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綜合辦公室管理制度

時(shí)間:2023-01-07 18:41:31 管理制度 我要投稿

綜合辦公室管理制度

  在不斷進(jìn)步的社會(huì)中,制度的使用頻率逐漸增多,制度具有合理性和合法性分配功能。什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編幫大家整理的綜合辦公室管理制度,歡迎大家分享。

綜合辦公室管理制度

  第一節(jié)總則

  第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高工作效率,特制定本制度。

  第二條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括印章管理,公文管理,辦公事務(wù)用品管理,公務(wù)車管理,郵發(fā)管理、檔案管理等。

  第二節(jié)印章管理

  第三條公司印章包括:公司公章、財(cái)務(wù)專用章、合同章、法定代表人私章、財(cái)務(wù)主管私章等涉及公司對(duì)外交往使用的印章。

  第四條公司印章由總經(jīng)理辦公室主任或指定專人負(fù)責(zé)保管。

  第五條公司印章的使用一律由各單位負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽字許可后,管理印章人方可蓋章,如違反此項(xiàng)規(guī)定造成后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。

  第六條公司所有需要蓋印章的介紹信、說(shuō)明以及對(duì)外開(kāi)出的任何公文,應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記,以備查詢、存盤(pán)。

  第七條公司不允許開(kāi)具空白介紹信、證明,如因工作需要或其它特殊情況確需開(kāi)具時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可開(kāi)出,持空白介紹信外出工作歸來(lái)必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途,未使用者必須交回。

  第八條需簽章的經(jīng)濟(jì)文本審批權(quán)限參照“經(jīng)濟(jì)合同管理制度”和“資金管理制度”的規(guī)定執(zhí)行,蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。

  第三節(jié)公文管理

  第九條公司的公文格式應(yīng)規(guī)范化,公文處理程序應(yīng)嚴(yán)肅、正確。

  第十條公司公文的發(fā)行由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。包括公司各類紅頭文件、總經(jīng)理辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、通知、指示等。

  第十一條各單位、各部門(mén)自行打印的涉及公司權(quán)益的外發(fā)文稿必須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字,交總經(jīng)理辦公室審核后發(fā)送。

  第十二條各單位、各部、室所有打印成文的內(nèi)部規(guī)章制度和下行文稿必須報(bào)總經(jīng)理辦公室留底存檔。

  第四節(jié)辦公事務(wù)用品的管理

  第十三條辦公事務(wù)用品類別規(guī)定如下:

  (一)辦公用品(桌椅等)

  (二)事務(wù)器具(活頁(yè)夾、度量衡器具等)

  (三)印刷品

  (四)紙張(復(fù)印紙、傳真紙、打印紙等)

  (五)雜物器具(杯子、茶葉等)

  (六)辦公自動(dòng)化用品(計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等)

  (七)其它

  第十四條辦公事務(wù)用品的購(gòu)發(fā):

  (一)辦公事務(wù)用品的購(gòu)發(fā)由各部門(mén)在每月1―5日間造好用品需求計(jì)劃,由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署后報(bào)總經(jīng)理辦公室,總經(jīng)理辦公室根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃購(gòu)買(mǎi)、分發(fā)給各部門(mén),由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)回。低值易耗辦公事務(wù)用品可由總經(jīng)理辦公室確定購(gòu)買(mǎi)。單件價(jià)格超過(guò)1000元以上的物品必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購(gòu)買(mǎi)。

  (二)計(jì)劃外辦公事務(wù)用品的申請(qǐng)領(lǐng)用,必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)與辦公室主任會(huì)簽后方可購(gòu)發(fā)。

  (三)公司新聘工作人員辦公用品,總經(jīng)理辦公室根據(jù)部門(mén)負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單,負(fù)責(zé)為其配齊,以保證新聘人員正常工作。

  (四)公司辦公事務(wù)用品應(yīng)建立帳簿,購(gòu)發(fā)手續(xù)清晰、規(guī)范。

  第五節(jié)公務(wù)車管理

  第十五條公務(wù)車的使用范圍主要包括:部門(mén)主管級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)外出聯(lián)系工作或外地出差接送;接待外賓;接待兄弟單位或有關(guān)單位來(lái)廠辦事的工作人員;其它人員的緊急和特殊用車。

  第十六條車輛調(diào)度由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé),駕乘人員憑其簽發(fā)的用車通知單用車。

  第十七條申請(qǐng)用車一般應(yīng)提前一天通知總經(jīng)理辦公室,總經(jīng)理辦公室應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定派車,不得隨意擴(kuò)大用車范圍;向同一方向的用車,以節(jié)約為本,能合用車的就合用車,不另派車。

  第十八條公司的司機(jī)應(yīng)服從調(diào)度,安全駕駛,愛(ài)護(hù)車輛,文明行車。

  第十九條公司在無(wú)車或車輛不足時(shí),申請(qǐng)人應(yīng)依照上述原則向公司總經(jīng)理辦公室提出申請(qǐng),由總經(jīng)理辦公室與集團(tuán)公司車隊(duì)協(xié)調(diào)派車。

  第六節(jié)郵發(fā)管理

  第二十條公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)為各部門(mén)收發(fā)信件、郵件。所有公發(fā)信件、郵件都由文書(shū)登記、收發(fā)。

  第二十一條各部門(mén)的報(bào)刊訂閱由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。公費(fèi)報(bào)刊的征訂由各部門(mén)負(fù)責(zé)人上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo),由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一報(bào)批處理。

  第七節(jié)檔案管理

  第二十二條檔案管理由公司辦公室文書(shū)負(fù)責(zé)。要認(rèn)真做好文件收發(fā)、登記、傳閱和歸檔工作,對(duì)涉及機(jī)密的文件、資料,檔案要做好保密工作,防止泄密。

  第二十三條歸檔范圍:

  公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。

  第二十四條檔案的借閱與索。

  (一)總經(jīng)理、公司部門(mén)負(fù)責(zé)人借閱非密級(jí)檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔。

  (二)公司其它人員需借閱檔案時(shí),需經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)。

  (三)借閱檔案必須愛(ài)護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級(jí)檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔案由公司總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

  第八節(jié)附則

  第二十五條本規(guī)定如有未盡事宜或隨公司的發(fā)展,有不適應(yīng)工作需要的,各部門(mén)可提出修改意見(jiàn),總經(jīng)理辦公室研究并呈請(qǐng)總經(jīng)理批示。

  第二十六條本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。

  第二十七條本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。

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