)目會(huì)議的順利召開(kāi),特制定本管理辦法。

  第二章適用范圍

  第一條會(huì)議室僅限于本公司用于舉行各類會(huì)議、開(kāi)展各部門(mén)培訓(xùn)及重要來(lái)賓接待等工作使用。

  第二條本管理辦法適用于公司各級(jí)、各類會(huì)議的組織和管理。

  第三章會(huì)議的類型及使用原則

  第三條公司會(huì)議類型有公司辦公例會(huì)、日常工作會(huì)議、重要來(lái)賓接待會(huì)議、專題會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議等。

  第四條會(huì)議室使用原則:

  一、會(huì)議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門(mén)的原則;臨時(shí)情況使用各部門(mén)之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用,但不可影響后續(xù)其他預(yù)約情況;

  二、會(huì)議組織部門(mén)根據(jù)會(huì)議類型、參會(huì)人員級(jí)別和參會(huì)人數(shù)提前到前臺(tái)填寫(xiě)《會(huì)議室預(yù)約登記表》預(yù)約會(huì)議室;涉及接待重要來(lái)賓或?qū)n}會(huì)議等重大會(huì)議時(shí),應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議接待需求表》;如遇特殊情況、緊急會(huì)議可先通知行政部負(fù)責(zé)人,根據(jù)實(shí)際

  三、情況協(xié)調(diào)會(huì)議室使用,事后補(bǔ)辦有關(guān)登記;

  四、部門(mén)應(yīng)在所預(yù)約時(shí)間到達(dá)會(huì)議室,并開(kāi)始使用。若長(zhǎng)時(shí)間未到,則會(huì)議室使用權(quán)由行政部另作安排;

  五、如部門(mén)臨時(shí)取消申請(qǐng),再需使用時(shí),需重新申請(qǐng)。部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約時(shí)間內(nèi)使用完畢,若后續(xù)時(shí)間無(wú)其他安排,可超時(shí)使用。但若緊接的`時(shí)間段內(nèi)已安排了其他部門(mén)使用,超時(shí)部門(mén)必須離開(kāi)會(huì)議室,終止使用該會(huì)議室。

  第四章會(huì)議準(zhǔn)備

  第五條會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型、與會(huì)人員級(jí)別等內(nèi)容,提前到行政部指定人員進(jìn)行登記預(yù)約,涉及重大會(huì)議時(shí),應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議接待需求表》,經(jīng)行政部審批。

  第六條所有會(huì)議的主持人、召集部門(mén)、與會(huì)人員及與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做好充分準(zhǔn)備工作,以便會(huì)議高效、有序進(jìn)行。

  第七條會(huì)議組織方或人員的會(huì)議前需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容:

  一、明確會(huì)議主題、會(huì)議主持人、會(huì)議時(shí)間、明確參會(huì)人員,準(zhǔn)備會(huì)議議程表、會(huì)議資料及簽到表,并且指定人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要;

  二、涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會(huì)議,需要提前與行政部確認(rèn)該貴賓或領(lǐng)導(dǎo)的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費(fèi)用等事項(xiàng);

  三、會(huì)議通知由會(huì)議組織方或人員發(fā)布。

  第八條行政部會(huì)議前必須根據(jù)會(huì)議類型及會(huì)議組織方需求,需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容:

  一、應(yīng)于會(huì)議前10分鐘,準(zhǔn)備好茶水、茶歇(水果、點(diǎn)心)、會(huì)場(chǎng)布置(包括會(huì)議電腦、視頻會(huì)議鏈接、音響、投影、條幅標(biāo)語(yǔ)、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等)工作;

  二、涉及接待重要來(lái)賓的行政工作,包括酒店住宿、來(lái)賓用車、用餐預(yù)定等。

  第五章會(huì)中服務(wù)和會(huì)議要求

  第九條會(huì)場(chǎng)服務(wù)

  會(huì)場(chǎng)服務(wù)主要由行政部負(fù)責(zé)。

  一、引導(dǎo)座位:會(huì)議組織方或人力行政人員應(yīng)于會(huì)前準(zhǔn)備好座位名牌,可引導(dǎo)與會(huì)人員盡快就座,特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和重要貴賓人員的座次位置;

  二、茶水服務(wù):會(huì)議開(kāi)始后,人力行政人員應(yīng)指定前臺(tái)工作人員,每隔15—20分鐘添加茶水,根據(jù)與會(huì)人員飲水情況,自行調(diào)整添加茶水間隔時(shí)間;

  三、維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序:保證會(huì)場(chǎng)內(nèi)外安靜,注意會(huì)場(chǎng)周圍無(wú)關(guān)人員大聲喧嘩或闖入會(huì)場(chǎng)內(nèi),影響會(huì)議正常進(jìn)行;

  四、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息:做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作,包括會(huì)議進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外要辦的事項(xiàng)、外來(lái)人員電話接聽(tīng)、重要日程安排及接待等事項(xiàng)。

  第十條會(huì)議要求

  一、請(qǐng)與會(huì)人員嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間,切勿遲到或無(wú)故早退;

  二、會(huì)議主持人應(yīng)把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)人員;

  三、會(huì)中,與會(huì)人員應(yīng)及時(shí)關(guān)閉手機(jī)鈴聲,打開(kāi)震動(dòng);請(qǐng)勿隨意打斷他人發(fā)言;急需接聽(tīng)電話,須到場(chǎng)外接聽(tīng)。

  第六章會(huì)后工作

  第十一條會(huì)議結(jié)束后,各部門(mén)應(yīng)做好收尾工作。

  一、會(huì)場(chǎng)清理:各部門(mén)使用后要及時(shí)關(guān)閉投影儀,視頻等設(shè)備,椅子及時(shí)歸位。行政部會(huì)后檢查并整理會(huì)場(chǎng),保持會(huì)場(chǎng)清潔。清點(diǎn)會(huì)場(chǎng)設(shè)備,保證會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備完好。會(huì)議室使用完畢后,隨時(shí)關(guān)閉門(mén)、窗和全部設(shè)施、設(shè)備、電源,其實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作;

  二、會(huì)議紀(jì)要:由會(huì)議組織部門(mén)指定人員做好會(huì)議紀(jì)要,并成文由與會(huì)人員簽字確認(rèn);

  三、貴賓接待工作:涉及會(huì)后接待用餐或接待用車,由責(zé)任部門(mén)陪同,行政部協(xié)助安排用餐及行程用車,直至接待工作結(jié)束。

  第七章會(huì)議室的管理

  第十二條會(huì)議室由行政部指定專人管理,各部門(mén)在使用會(huì)議室過(guò)程中,要保持衛(wèi)生,禁止吸煙,愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)備。會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備、工具、辦公用品未征得公司同意,任何人不得隨意拿出會(huì)議室或挪作他用。

  第十三條會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃,要做好日常清潔工作。為保持公司形象,公司員工切勿將私人物品擺放于會(huì)議室。

  第十四條如遇下班或節(jié)假日,會(huì)議室管理人員應(yīng)做到門(mén)窗關(guān)閉、電源關(guān)閉,遙控器等小件物品應(yīng)及時(shí)收納,做好防火、防盜安全工作。

  第八章附則

  第十五條本制度由行政部指定,經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批,報(bào)批集團(tuán)通過(guò)后生效。

  第十六條本辦法的解釋權(quán)和修改權(quán)歸行政部所有。

  第十七條其他內(nèi)容

  附件一:《會(huì)議室預(yù)約使用登記表》

  附件二:《會(huì)議接待需求表》

會(huì)議室使用管理制度4

  一、會(huì)議室使用細(xì)則

  1、會(huì)議室由辦公室負(fù)責(zé)管理、使用登記與調(diào)度等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。

  2、會(huì)議室實(shí)行提前預(yù)約制度。為避免會(huì)議發(fā)生,相關(guān)人員(部門(mén))使用會(huì)議室,需提在協(xié)同辦公系統(tǒng)中填寫(xiě)會(huì)議室等場(chǎng)所使用申請(qǐng)單,以便統(tǒng)一安排。臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議需用會(huì)議室時(shí),要及時(shí)向辦公室提出申請(qǐng)并在會(huì)后進(jìn)行補(bǔ)辦相關(guān)登記。

  3、各部門(mén)(學(xué)院)申請(qǐng)使用會(huì)議室時(shí),需明確使用時(shí)間、參加會(huì)議人數(shù)等,如有需辦公室協(xié)辦的事項(xiàng)請(qǐng)?zhí)崆白⒚,辦公室可根據(jù)實(shí)際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會(huì)議室的設(shè)備,應(yīng)提前向辦公室說(shuō)明,以便提前準(zhǔn)備,確保會(huì)議順利進(jìn)行。

  4、如遇會(huì)議之間發(fā)生,要堅(jiān)持局部服從整體的`原則,學(xué)校會(huì)議優(yōu)先于各部門(mén)(學(xué)院)的會(huì)議活動(dòng),各部門(mén)(學(xué)院)的會(huì)議活動(dòng)之間應(yīng)本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

  5、使用會(huì)議室的部門(mén),必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持會(huì)議室清潔。用后應(yīng)及時(shí)整理:檢查安全(電源),關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備,關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門(mén)。

  6、開(kāi)會(huì)期間,請(qǐng)愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備及物品,自覺(jué)保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑和張貼各類宣傳海報(bào)等,盡量保持室內(nèi)清潔。

  7、會(huì)議結(jié)束后,使用人員(部門(mén))應(yīng)進(jìn)行必要的檢查,關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門(mén)窗。相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議場(chǎng)地,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞要及時(shí)報(bào)至辦公室,及時(shí)維修,確保其他會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。安全責(zé)任人為申請(qǐng)者所屬部門(mén)(學(xué)院)負(fù)責(zé)人。

  8、與會(huì)人員要愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,任何部門(mén)和個(gè)人未經(jīng)辦公室同意不得將會(huì)議室的各種設(shè)施拿出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做他用。

  9、日常衛(wèi)生由物業(yè)保潔人員每天早晨負(fù)責(zé)打掃。會(huì)議室活動(dòng)結(jié)束后,由保潔人員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清掃和整理,將移動(dòng)的桌椅及時(shí)放回原位(必要時(shí)請(qǐng)相關(guān)部門(mén)協(xié)助搬運(yùn)),以方便其他部門(mén)使用。

  10、當(dāng)組織活動(dòng)或培訓(xùn)時(shí),由活動(dòng)的組織者臨時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會(huì)議室,要安排學(xué)生會(huì)后打掃會(huì)議室。

  二、本規(guī)定由辦公室制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。最終解釋權(quán)歸辦公室所有。

會(huì)議室使用管理制度5

  一、目的

  為了進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理,提高使用率,明確各部門(mén)使用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程,特制定此制度。

  二、定義

  本制度的會(huì)議室主要指的是寶威學(xué)堂大樓7樓第一會(huì)議室、第二會(huì)議室及第三會(huì)議室

  三、用途

  會(huì)議室用途:公司會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會(huì)議室舉辦的小型活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等的場(chǎng)所,無(wú)特殊情況不可挪為它用。 四、會(huì)議室使用規(guī)定

  1.會(huì)議室均由行政人事部統(tǒng)一管理,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用,并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理;

  2.部門(mén)或個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí),需提前半天向行政人事部前臺(tái)人員提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》,經(jīng)行政人事部準(zhǔn)許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì)議室,必須經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后方可使用;

  3.使用原則:先申請(qǐng),后使用。沒(méi)有按規(guī)定申請(qǐng)的部門(mén)或個(gè)人,在沒(méi)有沖突的情況下,補(bǔ)充相應(yīng)手續(xù)后可使用;但如有沖突,必需禮讓先申請(qǐng)使用會(huì)議室的.部門(mén)或個(gè)人;特殊情況下,經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政人事部不負(fù)責(zé)協(xié)商,由使用者自行協(xié)商;

  4.遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議時(shí),已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人,在不能調(diào)換的情況下,部門(mén)或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議;

  5.部門(mén)及個(gè)人需在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室并開(kāi)始使用。超過(guò)10分鐘仍未到達(dá)會(huì)議室的,行政人事部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用另作安排;

  6.部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢,不得超時(shí)使用。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間,需及時(shí)通知行政人事部。如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排給其他部門(mén)或個(gè)人使用,超時(shí)使用的部門(mén)或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì)議室,終止使用該會(huì)議室;

  7.任何部門(mén)或個(gè)人在使用會(huì)議室期間,必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施并且安全使用。嚴(yán)禁私自接拉電源,私自移動(dòng)設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞,須照價(jià)賠償;

  8.會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備,未經(jīng)允許,不得帶出會(huì)議室; 9.會(huì)議室使用期間,使用部門(mén)或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排、人員接待、會(huì)議記錄等,但如有需求可申請(qǐng)由行政人事部予以協(xié)助;

  10.會(huì)議室使用期間,使用部門(mén)或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔。使用完畢后,務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原,離開(kāi)時(shí)需關(guān)閉空調(diào)、投影儀等電源設(shè)備;

  11.如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng),再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。 五、程序 1.申請(qǐng)流程

  1)部門(mén)或個(gè)人到前臺(tái)處查詢會(huì)議室的使用狀況;

  2)部門(mén)或個(gè)人向前臺(tái)申請(qǐng),申請(qǐng)中需包括使用時(shí)間、規(guī)模大小、擬用設(shè)備等情況;

  3)前臺(tái)人員根據(jù)部門(mén)或個(gè)人的申請(qǐng)需求作出安排,并在《會(huì)議室使用登記表》上做記錄;

  4)前臺(tái)人員需將《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》張貼在會(huì)議室指定位置處; 5)部門(mén)或個(gè)人按時(shí)間使用會(huì)議室。 2.使用流程

  1)部門(mén)或個(gè)人按會(huì)議室使用規(guī)定使用會(huì)議室; 2)部門(mén)或個(gè)人自行指定人員安排會(huì)務(wù)工作。 3.交還流程

  1)部門(mén)或個(gè)人使用完畢后,前臺(tái)人員需檢查會(huì)議室,發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的,及時(shí)要求部門(mén)或個(gè)人改正;

  2)如部門(mén)或個(gè)人不改正,前臺(tái)人員應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政人事部負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào);

  3)如部門(mén)或個(gè)人拒絕改正,行政人事部將出處罰通告,對(duì)部門(mén)或個(gè)人作出處罰。

會(huì)議室使用管理制度6

  為進(jìn)一步規(guī)范管理會(huì)議室,提高工作效率,積極穩(wěn)妥推進(jìn)會(huì)議系統(tǒng)建設(shè),特制定本制度。

  第一條、會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由其會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)。如遇設(shè)備故障,應(yīng)及時(shí)向各行信息中心報(bào)告并維修。

  第二條、會(huì)議室管理員必須堅(jiān)持每周一次對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行常規(guī)檢查清理工作。在會(huì)議召開(kāi)前一天,應(yīng)按規(guī)定程序?qū)ο嚓P(guān)設(shè)備進(jìn)行全面檢查。

  第三條、會(huì)議室只能由系統(tǒng)管理員操作,嚴(yán)禁其他無(wú)關(guān)人員操作。

  第四條、會(huì)議召開(kāi)前,主辦方應(yīng)做好以下相關(guān)準(zhǔn)備工作:

  (一)擬定議題議程;

  (二)確定主持人、報(bào)告人、記錄人、參會(huì)人員、需要共享或討論的文件以及會(huì)議時(shí)間、程序等;

  (三)提前一天通知參會(huì)單位或個(gè)人。

  第五條、各參會(huì)單位接到會(huì)議召開(kāi)的通知后,必須在會(huì)議開(kāi)始前2小時(shí)調(diào)試好系統(tǒng),保證所需儀器設(shè)備提前到位,保障網(wǎng)絡(luò)傳輸效果穩(wěn)定正常。

  第六條、主會(huì)場(chǎng)在會(huì)前半小時(shí)開(kāi)始對(duì)各分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行點(diǎn)名登記,并將結(jié)果上報(bào)會(huì)議主持人;對(duì)沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)登陸系統(tǒng)的'分會(huì)場(chǎng),將追究其相關(guān)人員的責(zé)任。參會(huì)人員應(yīng)提前到會(huì),因故中途離場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)發(fā)送消息至?xí)h主持人。

  第七條、系統(tǒng)管理員在會(huì)前和會(huì)中必須按正確的方法操作,會(huì)議中嚴(yán)禁插拔話筒電源、關(guān)閉終端電源等非法操作。會(huì)議召開(kāi)期間,管理人員要保證隨時(shí)有人監(jiān)控,確保會(huì)議正常進(jìn)行。管理人員還要作好有關(guān)工作,組織參會(huì),保持會(huì)場(chǎng)安靜,將隨身通訊工具置于關(guān)機(jī)或靜音狀態(tài),不得在鏡頭前走動(dòng),不得隨意離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。當(dāng)會(huì)場(chǎng)不需要發(fā)言時(shí),將麥克風(fēng)置于靜音狀態(tài)。作為分會(huì)場(chǎng),在召開(kāi)會(huì)議期間,在主會(huì)場(chǎng)呼叫時(shí)應(yīng)迅速回應(yīng),不得與其他分會(huì)場(chǎng)互相呼叫。會(huì)議室管理人員,要做好會(huì)議室內(nèi)的資產(chǎn)管理,嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)程管理維護(hù)設(shè)備。

  第八條、參會(huì)人員均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng),不得通過(guò)語(yǔ)聊、發(fā)送信息等方式打斷或干擾他人的發(fā)言,影響會(huì)議的正常進(jìn)行。參會(huì)人員要遵守會(huì)議紀(jì)律,服從管理人員安排,愛(ài)護(hù)設(shè)施,不準(zhǔn)擅自調(diào)動(dòng)設(shè)備。

  第九條、各分會(huì)場(chǎng)未得到主會(huì)場(chǎng)允許,不得擅自退出系統(tǒng)。會(huì)議結(jié)束后,各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)及時(shí)將會(huì)議效果上報(bào)各行信息中心。主會(huì)場(chǎng)、每個(gè)分會(huì)場(chǎng)都應(yīng)準(zhǔn)備《會(huì)議室使用情況登記薄》,用于記錄會(huì)議室使用情況及運(yùn)行狀態(tài)(包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議名稱、召集單位、參加人員及系統(tǒng)運(yùn)行是否正常等)!稌(huì)議室使用情況登記薄》由系統(tǒng)管理員本人填寫(xiě)并簽名。

  第十條會(huì)議召集者對(duì)會(huì)議內(nèi)容秘密事項(xiàng)的保密工作負(fù)總責(zé)。參會(huì)人員及記錄員對(duì)會(huì)議內(nèi)容秘密事項(xiàng)負(fù)有保密的義務(wù)。

會(huì)議室使用管理制度7

  學(xué)院會(huì)議室是接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及召開(kāi)各種會(huì)議的場(chǎng)所,為提高會(huì)議室的使用效率,特制定本管理辦法。

  一、學(xué)校會(huì)議室由黨政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)使用管理,由保潔公司負(fù)責(zé)衛(wèi)生清掃。

  二、凡以學(xué)校名義接待外來(lái)客人以及召開(kāi)的.相關(guān)會(huì)議,由黨政辦統(tǒng)籌安排,并提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,包括會(huì)場(chǎng)布置、音響設(shè)備的調(diào)試、茶水和水果的購(gòu)買(mǎi)、攝像及錄音等要工作到位,責(zé)任到人。

  三、凡學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召集的系(院、部)、處(室)專門(mén)會(huì)議,由黨政辦公室統(tǒng)一安排使用時(shí)間,承辦部門(mén)應(yīng)提前一天到黨政辦公室辦理會(huì)議室使用申請(qǐng)登記手續(xù),填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》,并及時(shí)領(lǐng)取和交還會(huì)議室鑰匙。

  四、凡各系(院、部)、處(室)召集的小型會(huì)議或活動(dòng),承辦部門(mén)應(yīng)提前到黨政辦公室辦理申請(qǐng)登記,并及時(shí)領(lǐng)取和交還會(huì)議室鑰匙。若預(yù)定的會(huì)議安排與學(xué)校臨時(shí)安排的重大會(huì)議發(fā)生沖突,以學(xué)校的會(huì)議優(yōu)先。

  五、會(huì)議室嚴(yán)禁吸煙,特殊會(huì)議及活動(dòng)除外。

  六、借用單位要愛(ài)護(hù)會(huì)議室的一切公共設(shè)施,在使用儀器設(shè)備時(shí),要嚴(yán)格按照儀器設(shè)備的操作規(guī)范操作,如有損壞或丟失,由借用單位負(fù)責(zé);使用結(jié)束后,要認(rèn)真檢查各類儀器的開(kāi)關(guān)、照明及設(shè)施的使用情況,無(wú)異常情況后,關(guān)閉門(mén)窗,將鑰匙交回黨政辦公室。

  七、會(huì)議室實(shí)行“一會(huì)一清掃”制度。每次會(huì)議結(jié)束后要保持會(huì)議室的整潔、舒適,借用單位應(yīng)及時(shí)將桌椅擺放整齊,保潔公司將衛(wèi)生徹底打掃干凈,使會(huì)議室恢復(fù)原貌。

會(huì)議室使用管理制度8

  1、會(huì)議室是學(xué)校舉行會(huì)議的重要場(chǎng)所。為保證學(xué)校日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),提高會(huì)議室的'使用效率,特制定本管理辦法。

  2、辦公室所屬會(huì)議室只供學(xué)校舉行各種會(huì)議、舉辦各種活動(dòng)和對(duì)外接待使用。學(xué)校所屬各會(huì)議室、報(bào)告廳根據(jù)工作需要均可向各部門(mén)開(kāi)放。

  3、實(shí)行會(huì)議預(yù)約制度。各部門(mén)如需使用會(huì)議室一般應(yīng)提前1天在OA系統(tǒng)提交《會(huì)議使用申請(qǐng)表》,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批、校辦主任審批后,由學(xué)校辦公室協(xié)調(diào)安排!稌(huì)議使用申請(qǐng)表》填寫(xiě)包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人、申請(qǐng)部門(mén)、會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間等內(nèi)容。若部門(mén)預(yù)定的會(huì)議室與學(xué)校臨時(shí)性重要會(huì)議發(fā)生時(shí),以全校性會(huì)議為先。

  4、校級(jí)會(huì)議和接待由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)招待。

  5、保證會(huì)議室的清潔衛(wèi)生。禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物。服務(wù)人員要及時(shí)整理、清掃會(huì)議室,保持清潔環(huán)境。

  6、愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施。任何人員不得隨意移動(dòng)會(huì)議室的家具和物品。

  7、會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議室使用部門(mén)須到學(xué)校辦公室辦理交接手續(xù)。

  8、對(duì)于不按規(guī)定要求使用會(huì)議室的部門(mén),辦公室有權(quán)提出批評(píng),甚至停止其再次使用會(huì)議室。

會(huì)議室使用管理制度9

  為充分發(fā)揮會(huì)議室功能,進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議室的使用和管理,確保各類會(huì)議正常召開(kāi),特制定本規(guī)定。

  第一條會(huì)議室(包括局十樓會(huì)議室、數(shù)字中心會(huì)議室、二樓會(huì)議室)由市局統(tǒng)一管理,局辦公室負(fù)責(zé)具體調(diào)度。會(huì)議室涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。其中局十樓會(huì)議室由局辦公室負(fù)責(zé),數(shù)字中心會(huì)議室由數(shù)字中心負(fù)責(zé),二樓會(huì)議室由市容支隊(duì)和規(guī)劃支隊(duì)共同負(fù)責(zé)。

  第二條為了避免會(huì)議時(shí)間發(fā)生沖突,提高會(huì)議室使用效率,各部門(mén)的工作例會(huì)安排,應(yīng)當(dāng)抄告局辦公室統(tǒng)一備案。如召開(kāi)工作調(diào)度會(huì)、推進(jìn)會(huì)等,需用會(huì)議室,在會(huì)議確定時(shí),應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間將會(huì)議事項(xiàng)、參會(huì)人員等情況,及時(shí)報(bào)送局辦備案,以便統(tǒng)一安排。

  第三條會(huì)議室使用遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門(mén)的原則;本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。

  第四條如需使用會(huì)議室設(shè)備,應(yīng)提前說(shuō)明,以備提前準(zhǔn)備,確保會(huì)議順利進(jìn)行。部門(mén)牽頭召開(kāi)的會(huì)議,席卡、會(huì)務(wù)用品(如:茶葉、投影設(shè)備、音響等)及會(huì)務(wù)服務(wù),由部門(mén)具體負(fù)責(zé);市領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議、或全局性會(huì)議,會(huì)務(wù)服務(wù)等由局辦公室具體承辦,相關(guān)部門(mén)和單位予以配合協(xié)助。

  第五條會(huì)議期間參會(huì)人員要愛(ài)護(hù)公共設(shè)施,自覺(jué)維護(hù)會(huì)議室的'環(huán)境衛(wèi)生。

  第六條會(huì)后使用部門(mén)及時(shí)關(guān)閉投影儀、空調(diào),桌椅及時(shí)歸位,確保各種電器斷電、門(mén)窗關(guān)閉,室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時(shí)告知辦公室,以便及時(shí)修理。

  第七條未備案使用會(huì)議室,出現(xiàn)會(huì)議沖突的,由其自行協(xié)調(diào)處理。

  第八條本制度由局辦公室負(fù)責(zé)解釋,自印發(fā)之日起施行。

會(huì)議室使用管理制度10

  為加強(qiáng)會(huì)議室管理,確保會(huì)議室的文明、有效使用,特制定本制度:

  一、會(huì)議室是學(xué)院專門(mén)用于召開(kāi)會(huì)議、組織學(xué)習(xí)和接待客人的場(chǎng)所,未經(jīng)允許,不得挪作他用。

  二、所有會(huì)議室由辦公室統(tǒng)一管理,負(fù)責(zé)使用調(diào)配和設(shè)備維護(hù)。

  三、嚴(yán)格審批手續(xù)。其他部門(mén)使用學(xué)院會(huì)議室,至少提前一天到辦公室填寫(xiě)會(huì)議室使用申請(qǐng)表,申請(qǐng)表上需寫(xiě)明:使用事由、參會(huì)人數(shù)以及所使用的會(huì)議室,并且必須經(jīng)過(guò)學(xué)院院長(zhǎng)批準(zhǔn)。沒(méi)有辦理報(bào)批手續(xù)的,一律不得使用會(huì)議室。經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后,學(xué)院將派工作人員于會(huì)議召開(kāi)前十分鐘開(kāi)門(mén),但是由于人手不足,無(wú)法提供會(huì)議服務(wù)。會(huì)議所需用水、手提電腦請(qǐng)各部門(mén)自行準(zhǔn)備。

  四、愛(ài)護(hù)會(huì)議室的`設(shè)施,保持會(huì)議室清潔。開(kāi)會(huì)期間,要愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備及物品,特別是投影儀等貴重物品。與會(huì)人員要自覺(jué)維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生,做到不在會(huì)議室抽煙,更不能亂扔煙頭、紙屑和雜物,不隨地吐痰。

  五、會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議室的使用部門(mén)應(yīng)切斷會(huì)議室電燈、空調(diào)等電器設(shè)備的電源,關(guān)好門(mén)窗,并配合工作人員檢查設(shè)施是否完好,如有損壞,照價(jià)賠償。衛(wèi)生不合格的,使用部門(mén)要對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清掃和整理。

  六、未經(jīng)辦公室允許,任何部門(mén)和個(gè)人不得將會(huì)議室的投影儀、桌椅等設(shè)備設(shè)施拿出會(huì)議室。

  七、上述要求,請(qǐng)自覺(jué)遵守,學(xué)院將作為是否繼續(xù)借用的必要條件。

  八、此制度自下發(fā)之日起實(shí)行。

會(huì)議室使用管理制度11

  會(huì)議室是公司舉行會(huì)議,接待來(lái)賓的場(chǎng)所,為加強(qiáng)公司的規(guī)范化管理,特制定本規(guī)定。

  一、會(huì)議室使用細(xì)則

  1、會(huì)議室由人事行政部負(fù)責(zé)管理。

  3、公司各部門(mén)使用會(huì)議室須提前1天告知人事行政部,辦理相關(guān)手續(xù),使用時(shí)領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。

  4、使用會(huì)議室的部門(mén),必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持會(huì)議室清潔。用后應(yīng)及時(shí)整理:打掃衛(wèi)生(包括黑板檫干凈,水性筆蓋好,桌椅,地面),檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門(mén),將鑰匙交還人事行政部。

  4、會(huì)議室配置一固定使用插線板,用后不能帶走。

  4、會(huì)議室內(nèi)本公司員工不允許抽煙、嚼檳榔。不能往會(huì)議室窗臺(tái)及窗外丟東西。以免造成危險(xiǎn),違者發(fā)現(xiàn)一次罰款現(xiàn)金50元。

  5、任何部門(mén)和個(gè)人未經(jīng)人事行政部同意不得將會(huì)議室的`各種設(shè)施拿出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做他用。

  6、會(huì)議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會(huì)議時(shí),使用部門(mén)用后應(yīng)即刻清理,否則取消該部門(mén)的使用權(quán)。

  8、會(huì)議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù),做到會(huì)散、人走、電源關(guān)、門(mén)上鎖。

  9、與會(huì)人員要愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,不許將室內(nèi)物品移做他用。

  二、本規(guī)定由人事行政部制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。

會(huì)議室使用管理制度12

  為了充分利用會(huì)議室的功能,給員工創(chuàng)造一個(gè)良好的辦公環(huán)境,使會(huì)議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保公司各類會(huì)議的正常召開(kāi),現(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際情況,制定本制度;

  一、會(huì)議室是專門(mén)用于召開(kāi)會(huì)議、研討工作的地方,未經(jīng)允許,不得挪作他用。

  二、公司會(huì)議室的管理由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各類設(shè)備、設(shè)施由行政人事部指定專人管理、調(diào)試。

  三、非參加會(huì)議及培訓(xùn)的人員,未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入會(huì)議室。

  四、為了避免會(huì)議發(fā)生沖突,各部門(mén)如需要使用會(huì)議室,需提前3天通知行政人事部,以便統(tǒng)一安排。

  五、臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議需要占用會(huì)議室時(shí),需提前至少2個(gè)小時(shí)向行政人事部提出申請(qǐng)并登記,否則不予安排。

  六、如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng),再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。

  七、各部門(mén)申請(qǐng)使用會(huì)議室時(shí),需明確使用時(shí)間、參加人員等,使用部門(mén)或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排、人員接待、會(huì)議記錄等會(huì)議需求,前臺(tái)文員可以協(xié)助。如有需要行政人事部協(xié)辦的事項(xiàng)請(qǐng)?zhí)崆白⒚鳎姓耸虏靠筛鶕?jù)實(shí)際情況做好相關(guān)服務(wù)工作。

  八、如遇會(huì)議之間發(fā)生沖突,要堅(jiān)持局部服從整體的原則。遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議,已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人,在不能調(diào)換的情況下,部門(mén)或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議。部門(mén)會(huì)議之間由部門(mén)之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

  九、部門(mén)及個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室,并開(kāi)始使用。超過(guò)10分鐘未到達(dá)會(huì)議室的,行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排。

  十、部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢,不得超時(shí)使用。如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了給其他部門(mén)或個(gè)人使用,超時(shí)使用的部門(mén)或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì)議室,終止使用該會(huì)議室。

  十一、各部門(mén)如需使用會(huì)議室的設(shè)備,應(yīng)提前向行政人事部說(shuō)明,以便提前準(zhǔn)備,確保會(huì)議順利進(jìn)行。

  十二、開(kāi)會(huì)期間,請(qǐng)愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備及物品,貴重物品由專人負(fù)責(zé)操作,其他人不得擅自使用和操作。與會(huì)人員要自覺(jué)維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生,做到不亂扔煙頭、紙屑和雜物,不隨地吐痰。所有移動(dòng)過(guò)的'桌子,椅子等,在會(huì)議結(jié)束后必須還原。如果沒(méi)有還原,將對(duì)該部門(mén)負(fù)責(zé)人或個(gè)人進(jìn)行處罰,負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔衛(wèi)生一個(gè)星期。

  十三、會(huì)議結(jié)束后,相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議場(chǎng)地,關(guān)閉各種電器,并立即報(bào)告行政人事部,配合行政助理檢查設(shè)施使用情況;如因個(gè)人原因造成損壞無(wú)法維修的,需照價(jià)賠償;如可以進(jìn)行維修的,由行政人事部門(mén)做好登記,安排專業(yè)的修理人員進(jìn)行修理,修理所產(chǎn)生的費(fèi)用由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。如會(huì)議結(jié)束后會(huì)議負(fù)責(zé)人自行離開(kāi),沒(méi)有上報(bào)行政人事部,超過(guò)三次將取消會(huì)議室使用資格。

  十四、會(huì)議室的使用部門(mén),要維持室內(nèi)清潔,使用完畢后及時(shí)清理打掃,將移動(dòng)的桌椅及時(shí)放回原位,以方便其他部門(mén)使用。

  十五、本辦法自公布之日起實(shí)施。

  會(huì)議室使用登記表

  注:

  1、使用部門(mén)如需要飲用開(kāi)水和茶葉等,請(qǐng)自行準(zhǔn)備。

  2、非工作人員請(qǐng)不要隨意使用有關(guān)設(shè)備。

  3、請(qǐng)不要在桌椅上寫(xiě)畫(huà)、敲擊和刻畫(huà),請(qǐng)不要改變會(huì)議室設(shè)備、家具的位置,愛(ài)護(hù)會(huì)場(chǎng)設(shè)施(包括:麥克風(fēng)、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設(shè)施等)。

  4、使用完畢后,使用部門(mén)負(fù)責(zé)清潔會(huì)場(chǎng),并將登記表交至行政辦公室。

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