供應(yīng)商管理制度
在充滿活力,日益開放的今天,我們可以接觸到制度的地方越來越多,制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。擬定制度需要注意哪些問題呢?以下是小編幫大家整理的供應(yīng)商管理制度,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。
1.總則
1.1制定目的
為規(guī)范供應(yīng)商管理,提高經(jīng)營合理化水準(zhǔn),特制定本規(guī)章。
1.2適用范圍
凡本公司之供應(yīng)商管理,除另有規(guī)定外,悉依本規(guī)章辦理。
1.3權(quán)責(zé)單位
。1)采購部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止起草工作。
。2)總經(jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。
2.供應(yīng)商管理規(guī)定
2.1供應(yīng)商開發(fā)
供應(yīng)商開發(fā)程序如下:
。1)供應(yīng)商資訊收集。
。2)供應(yīng)商基本資料表填寫。
。3)供應(yīng)商接洽。
(4)供應(yīng)商問卷調(diào)查。
。5)樣品鑒定。
。6)提出供應(yīng)商調(diào)查申請。
2.2供應(yīng)商調(diào)查
供應(yīng)商調(diào)查程序如下:
。1)組成供應(yīng)商調(diào)查小組。
。2)分別對供應(yīng)商之價格、品質(zhì)、技術(shù)、生產(chǎn)管理作評核。
。3)列入合格供應(yīng)商名列。
2.3訂購、采購
訂購、采購程序如下: (1)請購。 (2)詢價。 (3)比價。 (4)議價。 (5)定價。 (6)訂購。 (7)交貨。 (8)驗(yàn)收。
2.4供應(yīng)商評鑒
供應(yīng)商評鑒程序如下:
。1)每月對供應(yīng)商就品質(zhì)、交期、價格、服務(wù)等項(xiàng)目作評鑒。 (2)每半年進(jìn)行一次總評。 (3)列出各供應(yīng)商之評鑒等級。 (4)依規(guī)定獎懲。
2.5供應(yīng)商復(fù)查
。1)每年對合格供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)查。 (2)復(fù)查流程同供應(yīng)商調(diào)查。 (3)有重大品質(zhì)、交期、價格、服務(wù)等問題時,隨時可以作供應(yīng)商復(fù)查。
2.6供應(yīng)商輔導(dǎo)
。1)對C等以下之供應(yīng)商采取必要的輔導(dǎo)。 (2)不合格供應(yīng)商應(yīng)予除名。 (3)不合格供應(yīng)商欲重新向本公司供貨,應(yīng)予輔導(dǎo)及重新作調(diào)查評核。
2.7供應(yīng)商獎懲
2.7.1獎勵方式
對優(yōu)秀之供應(yīng)商有下列獎勵方式:
。1)A等供應(yīng)商,可優(yōu)先取得交易機(jī)會。
。2)A等供應(yīng)商,可優(yōu)先支付貨款或縮短票期。
。3)A等供應(yīng)商,可獲得品質(zhì)免檢或放寬檢驗(yàn)。
。4)對價格合理化及提案改善,品質(zhì)管理、生技改善推行成果顯著者,另行獎勵。 (5)A、B、C等供應(yīng)商,可參加本公司舉辦之各項(xiàng)訓(xùn)練與研習(xí)活動。 (6)A等供應(yīng)商,年終可獲公司“優(yōu)秀供應(yīng)商”獎勵。
2.7.2懲處方式
。1)凡因供應(yīng)商品質(zhì)不良或交期延誤而造成之損失,由供應(yīng)商負(fù)責(zé)賠償。 (2)(2)C等、D等之供應(yīng)商,應(yīng)接受訂單減量、各項(xiàng)稽查及改善輔導(dǎo)措施。 (3)(3)E等供應(yīng)商即予停止交易。
(4)D等供應(yīng)商三個月內(nèi)未能達(dá)到C等以上供應(yīng)商之標(biāo)準(zhǔn),視同E等供應(yīng)商,予以停止交易。
。5)因上述原因停止交易之供應(yīng)商,如欲恢復(fù)交易,需接受重新調(diào)查評核,并采用逐步加量之方式交易。
。6)信譽(yù)不佳之供應(yīng)商酌情作延期付款之懲處。
標(biāo)準(zhǔn)的采購流程可以劃分為戰(zhàn)略采購和訂單協(xié)調(diào)兩個環(huán)節(jié),戰(zhàn)略采購包括供應(yīng)商的開發(fā)和管理,訂單協(xié)調(diào)則主要負(fù)責(zé)材料采購計劃,重復(fù)訂單以及交貨付款方面的事務(wù)。
統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商情況登記表,來管理供應(yīng)商提供的信息。這些信息應(yīng)包括:供應(yīng)商的注冊地、注冊資金、主要股東結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)場地、設(shè)備、人員、主要產(chǎn)品、主要客戶、生產(chǎn)能力等。通過分析這些信息,可以評估其工藝能力、供應(yīng)的穩(wěn)定性、資源的可靠性,以及其綜合競爭能力。 在供應(yīng)商審核完成后,對合格供應(yīng)商發(fā)出詢價文件,一般包括圖紙和規(guī)格、樣品、數(shù)量、大致采購周期、要求交付日期等細(xì)節(jié),并要求供應(yīng)商在指定的日期內(nèi)完成報價。在收到報價后,要對其條款仔細(xì)分析,對其中的疑問要徹底澄清,而且要求用書面方式作為記錄,包括傳真,電子郵件等。
后續(xù)工作是報價分析,報價中包含有大量的信息,如果可能的話,要求供應(yīng)商進(jìn)行成本清單報價,要求其列出材料成本、人工、管理費(fèi)用等,并將利潤率明示。比較不同供應(yīng)商的報價,你會對其合理性有初步的了解。
A:申請人按“申購程序”提出申請,經(jīng)本部門經(jīng)理審查簽批后,交供應(yīng)部經(jīng)理,進(jìn)入“尋價比價程序”。
B:供應(yīng)部經(jīng)理按資金使用情況,經(jīng)“尋價比價程序”后,轉(zhuǎn)交財務(wù)部,進(jìn)入“采購申請申查程序”。
C:財務(wù)部有關(guān)人員分別進(jìn)行成本、利潤核算、出納備款審核后,決定簽批,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,進(jìn)入“采購程序”。
C1:在財務(wù)部審核后決定簽否的情況下,將資料退回申請部門,申請部門視情況進(jìn)入“堅持申請采購程序”或放棄申請。
C2:經(jīng)過“堅持申請采購程序”后,報總經(jīng)理審核,如總經(jīng)理簽批,進(jìn)入“采購程序”;如總經(jīng)理簽否,仍退回申請部門,由部門經(jīng)理放棄申請,用其他方法解決。
D:進(jìn)入“采購程序”后,由供應(yīng)部經(jīng)理根據(jù)采購屬于屬長期及大宗情況,進(jìn)入“合同簽定及審核程序”;若屬小額采購,則由供貨商處直接采購。
E:進(jìn)入“合同簽定及審核程序”,由供應(yīng)部根據(jù)供貨商提供的資料,形成合同文本,交財務(wù)部進(jìn)行成本利潤分析,財務(wù)部審核簽批后,報總經(jīng)理,簽批后交供應(yīng)部簽定合同并執(zhí)行,進(jìn)入“收貨程序”;若財務(wù)部及總經(jīng)理審核后淺否,退還供應(yīng)部與供貨商重新談判。
F:收貨人員按“收貨程序”檢驗(yàn)所購物品,如不合格,進(jìn)入“退貨程序”
G:收貨人員按“收貨程序”檢驗(yàn)所購物品合格,進(jìn)入“入庫程序”和“結(jié)算環(huán)節(jié)”。
G1:進(jìn)入“入庫程序”后,通知申請部門,可以進(jìn)入“使用、銷售環(huán)節(jié)”。
G2:進(jìn)入“結(jié)算環(huán)節(jié)”后,由采購部、財務(wù)部共同按財務(wù)規(guī)定完成對供應(yīng)商的付款。
1、 目的
評定、選擇合格供應(yīng)商,通過評審以證實(shí)供應(yīng)商具有提供滿足本公司規(guī)定要求的產(chǎn)品或服務(wù)的能力。
2、 適用范圍
適用于所有向本公司提供產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商的評審與選擇。
3、 定義
3.1【供應(yīng)商】為本公司提供產(chǎn)品或服務(wù)的組織。本公司供應(yīng)商主要有以下情況:
A類:由本公司直接評審/選定,包括:
a) 物料供應(yīng)商--直接為我公司提供標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的制造廠商。
b) 外部協(xié)作加工商--按照特定的要求為我公司制作、加工的部件和器材,簡稱“外協(xié)廠”。
c) 物料代理商--根據(jù)協(xié)議要求為我公司提供標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的經(jīng)銷商。
d) OEM--按照規(guī)定要求提供完全屬于我公司品牌的成品制造廠商。
B類:由可信或有密切合作關(guān)系的外部組織推薦其選定的供應(yīng)和服務(wù)商,包括物料供應(yīng)和貨運(yùn)商等(此類供應(yīng)商我公司不再進(jìn)行認(rèn)證和建立其檔案)。
3.2 【產(chǎn)品】(Product):活動或過程結(jié)果。包括服務(wù)、硬件、流程性材料、軟件或它們的組合。
3.3 【基本物料】是指直接構(gòu)成本公司產(chǎn)品的物料。基本物料分為采購物料和外協(xié)加工物料兩種。
3.4【非基本物料】是指不直接構(gòu)成本公司產(chǎn)品,但生產(chǎn)過程中需要使用/消耗的輔助性物料。
3.5【采購】為取得外部產(chǎn)品所付出成本的商業(yè)行為。本文指物料供應(yīng)采購。
3.6【安規(guī)器件】在特定條件下,因其失效或不能承受高壓而對人或財產(chǎn)造成損害或危險的物料。如保險絲、隔離變壓器和光耦等。
3.7【物料替代】在不能采購標(biāo)準(zhǔn)物料情況下,行使風(fēng)險采購方式,采購可以滿足使用要求的物料替代標(biāo)準(zhǔn)物料。
3.8【一次性物料替代】在特定條件和要求下,采購不可簡單二次使用的替代物料。如有二次使用應(yīng)在受控狀態(tài)下進(jìn)行。
注:“特定條件和要求”應(yīng)在形成申請單時確定,它可以是以下情況之一:一次生產(chǎn)任務(wù)令、規(guī)定時期內(nèi)的用料、限定的產(chǎn)品數(shù)量、特指有限的非標(biāo)產(chǎn)品、一個限定的采購批次、一種技術(shù)狀態(tài)下的用料。
4、 職責(zé)
4.1 采購部
a) 負(fù)責(zé)組織評審/選定供應(yīng)商活動,建立合格供應(yīng)商檔案。
b) 負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行評審、建檔和定期復(fù)審。確保這些供應(yīng)商具有提供滿足本公司規(guī)定要求的產(chǎn)品或服務(wù)的能力。
c) 采購部經(jīng)理或其授權(quán)人負(fù)責(zé)采購合同的批準(zhǔn),和對物料的緊急采購的批準(zhǔn);
d) 分派采購任務(wù),負(fù)責(zé)對采購訂單的批準(zhǔn)。按計劃與認(rèn)證結(jié)果進(jìn)行采購工作,并跟蹤到貨情況,確保如期完成采購任務(wù)。
e) 接受各業(yè)務(wù)主管部門的質(zhì)量信息反饋,協(xié)助改善供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量。
4.2 公司領(lǐng)導(dǎo)
負(fù)責(zé)確定相應(yīng)的供應(yīng)商評審小組,對選定的供應(yīng)商進(jìn)行批準(zhǔn)和發(fā)布。
4.3 技術(shù)工程部
a) 按規(guī)定程序驗(yàn)收采購物料。
b) 負(fù)責(zé)向業(yè)務(wù)主管部門反饋本公司與元器件供應(yīng)廠商、外協(xié)加工制作廠商合作的質(zhì)量信息。
5、 過程要求
代號過程過程內(nèi)容與要求 責(zé)任者執(zhí)行依據(jù)和輸出
01 初次 甄別 供應(yīng)商 獲取供應(yīng)商的信息可以使用多種途徑,評審、認(rèn)證活動有指定的負(fù)責(zé)人組織實(shí)施。
采購部 (初定方案)
02 實(shí)地 考察
交流 根據(jù)初定方案,進(jìn)行有目的的考察。
對提供有形產(chǎn)品的廠商應(yīng)考察、了解其:經(jīng)營的資格、硬件設(shè)施、組織管理、質(zhì)量保證、技術(shù)水平、商務(wù)條件和售后服務(wù)等。
評定小組
參照:供應(yīng)商評定表
03 技術(shù)認(rèn)證
在基本滿足02要求情況下,必要時,提取樣品進(jìn)行測試或試用(可重復(fù))。
評定小組
04 商務(wù)談判
在符合技術(shù)條件情況下,與其進(jìn)行商務(wù)談判(和重復(fù)談判)。
評定小組
05 綜合評議
適當(dāng)時,組織品質(zhì)、工藝、生產(chǎn)、采購等人員進(jìn)行綜合評議。
評定小組
參照:供應(yīng)商評定表
06 意向協(xié)議
當(dāng)雙方基本確定時,應(yīng)交流、確定操作方式和計劃日程。需要時,擬簽合作意向,或相關(guān)備忘記錄。
評定小組
07 試合作
a)此期間,我方必須明確并傳遞與對方采購、加工、驗(yàn)收等要求。
b)需要我方提供技術(shù)文件的應(yīng)予及時提供齊套、有效的文件,以及其他必須品。 c)必要時,我方可派出技術(shù)支持人員。
采購部
08 階段評定
必要時,對以往合作情況作階段回顧、總結(jié)、評定,并作出或保持現(xiàn)狀或簽訂正式協(xié)議或暫;虺蜂N的意見。
評定小組
供應(yīng)商評定表
09 簽訂協(xié)議
條件成熟時,在雙方要求都可以接受情況下,簽訂合作、采購、質(zhì)量保證等協(xié)議,明確雙方的職責(zé)和義務(wù)。
評定小組
協(xié)議
10 執(zhí)行采購
a)按協(xié)議要求執(zhí)行下單、采購。
b)當(dāng)技術(shù)要求變更時,訂單應(yīng)予明示。
c)無協(xié)議約定的,按即時條件采購。
采購部
采購訂單
11 驗(yàn)貨 按程序要求實(shí)行驗(yàn)貨。
合格,辦理入庫;不合格按不合格品處理。
技術(shù)工程部
檢驗(yàn)和試驗(yàn)程序
驗(yàn)貨記錄
12 反饋質(zhì)量信息與考核
檢驗(yàn)部門應(yīng)適時向采購部反饋質(zhì)量信息;采購部門應(yīng)適時向供應(yīng)商溝通質(zhì)量信息,推動其實(shí)施改進(jìn)行動,有考核要求時,應(yīng)進(jìn)行考核。
對已不能滿足規(guī)定要求或?qū)ν话l(fā)質(zhì)量問題未能做有效的糾正和預(yù)防措施的供應(yīng)商,可降為試用供應(yīng)商,直至取消其合格供應(yīng)商資格。
采購部
品質(zhì)報告
13 復(fù)評與改進(jìn)
根據(jù)歷次合作、考核等情況,為實(shí)施持續(xù)改進(jìn),在以下情況進(jìn)行復(fù)評:
a) 質(zhì)量問題頻繁或嚴(yán)重;
b) 合作能力不能滿足公司發(fā)展需要;
c) 成本控制需要;
d) 公司經(jīng)營策略調(diào)整;
e) 其他重要原因。
評定小組
采購部
供應(yīng)商評定表
6、 管理程序
6.1 操作程序
6.1.1 本公司規(guī)模經(jīng)營情況下,對基本物料的定點(diǎn)外協(xié)廠、OEM的選擇(A類供應(yīng)商)按照“過程要求”執(zhí)行。
6.1.2 以下情況的選擇廠家和執(zhí)行采購可參照(但不受制于)“過程要求”執(zhí)行。
a) 試用新物料;;
b) 小數(shù)量加工;
c) 當(dāng)前供應(yīng)商不能供貨而執(zhí)行物料替代流程;
d) 進(jìn)口物料;
e) 來自關(guān)聯(lián)公司的物料;
f) 已獲得行業(yè)品牌認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)物料;
g) 元器件代理商;
h) 友好合作廠家的物料;
i) 非基本物料;
j) 運(yùn)輸、服務(wù)等供應(yīng)商;
k) 其他新情況。
6.1.3 在保證過程受控的條件下,“過程要求”中的01至10過程可以并行或超前。
6.1.4 其他另外情況以公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)為準(zhǔn)。
6.2 供應(yīng)商控制程序
6.2.1 直接選用的外部組織推薦的供應(yīng)商,各業(yè)務(wù)主管部門/ 質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)定期向評審小組反饋與之合作的質(zhì)量信息。
6.2.2 風(fēng)險采購和一次性臨時服務(wù)需求可不在此列,但其相應(yīng)的供應(yīng)商必須由評審組織進(jìn)行確認(rèn)。
6.2.3 評審人員應(yīng)擁有工程技術(shù)背景,良好的商務(wù)談判、管理才能以及對制造商質(zhì)量體系進(jìn)行評審的能力。
6.2.4 評審和認(rèn)證活動應(yīng)由指定的小組進(jìn)行,成員必須包括技術(shù)、質(zhì)量、商務(wù)等專業(yè)人員,活動形式可以是以下方法或其組合:
a) 現(xiàn)場考察、驗(yàn)證;
b) 樣品檢驗(yàn)和試驗(yàn);
c) 以提供可證實(shí)質(zhì)量保證能力的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證;
d) 試合作一定的期限;
f) 歷史業(yè)績情況;
g) 委托外部組織驗(yàn)證或認(rèn)證;
h) 直接選用由可信或有密切合作關(guān)系的外部組織推薦其選定的供應(yīng)商。
6.2.5 所有的合格供應(yīng)商都應(yīng)建立并保存見證性文件和記錄。
6.2.6 凡復(fù)審不合格的供應(yīng)商,可終止業(yè)務(wù)合作關(guān)系或降為試用供應(yīng)商,每次評審結(jié)果應(yīng)反饋給供應(yīng)商。
6.2.7 B類供應(yīng)商在本公司無評審要求。
6.3 采購控制程序
6.3.1 采購工作以“采購計劃”和“認(rèn)證結(jié)果”為依據(jù)。
6.3.2 采購安全性關(guān)鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認(rèn)可。
6.3.3 在可行時,可以委托物料加工者或采購代理方進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn),但應(yīng)與之形成質(zhì)量保證協(xié)議。
6.3.4 采購人員必須具備采購活動需要的專業(yè)知識,能熟練運(yùn)用電腦在信息網(wǎng)上進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作,有一定的英語水平和較好的談判技能。
6.3.5 根據(jù)生產(chǎn)計劃,采購部下達(dá)經(jīng)批準(zhǔn)的基本物料采購計劃、零星采購計劃,該計劃是采購活動中“采購什么?采購多少?何時到貨?”的基本依據(jù)。
6.3.6 采購部根據(jù)器件的分類,把基本物料采購計劃分配給不同的采購責(zé)任人。
6.3.7 采購責(zé)任人員在收到采購計劃后,應(yīng)認(rèn)真核對計劃的可執(zhí)行性,如有不可執(zhí)行的項(xiàng)目,應(yīng)以書面形式反饋給計劃制訂部門,以便計劃部門及時調(diào)整計劃。
6.3.8 采購人員將采購計劃逐項(xiàng)核對評定的供應(yīng)商相關(guān)信息,擬制采購訂單,采購訂單應(yīng)清楚列明采購物料對應(yīng)的本公司編碼、生產(chǎn)廠家、相應(yīng)的廠家規(guī)格/型號、采購數(shù)量和要求交貨的日期等。貨期不能滿足時,需注明新的定約時間。
6.3.9 采購訂單必須按采購訂單審批、簽返流程進(jìn)行規(guī)范化和審批,采購人員將經(jīng)采購經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)的訂單發(fā)給供應(yīng)商,并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)簽返以示確認(rèn)。采購訂單簽返后即生效,其復(fù)印件應(yīng)由采購部存檔并妥善保管。
6.3.10 簽返的訂單如有價格、貨期、包裝的更改,采購人員應(yīng)重新評議。
6.3.11 采購計劃中,未列入評定合格供應(yīng)商的物料,則屬風(fēng)險采購;風(fēng)險采購必須在申請單獲得準(zhǔn)許后,方可實(shí)施采購。此物料的使用應(yīng)由相關(guān)技術(shù)人員明確特定用途和要求,不可簡單二次使用的此類物料,如有二次使用應(yīng)在受控狀態(tài)下進(jìn)行。
6.3.12 訂單下達(dá)后,采購人員負(fù)責(zé)跟單,不斷提醒供應(yīng)商按期交貨。
6.3.13 貨到暫存庫,采購員應(yīng)告知暫存庫收貨人員物料的緊急程度,以便及時送檢。
6.3.14 采購安全關(guān)鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認(rèn)可,未獲認(rèn)可不得采購;因技術(shù)改進(jìn)或其他特殊要求需作物料替換時,必須履行規(guī)定的認(rèn)可審批手續(xù)。
6.3.15 當(dāng)顧客特別要求時,可在本公司或供應(yīng)商處對采購物料進(jìn)行符合性驗(yàn)證。
6.3.16 外協(xié)加工控制
a)外協(xié)加工采購小組負(fù)責(zé)及時、正確地申請、傳送外協(xié)加工所需技術(shù)文件、專用工裝和儀器;
b)對重點(diǎn)物料,由外協(xié)采購人員組織對外協(xié)供應(yīng)商相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)、生產(chǎn)現(xiàn)場技術(shù)指導(dǎo)和并進(jìn)行首次加工評審。外協(xié)物料可以由IQC檢驗(yàn)員或授權(quán)人在供應(yīng)商現(xiàn)場檢驗(yàn),也可以送回AS檢驗(yàn),具體檢驗(yàn)方式由技術(shù)工程部提出、實(shí)施;
c)由采購部負(fù)責(zé)保持和外協(xié)加工供應(yīng)商的日常溝通和聯(lián)絡(luò),協(xié)調(diào)解決外協(xié)加工過程中的品質(zhì)、工藝等問題。
d)由技術(shù)工程部組織對外協(xié)供應(yīng)商實(shí)施定期考評,組織工藝輔導(dǎo)和品質(zhì)稽查,監(jiān)督供應(yīng)商落實(shí)糾正、預(yù)防措施。
e)外協(xié)供應(yīng)商必須按公司的要求提供產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的有關(guān)品質(zhì)數(shù)據(jù),該數(shù)據(jù)由質(zhì)量工程部管理并納入公司質(zhì)量月報中。
6.4 驗(yàn)貨控制程序
6.4.1 供應(yīng)商將物料送到暫存庫,暫存庫管理人員在接收送來的物料時,應(yīng)對其品種、數(shù)量和包裝進(jìn)行核對和登記。
6.4.2 暫存庫管理人員填寫送檢單并送到IQC,由IQC人員實(shí)施驗(yàn)證,對于風(fēng)險采購物料IQC應(yīng)按加嚴(yán)方式驗(yàn)證或檢驗(yàn)方可入庫。
6.4.3 對于已經(jīng)在外協(xié)廠或其他場所檢驗(yàn)的物料,暫存庫根據(jù)IQC開具的合格單據(jù)進(jìn)行“直接接收”操作。
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